Värmdö kommun. Avtalstrohet Analysrapport. KPMG 13 december 2011 Antal sidor: 7

Transkript

1 Analysrapport KPMG 13 december 2011 Antal sidor: KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Metod 2 5. Analysnoteringar Vilka avtalsbundna leverantörer är använda under analysperioden? I vilken omfattning och inom vilka områden används inte avtalsbundna leverantörer? Är leverantörerna riktigt och otvetydigt identifierade i de datoriserade verksamhetssystemen som omfattas av analysen? Är använda leverantörer betraktade som aktiva av svenska myndigheter och sköter de sina åliggande avseende skatter och avgifter? Finns det förutsättningar för fortlöpande effektiva kontroller av kommunens inköp? KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

3 1. Sammanfattning Sammanfattningen kan inte fullständigt redovisa den analys kommunens revisorer uppdragit åt KPMG att utföra för att belysa avtalsefterlevnaden i kommunen. För att se helheten och förstå analysresultatet behövs att till rapporten bifogade elektroniska specifikation är tillgänglig i elektronisk form och att rapporten läses i sin helhet. Redan här kan det dock meddelas att det finns fog för den riskbedömning som ligger till grund för vårt uppdrag: Revisionen utesluter inte att det finns en risk för att inköp görs av icke avtalsbundna leverantörer och att det i sin tur leder till fördyringar och/eller kvalitetsbrister. Vi vill särskilt framhålla följande: En som vi bedömer det allt för liten andel av de leverantörer som det görs inköp från är bundna vid centralt kända och förtecknade avtal med kommunen. Det innebär rimligen en risk för att de samlade inköpen blir dyrare än nödvändigt. Den stora mängden leverantörer som används innebär även att kostnaden för inköpen inte oväsentligt bidrar till fördyringar. En inte oväsentlig mängd leverantörer är registrerade med fler än en möjlig betalningsväg. Registervården av leverantörsregistret är undermålig vilket bevisas av att bolag i konkurs och under likvidation inte har spärrats för registrering och/eller betalning. De krävs inga oöverkomliga åtgärder för att stärka den interna kontrollen. Volymen information är inte större än att kontroller relativt kostnadseffektivt kan utföras i kalkylprogram som t ex en modern version av MS Excel. 1

4 2. Bakgrund 3. Syfte KPMG har av s revisorer haft i uppdrag att utföra en analys av avtalstroheten i kommunen. Revisionen utesluter inte att det finns en risk för att inköp görs av icke avtalsbundna leverantörer och att det i sin tur leder till fördyringar och/eller kvalitetsbrister. Revisionen bedömer det som väsentligt att det kan säkerställas att det finns giltiga avtal med leverantörer som omfattar verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster samt att dessa används optimalt. 4. Metod Syftet med granskningen har varit att ge svar inom följande frågekomplex: Vilka avtalsbundna leverantörer är använda under analysperioden? I vilken omfattning och inom vilka områden används inte avtalsbundna leverantörer? Är leverantörerna riktigt och otvetydigt identifierade i de datoriserade verksamhetssystemen som omfattas av analysen? Är använda leverantörer betraktade som aktiva av svenska myndigheter och sköter de sina åliggande avseende skatter och avgifter? Finns det förutsättningar för fortlöpande effektiva kontroller av kommunens inköp? Analysen är baserad på elektroniskt tillhandahållen data i form av leverantörsregister och reskontra erhållen av ekonomikontoret via KPMG: s överföringstjänst. Analysperiod har varit räkenskapsåret 2011 från januari till början av oktober. Avtalsinformationen tillhandahållen i omgångar från till Analys definieras i detta sammanhang som jämförelser inom och mellan systematiskt hanterbar elektroniskt information från olika datoriserade verksamhetssystem. Analysen exklusive specifikationen har för att säkerställa saklighet redovisats för upphandlings- och redovisningsansvariga. Ansvariga har erbjudits och avböjt en genomgång av rapport inklusive specifikation med motiveringen att man avvaktar den traditionella gången och hanteringen av ärendet. 5. Analysnoteringar De specifikationer det hänvisas till återfinns i dokumentet Spec till analys avtalstrohet 2011.xls. Notera även de cellanteckningar som finns i dokumentet. När vi använder ordet leverantörsidentitet menar vi den unika kombinationen av leverantörsnummer (ofta ett gironummer men även löpnummer förekommer) och leverantörsnamn. Med vilda inköp menas köp av leverantörer som inte förekommer i erhållet avtalsdata. Vi påminner om att fakturabelopp är inklusive mervärdeskatt. 2

5 5.1 Vilka avtalsbundna leverantörer är använda under analysperioden? I erhållen avtalsdata är leverantörerna till viss del identifierade med organisationsnummer. Samma leverantör förekommer fler än en gång och sammanlagt finner vi 321 leverantörer som kan identifieras med ett organisationsnummer. Av dessa återfinns 70 inte i kommunens leverantörsregister. Av de som återfinns, 251 (321-70) stycken, är 33 inte använda (förekommer inte i leverantörsreskontran under analysperioden). Av det följer att 218 (251-33) leverantörer är använda under analysperioden. Erhållen avtalsdata med tillförd information specificeras bladet A1. När vi i leverantörsregistret stickprovsmässigt undersöker de 108 (70+38) avtalsbundna leverantörer som inte använts under analysperioden via leverantörens namn finner vi följande: Bemannia AB finns inte i leverantörsregistret däremot Bemannia Kontor AB med en leverantörsidentitet registrerad med ett organisationsnummer som inte överensstämmer med Bemannia AB: s. Bolaget är betalat under analysperioden. Fujitsu Service AB finns inte i leverantörsregistret däremot Fujitsu Sweden AB med en leverantörsidentitet registrerad med ett organisationsnummer som inte överensstämmer med Fujitsu Service AB: s. Bolaget är betalat under analysperioden. Svensk TalTeknologi AB hittar vi inte i leverantörsregistret däremot den enskilda firman Svensk Tal Teknologi vilken är betalad under analysperioden. Stickprovet indikerar att fler avtalsleverantörer än vad som framkommer vid organisationsnummerjämförelser kan finns registrerade och även vara använda leverantörsidentiteter är betalade under analysperioden. Eftersom leverantörerna inte fullständigt kan identifieras via organisationsnummer (se även under 5.3 nedan) går det inte att säkert ange hur många leverantörer som använts. De 218 leverantörer som kommunen har ett avtal med och gör inköp från under analysperioden är registrerade som sammanlagt 258 leverantörsidentiteter och har betalats med sammanlagt 370,8 MSEK. Totalt utbetalt under samma tid är 1 150,3 MSEK. Vad kan då sägas om mellanskillnaden på 779,6 MSEK? Det finns ingen kodifiering i leverantörsdata som möjliggör en kategoriserad särredovisning av betalningsmottagare. Genom att exkludera betalningar till vad vi bedömer vara associationer inom kommunkoncernen inklusive intressebolag samt bidrag i olika former, betalningar till myndigheter och privatpersoner når vi ett sammanlagt belopp på 620,6 MSEK utbetalt till associationer som bedriver näringsverksamhet. 3

6 En specifikation av vår bedömning av vad som är näringsdrivande associationer framgår av bladet A2. Med stöd av sammanställningen kan följande iakttas: leverantörsidentiteter berörs vilket är 74 % av alla de som betalats under analysperioden. Till 8 bristfälligt eller felaktigt identifierade leverantörsidentiteter (organisationsnummer) har betalats 481 TSEK. Samma leverantör enligt registrerat organisationsnummer betalas via fler än en identitet. Här har sammanlagt 49 leverantörer betalats sammanlagt 32,4 MSEK på sammanlagt 108 leverantörsidentiteter. 249 leverantörsidentiteter (244 leverantörer) har under analysperioden var för sig betalats mer än tröskelvärdet för direktupphandling 287 TSEK. Utbetalningarna aggregerar till 553,0 MSEK. Kommentarer Större delen av de inköp som görs i kommunen görs av leverantörer som kommunen inte har något avtal med. Om antalet avtal blir fler, identifikation av leverantörerna utvecklades och gjordes obligatorisk kan rimligtvis fler exakta matchningar göras mellan en avtalsdatabas och leverantörsfunktionen. Om avtal inte används kan det vara så att brist på efterlevnad inte är enda orsaken. Det kan vara så att avtalen inte är kända och/ eller betraktas som ändamålsenliga. Skall kontroller i framtiden bli effektiva rekommenderar vi att leverantörerna kategoriseras på ett sådant sätt att kategori av betalningsmottagare framgår av leverantörsregistret. Det finns rimligen ett antal förklaringar till andelen vilda inköp. Vi finner fem som bedöms som betydande: Vi kan i vår bedömning ha tagit med betalningsmottagare som ur upphandlings och/eller inköpsperspektiv inte är att betrakta som kommunkoncernexterna varu- och/eller tjänsteleverantörer. Enskilda stora upphandlingar utförda och/eller betalade under analysperioden. Inköp enligt avtal som upprättats av andra än upphandlingsenheten och som av någon anledning inte är kända centralt. Direktupphandlingar som utförts av andra än upphandlingsenheten. Utnyttjandet av möjligheten att göra inköp baserade på centralt upprättade avtal avsedda för offentlig sektor. 4

7 En detaljerad genomgång av specifikationen A2 torde ge en fingervisning om vilka leveranser som bör kontrolleras att ha upphandlats på ett korrekt sätt. Den kan rimligen även indikera om det finns ytterligare avtal som borde tillföras den centrala avtalsdatabasen samt visa på leveranser som skulle ha upphandlats. 5.2 I vilken omfattning och inom vilka områden används inte avtalsbundna leverantörer? Som utgångspunkt till denna del av analysen använder vi de leverantörer som via ett organisationsnummer i leverantörsregistret ger oss associationens SNI-kod. Svensk Näringsgrensindelning (SNI) är en branschindelning som används vid beräkning av nationalräkenskaperna i Sverige. Indelningen bygger på EU:s standard NACE som enligt svenska Wikipedia översatts till "Europeiska gemenskapens statistiska nomenklatur över ekonomiska aktiviteter". För vara så exakta som möjligt använder vi i analysen den femställiga SNI-koden som övergripande beskriver associationens verksamhet. SNI per association emanerar från vad som anges i SCB register per mitten av augusti Genom att bearbeta informationen i bladen A1, A2 och B1 (inköp under analysperioden per SNI-kod enligt leverantörsreskontran) framgår att: Avtal i förhållande till leverantör Antal branscher Antal leverantörsidentiteter Sammanlagt belopp [MSEK] Endast leverantörer med avtal har använts ,4 Alla leverantörer med avtal, likväl som utan, har använts ,4 Inte alla leverantörer med avtal har använts 1 3 1,6 Inte alla leverantörer med avtal, likväl som utan, har använts ,1 Leverantörer med avtal har inte använts, däremot andra ,6 Endast leverantörer utan avtal har använts ,9 Ingen SNI-kodning tillgänglig ,3 Kommentar SNI-koder noteras inte för individer. Myndigheterna lyckas inte över tid uppnå fullständighet i sina register. Utelämnade och felaktigt registrerade organisationsnummer är i s fall ingen betydande anledning till att SNI-kodning. Analysspecifikationerna torde ändå ge vägledning inom vilka branscher man bör prioritera att teckna avtal och/eller ytterligare avtal för att sänka den konstaterat vilda andelen inköp. Vi känner oss övertygade om att när ansvariga inom kommunen förbättrat identifikationen i avtalsregistret så kommer diskrepanserna bli mindre till antalet. Detta torde ge tid och möjlighet att utföra regelbundna och effektiva kontroller samt utföra åtgärder där så erfordras. 5

8 5.3 Är leverantörerna riktigt och otvetydigt identifierade i de datoriserade verksamhetssystemen som omfattas av analysen? Vi har ovan berört det faktum att en och samma leverantör kan vara registrerad med fler än ett leverantörsnummer. Det i kombination med att 4 av alla leverantörsidentiteter (svenska) använda under analysperioden inte är identifierbar via ett korrekt registrerat organisationsnummer gör att risken för att betalning går till fel mottagare ökar (specificeras i blad C1). Vi finner däremot inga organisationsnummer tillhörande under analysperioden använda leverantörer där det med underlag av kontrollsiffran skulle kunna ha ifrågasatts om rätt betalningsmottagare är registrerad. Risken för fel ökar också i och med att möjligheten att spärra leverantören för användning och/eller betalning används i en inte fullständig omfattning. I blad C2 specificeras de 30 som vi finner spärrade för fakturaregistrering och/eller betalning. Kommentar Ytterligare kommentarer om identifiering lämnas under 5.5 nedan. Det är glädjande att se att funktioner som skall medverka till att minska risken för att betalning går till fel mottagare används och att leverantörerna i så stor utsträckning är identifierade med ett organisationsnummer. 5.4 Är använda leverantörer betraktade som aktiva av svenska myndigheter och sköter de sina åliggande avseende skatter och avgifter? Med underlag av organisationsnummer representerande under analysperioden använda leverantörer finner vi att 30 stycken har en status enligt myndighetsinformation (Skatteverket och/eller Bolagsverket) som enligt vår bedömning motiverar att de spärras i leverantörsregistret. Vi anser det även vara motiverat att säkerställa att kommunen erhållit leveranser i en omfattning och kvalitet som motsvarar vad man hittills betalat dessa leverantörer. Berörda leverantörer specificeras i bladet D1. Nedan följer en sammanfattning av specifikationen som visar statusen, antal leverantörer och identiteter samt hur många av identiteterna vi finner spärrade och/eller markerade passiva. Status Leverantörer Identiteter Spärrad Passiv Företagsrekonstruktion Konkurs Likvidation Avregistrerade Vi noterar även att 61 associationer som betalts under analysperioden är noterade som avregistrerade, 53 av dessa är enskilda firmor. När särskiljande notering inte finns i leverantörsregistret kan vi inte enkelt och säkert avgöra om det är en juridisk person som borde passivmarkeras/betalningsspärras eller en fysisk person vars registrering inte skall ändras på grund av detta. 6

9 Avregistrerade associationer är ofta ur Skatteverkets perspektiv även att betrakta som inaktiva. Aktiva associationer betraktas de som uppfyller ett eller flera av följande kriterier: Registrerad för F-skatt, som arbetsgivare och/eller i momsregistret. Ett aktiebolag som inte uppfyller några av dessa kriterier betraktas ändå som aktivt om det finns en årsredovisning för räkenskapsåret innan innevarande år (2011). Om det senare skall gälla får inte bolaget vara avregistrerat av Bolagsverket. Kommentarer Att ingen av de 30 leverantörerna är spärrade är för oss ett tecken på outvecklade kontroller och rutiner vad gäller registervård. Det är inte ovanligt att anledningen till aktiviteter som företagsrekonstruktion, likvidation och/eller konkurs har sin grund i misskötta betalningar av skatter och avgifter. Om ansvariga för respektive leverantör inte känner till om den innehar F-skattsedel finns en risk att kommunen blir skyldig att betala sociala avgifter vid köp av tjänster. 5.5 Finns det förutsättningar för fortlöpande effektiva kontroller av kommunens inköp? Vi har inte haft några större svårigheter med att fånga informationen för denna analys. Vi har fått god hjälp av kommunens egen personal och av de anlitade konsulter som vi upplevt som kunniga i detaljer och hanteringen av de volymer det är fråga om. Om ansvariga för sammanställningen av ingångna avtal utvecklar identifieringen av sina avtalsbundna leverantörer med alla de organisationsnummer som är involverade i order, leverans och fakturering så finns ett underlag som kostnadseffektivt kan stämmas av mot leverantörsregistret. Kommunen föreslås även hålla kontroll på om leverantörerna innehar F-skattsedel och är registrerade för mervärdesskatt. Skatteverket erbjuder kommuner underlag mer omfattande än det vi har tillgång till för denna analys. Volymen information att hantera är faktiskt inte större än att kontrollerna kan utföras med hjälp av program som t ex Excel i modern version. KPMG, dag som ovan Mats Lundberg Kundansvarig Lars Anteskog Projektansvarig 7