ROLLER, ANSVAR OCH BEFOGENHETER INOM MILJÖLEDNINGSSYSTEMET

Transkript

1 REGLER Dnr V 2014/312 ROLLER, ANSVAR OCH BEFOGENHETER INOM MILJÖLEDNINGSSYSTEMET Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion medarbetarportalen.gu.se/styrdokument sam gu.se/miljo Pam Fredman Miljöenheten Beslutsdatum Reviderat Giltighetstid Sammanfattning Tillsvidare Syftet med det här dokumentet är att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom Göteborgs universitet. Dokumentet ingår i Göteborgs universitets styrdokument samt miljöhandbok och ska klargöra ansvarsfördelningen för miljöledningsarbetet inom linjeorganisationens tre organisatoriska nivåer: universitets-, fakultets- och institutionsnivå. Det här styrdokumentet kompletteras av andra dokument i universitetets miljöhandbok.

2 1. Bakgrund I Högskolelagen 1 kap 5 fastställs att Högskolorna skall i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa. Begreppet hållbar utveckling lanserades första gången i Brundtlandkommissionens rapport Our Common future Där definierades hållbar utveckling som en utveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Rapporten betonar att begreppet Hållbar utveckling omfattar de tre dimensionerna ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet. Arbetet med miljö och hållbar utveckling vid Göteborgs universitet påverkas, förutom av Högskolelagens skrivelse, även av svensk miljölagstiftning samt miljöcertifieringen enligt ISO14001 och EMAS (Eco- Management and Audit Scheme). Sedan 2010 är universitetet även ålagt att inrätta ett miljöledningssystem i enlighet med Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Göteborgs universitet är sedan 2004 miljöcertifierat enligt ISO och EMAS, vilket innebär att vi arbetar systematiskt i ett miljöledningssystem där vi ständigt förbättrar verksamheten i syfte att minska den negativa miljöpåverkan och stärka den positiva miljöpåverkan genom forskning, utbildning och samverkan med samhället. I miljöpolicyn slås fast att Göteborgs universitet skall vara ett av de ledande universiteten i Europa för utbildning och forskning inom hållbar utveckling och miljö. I ett ledningssystem är ledningens roll central och detta tydliggörs i ISO standarden där det är ett krav att ledningen skall säkerställa att de resurser som är nödvändiga för att upprätta, införa, underhålla och förbättra miljöledningssystemet finns tillgängliga. Vidare skall roller, ansvar och befogenheter vara definierade, dokumenterade och kommunicerade för att underlätta en effektiv miljöledning. I universitetets vision för år står att Vårt samhällsansvar är också vägledande för den miljöprofil som är ett kännemärke för Göteborgs universitet. Hållbar utveckling är angelägen för oss; vi prövar alltid de sociala, ekonomiska och ekologiska konsekvenserna i ett längre tidsperspektiv och låter dem påverka vår verksamhet. Avsikten är att visionen ska brytas ned i rullande treåriga handlingsplaner för varje fakultet och institution samt för den universitetsgemensamma nivån. Handlingsplanerna kompletteras med ettåriga verksamhetsplaner kopplade till budget. Institutionerna förväntas därför bryta ner den universitetsgemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling och infoga relevanta aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i institutionens handlings- och verksamhetsplaner. Det här regeldokumentet ingår i Göteborgs universitets styrdokument samt miljöhandbok och ska klargöra ansvarsfördelningen för miljöledningsarbetet i linjeorganisationen. Det kompletteras av andra dokument i universitetets miljöhandbok, t.ex. rutiner för miljörevision, uppföljning av miljöledningsarbetet samt regler för bland annat kemikaliehantering och tjänsteresor. 2. Syfte Syftet är att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom Göteborgs universitet. 3. Omfattning Detta dokument omfattar hela Göteborgs universitet. 2 (9)

3 4. Ansvar Följande ansvar gäller på universitetets tre organisatoriska nivåer: universitets-, fakultets- och institutionsnivå. 4.1 Universitetsnivå Universitetsnivån omfattar rektor, universitetsledning, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbiblioteket och Lärarutbildningsnämnden Rektor Rektor är ansvarig för, och beslutar om, miljöledningssystemet inom Göteborgs universitet. Rektor ansvarar för delegation och uppdrag av miljöansvar till lämpliga nivåer i organisationen. Rektor utser en representant för universitetsledningen för frågor som rör miljöledningssystemet Universitetsdirektören Universitetsdirektören är ansvarig för miljöledningssystemet inom gemensamma förvaltningen enligt Delegationsordning (dnr V2013/764). Detta innebär konkret: Att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom gemensamma förvaltningen och de nationella enheterna. Att utse miljösamordnare för gemensamma förvaltningen och för de nationella enheterna i omfattning utifrån verksamhetens behov. Att säkerställa att varje person inom gemensamma förvaltningen, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning och erfarenhet. Att tillämpa universitetets gemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det löpande/operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning på gemensamma förvaltningen. Att planera, genomföra och följa upp de uppdrag som ges till gemensamma förvaltningen i universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling Att ansvara för att gemensamma förvaltningen genomför miljörevisioner i enlighet med universitetets miljörevisionsplan. Samt ifråga om uppföljning: Att följa upp universitetets betydande miljöaspekter årligen. Att följa upp de uppdrag som ges till gemensamma förvaltningen i universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling Att rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning. 3 (9)

4 Att ansvara för gemensamma förvaltningens avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling. Att följa upp och åtgärda avvikelser från interna och externa miljörevisioner. Att årligen ha en genomgång med gemensamma förvaltningens miljösamordnare och gå igenom årets resultat samt sprida resultaten till gemensamma förvaltningens medarbetare. Att årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet Ledningens representant inom miljöledningssystemet Universitetsledningens representant skall: Försäkra sig om att kraven på miljöledningssystemet är upprättade, införda och underhållna i enlighet med ISO standard. Rapportera miljöledningssystemets prestanda till högsta ledningen för granskning och som underlag för att förbättra miljöledningssystemet. Till universitetsledningens representant i miljöledningssystemet har miljöchefen utsetts, i enlighet med beslut Miljöchef I universitetets miljöhandbok klargörs att miljöchefen har ett övergripande ansvar för att miljöaspekterna beaktas samt att miljöledningssystemet upprätthålls i överensstämmelse med kraven i ISO Miljöchef biträder rektor och är rektors kontaktperson i miljöfrågor. Miljöchefen utgör en stödresurs för rektor och övriga verksamhetschefer vad avser miljöfrågor. Miljöchef rapporterar löpande till universitetsledning om resultat och problem i miljöarbetet. Därutöver genomförs universitetsledningens genomgång av miljöledningssystemet regelbundet. Miljöchef ansvarar för: Att ge strategisk rådgivning till universitetsledningen och vara dess stöd inom miljöfrågor. Att driva, utveckla och implementera universitetets miljöledningssystem enligt ISO 14001, EMAS och Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Att kartlägga direkta och indirekta miljöeffekter som verksamheten kan ge upphov till. Att utarbeta förslag vid revidering av miljöpolicy, miljömål och handlingsplan. Att samordna arbetet med att uppnå fastställda miljömål inom universitetet samt vara ett stöd till institutioner/motsvarande i arbetet med aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling. Att planera och genomföra utbildning för personal och studenter inom miljö och hållbar utveckling. Att utarbeta förslag till universitetsgemensamma regler och rutiner för miljöarbetet. 4 (9)

5 Att utarbeta universitetets miljörevisionsplan och planera miljörevisioner samt att bistå universitetets olika enheter vad avser miljörevision. Att vara ett centralt stöd för verksamhetens egenkontroll vad avser miljö. Att sammanställa och analysera fakulteternas checklistor för efterlevnad av miljölagstiftning. Att universitetets avvikelse- och incidentrapportering fungerar. Att bistå universitetets olika enheter med underlag för miljöarbetet. Att informera och kommunicera universitetets miljöprestanda internt och med omvärlden. Att redovisa resultaten av miljöarbetet, i form av en årlig hållbarhetsredovisning, för universitetsstyrelsen, universitetsledningen, anställda, studenter samt övriga intressenter. Att samordna universitetets kontakter med miljömyndigheter Överbibliotekarie (ÖB) ÖB beslutar om miljöledningssystemet på universitetsbiblioteket (UB) enligt Delegationsordning (dnr V2013/764). Detta innebär konkret att ÖB ansvarar för: Att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom UB. Att utse miljösamordnare för UB i omfattning utifrån verksamhetens behov. Att säkerställa att varje person, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning och erfarenhet. Att tillämpa universitetets gemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det löpande/operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning på UB. Att utifrån universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling , planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i UB:s verksamhetsplan eller i en aktivitetslista. Att ansvara för att UB genomför miljörevisioner i enlighet med universitetets miljörevisionsplan. Samt ifråga om uppföljning: Att följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen eller aktivitetslistan och en gång per år skicka in dessa till miljöenheten. Att följa upp de uppdrag som ges till UB i universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling Att rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning. Att ansvara för UB:s avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling. 5 (9)

6 Att följa upp och åtgärda avvikelser från interna och externa miljörevisioner. Att årligen ha en genomgång med UB:s miljösamordnare och gå igenom årets resultat samt sprida resultaten till UB:s medarbetare. Att årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet. ÖB ansvarar, förutom ovanstående, för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys inom miljöledning/hållbar utveckling följs inom UB Ordförande i Lärarutbildningsnämnden (LUN) Ordförande i LUN beslutar om miljöledningssystemet för LUN enligt Delegationsordning (dnr V2013/764). Detta innebär konkret att ordförande i LUN ansvarar för: Att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom LUN. Att utse miljösamordnare för LUN i omfattning utifrån verksamhetens behov. Att säkerställa att varje person, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning och erfarenhet. Att integrera hållbar utveckling i utbildningen på grundnivå och avancerad nivå. Hållbar utveckling i enlighet med definitionen i Högskolelagen 1 kap 5. Att tillämpa universitetets gemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det löpande/operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning på LUN. Att utifrån universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling , planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i LUN:s verksamhetsplan eller i en aktivitetslista. Att ansvara för att LUN genomför miljörevisioner i enlighet med universitetets miljörevisionsplan. Samt ifråga om uppföljning: Att följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen eller aktivitetslistan och en gång per år skicka in dessa till miljöenheten. Att rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning. Att ansvara för LUN:s avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling. Att följa upp och åtgärda avvikelser från interna och externa miljörevisioner. Att årligen ha en genomgång med LUN:s miljösamordnare och gå igenom årets resultat samt sprida resultaten till LUN:s medarbetare. 6 (9)

7 Att årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet. Ordförande i LUN ansvarar, förutom ovanstående, för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys inom miljöledning/hållbar utveckling följs inom LUN. 4.2 Fakultetsnivå Dekan Dekan beslutar om miljöledningssystem i fråga om fakultetskansliet samt ansvarar för att följa upp arbetet med hållbar utveckling/miljöledningssystem årligen enligt Arbetsordning (dnr V 2013/763). Detta innebär konkret att dekanen ansvarar för: Att sammanställa och analysera institutionernas checklista för efterlevnad av miljölagstiftning. Att sammanställa och analysera institutionernas uppföljning av genomförda aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i institutionernas verksamhetsplaner eller aktivitetslistor. Att sammanställa och analysera institutionernas återrapportering avseende GU:s miljömål och handlingsplan. Dekan beslutar om åtgärder med anledning av uppföljning av verksamheten inom de ansvarsområden som delegeras från rektor till prefekterna, enligt Delegationsordning (dnr V2013/764). Detta innebär konkret att dekanen ansvarar för: Att följa upp och ta ansvar för att avvikelser från interna och externa miljörevisioner åtgärdas. 4.3 Institutionsnivå Prefekt Prefekt beslutar om miljöledningssystemet på institutionsnivå enligt Delegationsordning (dnr V2013/764). Detta innebär konkret att prefekten/motsvarande ansvarar för: Att bemanna funktioner för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom institutionen. Att utse miljörepresentant/-er för institutionen i omfattning utifrån verksamhetens behov. Att säkerställa att varje person, som utför arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan, har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning och erfarenhet. Att integrera hållbar utveckling i utbildningen på grundnivå och avancerad nivå. Hållbar utveckling i enlighet med definitionen i Högskolelagen 1 kap 5. Att tillämpa universitetets gemensamma och eventuellt egna utarbetade regler och rutiner för det löpande/operativa miljöarbetet samt för arbetsmoment som kan orsaka miljöpåverkan eller överträdelse av miljölagstiftning på institutionen. 7 (9)

8 Att utifrån universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling , planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i institutionens verksamhetsplan eller i en aktivitetslista. Att ansvara för att institutionen genomför miljörevisioner i enlighet med universitetets miljörevisionsplan. Samt ifråga om uppföljning: Att följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen eller aktivitetslistan och en gång per år skicka in dessa till miljöenheten. Att rapportera enligt universitets checklista för efterlevnad av miljölagstiftning. Att ansvara för institutionens avvikelse-/incidentrapportering inom miljöledning/hållbar utveckling. Att följa upp och åtgärda avvikelser från interna och externa miljörevisioner. Att årligen ha en genomgång med institutionens miljörepresentant och gå igenom årets resultat samt sprida resultaten till institutionens medarbetare. Att årligen lämna underlag till universitetets hållbarhetsredovisning och rapportering till regeringskansliet till dekan enligt Arbetsordning (dnr V 2013/763). Prefekten ansvarar, förutom ovanstående, för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys inom miljöledning/hållbar utveckling följs inom institutionen. För praktiskt genomförande av ovanstående ansvar bör prefekten fördela nedanstående arbetsuppgifter på relevanta funktioner: Att vara prefektens stöd i arbetet med miljöledning och hållbar utveckling och rapportera till denne hur miljöledningsarbetet fortlöper. Att leda och samordna det operativa arbetet med miljöledning och hållbar utveckling inom institutionen. Att sammanställa den årliga redovisningen av institutionens arbete med miljöledning och hållbar utveckling. Att kommunicera arbetet med miljöledning och hållbar utveckling till institutionens medarbetare och studenter. Att samarbeta med miljörepresentanterna vid universitetet. Att samordna avvikelse-/incidentrapporteringen vid institutionen. Att planera, samordna och ta fram underlag för interna och externa miljörevisioner. 8 (9)

9 9 (9)

10 Dnr: V 2014/312 Miljöhandboken för Göteborgs universitet Bilaga 2: Ändringsdokument gällande Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet 1. Följande ändringar är gjorda genomgående i dokumentet: Benämningen normerande beslut är borttagen då den typen av styrdokument inte längre förekommer. Istället benämns dokumentet som regler. Diarienummer för Arbetsordning och Delegationsordning är uppdaterat Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling ändrat till Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling Följande skrivningar är ändrade under avsnitt 4.1.2: Att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom gemensamma förvaltningen. Att utse miljösamordnare för gemensamma förvaltningen i omfattning utifrån verksamhetens behov. ändrade till: Att klargöra och definiera roller, ansvar och befogenheter för miljöhänsyn och miljöledningsarbete inom gemensamma förvaltningen och de nationella enheterna. Att utse miljösamordnare för gemensamma förvaltningen och för de nationella enheterna i omfattning utifrån verksamhetens behov. 3. Avsnitt Ledningens representant är tillagt Kommentar: För att samla alla dokument som berör roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet har beslutet Rektors uppdrag till universitetsledningens representant dnr F8 70/05 infogats i Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet. 4. Avsnitt Miljöchef är tillagt Kommentar: För att samla alla dokument som berör roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet har beslutet Rektors uppdrag till miljöchef dnr E /04 infogats i

11 Dnr: V 2014/312 Miljöhandboken för Göteborgs universitet Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet. Skrivningen om att miljöchef är direkt underställd rektor avseende miljöfrågor är borttagen. Mindre justeringar har gjorts i punktlistan. 5. Följande skrivningar är borttagna under avsnitt 4.1.5, samt 4.3.1: Att vid större förändringar i verksamheten, eller minst var tredje år, utvärdera vilka av UB/LUN/institution/motsvarandes 1 miljöaspekter som är betydande Att följa upp UB/LUN/institution/motsvarandes 1 betydande miljöaspekter årligen 6. Följande skrivningar är ändrade under avsnitt 4.1.5, samt 4.3.1: Att utifrån UB/LUN/institution/motsvarandes 1 betydande miljöaspekter samt universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling , planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i UB/LUN/institution/motsvarandes 1 verksamhetsplan Att följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen. ändrade till: Att utifrån universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling , planera, genomföra och följa upp egna aktiviteter för miljö och hållbar utveckling och skriva in dessa i UB/LUN/institution/motsvarandes 1 verksamhetsplan eller i en aktivitetslista. Att följa upp aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen eller aktivitetslistan och en gång per år skicka in dessa till miljöenheten. Sammanställt av: Marianne Dalbro, miljöcontroller Samma skrivning gäller för alla dessa organisatoriska enheter.