Mattias Lundin Tel

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Mattias Lundin 2012 11 14 Tel 0303 33 03 63 mattias.lundin@ale.se"

Stina Vikström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Mattias Lundin Tel

2 Införande av e-arkiv i Ale kommun Våren 2008: Bristande rutiner i hanteringen av bygglovshandlingar ledde till ett nämnduppdrag om digital hantering av bygglovshandlingar En arbetsgrupp innehållande administrationen på Byggnadsenheten och kommunarkivarien tillsattes vilken började undersöka möjligheterna med ett digitalt arkiv Mattias Lundin Tel mattias.lundin@ale.se

arbetsgrupp innehållande administrationen på Byggnadsenheten och kommunarkivarien tillsattes

3 Vi insåg genast att med ett e-arkiv skulle vi kunna 1. Göra oss av med föråldrad teknik med fichekort och läsare 2. Digitalisering av handlingar på mikrofiche leder till att man kan Tillgängliggöra bygglovshandlingar för handläggare vid sina arbetsstationer Tillgängliggöra bygglovshandlingar på webben för allmänhet och mäklare Mattias Lundin Tel

Digitalisering av handlingar på mikrofiche leder till att man kan Tillgängliggöra

4 3. Möjliggöra integrering med ärendehanteringssystem och således undvika onödiga utskrifter 4. Möjliggöra ett e-arkiv för kommunens alla verksamheter. Vi hade upplevt tillfällen då information gått förlorad då gamla system gått i graven

Möjliggöra ett e-arkiv för kommunens alla verksamheter.

5 Vi studerade de e-arkiv som fanns på marknaden och besökte en del av de kommuner som hade ett earkiv i drift För oss var ett e-arkiv en lösning baserad på vedertagna standarder (som OAIS) men det visade sig inte vara självklart för alla. I övergången från pappersarkiv till digitala arkiv skall plötsligt folk utan arkivbakgrund bygga arkiv Mattias Lundin Tel mattias.lundin@ale.se

6 Vi visste att det pågick projekt ute i landet med syfte att bygga riktiga e-arkiv men förstod att det låg långt fram i tiden 2010: Tack vare engagerade chefer fick vi en konsult inblandad i projektet som hjälpte oss göra en upphandling Mattias Lundin Tel mattias.lundin@ale.se

engagerade chefer fick vi en konsult inblandad i projektet som hjälpte oss

7 I upphandlingsarbetet ingick att Skapa en kravspecifikation (gav oss möjlighet att skapa arkiv för just vår organisation) Identifiera användningsfall (rita gubbar) så att man inte missar behov några krav Omvärldsbevakning Leverantörsträffar Välja produkt Mattias Lundin Tel

gubbar) så att man inte missar behov några krav Omvärldsbevakning

8 Ekonomi I vår projektplan sattes det endast upp kostnader för projektdeltagarnas egna medverkan Vi hörde oss för vad andra kommuner betalat för sina e-arkiv för att få reda på vad vi kan förväntas behöva betala Sedan satte vi oss ner med berörda chefer och löste kostnadsfrågan Mattias Lundin Tel mattias.lundin@ale.se

reda på vad vi kan förväntas behöva betala Sedan satte vi oss ner med berörda chefer

9 Införande Processkartlägga (trots att vi inte är statlig myndighet valde vi att arkivförteckning skall ske enligt processer) Skapa arkivstruktur, rätt metadata till objekt på alla nivåer Hösten 2011 hade vi ett e-arkiv i drift! Mattias Lundin Tel mattias.lundin@ale.se

rätt metadata till objekt på alla nivåer Hösten 2011 hade vi ett e-arkiv

10 Nuläge/Framtid Idag finns enskilda bygglovshandlingar i e- arkivet Framöver väntar arbete med att bygga kopplingar till framtida ärendehanteringssystem skapa nya arkivbildare Nu har vi möjlighet att förbereda alla nya system för e-arkivet! Mattias Lundin Tel mattias.lundin@ale.se

ärendehanteringssystem skapa nya arkivbildare Nu har vi möjlighet att

11 Svårigheter Oväntade kostnader Tid Arkivarier saknar i allmänhet kunskap i systemvetenskap, hur man kravställer system, arkitektur, format, mm Organisationens storlek Tack vare vår lilla organisation kunde snabba beslut tas som förde projektet vidare Mattias Lundin Tel mattias.lundin@ale.se

Organisationens storlek Tack vare vår lilla organisation kunde snabba beslut

12 Tips Engagera och informera rätt personal/beslutsfattare med rätt kompetens Se till att ha gott om tid. Tidsplanen håller aldrig! Börja i liten skala. När man väl har systemet i drift är det lättare att visa på fördelarna och skapa nya delprojekt. Med rätt hjälp undviker man att hamna snett, exempelvis fallgropar som att bli försökskanin åt mjukvarubolag som slår sig fram på e-arkivmarknaden. Mattias Lundin Tel mattias.lundin@ale.se

När man väl har systemet i drift är det lättare att visa på fördelarna och skapa nya delprojekt.

13 Kontakt Mattias Lundin Helena Lindberg May Herlin

14 Förnamn Efternamn 2011 XX XX Tel

15 Förnamn Efternamn 2011 XX XX Tel

16 Förnamn Efternamn 2011 XX XX Tel

17 Förnamn Efternamn 2011 XX XX Tel

18 Förnamn Efternamn 2011 XX XX Tel

19 Förnamn Efternamn 2011 XX XX Tel

20 Förnamn Efternamn 2011 XX XX Tel

21 Förnamn Efternamn 2011 XX XX Tel

Relevanta dokument

E-arkiv i Ale kommun E-arkiv Ale kommun. Ale - Lätt att leva

E-arkiv i Ale kommun E-arkiv Ale kommun. Ale - Lätt att leva E-arkiv i Ale kommun Det var en gång Våren 2008: Bristande rutiner i hanteringen av bygglovshandlingar ledde till ett nämnduppdrag om digital hantering av bygglovshandlingar En arbetsgrupp innehållande