Göteborgs stad Utvärdering av kompetensutveckling i Nordost

Transkript

1 Göteborgs stad Utvärdering av kompetensutveckling i Nordost Sammanfattning Liselott Daun och Jenny Johansson RÅDGIVNING

2 Inledning Kontaktuppgifter: Liselott Daun Senior Manager Tel: Fax: liselott.daun@kpmg.se Jenny Johansson Associate Tel: Fax: jenny.johansson@kpmg.se Bakgrund Stadsdelarna Bergsjön, Kortedala, Lärjedalen och Gunnared har ansökt och beviljats medel av svenska ESF-rådet och Europeiska socialfonden för projektet Kompetensutveckling i Nordost. Projektets syfte har varit att bidra till ökade möjligheter för personer, inom åtta lågutbildade personalgrupper i stadsdelarna i nordöstra Göteborg, att utveckla sin kompetens Utvärdering under pågående projekt har genomförts av KPMG Syfte med uppdraget Syfte med uppdraget har varit att under pågående projekt Metod Utvärdera mål, processer och metoder för att ge underlag för en löpande justering av projekts inriktning, organisation och upplägg Synliggöra projektets styrkor, svagheter, möjligheter och hot genom en SWOT-analys Utvärderingen har genomförts genom intervjuer med projektgrupp och projektdeltagare vid tre tillfällen. Ett möte har även genomförts med styrgruppen till projektet. Utvärdering har blivit utförd våren 2009, hösten 2009 samt våren 2010 och har utmynnat i tre lägesrapporter Intervjuer har genomförts i grupp och med fokus på vissa områden kring projektet såsom organisation, information/kommunikation och utbildningsmetod Samordningsgruppen består av en projektledare och tre samordnare, vilka representerar fyra stadsdelar Intervjuade personer Tom Elchiyev Agneta Asplund Anna-Lena Westman Inga-Lill Johansson Ansvarsområde Projektledare Samordnare Bergsjön Samordnare Gunnared/Lärjedalen Samordnare Kortedala Projektdeltagare som medverkat i utvärderingen har gått ett antal utbildningar med olika utbildningsmetoder. Under projektets gång har intresset ökat för utbildningsmetoden Arbetsintegrerat Lärande (AIL) varför den fått extra utrymme i utvärderingen 1

3 Genomförda SWOT-analyser Sammanfattningen är ett koncentrat av de analyser som gjorts vid tre tillfällen under utvärderingen. Svagheterna har kontinuerligt diskuterats under projektets gång. Styrkor Samordnare i projektgruppen har skapat ett effektivt samarbete och en tydlig ansvarsfördelning inom gruppen. I projektgruppen finns en stolthet över projektet och ett stort engagemang att göra det bästa av projektet och öka kompetensen i verksamheterna Projektet medför att individer får ökad kompetens och stärker därmed individen på arbetsmarknaden Deltagare i projektet tycker att det varit intressant och mycket lärorikt att delta i utbildningar inom ramen för projektet. Deltagare tycker att det varit ett intressant kursutbud som gett möjligheten att öka kompetensen Strukturen kring metoden AIL har upplevts som positiv och organisationen med handledare och elev har varit utvecklande och lärorik Svagheter Styrgruppen har inte agerat som en formell beställare av projektet och inte gett projektgruppen direktiv för ledning och styrning Det har inte skapats ett direktiv för hur projektet ska avslutas och lämnas över till organisationen. Det saknas en plan för hur viktig kompetens ska bevaras efter projektavslut Enhetschefer och verksamhetschefer har inte haft möjlighet att prioritera projektet och därmed har inte tillräcklig information kring utbildningar kommunicerats ut i organisationen Samarbetet mellan handledare och elev har i vissa fall saknat tydliga riktlinjer och det har varit svårt för parterna att skapa tid till att samarbeta Det har inte funnits tillräckliga resurser i projektet utan stadsdelar har till viss del själva fått bistå med pengar för exempelvis vikariekostnader. Samordnare har fått lägga mer tid än vad som från början var budgeterat för Möjligheter Det finns ett stort allmänt intresse av utbildning och utveckling Projektet ligger rätt i tiden och indikerar att det inte bara genomförs besparingar Samarbete med vuxenutbildningen ger möjligheter till effektiviseringar Projektets inriktning främjar en ökad jämställdhet Projektet skapar möjligheter för ett ökat kulturellt utbyte Projektet skapar möjligheter för medarbetare att erhålla dubbel/bredare kompetens Hot Att nyckelpersoner slutar under projekttiden Att verksamheterna prioriterar bort projektet på grund av att: vikariekostnaderna blir för höga cheferna känner bristande förtroende för arbetssätten, tempot i utbildningarna osv. Att mättnad i projektet medför att antalet anmälningar till utbildningar minskar Att volymen som de beviljade medlen baseras på inte hinner genomföras 2

4 Utvecklingsprocesser under projekttiden (1 av 2) Utvecklingsområdena är härledda från svagheter identifierade i genomförd SWOT-analys. Samarbete projektgruppen och styrgruppen Styrgruppen till projektet har inte fungerat som formella beställare av projektet med avseende på att det inledningsvis inte fanns något projektdirektiv. Styrgruppsmöten där projektet behandlades protokollfördes inte. Projektdirektiv upprättades under projektets utförande och även formaliteten kring styrgruppsmötena har förbättrats Projektgruppen har under projekttiden upplevt ett bristande engagemang och stöd från styrgruppen. Samarbetet har dock förbättrats och projektgruppen känner att de fått stöd i vissa frågor Styrgruppen har inte efterfrågat en plan för hur projektet ska avslutas och hur den fortsatta förvaltningen av projektet ska utformas. Det saknas även en strategi kring hur kompetens i projektet bibehålls och används efter projektets avslut Samordnare och projektledare har under projektets gång visat sig vara nyckelpersoner i och med att endast dessa personer är insatta i projektet i den utsträckningen. Dessa personer har ett stort personligt engagemang och visat en stor lojalitet mot projektet och gruppen. Det saknas en strategi för åtgärd vid eventuellt bortfall av nyckelpersoner i projektet Vid projekt av denna storleksordning bör styrgruppen genomföra en mer formell styrning och ledning av projektet. En styrgrupp bör ta fram ett projektdirektiv som beskriver styrningen av projektet i syfte att säkerställa att en överenskommelse finns mellan beställaren (styrgruppen) och utföraren (projektgruppen) Vid genomförande av omfattande projekt erhåller individer en stor kompetens kring organisering och styrning av projekt. Det är viktigt att denna kompetens tas tillvara även efter avslut av ett projekt. Styrgruppen till större projekt bör säkerställa att kompetens bevaras och de bör därmed efterfråga en plan samt erbjuda resurser för hur projekt ska avslutas och lämnas över till verksamheten En risk med en tillfällig och begränsad projektorganisation är sårbarhet till följd av ett fåtal nyckelpersoner. Det är upp till styrgruppen till projekt att genomföra en riskanalys och skapa en strategi för eventuellt bortfall av nyckelpersoner Samarbete projektgruppen och enhetschefer/verksamhetschefer Chefer har under projektets gång fått en mer betydande roll och det har visat sig att de i många fall inte har haft möjlighet att sprida information kring projekt och utbildningar ner i respektive organisation. Hur väl organisationer blivit informerade har varit beroende av engagemanget från den enskilde chefen Chefer har inte genomfört någon kartläggning och identifiering av individers behov av utveckling. Avsaknaden av behovskartläggning har medfört att individer i vissa fall gått utbildningar som inte varit anpassade för deras specifika utvecklingsbehov Vid ett projekt likt Kompetensutveckling i Nordost är en förutsättning för att lyckas att verksamheterna blir tillräckligt informerade om projektet och i det specifika fallet om de utbildningar som genomförs. Det är viktigt att samtliga personer i organisationen arbetar för att säkerställa ett framgångsrikt projekt. Chefer har ett ansvar att fördela information och skapa förståelse för projektet i organisationen Det bör genomföras en kartläggning över individers specifika utbildningsbehov och utvecklingsmöjligheter. För att ett kompetensutvecklingsprojekt ska kunna användas på bästa sätt krävs en plan på individnivå som kan matchas mot den kompetens som erbjuds i projektet Det är viktigt att tidigt analysera vilka resurser som finns inom projektet och i hur stor utsträckning de kan engagera sig i projektet. I det aktuella projektet fanns ett behov av ytterligare en resurs, en form av utbildningskoordinator som kunnat delvis ersätta chefernas del i projektorganisationen 3

5 Utvecklingsprocesser under projekttiden (2 av 2) Utvecklingsområdena är härledda från svagheter identifierade i genomförd SWOT-analys. Samarbete handledare och elev inom metoden AIL Strukturen för samarbete mellan handledare och elev inom AIL har uppfattats som generellt positiv dock har deltagarna uppmärksammat att det i vissa fall saknats riktlinjer för hur samarbetet skulle struktureras. Avsaknaden av stöd har medfört att vissa grupper inte skapat fungerande strukturer och fördelarna med ett handledar och elev samarbete har gått förlorat. Organisering kring matchning av handledare och elever samt klargörande av metodens struktur och mål har legat på enhetschefer Handledare och elev har upplevt att det är svårt att skapa tid tillsammans för återkoppling och reflektion Fokus under utbildningen har legat på att skapa en god utveckling för eleven. Även handledare har känt ett behov av utveckling med individanpassade mål som kan följas upp Handledare har blivit utbildade parallellt med sina elever vilket upplevts som negativt eftersom handledaren inte kunnat fokusera helt ut på sin elev Vid utbildning med en handledar och elev struktur är det viktigt att handledare och elever får skapa en lärande och utvecklande miljö med återkoppling och reflektion på genomförda moment. Det är väsentligt att parterna får tillräckligt med tid tillsammans. En förutsättning för att möjliggöra ett bra samarbete är att chefer skapar en planering och struktur som kan ge parterna tid tillsammans och därmed skapa ett givande samarbete. Tid för samtal bör även skapas mellan elev, handledare och lärare (3-parts samtal) i syfte att säkerställa att samtliga individers behov blir bemötta Som en del i ett kompetensutvecklingsprojekt bör utveckling ligga i fokus för samtliga som deltar i utbildningar, både för handledare och elever. Samtliga individer bör ha individanpassade mål som blir uppföljda För att skapa en lyckad handledare och elev relation är det av betydelse att individerna matchar varandra och kan samarbeta på ett utvecklande sätt. Det är viktigt att personkemin stämmer överens och att parterna känner sig bekväma med varandra. Vid liknande projekt där den personliga utvecklingen är beroende av samarbete mellan handledare och elev bör det genomföras ett inledande möte där parterna kan avgöra ifall det finns möjlighet för ett givande samarbete eller inte. Själva strukturen för samarbete bör även klargöras och ansvarsområden för de olika rollerna. En handledare bör ha klara riktlinjer kring vad som förväntas av den Projektekonomi Vid ansökan till ESF saknades korrekt beräkning av kostnader. Det har tillkommit kostnader för de olika stadsdelarna. Kostnader som tillkommit är vikariekostnader som uppkommer när personal är på utbildning och behöver ersättare. Samordnare i projektgruppen har lagt ner mycket mer tid på projektet än vad som ursprungligen var budgeterat för. Kostnader som inte täcks av bidrag från ESF-rådet och Europeiska Socialfonden har respektive stadsdel fått stå för Projektgruppen har lagt mycket tid för att genomföra projektet på bästa sätt. Projektgruppen har arbetat mycket aktivt med att kommunicera information kring projektet till chefer. Ett problem har varit att chefer inte haft möjlighet att prioritera projektet och därmed har projektgruppen upplevt ett behov av ytterligare en resurs för att kunna kommunicera information om utbildningar, en slags utbildningskoordinator Vid större projekt är det viktigt med en grundlig förstudie och kartläggning för att identifiera vad för resurser som krävs i projektet och ifall det tillkommer några eventuella indirekta kostnader. Projektgruppen i det aktuella projektet framförde att det saknades resurser för vikariekostnader och dels i form av fler personer i projektorganisationen. Det krävs en kartläggning av nyckelpersoner för projektet och en analys av ifall dessa personer kommer ha möjlighet att avsätta den tid som krävs av dem eller ifall ytterligare resurser är nödvändiga 4

6 Rekommendationer för ett lyckat projekt KPMGs sammanfattande rekommendationer baserat på aktuellt projekt Förberedelser Genomför en grundlig förstudie med plan för resursbehov Skapa en tidig introduktion av projektet i verksamheten med tydlig information om vad projektet innebär Säkerställ att styrgruppen skapat ett projektdirektiv och att samarbetsformer blivit definierade Genomförande Säkerställ att projektgruppen skapat en projektplan som blivit avstämd med styrgruppen Identifiera nyckelpersoner inom projektet och säkerställ att dessa har tillräckliga resurser och stöd Gör en riskanalys och åtgärdsplan för bortfall av nyckelpersoner Skapa en struktur för att kontinuerligt informera verksamheten om befintligt projekt Avslut Skapa en strategi för hur projektet ska avslutas och lämnas över till verksamheten Säkerställ att viktig kompetens bevaras även efter projektets avslut 5