GRC Morgondagens internrevision. Presentation av Trafikverkets Projektvärderingsmodell. Trafikverkets internrevision - Niklas Berggren

Transkript

1 GRC Morgondagens internrevision Presentation av Trafikverkets Projektvärderingsmodell ( PVM ) Trafikverkets internrevision - Niklas Berggren

2 Presentationsupplägg Vad är projektvärderingsmodellen och hur använder vi den i vår granskning Exempel på olika resultat som framkommit efter granskning med projektvärderingsmodellen Vad är fördelarna med projektvärderingsmodellen Men först

3 Våra största projekt Norrbotniabanan ERTMS (nationellt projekt) DAT, Digitalisering av Tåglägestjänsten (nationellt projekt) Göteborg-Borås Marieholmsförbindelsen Västlänken E4 Förbifart Stockholm Mälarbanan Ostlänken Tvärförbindelsen Södertörn Östlig förbindelse 3

4 Projektvärdering (PVM) A. Människor och syften A.1 Ledarskap och värderingar A.2 Mål och strategi A.3 Projektgruppen och leverantörer B. Processer och resurser B.1 Projektledningsprocesser och resurser B.2 Hantering av andra viktiga nyckelprocesser och resurser C. Projektets resultat C.1 Beställarens nöjdhet C.2 Projektgruppens nöjdhet C.3 Andra intressenters tillfredställelse C.4 Projektets resultat och dess påverkan på miljön

5 Projektvärdering arbetsgång Självutvärdering Analys Planering av intervjuer Intervjuer Rapportering

6 Projektvärdering Självutvärdering Självutvärdering Analys Planering av intervjuer Intervjuer Rapportering Självutvärdering genom enkätsvar. Enkäten består av ett antal påståenden formulerade som arbetsuppgifter. För varje påstående ska bedömning ske med avseende på hur systematiskt projektet arbetar ( Nuläge ) respektive borde arbeta ( Börläge ), med dessa arbetsuppgifter. I bedömningen används speciella bedömningskriterier. Bedömningen görs utifrån en skala på 1-5, där 1 betyder att arbetsuppgiften inte utförs och 5 att arbetsuppgiften utförs optimerat

7 Projektvärdering- Bedömningskriterier Bedömningskriterier PVM Utförs inte Ad Hoc Individuellt Regelbundet Optimerat Arbetsuppgiften utförs inte. Arbetsuppgiften utförs ad hoc och oorganiserat. Arbetsuppgiften utförs kontinuerligt. Utförandet är individuellt och beroende på kunskap och motivation. Arbetsuppgiften utförs kontinuerligt och enhetligt. Arbetssättet tillämpas av flertalet berörda inom projektet. Arbetsuppgiften utförs kontinuerligt och enhetligt. Arbetssättet tillämpas generellt av berörda inom projektet. Brister i arbetssättet både identifieras och åtgärdas ad hoc. Brister i arbetssättet identifieras Arbetssättet utvärderas periodiskt ad hoc men åtgärdas systematiskt. och identifierade brister åtgärdas systematiskt. Ständiga förbättringar tillämpas. Arbetssättet utvärderas kontinuerligt och identifierade brister åtgärdas systematiskt. Projektmedlemmarnas ansvar för arbetsuppgiften är otydligt. Ett fåtal berörda Flertalet berörda projektmedlemmar är medvetna projektmedlemmar är medvetna om sitt ansvar för arbetsuppgiften. om sitt ansvar för arbetsuppgiften Berörda projektmedlemmar är medvetna om sitt ansvar för arbetsuppgiften Förebild i Trafikverket Förebild i branschen. Inga väsentliga förbättringsbehov. Inga förbättringsbehov

8 Projektvärdering Analys Självutvärdering Analys Planering av intervjuer Intervjuer Rapportering Analys av respektive självutvärdering: Fokus på låga och höga värden för Nuläge Fokus på stora skillnader mellan Nuläge och Börläge Fokus på stora skillnader mellan olika projektmedlemmar avseende Nuläge och Börläge

9 Projektvärdering Planera och genomför intervjuer Självutvärdering Analys Planering av intervjuer Intervjuer Rapportering Planera intervjuerna efter analysen av självutvärderingen. Beakta också vilket skede projektet befinner sig i nu. Planera att använda både mjuka och konkreta verifieringar. Personliga möten genomförs med de som svarat på enkäten. Vid mötena diskuteras ett urval av påståendena i enkäten med avseende på hur respektive svarande har resonerat vid bedömningarna. Även viss dokumentationsgranskning ( bevis ) utförs

10 Projektvärdering Rapportering Självutvärdering Analys Planering av intervjuer Intervjuer Rapportering Revisionsrapport + Balanslista till styrelsen Revisions-PM Revisionsrapport

11 Projektvärdering exempel på identifierade förbättringsområden Projektmedarbetarna är inte bekanta med projektmålen, vilket medför att man inte förstår sitt bidrag i projektarbetet för att uppnå målen Riskhanteringen kan förbättras på övergripande nivå Regelbunden återkoppling från projektmedlemmar och leverantörer med avseende på samarbete och kommunikation kan förbättras

12 Projektvärdering exempel på identifierade goda resultat Ledare säkerställer att projektets avtryck i dess miljö är känt och leder aktivt mot hållbarhet Projektmedlemmar blir uppskattade och omhändertagna av ledare i projektet Projektet identifierar intressenters behov, förväntningar och krav och hanterar dessa löpande

13 Projektvärdering exempel på områden med stor svarsspridning Ledare säkerställer att roller och ansvar finns på plats som möjliggör för projektmedlemmarna att arbeta effektivt Projektet vidtar åtgärder för att realisera projektmålen Projektet mäter och bevakar processernas effektivitet genom indikatorer som är tydligt kopplade till projektets mål och resultat

14 5,0 Projektvärdering exempel på resultatpresentation 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Nuläge Börläge

15 Vad är fördelarna med att använda PVM-modellen i revisionen? Ett nytt sätt för internrevisionen att granska projekten och bidra med mervärde till projektverksamheten Assurance Perspektiv kring ledarskap och projektledning diskuteras tydligare med projekten Tydligt fokus på medarbetare, processer och resultat Hela tiden fokus på största möjliga nytta/störst förbättringspotential och effektivitet Synliggör blinda fläckar inkl. medvetandegöra omedvetna styrkor såväl som lyfta fram omedvetna brister som kan åtgärdas Struktur och metod för intern bedömning i regelbundna intervaller under projektets livscykel