Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen arkiv

Transkript

1 Guide till handlingsalternativ är ett utbildningsmaterial som tagits fram inom ramen för förstudien som genomfördes i samverkan mellan kommuner, landsting och regionförbund i Kronoberg och Blekinge våren Den här presentationen är tänkt att användas vid utbildningar och kan också läsas som en kortfattad introduktion. Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen arkiv Materialet är fritt att användas av de organisationer som deltog i den gemensamma förstudien. Önskar du använda materialet i något annat sammanhang eller har några frågor eller synpunkter kontakta: Elin Jonsson Växjö kommun Telefon E post elin.jonsson@vaxjo.se 1

2 Tidsaxeln visar olika lagringsmedier som använts de senaste årtiondena: hålkort, magnetband, diskett, CD skiva, USB minne och molnet. Det har också genomförts tester med att lagra data i DNA strukturer. Digitaliseringen av förvaltningen påbörjades redan under 60 och 70 talet. Tekniken (och lagringsmedierna) har ändrats hela tiden. Det är viktigt att verksamhetsstödet uppfyller verksamhetens behov. Informationen måste däremot motstå tidens tand. Medicinska journaler behövs under hela människans livstid, och efter det för forskningen. Betyg kan behövas under hela den yrkesverksamma tiden. Tidsaxeln illustrerar att det inte går att bevara digital information på samma sätt som papper. Det vill säga att låsa in kassetter och skivor i arkivlokal och hoppas att de går att läsa om 50 år. Idag är det till exempel inte längre standard med diskettläsare till datorer. För att bevara digital information behövs andra metoder och verktyg. 2

3 Bilden visar de mål för digitaliseringen som regeringen och Sveriges kommuner och landsting (SKL) har satt upp: En enklare vardag för medborgare Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Genom att samverka digitalt kan kontakter mellan myndigheter och mellan myndigheter och medborgare förenklas. Medborgarna ska stå i centrum när offentlig förvaltning utvecklar sin digitala service. Det ska vara enkelt att ta tillvara sina rättigheter och uppfylla sina skyldigheter. Det ska också bli lättare att hitta och använda öppna data. (Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning N ) E arkiv är en del av målområdet smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och deltaktighet. E arkivet tillhandahåller information som har hög kvalitet och som är användbar för de e tjänster och informationssystem som används i e förvaltningen även på lång sikt. 3

4 Det finns många intressenter när det gäller information och informationssystem. Men var är egentligen viktigast? Handläggare vill ha system som stöder effektivt arbete. Det framhävs ofta som det allra viktigaste. För andra är det viktigaste att tekniken fungerar bra och att det inte blir några avbrott. Sedan har vi allmänheten, som vill ha information lätt tillgänglig och helst gratis. Till slut finns det några stycken, till exempel arkivarier och informationssäkerhetsansvariga, som tycker att det allra viktigaste är att information hanteras på ett säkert sätt. För att kunna komma fram till ett långsiktigt hållbart bevarande behöver vi hitta en gemensam nämnare. Det är i själva verken inte motstridiga intressen, utan alla intressen måste till viss del tillgodoses för att förvalta information på lång sikt. För att informationen ska vara lätt tillgänglig behövs bra teknik. För att information ska vara ett stöd för arbetet krävs att den hanteras säkert (till exempel att den inte ändras okontrollerat eller försvinner). 4

5 Det är lika viktigt att få med alla bitar i arbetet med att införa e arkiv. Annars blir arbetet aldrig klart. Verksamhet, arkiv och teknik är viktiga pusselbitar. En annan viktig pusselbit är allmänheten. De tjänster som arkivet erbjuder ska fungera för dem som söker efter information. Även upphandling, juridik, säkerhet och så vidare är bitar som behöver komma på plats och samarbeta. Samarbete är nyckeln till långsiktigt digitalt bevarande. 5

6 Vi har tagit fram en modell för att beskriva vad arkiv handlar om. Den vänstra figuren är verksamheten, det vill säga de nämnder och företag som hanterar information. Verksamheten ska registrera sina allmänna handlingar och ta hand om sina arkiv. Bestämmelserna finns i offentlighetslagstiftningen. Den röda figuren visar att det är tydligt reglerat ansvar för dessa verksamheter. Varje kommun, landsting och regionförbund har som utgångspunkt sin egen arkivmyndighet. Har inte någon annan nämnd eller styrelse utsetts är det kommunstyrelsen eller landstingsstyrelsen som är arkivmyndighet. Den centrala arkivfunktionen, arkivmyndighetens verkställande organ (figuren till höger), har hand om tillsyn och riktlinjer och förvaltar överlämnade arkiv. Bestämmelserna finns i arkivlagen. Pilen symboliserar att information överförs från verksamheten till arkivet och arkivet ger råd och instruktioner till verksamheten. Den nedre tvärgående figuren ringar in ett område som höjer kvalitén på verksamheten och som förbättrar servicen för intressenter och de som vill använda informationen. Dessa områden är inte unika för arkivet. Modellen visar att arkiv är ett omfattande verksamhetsområde. Det behövs olika typer av kompetenser och system. I början av ett projekt är det viktigt att ringa in vilket eller vilka områden som kommer att ingå. 6

7 Vi befinner oss i en brytpunkt Informationen skapas huvudsakligen i IT-system. Systemet för långsiktigt bevarande är fortfarande anpassat för att vi ska spara papper. Arkivorganisationen är uppbyggd kring arkivlokaler, system med arkivboxar och akter. Kompetens kring klimat, materiel och metoder för att bevara analoga handlingar på framförallt papper. Original Original Att bygga upp en ny infrastruktur Vi behöver tillsammans bygga upp en infrastruktur för att hantera elektroniskt bevarande på ett ansvarsfullt sätt. Det behövs ett tillräckligt stort antal organisationer Kompetens för att hantera lagring, migrering och åtkomst för att säkerställa bevarande. Denna kompetens behöver byggas upp hos kommuner, landsting, statliga myndigheter och privata aktörer. Digitala världen Dataobjekt Representation 1

8 Under förstudien har det blivit alltmer tydligt att e arkiv inte bara handlar om att upphandla ett it system. E arkiv är i hög grad ett verksamhetsprojekt. Först och främst behövs olika typer av styrande dokument, riktlinjer och arbetsbeskrivningar. För det andra behöver arbetet organiseras. Det kan handla om vilka beslutsvägar som ska gälla, hur e arkivet ska placeras organisatoriskt och liknande. Det behövs budget, lokaler, personal eller externa konsulter för att utföra de olika arbetsuppgifterna. Slutligen behövs olika typer av tekniska stödsystem, det vill säga e arkiv som teknisk lösning, som kan upphandlas som produkt eller tjänst. Idag finns det inte en fix och färdig organisation som kan sätta igång och förvalta ett e arkiv hos de organisationer som deltog i förstudien. Det gör att e arkiv skiljer sig från andra it upphandlingar. Till skillnad från vanliga it system påverkar e arkivet också alla andra it system som innehåller bevarandevärd information. E arkivet ställer krav på att information ska kunna överföras till arkivsystemet. Att införa e arkiv innebär många strategiska och organisatoriska beslut. 9

9 Digitalisering pratas det ofta om. Att digitalisera betyder att göra någonting analogt digitalt. Det kan handla om att förenkla arbetsrutiner med e tjänster. Det kan också handla om att att skanna eller fotografera pappershandlingar. De digitaliserade bilderna indexeras (förses med metadata) och hanteras i någon form av databas. Digitalt bevarande fokuserar på det som skapas och hanteras i digital form redan från början. Till exempel information i våra it system. För att kunna bevara informationen på lång sikt paketeras den tillsammans med all information som behövs för att kunna hitta och läsa informationen och hanteras i ett arkivsystem. Även digitaliserad information kan paketeras och hanteras i ett arkivsystem. Men en databas eller dokumentlager med digitaliserade dokument är som ett verksamhetsystem vilket som helst i förhållande till arkivsystemet. Det finns också tillfällen då digitaliseringen är den enda chansen att bevara sköra handlingar eller information som lagras på medier som riskerar att brytas ner (till exempel video i VHS format). Detta område beskrivs inte närmare i guiden. 10

10 Man talar om bevarande på lång sikt. Men vad är lång sikt? 1. När en ny teknisk plattform ska införas och informationssystem migreras. 2. När ett nytt verksamhetssystem ska införas och information konverteras mellan systemen. 3. När en ny myndighet startas innebär det en ny arkivbildare. Då ska det gamla arkivet överlämnas till arkivmyndigheten och ett nytt ska startas upp. Det innebär till exempel att diarier ska avslutas och nya diarieserier måste läggas upp. 4. Det händer också att verksamheter inte längre ska finnas kvar. Det har hänt till exempel med hundskatten som kommunerna hanterade. Ett annat exempel är om skolan skulle bli statlig igen. Då finns det inte längre kvar någon verksamhet som kan ansvara för informationen och som har ett verksamhetssystem för att söka och läsa informationen. Informationen ska då lämnas över till arkivmyndigheten och slutarkiveras oberoende av de ursprungliga systemen. 5. Till slut (på mycket lång sikt) finns det inte kvar varken människor eller it system med kunskap om verksamheten och verksamhetens kontext. De första trappstegen kan hanteras inom ramen för befintlig verksamhet. När det gäller de sista trappstegen är det däremot en kulturarvsinstitution (till exempel kommunarkiv) som är den naturliga platsen. Däremellan beror det på situationen, vilka behov som verksamheten har, om det finns bestämmelser i lag eller liknande, vad som är mest lämpligt. De tekniska lösningarna kan alltså se olika ut. 11

11 Information arkiveras redan när uppgifter matas in i olika it system som används i verksamheten. När information läggs in fortlöpande så blir varje post allmän handling när den färdigställs eller signeras. Ärende och dokumenthanterings system kan innehålla avslutade ärenden som är arkiverade enligt lagstiftningen. Medborgare, myndigheter och företag kommunicerar med verksamheten och lämnar in handlingar och får tillbaka handlingar (på traditionellt vis eller via e tjänster av olika slag) Av olika skäl kan verksamhetssystemen behöva avlastas, det kan bero på stora informationsmängder, upphandling av nya system och liknande. Då kan det uppstå behov av att överföra information till ett verksamhetsnära arkiv. Ett system som inte har all funktionalitet som behövs i verksamhetssystemet, utan som i huvudsak förser verksamhetssystemet med arkiverad information. När verksamheten inte längre har direkt behov av informationen, eller om verksamheten upphör, ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten. Då paketeras informationen i systemoberoende format och överlämnas till slutarkiv. Via e tjänster kan medborgare, myndigheter och företag söka information och begära ut uppgifter eller få tillgäng till publicerad information. 12

12 Redan innan dokumentation skapas behöver man tänka på arkivet. I den bästa av alla världar är det första steget att kartlägga informationen. När verksamheten och informationshanteringen kartläggs bedöms vad som ska slängas och vad som ska bevaras för framtiden. Vilken information som är säkerhetsklassad och i vilken grad. Då är det möjligt att gå vidare till nästa steg det vill säga att ställa krav på verksamhetssystemen som ska hantera information. Därefter upphandlas systemen och införandet tar vid. Under införandet anpassas systemet för den aktuella organisationen, installeras och användare utbildas. Efter att systemet är infört behöver det förvaltas, det vill säga underhållas och utvecklas. Det gäller att se till att information hela tiden hanteras enligt de rutiner som bestämdes under införandet. Så småningom blir det aktuellt att avställa information som inte behövs längre i den löpande verksamheten. I det här skedet kan det bli knepigt om man inte alls har förberett sig genom kartläggning, kravställning och förvaltning. Systemen gör ju inte något mer än vad de byggda för att göra. Nästa steg, när informationen är avställd i systemoberoende format, är det dags att mappa mot arkivspecifikation och paketera för leverans till arkivsystemet. Hos arkivet tas leveransen emot och paketet packas upp, förtecknas och tillförs arkivsystemet. Därefter ska informationen kunna återanvändas för att skapa ny kunskap och ny dokumentation. 13

13 Det finns olika tillfällen när det är lämpligt att titta på hur information ska kunna levereras till arkivsystem. När nya system upphandlas finns det en möjlighet att ställa krav så att systemen utvecklas för att kunna hantera långsiktigt bevarande och leverans till e arkiv. Det bästa är att börja titta på dessa frågor redan från början när ett nytt system planeras. Det kan finnas gamla system i drift som bara hålls igång för att informationen behövs. Det kan finnas olika skäl för att avveckla systemen det kanske inte finns support längre, eller administratörer som kan systemet. Licenser kan bli onödigt dyra med tanke på att inte systemet används aktivt längre. Även när det gäller system som används aktivt är det viktigt att hålla ett öga på vad som kommer att hända vid ett framtida systembyte. Det behövs en handlingsplan för att veta hur man ska agera. Kanske finns det en möjlighet att systemet utvecklas, eller möjlighet att komplettera dokumentation eller rent av skriva ut informationen. Ett annat scenario när det finns ett e arkiv på plats är att det finns behov av att fortlöpande överföra information med automatik till arkivet. Man brukar prata om att ansluta verksamhetssystem. I det fallet handlar det om att skapa integrationer och anpassa både verksamhetssystemet och arkivsystemet. 14

14 Det finns en internationell standard för arkivsystem som kallas Open Archival Information System (OAIS). Modellen handlar om hela arkivorganisationen och inte bara de it system som används. Med funktion menas både personal, verktyg och tekniska stödsystem. Producent är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som tillhandahåller information som ska bevaras. Konsument är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som använder information som arkivet bevarar. Ledningen beslutar om styrande dokument. Mottagningsfunktionen tar emot leveranspaket från en producent, eller från andra funktioner i arkivsystemet. Här förbereds materialet för lagring. Leveranspaketen kvalitetskontrolleras och funktionen skapar arkivpaket. Funktionen för att hantera data uppdaterar, underhåller och ger åtkomst till sökbar data både beskrivande information och administrativ data. Lagringsfunktionen förvarar, vårdar och hämtar upp arkivpaktet från lagringssystemet. Funktionen övervakar och kontrollerar arkivpaketen. Den administrativa funktionen utvecklar, förvaltar och administrerar arkivsystemet som helhet. Alltifrån att förhandla leveransöverenskommelser till att hantera konfiguration av de verktyg och tekniska stödsystem som används. Planeringsfunktionen har hand om omvärldsbevakning när det gäller teknisk utveckling och målgruppernas behov och önskemål. Funktionen har bland annat hand om att utveckla strategier och specifikationer för att hantera långsiktigt bevarande. 15

15 Riksarkivet har i samverkan med statliga myndigheter, landsting och kommuner tagit fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för ärendehantering och personal. De förvaltningsgemensamma specifikationerna kan enkelt beskrivas som den digitala världens motsvarighet till arkivpapper och arkivpennor. Bilden visar ett enkelt exempel med en kommunlista som består av ett rotelement (kommunlista) och ett element (namn) och attribut (kod). Namnet ska vara text (string) och koden ett heltal (int). Både namn och kod är obligatoriska. Specifikationerna ökar möjligheterna för standardiserade exportformat och arkiveringsmoduler för olika verksamhetsystem, och därigenom frigöra informationen för återanvändning. Både på kort och lång sikt. Själva specifikationen är ett dokument som beskriver vilka element och attribut som ska finnas med vi en leverans och hur de ska vara strukturerade och formaterade. För att kunna kontrollera att de filer som levereras överensstämmer med specifikationen finns XML schema som används för validering. 16

16 Information hanteras i ett verksamhetssystem och behöver av en eller annan anledning föras över till arkivsystemet. Först kommer verksamheten och arkivet överens om vad som ska levereras, när och hur leveransen ska ske. Detta dokumenteras i en leveransöverenskommelse. För att kunna leverera information behöver verksamheten exportera data, mappa mot leveransspecifikation och skapa ett leveranspaket. För att göra det behövs personer som kan utföra de här momenten egen personal, arkivets personal eller externa konsulter. Verksamhetssystemet kan ha en exportfunktion eller en arkiveringsmodul. Det kan också finnas maskingränssnitt som gör att det går att genomföra automatiserade leveranser. Resultatet blir ett leveranspaket som överensstämmer med den leveransspecifikation som har definierats i leveransöverenskommelsen. Det kan också finnas särskilda arkiveringsverktyg som kan hämta data, mappa och skapa leveranspaket, om systemet inte har någon inbyggd exportfunktion. Leveranspaketet som skapas ska i princip bli identiskt i vilket fall. Arkivets mottagningsfunktion tar emot leveraspaketet, kontrollerar att överföringen har gått bra och att leveransen motsvarar det som överenskommits. Paketet packas upp, innehållet kontrolleras mer noggrant och arkivet hämtar eller skapar metadata som behövs för att kunna söka efter informationen och hantera filerna i arkivet. För det behövs också programvaror, maskingränssnitt och inte minst personal. Vissa kontroller kan automatiseras (valideringar till exempel) men för att kontrollera att resultatet blir läsbart och begripligt behövs människor. Resultatet blir ett arkivpaket som följer den specifikation som gäller för arkivpaket. 17

17 Information är en resurs som precis som ekonomiska resurser ska redovisas. Bestämmelserna finns i arkivlagen. Bestämmelserna är inte så detaljerade, men det finns vedertagna metoder och principer som bland annat dokumenteras i Riksarkivets föreskrifter för statliga myndigheter. Information i verksamheten (hos nämnder och bolag) redovisas i dokumenthanteringsplaner och diarieplaner. Det ska också finnas översiktliga beskrivningar av hur allmänna handlingar hanteras i verksamheten (arkivbeskrivning). Hos arkivet finns det arkivförteckningar som är en logisk förteckning över innehållet i arkivet. När det gäller papper fungerar arkivredovisningen som ett inventarium. E arkivet finns det både en logisk sökingång i arkivet och en lagringshierarki som redovisar hur informationen lagras fysiskt. De flesta arkiv förtecknar idag sina arkiv efter allmänna arkivschemat. Det stämmer inte överens med till exempel diarieplanerna och med hur information hanteras i dokument och ärendehanteringssystem. För att knyta samman arkivredovisningen, och redovisa informationen i sitt sammanhang används ett klassificeringsschema. Det är ett strukturerat sätt att beskriva och märka upp information med utgångspunkt från verksamhetssamanhanget. Det kan liknas vid en kontoplan att redovisa information efter. Uppgift om det ursprungliga sammanhanget är viktigt för att det i framtiden ska gå att värdera och tolka informationen. Klassificeringsstrukturen är det som knyter samman de olika planerna och förteckningarna. 18

18 Klassificeringsscheman kan se ut på olika sätt. Enligt de nya principerna för verksamhetsnära arkivredovisning är utgångspunkten verksamhetens processer. Verksamheter delas in i styrande, stödjande och kärnverksamheter. Till stödjande verksamheter hör till exempel att hantera personal. Hantera personal är en processgrupp som till exempel innehåller processer som att anställa personal, administrera lön och avsluta anställningar. I processen administrera lön är det i det här exemplet två aktiviteter att beräkna lön och att betala ut lön. Varje aktivitet ger upphov till en handling. Till exempel en bankfil som ska överföras till banken för att löner ska betalas ut. Ett annat exempel på processergrupp är att hantera ekonomi. Där ingår till exempel processen att administrera fakturor. I processen administrera fakturor är att betala faktura en aktivitet. Genom att systematiskt redovisa vad som görs i en verksamhet blir det möjligt att identifiera olika typer av handlingar. När handlingstyperna är identifierade värderas informationen som underlag för gallringsbeslut. Klassificeringsschemat gör det också möjligt att söka information som rör samma verksamhet i e arkivet. Genom att knyta information till en klass går det också att bevara det ursprungliga sammanhanget (proveniensen). 19

19 E arkiv handlar först och främst om informationen som ska bevaras och olika typer av kompletterande information (metadata) som behövs för att kunna söka information och säkerställa bevarande för framtiden. För att kunna hantera digital information behöver det finnas it system som stödjer de olika funktionerna. Ett system består förutom information av olika programvaror, användare, instruktioner, rutiner med mera. Stödsystemen kan vara både digitala och analoga. Till exempel ett datoriserat diarium och ett arkivskåp med akter. Verksamhetssystemen består i sin tur av olika databaser, register, programvaror, användargränssnitt, maskingränssnitt för integrationer och stödregister för olika ändamål som till exempel befolkningsregister och användarregister. Även i en paketerad produkt eller lösning ingår det ett flertal olika program. Program är data i form av instruktioner som en dator kan tolka och utföra (exekvera). För att kunna ta del av den information som bevaras digitalt behövs någon form av maskin för att köra programmen och visa eller projicera informationen. Data lagras alltid fysiskt någonstans, även om det teoretiskt sätt kan vara på en mikroskopisk nivå. Även de som levererar molntjänster har tillgång till servrar och teknisk infrastruktur för att kunna leverera tjänsten. 20

20 Bilden visar hur arkivet skulle kunna placeras in i ett systemsammanhang. 21

21 Driftstjänster kan tillhandahållas av en egen it avdelning, en gemensam organisation eller en extern part. Systemtekniker kan vara anställd personal eller externa aktörer som utför arbete på uppdrag. Det finns olika typer av driftstjänster leverantörer kan erbjuda både mjukvara, plattform och teknisk infrastruktur som tjänst. Vilken strategi som organisationen har valt när det gäller driftstjänster har betydelse för val av teknisk lösning (eller tekniska lösningar) för e arkivet. Det finns också molntjänster som till exempel Google Documents och Facebook som alla kan använda, både inom verksamheten och för privata ändamål. 22