Bolagsverkets arkivering och hantering av e-underskrivna handlingar

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Bolagsverkets arkivering och hantering av e-underskrivna handlingar"

Anna Arvidsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Bolagsverkets arkivering och hantering av e-underskrivna handlingar ADBJ seminarium om bevaring av elektroniskt underskrivna handlingar Sven Granlund, ec. utveckling Stefan Ellström & Johan Bergsten IT-arkitekter

av elektroniskt underskrivna handlingar 2006-10-17 Sven

2 Vad handlar detta föredrag om? Bolagsverket vilka är vi? (Sven) Anpassningen av vårt arkiv för elektroniskt mottagna handlingar (Stefan) Allmän presentation av koncept, lösning och motivation för hantering av elektroniska handlingar (Johan)

handlingar (Stefan) Allmän presentation av koncept, lösning

3 Bolagsverket Registreringsmyndighet för svenska företag - Handlägger registreringsärenden/år - Granskar årsredovisningar/år Sveriges näringslivsregister företag Säljer företagsinformation Både information om företag och elektroniska dokument Helt avgiftsfinansierat

Sveriges näringslivsregister 1 002 299 företag Säljer

4 Vart vill vi, när det gäller e-förvaltning? Vi jobbar aktivt för att ha en bra och effektiv e-förvaltning. Detta påverkar vårt arbete inom bland annat - juridik, där vi försöker vara aktiva i lagstiftningsarbetet - verksamhetsprocesser för registreringsärenden och försäljning - IT-systemen, som byggs för att klara e-tjänster

Detta påverkar vårt arbete inom bland annat - juridik, där vi försöker vara

5 Arkivering vad gäller för oss? Vi får inte gallra bolagshandlingar någonsin! Vi har totalt hyllmeter med handlingar. Vi har scannat in vissa typer av handlingar sedan Sedan år 2003 scannar vi nästan allt!

Vi har totalt 20.000 hyllmeter med handlingar.

6 Problemen för två år sedan Vi hade ett väl fungerande elektroniskt dokumentarkiv, men tekniken var utdöende och omgivningen förändrats. Det var heller inte förberett på den nya e-förvaltningen (t.ex. elektroniskt underskrivna handlingar)

7 Problem 1 befintliga lagringsproblem Vi hade lagrat scannade handlingar i en jukebox för optiska skivor sedan Sista supportdatum för jukeboxen var

8 Problem 2 svårigheter att matcha pappersarkiv och e- förvaltning Aktkappan i pappersarkivet hade inte förändrats, men hur skulle den klara elektroniskt ingivna ärenden?

9 Problem 3 flera systemkopplingar Allt fler IT-system var intresserade av vårt e- arkiv. Men: - hur ska man se till att hålla kvalitén i det material som ska arkiveras och är arkiverat? - hur ska man hantera komplexiteten i systemanvändningen? Bild- och filarkiv

Men: - hur ska man se till att hålla kvalitén i det material som

10 Problem 4 ett arkiv beroende av verksamhetssystemet Vi var beroende av handläggningssystemet för att hitta företagshandlingar i dagens e-arkiv. Uthandlingarna återskapas vid behov via handläggningssystemet, de är inte arkiverade. Jämför med att bara höra en parts telefonsamtal, vad ger det?

Uthandlingarna återskapas vid behov via handläggningssystemet, de är

11 Ett e-arkivprojekt startades, med syftena : En förändrad syn på vårt elektroniska dokument-arkiv över bolagshandlingar samt användningen av detta. En teknisk förändring av lagringen (andra tekniska produkter och annan systemarkitektur)

bolagshandlingar samt användningen av detta.

12 Projektets mål E-arkivet behöver ha bättre återsökningsmöjligheter och vara mer självständigt Vi ska lagra handlingar i tidigt skede med en säker process för att säkerställa att innehållet är korrekt. Vi ska lagra dokument på ett säkert sätt på en modern teknisk plattform, som kan hantera migrering av data. Vi ska lagra elektroniskt ingivet data i ursprungligt skick (idag gör vi TIFF-bilder av dessa)

Vi ska lagra dokument på ett säkert sätt på en modern teknisk plattform, som kan hantera migrering

13 Arkivstrategi Läs- och sökbarheten ska vara oberoende av tidigare system och applikationer som ursprungligen skapade handlingen Metadata lagras så tidigt som möjligt i processen Arkivering av elektroniskt ingivna handlingar ska ske i XML-format (mer om det senare). - arkivering av indata görs så fort vi kan i mottagningsprocessen - men arkivering av utdata görs så sent vi kan i produktionsprocessen! Syftet är ju att det vi arkiverar ska vara så likt medborgarens handling som möjligt kanske rent av identisk.

14 Arkivskydd Ett system som förenklar för omgivningen och som skyddar dokumentarkivet. Elektroniska dokumentarkivet B I L L Y A R K I V Databasen EMC Bild-Centera och filarkiv ( hårddisk, kan ej raderas )

15 Aktkappan i elektronisk form Exempel på arkiv-fliken i handläggarnas program. Den skapar sökbarhet och större oberoende

16 Övrigt om vår e-arkivering Vi följer Riksarkivets föreskrifter om e-arkivering. Vi lagrar inkommen handling i förståeligt XML-format men vi lagrar också en direktt förståelig TIFF-version av den! Vi kontrollstämplar inkommen handling.

Relevanta dokument

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN Vägen mot e-arkiv Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN JANUARI 2014 Detta är en kortversion av förstudierapporten e-arkiv. Varför