Avesta kommun. Avtalstrohet Analysrapport. KPMG 9 december 2011 Antal sidor: 7

Transkript

1 Analysrapport KPMG 9 december 2011 Antal sidor: KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Metod 2 5. Analysnoteringar Vilka avtalsbundna leverantörer är använda under analys- perioden? I vilken omfattning och inom vilka områden används inte avtalsbundna leverantörer? Är leverantörerna riktigt och otvetydigt identifierade i de datoriserade verksamhetssystemen som omfattas av analysen? Är använda leverantörer betraktade som aktiva av svenska myndigheter och sköter de sina åliggande avseende skatter och avgifter? Finns det förutsättningar för fortlöpande effektiva kontroller av kommunens inköp? KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

3 1. Sammanfattning Sammanfattningen kan inte fullständigt redovisa den analys kommunens revisorer uppdragit åt KPMG att utföra för att belysa avtalsefterlevnaden i kommunen. För att se helheten och förstå analysresultatet behövs att till rapporten bifogade elektroniska specifikation är tillgänglig i elektronisk form och att rapporten läses i sin helhet. Redan här kan det dock meddelas att det finns fog för den riskbedömning som ligger till grund för vårt uppdrag: Revisionen utesluter inte att det finns en risk för att inköp görs av icke avtalsbundna leverantörer och att det i sin tur leder till fördyringar och/eller kvalitetsbrister. Vi vill särskilt framhålla följande: En som vi bedömer det allt för liten andel av de leverantörer som det görs inköp från är bundna vid väl kända och centralt förtecknade avtal med kommunen. Det innebär rimligen en risk för att de samlade inköpen blir dyrare än nödvändigt. Den stora mängden leverantörer som används innebär även att kostnaden för inköpen inte oväsentligt bidrar till fördyringar. Alla använda leverantörer är inte tydligt och otvetydigt identifierade. En inte oväsentlig mängd leverantörer är registrerade med fler än en möjlig betalningsväg. Att ange ett korrekt organisationsnummer för leverantören är uppenbarligen inte obligatoriskt. Registervården av leverantörsregistret är undermålig vilket bevisas av föregående punkt samt att bolag i konkurs och under likvidation inte har spärrats för registrering och/eller betalning. De krävs inga oöverkomliga åtgärder för att stärka den interna kontrollen. Volymen information är inte större än att kontroller relativt kostnadseffektivt kan utföras i kalkylprogram som t ex en modern version av MS Excel. 1

4 2. Bakgrund 3. Syfte KPMG har av s revisorer haft i uppdrag att utföra en analys av avtalstroheten i kommunen. Revisionen utesluter inte att det finns en risk för att inköp görs av icke avtalsbundna leverantörer och att det i sin tur leder till fördyringar och/eller kvalitetsbrister. Revisionen bedömer det som väsentligt att det kan säkerställas att det finns giltiga avtal med leverantörer som omfattar verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster samt att dessa används optimalt. 4. Metod Syftet med granskningen har varit att ge svar inom följande frågekomplex: Vilka avtalsbundna leverantörer är använda under analysperioden? I vilken omfattning och inom vilka områden används inte avtalsbundna leverantörer? Är leverantörerna riktigt och otvetydigt identifierade i de datoriserade verksamhetssystemen som omfattas av analysen? Är använda leverantörer betraktade som aktiva av svenska myndigheter och sköter de sina åliggande avseende skatter och avgifter? Finns det förutsättningar för fortlöpande effektiva kontroller av kommunens inköp? Analysen är baserad på elektroniskt tillhandahållen data i form av leverantörsregister och reskontra erhållen av ekonomikontoret via KPMG: s överföringstjänst. Analysperiod har varit räkenskapsåret 2011 från januari till början av oktober. Avtalsinformationen tillhandahållen via kommunens IT-enhet. Analys definieras i detta sammanhang som jämförelser inom och mellan systematiskt hanterbar elektroniskt information från olika datoriserade verksamhetssystem. Analysen har för att säkerställa saklighet redovisats för upphandlings- och redovisningsansvariga. 5. Analysnoteringar De specifikationer det hänvisas till återfinns i dokumentet Spec till analys avtalstrohet 2011.xls. Notera även de cellanteckningar som finns i dokumentet. När vi använder ordet leverantörsidentitet menar vi den unika kombinationen av leverantörsnummer (ofta ett gironummer men även löpnummer förekommer) och leverantörsnamn. Med vilda inköp menas köp av leverantörer som inte förekommer i erhållen avtalsdata. 2

5 5.1 Vilka avtalsbundna leverantörer är använda under analysperioden? I erhållen avtalsdata är inte alla leverantörerna identifierade med organisationsnummer. Via de som finns registrerade med nummer finner vi att 32 av 160 inte förekommer i kommunens leverantörsregister. Av de som återfinns, 128 (160-32) stycken, så är 29 inte använda (förekommer inte i leverantörsreskontran under analysperioden). Erhållen avtalsdata med tillförd information specificeras bladet A1. När vi stickprovsmässigt i leverantörsregistret undersöker de 61 (32+29) avtalsbundna leverantörer som inte använts under analysperioden via leverantörens namn finner vi följande: Solar AB finns i leverantörsregistret med två aktiva leverantörsidentiteter benämnda Solar AB och Solar Sverige AB. Bägge registrerade med samma organisationsnummer vilket överensstämmer med det som anges i avtalsregistret och tillhör Solar Sverige AB. En av leverantörsidentiteterna är betalat under analysperioden. Centrum Tryck AB hittar vi i leverantörsregistret med två aktiva leverantörsidentiteter benämnda Centrumtryck AB och Centrumtryck Mora AB. Bolagen är registrerade med olika organisationsnummer, inget av dem överensstämmer med i avtalsregistret angivet organisationsnummer. Numret i avtalsregistret leder till Centrum Tryck Invest i Avesta AB. Båda bolagen i leverantörsregistret är betalda under analysperioden. Tradimus Sverige AB hittar vi i leverantörsregistret med en aktiv leverantörsidentitet. Organisationsnumren i de bägge registren överensstämmer inte. Det som är registrerat i leverantörsregistret leder till Aditro Financial Processes AB. Leverantörsidentiteten är inte använd under analysperioden. Aditro förekommer i fyra olika leverantörsnamn som vart och ett är registrerat med ett organisationsnummer som inte återfinns i avtalsregistret. Tre av fyra identiteter (i praktiken bolag) är betalda under analysperioden. Ett av dessa bolags organisationsnummer leder till ytterligare en registrerad identitet i leverantörsregistret vilket innebär att Aditro Offentliga Jobb AB finns som två aktiva identiteter varav den ena inte är använd. Stickprovet indikerar för det första att fler avtalsleverantörer än vad som framkommer vid organisationsnummerjämförelser kan finns registrerade och även vara använda. För det andra kan det inte uteslutas att betalning går till någon annan än avtalsparten. 3

6 Vi noterar att leverantörsregistret innehåller avtalsinformation. I fältet Leverantörsgrupp finner vi angivelser som indikerar att kommunen har ett avtalsförhållande med leverantören. Vi finner följande sex varianter: Avtal Kommentus Avtalsleverantör AK upphandling Avtalsleverantör AK verksamhet Delvis avtalsleverantör Kommungemensamma avtal Rabattavtal Varianterna fördelar sig över 184 leverantörsidentiteter. Trots att 52 av dessa, via angivet organisationsnummer, inte kan återfinnas i avtalsregistret så betaraktar vi i nedanstående analyser även dessa som avtalsleverantörer. En specifikation av leverantörerna finns i blad A leverantörsidentiteter är betalade under analysperioden. Eftersom leverantörerna inte fullständigt kan identifieras via organisationsnummer (se även under 5.3 nedan) går det inte att säkert ange hur många leverantörer som använts. Av leverantörsreskontran tillsammans med erhållen avtalsinformation och kommunens egen kategorisering ( Leverantörsgrupp ) i leverantörsregistret framgår att 177 leverantörsidentiteter har betalats med sammanlagt 160,0 MSEK under analysperioden. Totalt utbetalt under samma tid är 315,8 MSEK. Vad kan då sägas om mellanskillnaden på 155,8 MSEK? Det finns ingen kodifiering i leverantörsdata som möjliggör en kategoriserad särredovisning av betalningsmottagare. Genom att exkludera betalningar till associationer inom kommunkoncernen inklusive intressebolag samt vad vi bedömer vara bidrag i olika former, betalningar till myndigheter och privatpersoner når vi ett sammanlagt belopp på 103,2 MSEK utbetalt till associationer som bedriver näringsverksamhet. En specifikation av vår bedömning av vad som är näringsdrivande associationer framgår av bladet A3. Genom att studera innehållet kan följande iakttas: leverantörsidentiteter berörs vilket är 56 % av alla de som betalts under analysperioden. Till 103 bristfälligt identifierade leverantörsidentiteter (i leverantörsregistret finns inget organisationsnummer angivet) har betalts 2,4 MSEK. 129 leverantörsidentiteter i leverantörsregistret representerande enligt i leverantörsregistret angivna organisationsnummer 31 leverantörer är sammanlagt betalade 10,6 MSEK. En och samma leverantör kan alltså betalas via fler än en identitet. 4

7 58 leverantörsidentiteter har sammanlagt under analysperioden betalts mer än tröskelvärdet för direktupphandling 287 TSEK. Utbetalningarna aggregerar till 67,0 MSEK. Kommentarer En stor del av inköpen i kommunen görs av leverantörer som kommunen inte har något avtal med. Om antalet avtal blir fler, identifikation av leverantörerna utvecklades och gjordes obligatorisk kan rimligtvis fler exakta matchningar göras mellan ett avtalsregister och leverantörsfunktionen. Om avtal inte används kan det vara så att brist på efterlevnad inte är enda orsaken. Det kan vara så att avtalen inte är kända och/ eller betraktas som ändamålsenliga. Skall kontroller i framtiden bli effektiva rekommenderar vi att leverantörernas kategorisering i leverantörsregistret ( Leverantörsgrupp ) förbättras och hålls rättvisande visavi kommunens avtalsregister. Det finns rimligen ett antal förklaringar till andelen vilda inköp. Vi identifierar fem som vi bedömer vara av betydelse: Vi kan i vår bedömning ha tagit med betalningsmottagare som ur upphandlings och/eller inköpsperspektiv inte är att betrakta som kommunkoncernexterna varu- och/eller tjänsteleverantörer. Enskilda stora upphandlingar utförda och/eller betalade under analysperioden. Inköp enligt avtal som upprättats utan medverkan av upphandlingsenheten och som av någon anledning inte är kända och registrerade centralt. Direktupphandlingar som utförts utan medverkan från upphandlingsenheten. Utnyttjandet av möjligheten att göra inköp baserade på riksomfattande eller regionalt upprättade avtal avsedda för offentlig sektor. En detaljerad genomgång av specifikationen A3 torde ge en fingervisning om vilka leveranser som bör kontrolleras att ha upphandlats på ett korrekt sätt. Den kan rimligen även indikera om det finns avtal som borde tillföras ett centralt avtalsregister samt visa på leveranser som skulle ha upphandlats. 5.2 I vilken omfattning och inom vilka områden används inte avtalsbundna leverantörer? Som utgångspunkt till denna del av analysen använder vi de leverantörer som via ett organisationsnummer i leverantörsregistret ger oss associationens SNI-kod. Svensk Näringsgrensindelning (SNI) är en branschindelning som används vid beräkning av nationalräkenskaperna i Sverige. Indelningen bygger på EU:s standard NACE som enligt svenska Wikipedia översatts till "Europeiska gemenskapens statistiska nomenklatur över ekonomiska aktiviteter". För vara så exakta som möjligt använder vi i analysen den femställiga SNI-koden som övergripande beskriver associationens verksamhet. SNI per association emanerar från vad som anges i SCB register per mitten av augusti

8 Genom att bearbeta informationen i bladen A1, A2, A3 och B1 (inköp under analysperioden per SNI-kod enligt leverantörsreskontran av vad som bedömts vara näringsidkande kommunexterna associationer) framgår följande: Avtal i förhållande till leverantör Antal branscher Antal leverantörsidentiteter Sammanlagt belopp [MSE K] Endast leverantörer med avtal har använts ,6 Alla leverantörer med avtal, likväl som utan, har använts ,6 Inte alla leverantörer med avtal har använts 2 2 0,3 Inte alla leverantörer med avtal, likväl som utan, har använts ,1 Leverantörer med avtal har inte använts, däremot andra ,8 Endast leverantörer utan avtal har använts ,9 Ingen leverantör inom branschen använd trots att avtal finns 3 Ingen SNI-kodning tillgänglig ,4 Kommentar Analysspecifikationerna torde ge vägledning inom vilka branscher man bör prioritera att teckna avtal och/eller ytterligare avtal för att sänka den vilda andelen inköp. Vi känner oss övertygade om att när ansvariga förbättrat identifikationen i berörda register så kommer diskrepanserna bli mindre till antalet och man får tid och möjlighet att utföra regelbundna och effektiva kontroller samt genomföra åtgärder där så behövs. 5.3 Är leverantörerna riktigt och otvetydigt identifierade i de datoriserade verksamhetssystemen som omfattas av analysen? Vi har ovan berört det faktum att en och samma leverantör kan vara registrerad med fler än ett leverantörsnummer. Det i kombination med att 11 % (289 stycken) av alla leverantörsidentiteter (svenska) använda under analysperioden inte är identifierbar via ett korrekt registrerat organisationsnummer gör att risken för att betalning går till fel mottagare ökar (specificeras i blad C1). Vi finner 15 organisationsnummer tillhörande under analysperioden använda leverantörer där vi med underlag av kontrollsiffran vill ifrågasätta om rätt betalningsmottagare är registrerad. Leverantörerna specificeras i blad C2. Risken för felaktiga utbetalningar ökar om möjligheten att spärra leverantören för användning och/eller betalning inte används i en fullständig omfattning. I blad C3 specificeras de 104 leverantörsidentiteter som vi finner spärrade för fakturaregistrering och/eller betalning. En sammanställning att jämföra med de iakttagelser som redovisas i avsnittet nedan. 6

9 Kommentar Det är glädjande att se att funktioner som skall medverka till att betalning inte går till fel mottagare används i någon utsträckning. Kommentarer om identifiering lämnas under 5.5 nedan. 5.4 Är använda leverantörer betraktade som aktiva av svenska myndigheter och sköter de sina åliggande avseende skatter och avgifter? Med underlag av organisationsnummer representerande under analysperioden använda leverantörer finner vi att 11 stycken har en status enligt myndighetsinformation (Skatteverket och/eller Bolagsverket) som enligt vår bedömning motiverar att de spärras i leverantörsregistret. Vi anser det även vara motiverat att säkerställa att kommunen erhållit leveranser i en omfattning och kvalitet som motsvarar vad man hittills betalat dessa leverantörer. Berörda leverantörer specificeras i bladet D1. Nedan följer en sammanfattning av specifikationen som visar statusen, antal leverantörer och identiteter samt hur många av identiteterna vi finner spärrade. Status Leverantörer Identiteter Spärrad Företagsrekonstruktion Konkurs Likvidation Avregistrerade Sammanlagt 23 associationer som betalts under analysperioden är noterade som avregistrerade. Av dessa är 18 enskilda firmor. När särskiljande notering inte finns i leverantörsregistret kan vi inte enkelt och säkert avgöra om det är en juridisk person som borde spärras eller en fysisk person vars registrering inte skall ändras på grund av detta. Avregistrerade associationer är ofta ur Skatteverkets perspektiv även att betrakta som inaktiva. Aktiva associationer betraktas de som uppfyller ett eller flera av följande kriterier: Registrerad för F-skatt, som arbetsgivare och/eller i momsregistret. Ett aktiebolag som inte uppfyller några av dessa kriterier betraktas ändå som aktivt om det finns en årsredovisning för räkenskapsåret innan innevarande år (2011). Om det senare skall gälla får inte bolaget vara avregistrerat av Bolagsverket. Kommentarer Att ingen av de 11 leverantörerna är spärrade är för oss ett tecken på outvecklade kontroller och rutiner vad gäller registervård. Det är inte ovanligt att anledningen till aktiviteter som företagsrekonstruktion, likvidation och konkurs har sin grund i misskötta betalningar av skatter och avgifter. Om ansvariga för respektive leverantör inte känner till om den innehar F-skattsedel finns en risk att kommunen blir skyldig att betala sociala avgifter vid köp av tjänster. Betänk i sammanhanget även det mörkertal som finns då drygt 300 använda leverantörsidentiteter saknar identifikation via ett organisationsnummer. 7

10 5.5 Finns det förutsättningar för fortlöpande effektiva kontroller av kommunens inköp? Vi har inte haft några större svårigheter med att fånga informationen för denna analys. Vi har fått god hjälp av kommunens egen personal som vi upplevt som kunniga i detaljer och hanteringen av de volymer det är fråga om. Om ansvariga för sammanställningen av ingångna avtal utvecklar identifieringen av sina avtalsbundna leverantörer med alla de organisationsnummer som är involverade i order, leverans och fakturering så finns ett underlag som kostnadseffektivt kan stämmas av mot ett leverantörsregister. I det senare skall det vara obligatoriskt att ange fullständiga och riktiga organisationsnummer för varje leverantörsidentitet. Leverantörsnamn skall alltid vara registrerad firma. Kommunen föreslås även hålla kontroll på om leverantörerna innehar F-skattsedel och är registrerade för mervärdesskatt. Skatteverket erbjuder kommuner underlag mer omfattande än det vi har tillgång till för denna analys. Volymen information att hantera är faktiskt inte större än att kontrollerna kan utföras med hjälp av program som t ex Excel i modern version. KPMG, dag som ovan Mats Lundberg Kundansvarig Lars Anteskog Projektansvarig 8