IT-vision för Örnsköldsviks kommun

Transkript

1 IT-vision för Örnsköldsviks kommun Dokumenttyp Dokumentägare Kommunledningskontoret Dokumentnamn Program, IT-vision, handlingsplan och -utvecklingsplan Dokumentansvarig IT-chef Beslutad/Antaget KF Reviderad Version Giltighetstid

2 2 (10) Innehåll 1 Bakgrund Vision och mål för kommunen och utveckling av IT... 5 Bilaga Handlingsplan (godkänns av förvaltningschefsgruppen)

3 3 (10) IT-vision Bakgrund Syfte och upplägg Syftet med denna IT-vision är att formulera en övergripande inriktning för kommunkoncernens utveckling av IT-stöd och IT-tjänster de närmaste fyra åren. IT-visionen kopplas till den vision för hela kommunens utveckling till 2015 som kommunfullmäktige beslutat. Kommunfullmäktige godkänner IT-visionen. Till IT-visionen hör en handlingsplan med åtgärder som följer de inriktningsmål för den kommunala verksamheten som kommunfullmäktige också beslutat. Handlingsplanen revideras kontinuerligt och godkänns av förvaltningschefsgruppen. Varje förvaltning ska utifrån ITvisionen upprätta en IT-handlingsplan för den egna verksamheten. En avgörande faktor för IT-visionens och handlingsplanens genomförande är att den har en god förankring i den kommunala organisationen, och att alla åtgärder för att förverkliga visionen beslutas av berörd förvaltning eller bolag i samråd med IT-enheten på kommunledningskontoret. Utveckling Sedan kommunfullmäktige godkände den nuvarande IT-visionen 2004 har huvuddelen av de åtgärder som där redovisades genomförts. Det gäller t.ex.: samordning av kommunens IT-personal/utrustning införande av ett nytt ärendehanteringssystem ökad användning applikationer som använder GIS utbyggt bredband, mer än 95 procent av kommunens hushåll och företag kan nu anslutas alla medarbetare inom kommunen har fått tillgång till de gemensamma IT-resurserna, vilket gjort att personalens IT-mognad har ökat.

4 4 (10) Utbyggnaden av dels kommunorganisationens interna IT-infrastruktur, och dels bredband till företag och allmänhet, ger den nödvändiga plattformen för fortsatt utbyggnad av e-tjänster och IT-baserade verksamhetssystem. Från staten och Sveriges kommuner och landsting (SKL) har olika initiativ tagits för att främja utvecklingen av e-tjänster. Syftet är att öka både effektiviteten i den offentliga förvaltningen, och servicenivån gentemot medborgarna. Förhoppningar finns också att demokratin ska kunna utvecklas genom nya e-tjänster som underlättar kommunikationen mellan politiker och medborgare. SKL har tillsammans med Socialstyrelsen och andra företrädare för hälso- och sjukvården tagit fram en nationell IT-strategiplan för vård och omsorg. Bakgrunden är att en rad frågor av betydelse för ITanvändningen behöver lösas på nationell nivå i samverkan mellan alla aktörer inom vården. Dessa frågor måste i stor utsträckning baseras på gemensamma synsätt samt nationellt fastställda riktlinjer och lösningar. Planen ska medverka till att förutsättningarna för en säker, tillgänglig och effektiv vård och omsorg bli bättre med hjälp av IT som ett strategiskt verktyg. Den nationella planen redovisar följande insatsområden: 1. Harmonisera lagar och regelverk med en ökad IT-användning 2. Skapa en gemensam informationsstruktur 3. Skapa en gemensam teknisk infrastruktur 4. Skapa förutsättningar för samverkande och verksamhetsstödjande IT-system 5. Möjliggöra åtkomst till information över organisationsgränser 6. Göra information och tjänster lättillgängliga för medborgarna Den inriktning och de åtgärder som föreslås i denna IT-vision och handlingsplan bedöms vara förenliga med den nationella IT-strategiplanen för vård och omsorg.

5 5 (10) 2 Vision och mål för kommunen och utvecklingen av IT Vision Kommunfullmäktige har för kommunens arbete mot 2015 formulerat följande vision Örnsköldsvik skall år 2015 vara en kommun i världsklass att leva i, att arbeta i och besöka. Som plattform för visionen anges Ett starkt och långsiktigt hållbart näringsliv samt En attraktiv kommun med god och hållbar livsmiljö. Detta är utgångspunkten för IT-visionen. IT ska ses som ett verktyg för att förverkliga fullmäktiges övergripande vision och mål för hela kommunen. Förslag till övergripande vision för kommunens IT-utveckling Örnsköldsvik skall vara en av landets ledande kommuner när det gäller effektivisering inom administrationen med hjälp av IT Örnsköldsvik skall vara ett föredöme när det gäller att med hjälp av IT erbjuda kommunens invånare, företag och besökare god service. Den första punkten är inriktad på kommunens interna verksamhet och de möjligheter till ökad effektivitet som IT ger. Ett bra IT-stöd kan även höja kvaliteten i verksamheten, t.ex. genom att korrekt information alltid finns tillgänglig för beslutsfattare och tjänstemän. Den andra punkten riktar sig till alla som är beroende av en väl fungerande kommunal verksamhet. Genom att nyttja IT-stöd kan det blir enklare och snabbare för medborgare att t.ex. lämna ansökningar, få information om pågående ärenden och att kommunicera med ansvariga handläggare. Detta är inte minst viktigt för näringslivet.

6 6 (10) Bilaga till IT-visionen IT-handlingsplan Godkänns av förvaltningschefsgruppen Två punkter är särskilt viktiga att prioritera i arbetet de kommande fyra åren: Utveckling av externa e-tjänster för våra medborgare. Det är en utmaning som kräver en dialog och samverkan med våra medborgare och politiker. Utbildning av kommunens personal. Utbildningsbehovet i IT och IT-verktygen är stora och vi behöver hitta olika former och forum för att tillgodose detta behov. Det finns behov både av introduktioner till nyanställda och till nya dataprogram, men också fortlöpande utbildningsinsatser för att utveckla IT-kompetensen inom organisationen. Handlingsplanen för kommunens IT-utveckling följer de inriktningsmål för hela den kommunala verksamheten som fullmäktige beslutat. För att skapa trovärdighet och tydlighet knyts också föreslagna åtgärder mot GPS (Gemensam Process för Styrning), så att mätbarheten av insatserna blir tydligare. Kommunfullmäktiges fyra inriktningsmål Nedan redovisas fullmäktiges fyra inriktningsmål för den kommunala verksamheten. Under respektive mål beskrivs kortfattat på vilket sätt IT kan medverka till att målet uppfylls, samt åtgärder som bör genomföras fram till 2011.

7 7 (10) 1. God verksamhet IT underlättar en effektiv verksamhet genom att samordna, effektivisera och höja kvalitén i kommunens verksamhet och genom att förbättra och underlätta processer och arbetsmoment. Åtgärder för målet God verksamhet Koncernövergripande åtgärder 1. Verka för fri tillgång till kommunkoncernens investeringar i IT-infrastruktur. 2. Utvecklat politikerstöd genom bättre tillgång till handlingar via webb. Detta har påbörjats genom att sammanträdeshandlingar i ärendehanteringssystemet Lex är tillgängliga för politiker via kommunens Extranet. 3. Geografiska InformationsSystem (GIS): utveckla fler gränssnitt för verksamhet och medborgare. 4. Utveckla förvaltningsorganisationen runt LEX med ansvar för e-administrationen inom kommunen d.v.s. från inkommen handling till e-arkivering. 5. Skapa en projektorganisation för verksamhetsutveckling. 6. Telefoni: utveckling av mobila lösningar med fasttelefoni tjänster 7. Gemensam växel/kundtjänst (både intern och extern). 8. Gemensamt synpunktssystem i Lex. Påbörjat för omsorgsförvaltningen och humanistiska förvaltningen. 9. WEB-sidor och intranätutveckling. Utveckling av kommunens intranät så att den integreras med kommunens verksamhetssystem. 10. Utveckling av former för sammanträden och möten med hjälp av ny teknik. 11. Kommungemensam utskriftshantering. 12. Kommungemensamt skalskydd och låssystem. 13. Aktivt arbete för Open Source, alternativ för kontorsprogram och verksamhetssystem som ger lägre kostnader.

8 8 (10) Förvaltningarnas IT-utvecklingsplaner Varje förvaltning ska utforma sin egen IT-handlingsplan utifrån den övergripande IT-visionen. IT-strategigruppen samordnar, prioriterar och följer upp utifrån den beslutade visionen och handlingsplanen Länkar till förvaltningarnas egna IT-utvecklingsplaner (från den digitala versionen av detta dokument) Barn- och utbildningsförvaltningen Tekniska kontoret Humanistiska förvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Plan- och miljökontoret Omsorgsförvaltningen: 2 Attraktiv arbetsgivare IT kan underlätta och göra arbetsuppgifter intressantare och därigenom vara ett konkurrensmedel vid rekrytering av personal. IT kan öka möjligheterna till kommunikation och delaktighet mellan anställda, arbetsgivare och medborgare oavsett tid och rum, språk, kultur eller funktionshinder. IT ger ökade möjligheter till lärande genom nya verktyg och bättre tillgång till aktuell information. Möjligheten till utbyte med andra kommuner och länder kan också underlättas. Åtgärder för målet Attraktiv arbetsgivare 14. Utvecklat servicesystem för anställda (hanteringar av reseräkningar, utlägg m.m. i elektroniskt personalsystem) 15. Förbättrad tillgänglighet till kommunens IT utanför ordinarie arbetsplats. Underlättar distansarbete och flexibla arbetsformer. 16. Utveckla internutbildning genom t.ex. interaktiva lösningar. 17. Medverka till en utveckling en intern kundtjänst, som bl.a. gör korrekt information lättillgänglig för medarbetarna. 3 Ekonomi i balans Rätt utnyttjat skapar IT förutsättningar för en långsiktig ekonomi i balans.

9 9 (10) 4 Medborgarnytta IT kan göra kommunen mer lättillgänglig och möjliggöra god service till medborgaren. IT kan främja demokrati, tillväxt och utveckling. Åtgärder för målet Medborgarnytta 18. Upprätta en handlingsplan för e-tjänster som prioriterar vilka e-tjänster som kommunen ska utveckla fram till Fortsatt bredbandsutbyggnad. Kommunen ska verka för att kvarstående brister i tillgången till bredband åtgärdas. Det gäller både områden som idag helt saknar bredband, och områden där nuvarande lösningar är bristfälliga. 20. Utvecklade lösningar för distans- och fjärrundervisning 21. Övriga åtgärder som bör prövas 5 Miljö Utveckla förvaltningsövergripande administrativa centra i kommundelarna (flera förvaltningar delar på samma personal, lokal och utrustning). För ut publika datorer i flera offentliga miljöer (offentliga och kommersiella). Webbteve-utsändningar av t.ex. kommunfullmäktiges möten. Tillägg till fullmäktiges inriktningsmål IT skall genom nya innovativa lösningar arbeta för att värna vår miljö. Med genomtänkta lösningar kan vi minska miljöpåverkan genom att t.ex. utveckla tjänster som minskar resandet. Vår utrustning ska ha en godkänd miljömärkning, vara återvinningsbar och inte innehålla farliga ämnen.

10 10 (10) Genomförande och uppföljning Genomförandet av den övergripande handlingsplanen sker i dialog mellan kommunledningskontoret och förvaltningarna och inom ITstrategigruppen och IT-rådet. En översyn av planen kommer kontinuerligt att göras av IT-strategigruppen. Arbetsgruppen för en ny IT-plan består av: Sture Andersson, IT-chef Åsa Grundberg, omsorgsförvaltningen Maria Edblad Jansson, skolförvaltningen Thomas Lundgren, kommunledningskontoret Johan Nyberg, tekniska förvaltning Jens Danielsson kommunledningskontoret