Måldokument för IT-verksamheten vid Mittuniversitetet

Transkript

1 DNR: IT-nummer: 2016/ Publicerad: Beslutsfattare: Håkan Stenström Ansvarig för genomförande: IT-chef Mats Edin Beslutsdatum: Giltighetstid: /8

2 Innehållsförteckning 1 Syfte och bakgrund Syfte Utgångspunkter för IT-strategin Mål för IT-verksamheten Styrmodell... 5 Bilaga: s övergripande mål /8

3 Måldokument för IT-avdelningen vid Syfte och bakgrund 1.1 Syfte Dokumentet syftar till att: 1. styra IT-verksamheten så att har ett verksamhetsanpassat ITstöd som dels stödjer universitetets övergripande strategier och mål dels är kostnads- och resurseffektivt 2. stödja s pågående arbete med att utveckla miljöer för lärande och forskning där teknikstöd är en central del 3. utgöra ett stöd för utveckling mot en ökad digitalisering av administrationen inom universitetet Då all utveckling inom IT går snabbt och då s övergripande styrdokument kopplade till strategisk utveckling 1 går ut senast 2017 har aktuell strategi relativt kort giltighetstid. 1.2 Utgångspunkter för IT-strategin IT-strategin utgår huvudsakligen från s övergripande mål såsom de formuleras i s övergripande styrdokument och strategier. Utöver de interna utgångspunkterna finns även externa krav och påverkansfaktorer från omvärlden, där inte minst den nya generationens studenter ställer nya krav. 2 Mål för IT-verksamheten Nedan följer s mål för IT-verksamheten, med övergripande beskrivningar kring hur varje mål ska uppnås. Verksamhetsanpassad och driftsäker IT-miljö 1. IT-verksamheten vid ska tillhandahålla verksamhetsanpassade och användarvänliga IT-lösningar som bidrar till utvecklingen av, dess utbildningar samt forskning. Hur: Verksamhetens behov och synpunkter ska alltid vara vägledande för IT och fångas genom behovskartläggningar och löpande dialog, med såväl studenter som medarbetare. 1 s utvecklingsplan (MIUN 2008/820), s utbildningsstrategi (MIUN 2009/1671), s forskningsstrategi (MIUN 2011/924) samt s strategi för verksamhetens förutsättningar (MIUN 2012/612) 3/8

4 2. Medarbetare och studenter ska uppleva att det är lätt att kommunicera med IT-verksamheten. Hur: Fortsatt arbete med att bygga upp och integrera s samtliga supportområden/ supportfunktioner. 3. Medarbetare och studenter ska erbjudas behovsanpassad IT-miljö. Hur: IT ska vara en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet, där arbetsmiljöronder med fokus på den digitala miljön kan vara en utgångspunkt. Samt där utveckling utgår ifrån och sker tillsammans med användarna. 4. IT-verksamheten vid ska erbjuda studenter och medarbetare IT-lösningar med hög tillgänglighet, säkerhet samt tillgång till kvalitetssäkrad information oberoende av tid och rum. Hur: Fortsatt arbete med beredskap helger/verksamhetskritiska perioder både vad gäller personal och övervakande system Hur: All information på s IT-plattform ska hanteras enligt s informationssäkerhetspolicy. Informationen ska vara kvalitetssäkrad och åtkomst ska styras av behovs- och rollanpassad behörighetshantering. Med kvalitetssäkrad menas att miljön återkommande och utifrån fastställd systematik genomgår risk- och sårbarhetsanalyser. IT-styrning och kostnadseffektivitet 5. Styrningen av IT ska vara tydlig och säkra att kostnadseffektivitet och verksamhetsnytta maximeras Hur: ska i största möjliga mån använda standardlösningar och standardprodukter inom IT-verksamheten Hur: Extern utveckling/förvaltning/drift eller molntjänster ska alltid övervägas utifrån nytta, kvalitet, säkerhet och kostnad, Hur: Verksamhetssystemen ska i största möjliga utsträckning integreras med varandra, i syfte att undvika dubbelarbete och minska riskerna för felaktig information. Hur: För att uppfylla externa krav på inköpshantering och inventarieföring samt öka kostnadseffektiviteten ska alla IT-inköp samordnas/hanteras av IT-avdelningen. 6. Medarbetare och studenter ska erbjudas användarstöd/ utrustning inom ramen för s IT-tjänstekatalog. Hur: ska ha tydliga rekommendationer gällande vilka hård- och programvaror som är grundutbud. För de 4/8

5 medarbetare som av olika anledningar inte väljer den rekommenderade utrustningen ska det vara tydligt vilken support som kan ges. 7. Utveckling och förvaltning av s IT-miljö ska ske enligt uppsatta planer, baserade på tydliga behovskartläggningar och mål Hur: Alla befintliga samt nya IT-system ska utvecklas, införas och förvaltas enligt s systemförvaltningsmodell. Hur: All IT-utveckling ska föregås av nyttokalkyler och utvecklingsprojekt ska bedrivas enligt s projektmodell. Detta för att säkerställa att investeringar/kostnaderna står i proportion till verksamhetsnytta. Pedagogisk utveckling stöd för flexibelt och mobilt lärande 8. IT-verksamheten vid ska stödja och skapa förutsättningar för pedagogisk utveckling vid universitetet. Hur: Teknikstödet/de tekniska lösningarna i lärandeprocessen ska karaktäriseras av enkel åtkomst och hög användbarhet. Lärmiljöerna (salar, utrustning etc.) ska möjliggöra en variation av arbetssätt för lärande och uppvisa hög teknisk standard. Hållbarhet - miljöpåverkan 9. IT ska användas för att minimera miljöpåverkan och bidra till en hållbar utveckling. Hur: Miljöanpassad IT ska i görligaste mån användas detta är också utgångspunkten vid upphandling och inköp. Hur: Energianvändningen i IT-verksamheten ska minska. Hur: Andelen resefria möten ska öka. 3 Styrmodell s styrmodell för IT syftar till att: Fånga och tillgodose verksamhetens behov Säkra att rätt prioriteringar görs Strategiskt planera resurser Tydliggöra ansvar för nyttohemtagning och möjliggöra uppföljning Hantera risker och säkra kvalitet 5/8

6 Styrningen sker på två nivåer: Strategisk nivå där övergripande styrning av helheten baserat på IT-strategin sker Förvaltningsnivå där förvaltningsarbete och uppföljning av tjänster och ITsystem sker Strategisk nivå IT-beredningen ska ha en helhetssyn på IT-frågor och vilka projekt och aktiviteter som pågår inom. Ordförande i IT-beredningen är förvaltningschef och övriga medlemmar är IT-chefen, en representant per fakultet, tre representanter från stödverksamheten samt en administrativt ansvarig. Vid behov kan fler representanter kallas in. Representanterna utses av respektive dekan och chefen för förvaltningen. Studenterna har rätt att vara representerade när beslut fattas eller beredning sker som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation. Samtliga större aktiviteter och projekt ska finnas samlade i en prioriterad aktivitetslista eller i förvaltningsobjektens handlingsplaner. En sammantagen helhetsbild över planerad resursanvändning, både utifrån utvecklingsprojekt samt utifrån aktiviteter som prioriteras via systemförvaltningsmodellen, tas fram årligen. IT-beredningens roll när det gäller den prioriterade aktivitetslistan är att stödja beslutsfattaren med att: Prioritera samtliga projektförslag och pågående projekt Se över och säkra helhetsperspektiv samt resurser till de prioriteringar som gjorts via systemägarrådet Enligt projektmodell rekommendera vilka projektförslag som bör prioriteras Beslut som bereds/förankras med hjälp av IT-beredningen kan vara: Övergripande IT-dokument och riktlinjer Vilka utvecklingsprojekt som ska startas och hur de finansieras Prioritering av aktiviteter inom IT-verksamheten Förändringar av kartan över förvaltningsobjekt samt förutsättningar för dessa Förvaltningsnivå Samtliga IT-system ska förvaltas enligt s systemförvaltningsmodell. Systemförvaltning är alla aktiviteter som görs för att administrera, styra, förbereda och verkställa förändringsarbete inom den IT-miljö som är driftsatt. Systemförvaltningen ska även stödja användandet av IT-stöd. Arbete med systemförvaltning/-utveckling handlar om att följa verksamhetens behov och krav och tillgodose dessa genom att underhålla befintliga funktioner och tjänster men även implementera nya funktioner. 6/8

7 Systemförvaltningen administreras i systemägarådet, där behov diskuteras utifrån dokumenterade förvaltningsplaner och resurser prioriteras utifrån verksamhetens behov. 2 Beslut som bereds/förankras med hjälp av systemägarrådet kan vara: Fastställande av förvaltningsplaner Prioritering av resurser inom systemförvaltningen Beslutsfattande Beslut av frågor inom de båda nivåerna fattas av IT-chef, förvaltningschef eller rektor beroende på beslutets storlek enligt delegationsordning. Rektors ledningsgrupp kan också användas som informations- och förankringsforum. 2 Se Riktlinjer för Systemägarrådet för mer information. 7/8

8 Bilaga: s övergripande mål Aktuellt dokument utgår från s övergripande mål såsom de formuleras i s utvecklingsplan 3. Måldokumentet ska stödja uppfyllandet av dessa mål. Övergripande mål för grundläggande utbildning - ska erbjuda attraktiva, ämnesmässigt högkvalitativa och rekryteringsmässigt uthålliga utbildningar i nära samverkan med arbetslivet och med tydliga bildningsinslag och forskningsanknytning. - Utbildningarna karaktäriseras av pedagogisk medvetenhet, närhet, flexibla utbildningsformer och en internationell studiemiljö. Förmågan till kritiskt tänkande och egen kunskapsinhämtning är nyckelbegrepp i all utbildning. Övergripande mål för forskning och forskarutbildning - s forskning ska ha hög akademisk kvalitet och vara av relevans för omgivande samhälle. Samproduktion med externa aktörer och ökad extern finansiering ska eftersträvas. - Forskningen ska drivas i internationell samverkan och hålla hög internationell kvalitet. Inom profilerade områden ska Mittuniversitets forskare vara bland de internationellt ledande. Övergripande mål för verksamhetens förutsättningar - ska präglas av alla människors lika värde och ge alla lika villkor. Detta innefattar såväl anställda som studenter. - Ledarskapet vid ska präglas av professionalism och chefer på alla nivåer ska vara engagerade och utgöra goda föredömen. Det ska finnas en levande dialog kring verksamhetens behov och inriktning. Medarbetare ska känna sig uppmärksammade och värderade i sitt arbete. Chefer ska ha stöd i sitt ledarskap. - De administrativa rutinerna ska utformas så att en optimal fördelning av uppgifter mellan olika nivåer uppnås där effektivitet kombineras med hög servicenivå. Särskild uppmärksamhet ska ägnas åt att skapa ett effektivt och väl fungerande samarbete mellan olika administrativa nivåer. - Universitetsbiblioteket ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. Biblioteket ska aktivt delta i och stödja en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda. 3 s utvecklingsplan (MIUN 2008/820) 8/8