Så inför du ett användarvänligt och tillgängligt e-arkiv

Transkript

1 Så inför du ett användarvänligt och tillgängligt e-arkiv Arkivforum 12 mars 2015 The Capital of Scandinavia Matilda Ekström & Carina Joki Stockholms stadsarkiv

2 Dagens upplägg Bakgrund & målbild Processer & organisation Kravställning & införande Så här arbetar vi med leveranser Visning Så här arbetar vi med förvaltning & utveckling Ställ frågor!

3 Stockholms stadsarkiv

4 The Capital of Scandinavia Bakgrund & målbild

5 Copyright: Svartpunkt Magnus Glans & Jennifer Nemie, 2009

6 Tidslinje Projekt Navet sep 2007 feb 2008 Våren aug 2008 Förstudie Kravställning Remiss i staden Val av leverantör aug 2008 dec 2010 Implemen- tering Ansluta piloter Lansering sommar 2010 Restlista Plattform e-arkiv Stockholm

7 Tidslinje Projekt Navet sep 2007 feb 2008 Våren 2008 Hösten 2008 Förstudie Kravställning Remiss i staden Hösten 2009 jan 2010 Kravspecifikation stöd för nämndhantering Hösten 2010 Beslut om utvidgning Gemensam informationsförsörjning

8 Mål Säkerhet Utgöra en central resurs

9 Avgränsning e-arkivet förvarar inte hemlig information av betydelse för rikets säkerhet e-arkivet ansvarar inte för informationens riktighet

10 Vad var viktigt för oss? Verksamhetens sammanhang Styrande regelverk Interna regler Intressenters behov Färdig produkt Budget och resurser Standarder e-arkivsmodell metadata begreppsmodell Arbetsprocess Stöd av politiken Säkerställa kompetens Kravställa/Beställa Upphandla Genomföra Testa Utbilda

11

12 Varför ska informationen levereras till e-arkivet? Effektivare Informationen ska återanvändas! Återsöka och hämta på ett ställe Mer heltäckande information Självbetjäning Säkrare Bevarande och långtidslagring i digital form säkras Gemensam metadata Informationen kan inte förändras Billigare Staden minskar sina kostnader för informationshantering Avställning System kan avvecklas Samordnad gallring

13 Varför ska informationen levereras till e-arkivet? Stadsarkivet övertar ansvaret att: göra informationen tillgänglig upprätthålla informationens autenticitet bevara och framtidssäkra informationen genomföra gallring

14 Utfående tillhandahålla information Målgrupper Allmänheten Handläggare och arkivarier Övriga intressenter Åtkomstsätt Självbetjäning e-arkivet Integration via webbtjänst

15 Statistik 2014 Antal GB 402 Antal förfrågningar via e-tjänsten 46 Antal förfrågningar via mejl och telefonjour 69 Antal besök i e-tjänsten 4669 Antal sökningar i e-tjänsten Antal nedladdade filer 2695

16 Frågor?

17 Processer & organisation.

18 Navet: Processer och rutiner togs fram Överlämnand e Pre-Mottag och Mottagning Ledning & Förvaltning Arkivvård och Administration Utfående

19 och togs fram

20 Vi behövde förenkla! Ledning och förvaltning Förmöte Mottagningsprocessen Utfåendeprocessen Administration och arkivvård

21 Lite krångligare beskrivet

22 Uppföljning projekt Navet Hur fördelades kostnader? Hur funkade egentligen projektet? Vad hände när konsulterna försvann? Vad säger man på stadsarkivet om projektet idag? Hur påverkar erfarenheterna det fortsatta arbetet?

23 Frågor?

24 Kravställning & införande

25 Kravställning utifrån hur ni vill kunna använda e-arkivet Gör användningsfall: Vilka är behoven? Hur ska den e-arkiverade informationen användas? Vem ska ha tillgång till informationen? E-arkiv eller system för långtidsbevarande? Allmänhet och tjänster? Informationssäkerhet Vårdande av informationen Ska-krav uppfylls inte alltid fundera på vad som är viktigast!

26 Vad krävs från organisationen? Ekonomi Resurser Förankringsarbete Engagemang Arbetsprocesser Förvaltningsorganisation

27 Informationssäkerhet Informationen i e-arkivet ska vara skyddad mot förändringar, obehörig åtkomst, förvanskning eller förstörelse Tekniska åtgärder Produkt Fysiskt skydd Säker disklagring Behörighetssystem Spårbarhet Backup-rutiner Formatstandarder Validering och leveranskontroll

28 Informationssäkerhet forts. Verksamhetsmässiga åtgärder Rätt information ska vara tillgänglig när den behövs Redovisningsstruktur för informationen Metadata Gemensam grunduppsättning Verksamhetsspecifik Klassificera informationen (PUL/OSL) Tydliga arbetsprocesser och rutiner

29 Vad krävs för att tillgängliggöra informationen? Klassificera informationen Roll och behörighetsstyrd åtkomst Möjlighet att konfigurera vad som är sökbart (metadata, indexerade handlingar) Applikation för återsökning och hämtning av informationen Integration med levererande verksamhetssystem Alternativ presentationsformer Ärendehandläggningsstöd

30 Informationsklassificering i Stockholms stad Ett formellt sätt att fastställa rätt skyddsnivå för ett IT-system eller en e-tjänst Formuleras i en säkerhetsprofil Åtkomstbegränsning Riktighet Tillgänglighet Spårbarhet Nivåer: Högsta klassning 3 Lägsta klassning

31 Informationsklassificering e-arkivet Säkerhetsprofil Åtkomstbegränsning Riktighet Tillgänglighet Spårbarhet Nivå (1, 2, 3) Senaste genomförd klassning oktober brister påpekade för åtgärd

32 Införsäljningsövning Scenario 1: Du träffar ett antal beslutsfattare som har makten att avgöra om ni får dra igång ett e-arkiv projekt. Vilka argument / effekter använder du för att sälja in projektet? Scenario 2: Du träffar en systemägare som verkar lite motvillig till att arkivera någon information från sitt system till e-arkivet. Vilka argument använder du för att få henne intresserad?

33 Att fundera på Hur har andra gjort? Hur ska e-arkivet användas och av vem? Utvärdera leverantörerna (produkterna) med hjälp av användningsfall Kräv ett bra gränssnitt Hur många piloter? Vilka resurser behövs? Hur ska förvaltningsorganisation se ut? Finansieringsmodell? Vilket material ska tas in först? Integrera digitaliseringsarbetet FGS:er och standardisering

34 Frågor?

35 Så jobbar vi med leveranser

36 E-arkivet på plats Frukostseminarier Lansering Produktblad Information på möten Nyhetsbrev

37 Digitala arkivprocessen Ledning och förvaltning Förmöte Mottagningsprocessen Utfåendeprocessen Administration och arkivvård

38 Vilken information ska vi arkivera först? Bolag och stiftelser Anslutningsplan Stadsdelsförvaltningar Fackförvaltningar

39 Övning Anslutningar Du har massor av system som ska anslutas till ditt e-arkivet och du måste nu prioritera anslutningarna i tiden. Vilka faktorer påverkar din prioritering?

40 Vilken information tar man först? Dåliga system Systembyte Förvaltningen/bolaget vill leverera Stadsgemensamma system Enklast först Efterfrågade av allmänheten Styra om befintliga digitala leveranser Underlättar handläggning

41 Så här arbetar vi Anslutningsarbetet gemensamt projekt Ömsesidiga resurser (personal) Workshops utifrån checklistan Kostnader: kr/ anslutning+ kostnad för uttag ur system och byggande av SIP (arkivpaket)

42 Anslutningsarbetet (mottagningsprocessen) Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion

43 Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Vad ska levereras? Behövs gallringsutredning? Processkartläggning? Ta fram uppdragsbeskrivning

44 Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Fyll i mall för informationsredovisning Metadata och struktur för arkivobjekt Kartlägg återsökningsbehov Välj format på filer, skapa exempel workshopmallar PuL- och sekretessklassning

45 Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Extrahera Paketera (SIP) Kvitto- och felhantering

46 Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Synkron/Asynkron Brandväggar Användarkonton Hantera kvitto?

47 Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Tre miljöer: Test PreProd Prod

48 Förmöte Skapa arkivfil Kravspecifikation Transportförbindelse Test Produktion Leveransgodkännande LÖK/LAV Förteckna Checklista som dokumenterar projektet Utbilda utfående Fortsatta leveranser?

49 Extrahera Transformera Ladda Komplettering FIlkonvertering Uttag Verksamhets system Verktyg/Produkt för ETL Validering E-arkiv Formatkontroll SIP-konstruktion Datatvätt Informationsvärdering Avgränsningarleveransplanering Transformeringsspecifikation Dokumentation - Checklistan

50 Frågor?

51 Visning av e-arkiv Stockholm & e-tjänsten

52 Så här arbetar vi med förvaltning & utveckling

53 Stockholms stads Fguide (pm3) Förvaltning av IT-stöd: Beslutsmandat Forum för besluts- och operativa möten Målstyrning Användarstöd Ansvarsroller från verksamhet och teknik Ändringshantering Uppföljning

54 Så jobbar vi i förvaltningen Förvaltningsplan Mål Uppdrag Beställa Planering Uppföljning Leverantörer Avtal Verksamhet Samordning Säkra resurser Samverka Kommunicera internt och i staden Personal Budget Användarstöd

55 Kostnader för e-arkiv Stockholm Förvaltning och drift: Licenser: Utveckling: 3,5 Mkr 1,5 Mkr 1 Mkr Finansiering: Central finansiering (utnyckling) Intäkter från leveransarbete Lagringsavgift Projektpengar från Stockholms stad

56 Hur sker vidareutveckling? Nära samarbete med leverantören Medverkar i kravställning mot produkten Kontinuerliga uppgraderingar av produkten Handlingsplan Begränsad budget

57 Utmaningar! Arbeta smartare Vi var före, därför riskerar vi att hamna efter Svårt att identifiera informationsobjekten PUL och sekretess, ett öppet eller stängt e-arkiv? Snygg och användarvänlig e-tjänst Pedagogiska och kommunikativa utmaningar Produkt som kan användas av arkivarien! Lagstiftningen försvårar e- förvaltning

58 Effekter för Stadsarkivet Tydligare kundfokus Nära stadens verksamheter Handläggningseffektivitet Nya idéer ny självbild Vikten av standardiserade verktyg och arbetssätt Ett angeläget arkiv

59 Frågor? om e-arkiv Stockholm - Stockholms stadsarkiv e-tjänst e-arkiv Stockholm