HANDLINGSPLAN & VERKSAMHETSPLAN

Transkript

1 HANDLINGSPLAN & VERKSAMHETSPLAN GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN DATUM: AVSÄNDARE: JÖRGEN THOLIN KONTAKTPERSON: JOHAN JOHANSSON

2 Gemensamma förvaltningen Gemensamma förvaltningen ska tillhandhålla universitetsledningen, kärnverksamheten och administrationen på fakultets- och institutionsnivå service, expertstöd och övergripande samordning samt ansvara för särskilt utpekade universitetsgemensamma stödområden. Universitetets visionsdokument Vision 2020 anger den övergripande riktningen för det arbetet. Det är Gemensamma förvaltningens uppdrag att skapa förutsättningar för att visionen uppnås samt att verksamheten bedrivs enligt de förordningar, lagar och rapporteringskrav som ingår i myndighetsuppgiften. Aktuella omvärldsfaktorer Ett stort antal omvärldsfaktorer inverkar på Gemensamma förvaltningens arbete. Flera universitet och högskolor har målsättningen att effektivisera administrationen och minska de administrativa kostnaderna med syfte att en större andel av anslagen ska gå till utbildning och forskning. Andelen administrativa kostnader blir i allt högre utsträckning en konkurrensfaktor. En annan faktor som särskilt påverkar Gemensamma förvaltningens verksamhet är ambitionen hos statsmakterna att centralisera administrativa funktioner, till exempel löne- och ekonomiadministration, hos flera myndigheter. En tredje faktor är det fördjupade samarbete med Chalmers inom administrationen vilket långsiktigt kan bidra till synergieffekter och effektiviseringar. Mål 1 för Gemensamma förvaltningen skapar goda förutsättningar för att Vision 2020 uppnås. Gemensamma förvaltningen skapar goda förutsättningar för att Vision 2020 uppnås, såväl genom stöd till de aktiviteter som initieras av fakulteter, institutioner och universitetsledningen som genom egeninitierade projekt. En god och tydlig servicenivå genomsyrar hela Gemensamma förvaltningens verksamhet. Vision 2020 lägger fast den långsiktiga inriktningen för en fortsatt framgångsrik utveckling av Göteborgs universitet under perioden Ledorden för arbetet är en kvalitetsdriven verksamhet som karaktäriseras av samhällsansvar och globalt engagemang i en inspirerande arbetsmiljö. Verksamheten vid Göteborgs universitet ska bygga på kompletta akademiska miljöer med forskning, utbildning och samverkan med omvärlden. Det är Gemensamma förvaltningens uppgift att stödja fakulteterna, institutionerna och de nationella enheterna i detta arbete. Påbörja arbetet med att genomföra verksamhetsförändring inom Gemensamma förvaltningen. Utveckla formerna för en effektiv och systematisk dialog mellan Gemensamma förvaltningen, fakulteterna, institutionerna och de nationella enheterna. Initiera ett arbete för att säkerställa att ett professionellt bemötande genomsyrar Gemensamma förvaltningens arbetssätt. Utveckla formerna för samarbete över områdes- och enhetsgränser för ett kostnadseffektivt arbetssätt och en effektiv och flexibel organisation. 2 (9)

3 Mål 2 för Gemensamma förvaltningen kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö. Gemensamma förvaltningen kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö med en ändamålsenlig organisation, ett aktivt ledarskap och en stark delaktighet bland medarbetare. Gemensamma förvaltningen är en attraktiv arbetsplats där det ges goda möjligheter att utvecklas. Gemensamma förvaltningen arbetar aktivt med att utveckla och följa upp kvaliteten i sin verksamhet. Tydliga mål och en kontinuerlig återkoppling skapar förutsättningar för en inspirerande arbetsmiljö. Ett professionellt ledarskap inbegriper en följsamhet och förmåga att kunna göra prioriteringar och anpassningar av sin verksamhet utifrån givna förutsättningar. Vidareutveckla Gemensamma förvaltningens systematiska kvalitetsarbete. Utveckla arbetsmiljöarbetets systematik och kvalitet. Genomföra utbildningsinsatser för att höja chefernas kompetens att genomföra kvalitativa medarbetarsamtal. Skapa hållbara organisatoriska arbets- och verksamhetsenheter inom Gemensamma förvaltningen. 3 (9)

4 Området för administrativt stöd Mål 1 för Varje medarbetare inom Området för administrativt stöd har Gemensamma förvaltningens verksamhetsidé som ledstjärna för sitt arbete. Verksamhetsplan med åtgärder för 2014 Ytterligare utveckla och anpassa den sammanhållna supportfunktionen enligt Göteborgs universitets nya administrativa organisation. Genomföra enhetsvisa workshops i hur Gemensamma förvaltningens verksamhetsidé ska utgöra ledstjärna för både det individuella och det gemensamma arbetet. Mål 2 för Området för administrativt stöd utmärks av en systematisk dialog med kärnverksamheten utifrån ett gemensamt intresse av att stärka samarbetet och bidra till realiseringen av Vision Ytterligare utveckla och anpassa den sammanhållna supportfunktionen enligt Göteborgs universitets nya administrativa organisation. Enheterna ska identifiera, prioritera och genomföra arbetsuppgifter och verksamhet utifrån den universitetsgemensamma handlings- och verksamhetsplanen. Mål 3 för Området för administrativt stöd kännetecknas av ett professionellt bemötande och ett modernt arbetssätt med en god och tydlig servicenivå. Ytterligare utveckla och anpassa den sammanhållna supportfunktionen enligt Göteborgs universitets nya administrativa organisation. Genomföra enhetsvisa workshops kring professionellt bemötande, modernt arbetssätt samt god och tydlig servicenivå. Mål 4 för Området för administrativt stöd karakteriseras av ett systematiskt och kvalitetsdrivet arbetsmiljöarbete. Ytterligare utveckla och anpassa den sammanhållna supportfunktionen enligt Göteborgs universitets nya administrativa organisation. Enheterna inom området ska i större utsträckning bereda frågor och ärenden tillsammans och gemensamt. Allt systematiskt kvalitetsarbete ska innebära möjlighet till en förbättrad arbetsmiljö. 4 (9)

5 Området för verksamhetsstöd Mål 1 för Området för verksamhetsstöd bidrar till att öka den externa forskningsfinansieringen och säkerställer en kvalificerad infrastruktur för kvalitetsdriven forskning. Vidareutveckla ett effektivt administrativt stöd till forskare vid koordinering och utformning av forskningsansökningar, projektstöd, uppsökande verksamhet för att stimulera forskargrupper att söka externa medel (fokus på strategiskt viktiga nationella ansökningar för universitetet och internationella forskningsfinansiärer, till exempel inom EU och NIH). Bidra till utveckling av verktyg för att kunna identifiera starka och svaga forskningsmiljöer. Ta fram policy, regelverk och plan för finansiering av fakultets- och lärosätesövergripande forskningsinfrastruktur. Utarbeta en strategi för forskningskommunikation. Implementera ny policy och regelverk för centrumbildningarna som instrument för samverkan över gränserna. Ge stöd i arbetet med att utarbeta handlingsplan för utveckling av forskning inom utvalda globala utmaningar. Mål 2 för Området för verksamhetsstöd bidrar till en kvalificerad infrastruktur för utbildning och verkar för en kvalitetsdriven utbildning som förnyar. Tydliggöra roller och skapa en struktur för support för antagning, examen och studieadministrativa system. Utveckla nya och vidareutveckla befintliga webbplatser för Utbildningsnämnden, för doktorandportalen, för utbildningsrelaterat samarbete mellan Göteborgs universitet och Chalmers samt för Teacher support och Student support. Utveckla en struktur för återkommande uppföljning av tidigare studenters (från samtliga tre utbildningsnivåer) arbetsmarknadsetablering och deras studieerfarenheter. Utveckla ett stöd för institutionernas administration av utbildning på forskarnivå samt ge stöd till forskarutbildningsutskottet. Bidra till ökad internationell studentrekrytering. Skapa bättre organisatoriska förutsättningar som underlättar Joint Degrees på såväl avancerad nivå som utbildning på forskarnivå. Verka för fler avtal inom Erasmus+ samt genomföra en översyn av utbytesavtal på samtliga nivåer med syfte att identifiera strategiska nyckelpartners vars samarbetsavtal ska fördjupas och fokuseras. 5 (9)

6 Mål 3 för Området för verksamhetsstöd erbjuder ett kvalitativt stöd för nyttiggörande av forskning och hantering av kunskapstillgångar och utgör den centrala noden för innovationsstödjande verksamhet. Vidareutveckla genomtänkt forskningskommunikation för att öka kännedomen om universitetet samt bidra till att skapa, vårda och utveckla goda relationer med omvärlden. Utveckla verktyg, arbetssätt och aktiviteter för att stötta kompletta akademiska miljöer. Genomföra kartläggning av universitetsgemensamma åtaganden i externa sammanhang kopplat till samverkan och utarbeta en plan för fortsatt deltagande eller avveckling. Genomföra utvärdering av verksamheten vid Jonsereds Herrgård. Proaktivt arbete för kompletta akademiska miljöer med långsiktigt stöd i strategiska frågor kring forskningsfinansiering, nyttiggörande och samverkan. Bidra till att utveckla och tydliggöra universitetets ansvarstagande för hantering av intellektuella tillgångar på alla nivåer i linjeorganisationen. Utveckla samverkansformer mellan Forsknings- och innovationskontoret och Innovationskontor Väst. Ta fram en plan för det universitetsgemensamma arbetet med samverkansmötesplatser. Mål 4 för Området för verksamhetsstöd karakteriseras av ett systematiskt och kvalitetsdrivet arbetsmiljöarbete. Framtagande av en arbetsmiljöpolicy och handlingsplan för arbetsmiljö för området. Verka för att medarbetarsamtalen blir ett viktigt instrument för utvecklande av en inspirerande arbetsmiljö. Skapa hållbara organisatoriska arbets- och verksamhetsenheter inom området. Utveckla formerna för en kontinuerlig och systematisk dialog mellan Området för verksamhetsstöd och övriga områden inom Gemensamma förvaltningen, fakulteterna, institutionerna och de nationella enheterna. Initiera ett arbete för att säkerställa att ett professionellt bemötande genomsyrar områdets arbetssätt. 6 (9)

7 Området för infrastrukturstöd Mål 1 för Området för infrastruktur levererar kvalitativa och kostnadseffektiva infrastrukturtjänster som stödjer Göteborgs universitets vision, strategiska planer och mål. Etablera Welcome Services samt öka beståndet av bostäder till internationella studenter, gästforskare och andra internationella rekryteringar. Ta fram och implementera en ny IT-strategi. Fortsätta att utveckla en förvaltningsorganisation som säkerställer att infrastrukturtjänsterna håller hög kvalitet, är kostnadseffektiva och förvaltas på ett funktionellt sätt. Vidareutveckla systematiskt kvalitetsarbete inom området tillsammans med övriga verksamheter inom Gemensamma förvaltningen i syfte att utveckla områdets arbetssätt och organisation. Särskilt uppmärksamma återkopplingar från enhetsaudits och resultatet från Gemensamma förvaltningens enkät. Mål 2 för Området för infrastrukturstöd erbjuder ett tjänsteutbud som genomsyras av en god och tydlig servicenivå som säkerställer samsyn kring utbud och leverans, bättre överensstämmelse mellan förväntan och leverans, leverans av rätt tjänst samt lättillgänglig service och likvärdigt stöd över hela universitetet. Fortsätta utveckla områdets tjänstekatalog. Utveckla formerna för en kontinuerlig och systematisk dialog med universitetets alla verksamheter genom att etablera strategiska och operativa fora för områdets tjänster. Initiera ett arbete för att säkerställa att ett professionellt bemötande genomsyrar alla kontakter med verksamheten. Skapa förutsättningarna för att implementera konceptet en väg in för stöd och service genom att utveckla en gemensam supportprocess och tydliga kontaktvägar och därtill implementera ett nytt ärendehanteringssystem. 7 (9)

8 Mål 3 för Området för infrastrukturstöd kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö för såväl medarbetare inom infrastrukturområdet som för de verksamheter som vi ger stöd och service till. Utveckla arbetsmiljöarbetets systematik och kvalitet där arbetsmiljöronder kommer att prioriteras. Metodiskt arbeta med att öka samarbetet inom såväl området som med övriga Gemensamma förvaltningen och universitetet genom att särskilt uppmärksamma alla goda exempel av samarbeten. Skapa förutsättningar för medarbetare att känna stolthet i sitt arbete genom att konsekvent ge återkoppling på genomfört arbete. Samtliga chefer inom området ska delta i en medarbetarsamtalsutbildning i syfte att höja kompetens att genomföra medarbetarsamtal av hög kvalitet. 8 (9)

9 Så följer vi upp och återkopplar Uppföljning av implementeringen av Gemensamma förvaltningens handlingsplan för perioden görs kontinuerligt vid regelbundna möten mellan universitetsdirektören och områdescheferna. Uppföljning av verksamhetsplanen för 2014 sker inom ramen för den samlade årsuppföljningen till rektor i januari samt till styrelsen i februari varje år. För detta ansvarar universitetsdirektören. Uppföljning och diskussion av handlings- och verksamhetsplanen görs i samband med enhetsaudits och universitetsdirektörens enhetsbesök. 9 (9)