Analys och åtgärder med anledning av kommunrevisionens webbenkät; Intern styrning och kontroll Vård- och omsorgsnämnden

Transkript

1 Analys och åtgärder med anledning av kommunrevisionens webbenkät; Intern styrning och kontroll Vård- och omsorgsnämnden Frågeområde Underområden Hur har man svarat Analys Förslag till åtgärder Mål- och övergripande styr- Avvakta den reviderade och kontrollmiljö styrmodellen. Kommunicerande krav, mål (frågor ställda till förtroendevalda 02, 03, 05/frågor ställda till tjänstemän 02, 03, 04, 05, 06) Lika nöjda eller missnöjda som för tre år sedan. Här finns en inbyggd otydlighet med många mål i styrkortet. Det pågår en översyn på kommunövergripande nivå. Finns brister även internt i kommuniceringen av styrdokument. Kommuniceringen av styrdokumenten behöver förbättras. Kunskap om lagar och regler (01/01). I stort sett finns tillräcklig kunskap om lagar och regler. Viktigt att kvalitetssäkra så att kunskapen behålls. Värdegrunder och etiska värderingar (fråga 21/07) Något lägre resultat än Fortsatt bra resultat. Följs upp i uppföljningsdialoger och i verksamhetsberättelse Finns med i enhetens handlingsplan. Hålla arbetet med värdegrunden levande i vardagen. Finns ett material framtaget som ska användas kontinuerligt, med i årshjulet för enhetschefer.

2 Kompetensförsörjning (fråga 08/17) Analys gjord av personalkonsulter inom Vård & Omsorg, i SPB , uppdaterad i Delårsrapport II, Årlig kompetensutvecklingsplan finns framtagen. Kommunicera analysen. Fortsätta arbetet med åtgärder för att säkra kompetensförsörjningen. Tydlighet i roller och ansvar (fråga 04, 06/08, 10) Rapportering och uppföljning (frågor 07, 09, 10, 16, 18, 19, 22/30, 31) Något lägre resultat än Finns osäkerhet hos några tjänstemän och förtroendevalda om ansvar och befogenheter. Inte många kommentarer svårt att veta vad det står för. Vad förväntas? Ser framförallt ut att vara en del enhetschefer om är osäkra på om uppföljningen är tillräckligt bra. Tydliggöra ansvar och befogenheter mellan tjänstemän och politiker. Kommunens ledningssystem reglerar ansvar och befogenheter. Kvalitetshandboken, som är Vård & Omsorgs dokument kring kvalitet, delas ut i samband med introduktion av nämnden. Dialog med nämnden och cheferna om vilka uppföljningar som görs och vad som uppfattas som tillräckligt bra. Vad saknas?

3 Risk och kvalitetsarbete Analyser och hantering av risker (fråga 11, 12, 14, 15/19, 26, 32) IT-relaterade risker (fråga -/24) Kvalitetsarbetet (fråga -/27, 28) Enhetscheferna är inte delaktiga i själva kontrollarbetet i Intern kontroll. Kontrollerna utförs av stab, ledning och central administration. Kommuniceringen sker årligen av resultatet och planen finns inskriven i årshjulet. Nämnden informeras regelbundet om risker och avvikelser i verksamheten. Ett område där det behövs förbättringar. En mindre grupp chefer tycker inte att kvalitetsarbetet är tillräckligt bra. Kommuniceringen av planen behöver bli bättre, både till enhetschefer och förtroendevalda. Begreppet intern kontroll behöver tydliggöras. SKL:s häfte På den säkra sidan om intern kontroll för förtroendevalda i kommuner och landsting delas ut till nämndsledamöter vid introduktion. En djupare analys tillsammans med andra aktörer kring IT, GöLiSka IT, IT-strateg. Vidare behöver genomföras en analys tillsammans med enhetschefer. Även denna fråga behöver analyseras tillsammans med enhetschefer för att se var bristerna finns.

4 Risker i omvärlden (fråga -/23) Ett förbättringsområde. Närmare en tredjedel av cheferna tycker inte att omvärldsbevakningen är tillräckligt bra Även denna fråga behöver analyseras tillsammans med enhetschefer för att få till en bättre omvärldsbevakning. Risker för oegentligheter (fråga 13/22) Gott resultat trots något lägre värden än förra gången. Verkar finnas en osäkerhet hos några både i politiker och tjänstemannagruppen. Analysera vilka typer av risker som upplevs missas i den riskanalys/riskvärdering som görs. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi (fråga 18/21) Något sämre resultat som Ett bra resultat där de flesta upplever sig ha tillräcklig kunskap. Viktigt att säkra så att kunskapen behålls till exempel vid byte av chefer, förtroendevalda. Förebygga och upptäcka (fråga -/20) Ett bra resultat där de flesta arbetar förebyggande och upptäcker fel och oönskade händelser. Fortsatt arbete med implementering av kvalitetsledningssystemets alla delar.

5 Kommunikation och information Kommunikation (fråga -/15) Inte alla upplever att man involveras tillräckligt i frågor som berör aktuell verksamhet. Stab och ledning behöver fundera över hur delaktighet skapas för de som är berörda av en specifik fråga/process/aktivitet. Dialog med tjänstemän för att få exemplifierat när det kunde fungerat bättre. Uppföljning och utvärdering Extern och intern information (fråga -/11, 12, 13, 14, 16) Utvärderingar och avvikelser (fråga -/22) Uppföljning av rutiner (fråga - /29) Det verkar finnas behov av förbättringar i våra verksamhets- och administrativa system så de blir mer användarvänliga. förtroendevalda. 75 % av de förtroendevalda verkar nöjda med nämndens diskussion och analys av olika uppföljningsunderlag och avvikelser. Ungefär 25 % av cheferna uppger att de inte tycker att uppföljning och utvärdering av processer och rutiner fungerar tillräckligt bra. Dialog med tjänstemän kring funktionen på våra verksamhets- och administrativa system och vilken information som saknas. Dialog med förtroendevalda om på vilket sätt de önskar få till diskussionen och analysen. Behövs fortsatt arbete med uppföljning av processer och rutiner på enhetsnivå. Vad är tillräckligt bra?

6 Jämförelser med andra (fråga 17/25) Ungefär en tredjedel av både politiker och tjänstemän upplever att det saknas kunskap om hur vi ligger till i förhållande till motsvarande verksamhet i andra kommuner. Jämförelser med andra kommuner behöver redovisas oftare för både chefer och förtroendevalda. Övergripande åtgärder Under våren kommer hållas en workshop med alla enhetschefer utifrån resultatet av en. Den nya nämnden kommer få information om en och utfallet under våren 2019 Vid introduktionen av den nya vård- och omsorgsnämnden i januari 2019 kommer många av de ämnesområden som lyfts i en att finnas med.