En verktygslåda för bättre administration vid Göteborgs universitet. gör den någon nytta? Jörgen Tholin Marie Smedbro Malin Östling

Transkript

1 En verktygslåda för bättre administration vid Göteborgs universitet gör den någon nytta? Jörgen Tholin Marie Smedbro Malin Östling

2 Gemensamma förvaltningens verktyg för kvalitetsutveckling 1. Vision 2020 med handlings- och verksamhetsplaner 2. Mötesforum 3. Styrdokument 4. Webb 5. En utmärkelse för kvalitet i administrationen 6. Enkät om gemensamma förvaltningen 7. Enhetsaudit 8. Benchmarking 9. AQUA

3

4

5

6 Enhetsaudit Bakgrund: Fakultetsaudit, institutionsaudit, förvaltningsaudit sedan 2005 Det som bedöms: Inte verksamheten i sig utan kvalitetsarbetet; Hur arbetar ni för att åstadkomma systematiska förbättringar i verksamheten? Hur tar ni reda på om er verksamhet är till god nytta? Hur följer ni upp det ni gör? Auditgruppen: Inom GU men utanför enheten: 1 områdeschef, 1 enhetschef, 2 samordnare, 2 rep från kärnverksamheten Ingen självvärdering: Utgår istället från underlag som redan finns; webb, handlings- och verksamhetsplan, övriga styrdokument, interna rutiner, lista med organ+möten, projektplaner, processkartläggningar m.m Platsbesök: Halvdag: enhetschef, sektionschefer, medarbetare. Direkt återföring till ledning. Rapport: Enhetsledningen får möjlighet att kommentera ett utkast innan rapporten sprids och läggs på webb. Återföringsmöte: Auditgruppen möte enheten för ventilering av rapporten 6månaders- och 12månadersuppföljning: Hur har det gått?

7 Kommentarer om enhetsaudit Det var nyttigt att samla ihop dokument - att få en bild över sin egen verksamhet. Fungerade som hävstång det var bra att som enhetschef få kommentarer från externt håll. Det var väldigt bra att även personer från kärnverksamheten var med. Jag kan rekommendera metoden, för det tar inte så mycket tid i förhållande till vad det ger. Vi blev synliggjorda, metoden fungerade som en strålkastare. Grejer vi visste vi borde förbättra - kanske hade det utan enhetsaudit blivit vi tar det sen vi hinner inte nu Bra helt enkelt med det lilla hotet: vi ser er..

8 Benchmarking Bakgrund: Modell från Ömsesidig ensidig, inom sektorn utom sektorn Deltagare: 3-4 personer / universitet. 4 universitet: SLUG Exempel tema: Forsknings- och innovationsservice, Projekthantering, Internationalisering, Upphandlingsprocessen Nulägesanalys: Varje grupp utarbetar efter gemensamt formulerade fokusområden Följdfrågor: Förbereds från varje grupp utifrån nulägesanalyserna Intern och extern systematisk benchmarking: En grupp i taget får sitta på BMpodiet Handlingsplan: Varje grupp skriver sin egen handlingsplan för förbättringar Uppföljning: 1 år efteråt - hur har det gått?

9 Kommentarer om benchmarking Vi kunde verkligen ta till oss och använda och förändra och förbättra vårt eget arbete som ett resultat av vad vi lärde oss om de andra. Det var bra att det var ett andra steg också att vi genomförde benchmarking med en extern förebild. Vi blev stolta när vi såg att de andra tog efter oss, och skrev in oss som förebild i sin handlingsplan. Att vi tvingades skriva vår egen handlingsplan för förbättringar i slutet av projektet var mycket bra.

10 AQUA16 Assuring Quality in University Administration 2016 An evaluation of the administration at the University of Gothenburg

11 Bakgrund AQUA16 GU förnyas och ny funktionell administration I rektors beslut om den administrativa organisationen: utvärdering efter 2015 Förberedande kartläggning av administrationen Tradition av peer-review utvärderingar: RED10 och BLUE11

12 Utvärderingens genomförande AQUA16 Extern internationell bedömargrupp Ann Fust, ordförande, Rådsdirektör, Vetenskapsrådet Anders Söderholm, Rektor, Mittuniversitetet Cecile Chicoye, Executive director, Toulouse 1 Capitole University Esa Hämäläinen, Director of administration, Helsinki University Liz Winders, Secretary and Registrar, Sheffield Hallam University Underlag och platsbesök Slutrapport med observationer och utvecklingsförslag från bedömargruppen

13 Bedömargruppens rekommendationer Organisation Strategiskt ledarskap och administrationens utveckling HR/Personalfrågor Kompetens och professionalisering Samordning och kommunikation Kultur Resursplanering och kostnadskontroll Standardisering och processer

14 UD reflektioner Administrationen fungerar bra och har blivit bättre Ökad närhet till kärnverksamhet har varit en framgångsfaktor Behov av kontinuerlig utveckling snarare än omfattande reformer eller organisationsförändringar Rapporten buffé av möjliga områden att prioritera HR området i fokus Behov av åtgärder för ökad tydlighet och tillit

15

16 Syfte & mål Policyn ska bidra till - ett mer sammanhållet verksamhetsstöd - ett gemensamt synsätt inom universitetet kring verksamhetsstödets roll och därigenom skapa goda förutsättningar att uppnå universitetets vision.

17 Principer & riktlinjer PRINCIP 1. Verksamhetsstödet ska utformas utifrån utbildningens och forskningen förutsättningar, drivkrafter och behov. RIKTLINJER Verksamhetsstödet ska ha god förståelse för utbildningens, forskningens och samverkansarbetets förutsättningar och drivkrafter, vara lättillgängligt och organiseras utifrån de uppgifter som behöver utföras, vara rådgivande med utgångspunkt i verksamhetens behov och bidra till att uppfylla lag- och regelefterlevnad, aktivt bevaka och analysera händelser och trender i omvärlden som kan påverka universitetet, utvecklas i nära dialog med berörd verksamhet.

18 Principer & riktlinjer PRINCIP 2. Verksamhetsstödet ska karaktäriseras av professionalism. RIKTLINJER Verksamhetsstödet ska ha adekvat kunskap och kompetens, både vad gäller de egna arbetsuppgifterna, som universitetets verksamhet i sin helhet, aktivt medverka till att identifiera problem och att utarbeta lösningar, vara lyhört och serviceinriktat, kontinuerligt se över och förbättra arbetssätten inom sina ansvarsområden och bidra till det gemensamma utvecklingsarbetet.

19 Principer & riktlinjer PRINCIP 3. Verksamhetsstödet ska utmärkas av kvalitetsmedvetenhet och kostnadseffektivitet. RIKTLINJER Verksamhetsstödet ska kännetecknas av ändamålsenlighet och avväganden mellan kvalitet och kostnader, genom samarbete sträva efter bästa möjliga arbetsfördelning och ett så optimalt resursutnyttjande som möjligt, utvecklas genom ändamålsenliga mötesfora, både inom verksamhetsstödet och mellan verksamhetsstödet, utbildningen och forskningen, nyttja digitaliseringens möjligheter för att utveckla ett effektivt stöd.

20 En verktygslåda för bättre administration vid Göteborgs universitet gör den någon nytta?

21 Tack! Frågor och kommentarer?