Från splittrad IT-miljö till driv i digitaliseringen. Offentliga rummet 2017 Catrin Ditz, CIO Uppsala kommun

Transkript

1 Från splittrad IT-miljö till driv i digitaliseringen Offentliga rummet 2017 Catrin Ditz, CIO Uppsala kommun

2 Innehållsdeklaration Catrin Ditz arbetar som CIO i Uppsala kommun och har fått utmärkelsen årets offentliga chef för sitt arbete med att skapa en organisation som är redo att ta sig an digitaliseringens möjligheter. Hon kommer till Offentliga Rummet för att berätta om Uppsalas förändringsresa från en splittrad IT-miljö till en av landets mest drivande kommuner kring digitalisering. Vi blickar också framåt: hur kommer Uppsala fortsätta utvecklas som digital kommun? 2

3 3

4

5 5

6 IT och digital utveckling i Uppsala kommun är en förändringsmotor i kommunens utveckling och en möjliggörare för effektiva informationsflöden och ökad öppenhet. 6

7 Den verkliga styrkan Demokratiutveckling Öppenhet Service Hållbarhet Attraktiv arbetsgivare Delaktighet Kvalitet Effektivitet Likabehandling Innovationer Samverkan 7

8 Ny teknik eller ordning och reda? 8 CC0

9 Policy för IT-utveckling och digitalisering Vända klimat- och samhällsutmaningar till framgångar Stärka allmänhetens möjlighet till insyn och delaktighet i den demokratiska processen Öppenhet, likabehandling och trygghet präglar kontakten med Uppsala kommun Stärka innovationskraften för invånare och företag genom tillgängliggörande av kommunens informationsresurser Höja kvalitén och öka effektiviteten i Uppsala kommuns verksamheter Stärka Uppsala kommuns attraktionskraft som arbetsgivare genom IT-lösningar som främjar effektivitet, samverkan, delaktighet och öppenhet Nytta för invånare och företag Strukturer för IT-utveckling 9

10 Strategisk plan för IT-utveckling och digitalisering IT-styrning Förändringar i IT-miljön sker samordnat, leder till samutnyttjande av IT-lösningar, minimerade dubbelfunktioner, effektivt underhåll. IT-styrningen är integrerad i kommunens ledarskap och stärker innovationskraft och utveckling av framtida samhällslösningar. Verksamhetssystem En tydligt dokumenterad uppsättning verksamhetssystem som drivs och utvecklas utifrån en gemensam IT-arkitektur och tydliggjorda verksamhetsbehov. Digitalisering Föredöme på att tillvarata och utveckla digitaliseringens möjligheter. Utvecklar medborgardialogen, främjar hållbara lösningar. Digitalt är norm. Enkelt att ha kontakt. Öppna data stimulerar innovation och underlättar insyn. IT-infrastruktur En digital arbetsplats som främjar delaktighet, samverkan, hållbar utveckling och kommunens attraktivitet som arbetsgivare. En trygg och tillförlitlig IT-infrastruktur som utgör en stabil plattform för kommunens IT. Certifiering för hållbar och ansvarsfull produktion. 10

11 IT-planen Det viktigaste verktyget för verkställighet av policy och strategisk plan för IT-utveckling och digitalisering inom Uppsala kommun. Är ledningens huvudsakliga verktyg för övergripande prioriteringar och koordinering av IT-relaterad utveckling inom kommunen. Är flerårig, uppdateras årligen, följs upp i enlighet med kommunens verksamhetsuppföljning och beslutas i kommunens tjänstemannaledning. IT-staben på kommunledningskontoret ansvarar för att ITplanen fyller sin funktion och hålls aktuell i nära samarbete med alla berörda verksamheter. Fångar alla IT-frågor i Mål och budget och Kommunstyrelsens verksamhetsplan 11

12 IT-plan 12

13 CIO IT-styrning Verksamhetssystem Digitalisering IT-infrastruktur Strategi IT-strateg, IT-arkitekt, e-strateger, funktionsansvariga IT-koordinering Basen i IT-stabens närvaro hos och samarbete med förvaltningar & bolag Systemförvaltning Ekonomi, HR, ärendehantering, kris & beredskap samt utbildning Systemförvaltning Hälsa, vård, omsorg, kultur & fritid, & behörighet Systemförvaltning Miljö, bygg, fastighet, webb & GIS Arbetsplats & telefoni Drift och utveckling av digital arbetsplats, inklusive telefoni Skol-IT Infrastruktur och systemförvaltning för skolan Drift Drift och utveckling av kommunens datanät & serverdrift 13

14 Strategi IT-strateg, IT-arkitekt, e-strateger, funktionsansvariga Systemförvaltning Ekonomi, HR, ärendehantering, kris & beredskap samt utbildning Arbetsplats & telefoni Drift och utveckling av digital arbetsplats, inklusive telefoni CIO Systemförvaltning Hälsa, vård, omsorg, kultur & fritid, & behörighet Skol-IT Infrastruktur och systemförvaltning för skolan IT-koordinering Basen i IT-stabens närvaro hos och samarbete med förvaltningar & bolag Systemförvaltning Miljö, bygg, fastighet, webb & GIS Drift Drift och utveckling av kommunens datanät & serverdrift En grundidé Vi klarar utvecklingen med det vi har om vi samlar alla budgetar, kompetenser och teknik på ett ställe och tar ett helhetsansvar. Identifierade tidigt en samlad IT-organisation som en nyckel till framgång Vi har samlat ihop oss stegvis (människor, kompetenser, system, budgetar, processer) Det starkaste och svåraste; att hantera strategi & produktion samtidigt och tillsammans IT-koordinatorn en nyckelroll, finns i varje förvaltningsledning (parallellt med motsvarande roller på HR, Ekonomi & Kommunikation) Vi ska bära den komplexitet som IT-relaterad verksamhetsutveckling innebär 14

15 En splittrad och svåranalyserad IT-miljö Många o-koordinerade projekt utan gemensam prioritering Många ostartade projekt Digitalisering Ärendehanteringssystem Ekonomisystem Personalsystem Pedagogiska system Miljö&byggnadssystem Insyn&delaktighet Kultur&fritidssystem Hälsa&omsorgssystem Kris&beredskapssystem Geografiska informationssystem Infrastruktur 15

16 Synergieffekter och skalfördelar Digitalisering ska ge smarta tjänster över organisationsgränser Vi är sambos i IT-miljön och tar beslut tillsammans Förvaltningsobjekten är rummen i vårt gemensamma hus, varje objekt samlar funktioner. Allt är allas. IT bidrar till attraktiv arbetsgivare 16

17 Från systemleverans till digitalisering Beställar-utförar metod, utgår ifrån att verksamhetsbehov och tekniska lösningar kan förutses och formuleras. Formella strukturer mer väsentliga än öppna dialoger Verksamhet IT Leverantör Samverkansmetod som utgår från att verksamhetsbehov och tekniska lösningar samverkar tätt för att skapa nyttor som inte alltid kan förutses. Öppna dialoger mer väsentliga än formella strukturer. Leverantör Verksamhet IT 17

18 DIGITALT LEDARSKAP Ett effektivt och ändamålsenligt ledarskap för att till fullo utnyttja digitaliseringens möjligheter och samtidigt möta dess utmaningar. 18 CC BY 2.0 Vinoth Chandar

19 CC BY 2.0 Lauro Roger McAllister DIGITALISERING~ Möjligheter

20 DIGITAL ÅNGEST Hur kan vi förstå digitalisering? Vad vill andra? Vad vill vi? Vad kan vi förvänta oss? Vilka sinnen krävs? Vilka styrmekanismer behövs? Hur leder vi digitalisering? 20

21 Säkerhet Arbetsmiljö Personlig integritet Kompetensförsörjning 21

22 Våra största GIS e-arkiv Digital arbetsplats (office 365) Hälsa, vård & omsorg 2019 Digitalt handläggarstöd Nytt HR-system Skoladministrativt system Infraupphandlingar (Telefoni, PC & datanät) 22

23 Vi vet att vi inte kan allt själva Uppsala bidrar till nationella och regionala mål med digitalisering och är ett föredöme på att tillvarata och utveckla digitaliseringens möjligheter Serverat Får jag lov LEDA för smartare välfärd Föreningsbidrag & lokalbokning 23

24 24

25 Tack J 25