Projektanalys. Tieto PPS AH019, 2.4.1, Sida 1

Transkript

1 Sida 1

2 är ett kraftfullt externt stöd för projektet. Vid analys får kund, leverantör och projektledning en objektiv verifiering av projektets resultat och arbetssätt. Syftet är att öka möjligheterna för projektet att nå projektidé och projektmål och att uppfylla överenskomna krav. en genomförs behovs- och situationsanpassat för att säkerställa optimal effektivitet. genomförs med olika metoder. Vilken/vilka metoder som används beror på projektets komplexitet, risknivå och läge. PPS inkluderar: Egenskapsgranskning, att bidra till samsyn om projektets möjligheter och svårigheter. Projektgranskning, att mäta följsamhet mot det överenskomna arbetssättet och bedöma möjligheterna att nå målet. Självgranskning av projektledaren själv Lösningsgranskning, att bedöma lösningen och om resultatet kommer att uppfyller kraven. Har inget stöd i checklistor i PPS Om projektanalys Att arbeta med projektanalys innebär att arbeta stödjande genom att identifiera möjliga förbättringar. Ett annat synsätt är att hitta fel och avvikelser i arbetssätt, organisation, lösningar m.m. innebär att bedöma andra personers förmåga att uppfylla sina åtaganden. Därför ska känslig information alltid behandlas med diskretion och enligt gällande föreskrifter. Att namnge eller på något sätt göra det möjligt för tredje part att identifiera de projekt som projektanalyserna avser skall alltid undvikas. Ytterst ansvarar projektets styrgrupp för att projektanalyser genomförs och att resultatet tas om hand. Ibland kan kris eller oro utlösa oplanerade projektanalyser. När projektanalysen genomförs regelmässigt minskar behovet av oplanerade projektanalyser. Sida 2

3 , syfte Med externt stöd få en objektiv bedömning av projektets möjligheter att nå projektidé och projektmål För styrgrupp behöver något åtgärdas för att projektet ska klara sitt åtagande? finns otydligheter i projektet? har projektledningen kontroll över projektet? finns samstämmighet mellan uttalade och outtalade krav / förväntningar? har projektet valt rätt lösning? har vi rätt styrgrupp och är styrgruppsarbetet effektivt? kommer leveransen att fungera? För projektledning en opartisk syn på projektet och produktionen av resultatet bollplank och stöd förebygga framtida problem erfarenheter från andra projekt hjälp till självhjälp T Ä N K P Å Planerad projektanalys ger stor nytta, är förebyggande Oplanerad akut projektanalys ger mindre nytta Sida 3

4 Analysgrupp Extern objektiv verifiering av projektets resultat och arbetssätt A N S V A R Genomföra projektanalyser på överenskommet sätt Identifiera och dokumentera egenskaper/avvikelser i resultat och arbetssätt Bedöma om organisation och arbetssätt är lämpliga för projektet Rapportera resultatet och möjligheten att lyckas till projektledningen, styrgruppen (och basorganisationen) Behandla känslig information med diskretion och enligt gällande säkerhetsföreskrifter B E F O G E N H E T Genomföra projektanalys med tillgång till - projektledningen - nyckelpersoner - dokumentation Bedöma om projektets arbetssätt leder till att projektidé och projektmål förverkligas Föreslå eventuella förbättringar i arbetssättet till metodansvariga Sida 4

5 Klassificering tidig samsyn beställare/ projektägare/projektledning Olika analysmetoder, när BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 Självgranskning analys av eget ansvarsområde Egenskapsgranskning Projektgranskning Lösningsgranskning förutsättningar samstämmighet åtagande helhet lösning, produktion resultat, delar T Ä N K P Å Beslutade analyser dokumenteras i projektdirektivet och projektplanen Oplanerade projektanalyser kan initieras av styrgrupp eller projektledning Sida 5

6 Egenskapsgranskning Med begränsad resursinsats tydliggöra, stämma av och förankra projektets egenskaper Hur bygger på deltagarnas bedömningar deltagarna får enskilt besvara en enkät (ca 30 min) resultatet sammanställs av analysgruppen ( 2-4 tim) resultatet presenteras för deltagarna och hela projektet Frågeställningar, exempel har deltagare, projektledning och kund samma syn på projektet? vilka egenskaper, t ex målprioritering och ansvarsfördelning har projektet? Lämpligt när mellan BP2 och BP3, eller i början av genomförandet som introduktion till en projektgranskning, hitta områden att fokusera granskningen på Analysgrupp erfaren projektledare Egenskapsgranskning, enkät Sida 6

7 Egenskapsgranskning, resultat Bilder av deltagarnas upplevelse av projektet Tidpunkt X Resultat Kostnad Projektprofil, samsyn avseende resultat genomförande komplexitet helheten Prioritering mellan målbildens dimensioner Ansvarsfördelning mellan projekt och basorganisation Varningssignaler, exempelvis komplexitet i förhållande till erfarenheter Egenskapsgranskning, protokoll Sida 7

8 Projektgranskning Objektiv verifiering av projektets arbetssätt med prognos för möjligheten att uppfylla åtagandet Hur granska styrande dokument intervju och diskussion i prestigelös atmosfär, ge och ta erfarenheter mäta och dokumentera avvikelser gentemot överenskommet arbetssätt bedöma projektets möjligheter att uppnå projektidé och projektmål föreslå förbättringar Öppna frågor, exempel vilka förutsättningar har projektet att lyckas? på vilket sätt följer projektet överenskommet arbetssätt? hur kan arbetssättet förbättras? Lämpligt när inför BP3 vid ca ⅓ av genomförandet inför en leverans Analysgrupp två eller flera erfarna projektledare Projektgranskning, frågor. Sida 8

9 Projektgranskning, resultat Resultat analysgruppens bedömning av om projektets arbetssätt leder till projektidé och projektmål en mellan projektet och granskarna avstämd avvikelselista projektledningens åtgärdslista för att säkra måluppfyllelsen Protokoll Åtgärds-/ aktivitetslista Projektgranskning, protokoll Åtgärds-/ aktivitetslista Sida 9

10 Lösningsgranskning Objektivt verifiera lösningens lämplighet och användbarhet Hur gå igenom vald lösning och beskrivningen av resultatet bedömning av produktionsmodellens ändamålsenlighet bedöma kravuppfyllelse och kravens spårbarhet diskutera i prestigelös atmosfär med erfarna konstruktörer Frågeställningar, exempel hur är lösningen vald? används kända, stabila processer för krav- och ändringshantering, test/provning, felhantering etc? Lämpligt när inför BP3 under genomförandet, vid lämpliga lägen i produktionsarbetet Analysgrupp erfaren person med goda kunskaper inom resultatområdet och produktionsmodellen T Ä N K P Å Olika branscher har olika metoder för lösningsgranskning PPS innehåller inget praktiskt stöd för lösningsgranskning Sida 10

11 , arbetsgång 1. Introduktion, syfte och omfattning - presentation av projektet/objektet - val av analysmetod 2. Förberedelse - insamling och granskning av underlag - planering av genomförandet 3. Enkäter och/eller intervjuer 4. Sammanställning av resultat 5. Förankring av resultat - deltagare, projektledning och styrgrupp 6. Planering av åtgärder 7. Förankring och information om åtgärder 8. Distribution av protokoll och åtgärdslista T Ä N K P Å Projektledningen ansvarar för steg 6, 7 och 8 Sida 11

12 , tänk på T Ä N K P Å Protokoll och åtgärdslista presenteras normalt muntligen Protokoll och åtgärdslista följs upp, lämpligen vid nästföljande analystillfälle Tidsintervall till nästföljande analystillfälle beror på projektets storlek Förmågan att genomföra nödvändiga förändringar bedöms vid följande analystillfällen Att vara projektanalytiker innebär att bedöma andra personers förmåga att genomföra sina åtaganden Sida 12