E-arkiv Stockholm - anslutningar och tillgänglighet. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "E-arkiv Stockholm - anslutningar och tillgänglighet. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv"

Gun Sundqvist
för 9 år sedan
Visningar:

1 E-arkiv Stockholm - anslutningar och tillgänglighet Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia

2 Stockholms stad i siffror Ca invånare Totalt 49 förvaltningar och bolag inklusive stadsledningen 14 stadsdelar 17 fackförvaltningar 17 bolag Ca anställda och ca i utförande verksamheter Sida 2

stadsdelar 17 fackförvaltningar 17 bolag Ca 40 000

3 Stockholms stadsarkiv 7,5 mil pappershandlingar 10 terabyte digital information arkivbildare böcker 3,5 miljoner kartor och ritningar besökare webbesökare besvarade frågor 70 medarbetare Sida 3

miljoner kartor och ritningar 25 000 besökare 190 000

4 E-arkiv Stockholm I drift 2010 Teknisk plattform Processer/arbetssätt System/processer levererar enligt plan Inläsning av äldre leveranser Stadsgemensamt system (driftoch förvaltningskostnader nycklas ut) Sida 4

plan Inläsning av äldre leveranser Stadsgemensamt

5 Digitala arkivprocessen Ledning och förvaltning Förmöte Mottagningsprocessen Utfåendeprocessen Administration och arkivvård Sida 5

6 Leveranser till e-arkivet Anslutningsplan Interna äldre befintliga leveranser Anslutningsarbetet gemensamt projekt Ömsesidiga resurser (personal) Workshops utifrån checklistan Kostnad kr/anslutning Tillkommer kostnad för uttag ur system och byggande av SIP (arkivpaket) Sida 6

resurser (personal) Workshops utifrån checklistan Kostnad 80 000

7 Leveranser till e-arkivet Anslutningsplan Interna äldre befintliga leveranser Anslutningsarbetet gemensamt projekt Ömsesidiga resurser (personal) Workshops utifrån checklistan Kostnad kr/anslutning Tillkommer kostnad för uttag ur system och byggande av SIP (arkivpaket) Sida 7

8 Anslutningsarbetet (mottagningsprocessen) Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Sida 8

9 Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Vad ska levereras? Behövs gallringsutredning? Processkartläggning? Uppdragsbeskrivning

10 Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Fyll i mall för informationsredovisning Struktur och metadata för arkivobjekt Kartlägg återsökningsbehov PuL- och sekretessklassning Välj format på filer, skapa exempel

informationsredovisning Struktur och metadata för arkivobjekt

11 Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Extrahera Paketera (SIP) Kvitto- och felhantering

12 Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Synkron/Asynkron Brandväggar Användarkonton

13 Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Leveransgodkännand Förteckna Utbilda utfående Checklista som dokumenterar projektet Fortsatta leveranser?

Produktion Leveransgodkännand Förteckna Utbilda

14 Anslutningsarbetet Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Leveransgodkännand Förteckna Utbilda utfående Checklista som dokumenterar projektet Fortsatta leveranser?

15 Utfående - tillhandahållande Målgrupper Allmänheten Handläggare och arkivarier Övriga intressenter (PSI...) Åtkomstsätt Självservice Klient Integration via API (webbtjänst) SIDAN 15

16 Webbsök e-arkiv Stockholms e-tjänst Information i e-arkivet kan hämtas, läsas och laddas ner direkt från e-tjänsten, om inga juridiska hinder föreligger Information med sekretess (klass 1) och PUL (klass 2) begärs ut via förfrågan I läsesalen visas PUL (klass 2) information Sekretess (klass 2) begärs ut via telefon, mejl och webbformulär

med sekretess (klass 1) och PUL (klass 2) begärs ut via förfrågan I läsesalen visas

17 Vilken information kan visas via internet? Sekretess PuL 0 Hel Förekomst Ej Ej 1 Hel Förekomst Ej Ej 2 Förekomst Förekomst Ej Ej 9 Förekomst Förekomst Ej Ej Med Hel avses att informationen i sin helhet lämnas ut automatiskt via e-tjänsten. Med Förekomst avses att en sökning ger en begränsad mängd metadata som visas i en träfflista. Detaljer som är publikt synliga är ID för arkivobjektet samt Beskrivning och ett relevant Datum. Själva innehållet i arkivobjektet utöver dessa tre visas ej direkt via internet. Med Ej avses att sökträff ej visas överhuvudtaget även om information som matchar sökningen existerar. Informationstext upplyser om att sökning i detta material ej ger träff Sida 17

automatiskt via e-tjänsten. Med Förekomst avses att en sökning ger en begränsad mängd metadata som visas i en träfflista.

18 Webbsök, ny design Sida 18

19 Sökträffar i kartvy Sida 19

20 Sökträffar i bildvy Sida 20

21 Hur har handläggarens arbete förändrats? Handläggning direkt via datorn Mindre spring i magasinen På sikt kortare handläggningstider Sida 21

22 Prioriterade arbetsområden Fyll på e-arkivet! Förbättra sök- och visningsfunktioner Arbeta vidare med att förbättra processen Öka användandet internt Ytterligare förankra stadsarkivets centrala roll i stadens informationsförsörjning SIDAN 22

23 Utmaningar! PUL och sekretess, ett öppet eller stängt e- arkiv Beräkna antal ärenden/förfrågningar per år som varje anslutande förvaltning och bolag genererar till Svarsenheterna Prestanda iipax och e-tjänsten Mina sidor Bank-ID inloggning Snygg och användarvänlig e-tjänst Pedagogiska och kommunikativa utmaningar internt och externt

24 Frågor? Stockholms-stad/

Relevanta dokument

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia Begrepp Gallring Sekretess PUL Diarie-dossiéeplan /registreringsplan Diarium (NO