Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen arkiv

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv"

Transkript

1 Guide till handlingsalternativ är ett utbildningsmaterial som tagits fram inom ramen för förstudien som genomfördes i samverkan mellan kommuner, landsting och regionförbund i Kronoberg och Blekinge våren Den här presentationen är tänkt att användas vid utbildningar och kan också läsas som en kortfattad introduktion. Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen arkiv Materialet är fritt att användas av de organisationer som deltog i den gemensamma förstudien. Önskar du använda materialet i något annat sammanhang eller har några frågor eller synpunkter kontakta: Elin Jonsson Växjö kommun Telefon E post 1

2 Tidsaxeln visar olika lagringsmedier som använts de senaste årtiondena: hålkort, magnetband, diskett, CD skiva, USB minne och molnet. Det har också genomförts tester med att lagra data i DNA strukturer. Digitaliseringen av förvaltningen påbörjades redan under 60 och 70 talet. Tekniken (och lagringsmedierna) har ändrats hela tiden. Det är viktigt att verksamhetsstödet uppfyller verksamhetens behov. Informationen måste däremot motstå tidens tand. Medicinska journaler behövs under hela människans livstid, och efter det för forskningen. Betyg kan behövas under hela den yrkesverksamma tiden. Tidsaxeln illustrerar att det inte går att bevara digital information på samma sätt som papper. Det vill säga att låsa in kassetter och skivor i arkivlokal och hoppas att de går att läsa om 50 år. Idag är det till exempel inte längre standard med diskettläsare till datorer. För att bevara digital information behövs andra metoder och verktyg. 2

3 Bilden visar de mål för digitaliseringen som regeringen och Sveriges kommuner och landsting (SKL) har satt upp: En enklare vardag för medborgare Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Genom att samverka digitalt kan kontakter mellan myndigheter och mellan myndigheter och medborgare förenklas. Medborgarna ska stå i centrum när offentlig förvaltning utvecklar sin digitala service. Det ska vara enkelt att ta tillvara sina rättigheter och uppfylla sina skyldigheter. Det ska också bli lättare att hitta och använda öppna data. (Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning N ) E arkiv är en del av målområdet smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och deltaktighet. E arkivet tillhandahåller information som har hög kvalitet och som är användbar för de e tjänster och informationssystem som används i e förvaltningen även på lång sikt. 3

4 Det finns många intressenter när det gäller information och informationssystem. Men var är egentligen viktigast? Handläggare vill ha system som stöder effektivt arbete. Det framhävs ofta som det allra viktigaste. För andra är det viktigaste att tekniken fungerar bra och att det inte blir några avbrott. Sedan har vi allmänheten, som vill ha information lätt tillgänglig och helst gratis. Till slut finns det några stycken, till exempel arkivarier och informationssäkerhetsansvariga, som tycker att det allra viktigaste är att information hanteras på ett säkert sätt. För att kunna komma fram till ett långsiktigt hållbart bevarande behöver vi hitta en gemensam nämnare. Det är i själva verken inte motstridiga intressen, utan alla intressen måste till viss del tillgodoses för att förvalta information på lång sikt. För att informationen ska vara lätt tillgänglig behövs bra teknik. För att information ska vara ett stöd för arbetet krävs att den hanteras säkert (till exempel att den inte ändras okontrollerat eller försvinner). 4

5 Det är lika viktigt att få med alla bitar i arbetet med att införa e arkiv. Annars blir arbetet aldrig klart. Verksamhet, arkiv och teknik är viktiga pusselbitar. En annan viktig pusselbit är allmänheten. De tjänster som arkivet erbjuder ska fungera för dem som söker efter information. Även upphandling, juridik, säkerhet och så vidare är bitar som behöver komma på plats och samarbeta. Samarbete är nyckeln till långsiktigt digitalt bevarande. 5

6 Vi har tagit fram en modell för att beskriva vad arkiv handlar om. Den vänstra figuren är verksamheten, det vill säga de nämnder och företag som hanterar information. Verksamheten ska registrera sina allmänna handlingar och ta hand om sina arkiv. Bestämmelserna finns i offentlighetslagstiftningen. Den röda figuren visar att det är tydligt reglerat ansvar för dessa verksamheter. Varje kommun, landsting och regionförbund har som utgångspunkt sin egen arkivmyndighet. Har inte någon annan nämnd eller styrelse utsetts är det kommunstyrelsen eller landstingsstyrelsen som är arkivmyndighet. Den centrala arkivfunktionen, arkivmyndighetens verkställande organ (figuren till höger), har hand om tillsyn och riktlinjer och förvaltar överlämnade arkiv. Bestämmelserna finns i arkivlagen. Pilen symboliserar att information överförs från verksamheten till arkivet och arkivet ger råd och instruktioner till verksamheten. Den nedre tvärgående figuren ringar in ett område som höjer kvalitén på verksamheten och som förbättrar servicen för intressenter och de som vill använda informationen. Dessa områden är inte unika för arkivet. Modellen visar att arkiv är ett omfattande verksamhetsområde. Det behövs olika typer av kompetenser och system. I början av ett projekt är det viktigt att ringa in vilket eller vilka områden som kommer att ingå. 6

7 Vi befinner oss i en brytpunkt Informationen skapas huvudsakligen i IT-system. Systemet för långsiktigt bevarande är fortfarande anpassat för att vi ska spara papper. Arkivorganisationen är uppbyggd kring arkivlokaler, system med arkivboxar och akter. Kompetens kring klimat, materiel och metoder för att bevara analoga handlingar på framförallt papper. Original Original Att bygga upp en ny infrastruktur Vi behöver tillsammans bygga upp en infrastruktur för att hantera elektroniskt bevarande på ett ansvarsfullt sätt. Det behövs ett tillräckligt stort antal organisationer Kompetens för att hantera lagring, migrering och åtkomst för att säkerställa bevarande. Denna kompetens behöver byggas upp hos kommuner, landsting, statliga myndigheter och privata aktörer. Digitala världen Dataobjekt Representation 1

8 Under förstudien har det blivit alltmer tydligt att e arkiv inte bara handlar om att upphandla ett it system. E arkiv är i hög grad ett verksamhetsprojekt. Först och främst behövs olika typer av styrande dokument, riktlinjer och arbetsbeskrivningar. För det andra behöver arbetet organiseras. Det kan handla om vilka beslutsvägar som ska gälla, hur e arkivet ska placeras organisatoriskt och liknande. Det behövs budget, lokaler, personal eller externa konsulter för att utföra de olika arbetsuppgifterna. Slutligen behövs olika typer av tekniska stödsystem, det vill säga e arkiv som teknisk lösning, som kan upphandlas som produkt eller tjänst. Idag finns det inte en fix och färdig organisation som kan sätta igång och förvalta ett e arkiv hos de organisationer som deltog i förstudien. Det gör att e arkiv skiljer sig från andra it upphandlingar. Till skillnad från vanliga it system påverkar e arkivet också alla andra it system som innehåller bevarandevärd information. E arkivet ställer krav på att information ska kunna överföras till arkivsystemet. Att införa e arkiv innebär många strategiska och organisatoriska beslut. 9

9 Digitalisering pratas det ofta om. Att digitalisera betyder att göra någonting analogt digitalt. Det kan handla om att förenkla arbetsrutiner med e tjänster. Det kan också handla om att att skanna eller fotografera pappershandlingar. De digitaliserade bilderna indexeras (förses med metadata) och hanteras i någon form av databas. Digitalt bevarande fokuserar på det som skapas och hanteras i digital form redan från början. Till exempel information i våra it system. För att kunna bevara informationen på lång sikt paketeras den tillsammans med all information som behövs för att kunna hitta och läsa informationen och hanteras i ett arkivsystem. Även digitaliserad information kan paketeras och hanteras i ett arkivsystem. Men en databas eller dokumentlager med digitaliserade dokument är som ett verksamhetsystem vilket som helst i förhållande till arkivsystemet. Det finns också tillfällen då digitaliseringen är den enda chansen att bevara sköra handlingar eller information som lagras på medier som riskerar att brytas ner (till exempel video i VHS format). Detta område beskrivs inte närmare i guiden. 10

10 Man talar om bevarande på lång sikt. Men vad är lång sikt? 1. När en ny teknisk plattform ska införas och informationssystem migreras. 2. När ett nytt verksamhetssystem ska införas och information konverteras mellan systemen. 3. När en ny myndighet startas innebär det en ny arkivbildare. Då ska det gamla arkivet överlämnas till arkivmyndigheten och ett nytt ska startas upp. Det innebär till exempel att diarier ska avslutas och nya diarieserier måste läggas upp. 4. Det händer också att verksamheter inte längre ska finnas kvar. Det har hänt till exempel med hundskatten som kommunerna hanterade. Ett annat exempel är om skolan skulle bli statlig igen. Då finns det inte längre kvar någon verksamhet som kan ansvara för informationen och som har ett verksamhetssystem för att söka och läsa informationen. Informationen ska då lämnas över till arkivmyndigheten och slutarkiveras oberoende av de ursprungliga systemen. 5. Till slut (på mycket lång sikt) finns det inte kvar varken människor eller it system med kunskap om verksamheten och verksamhetens kontext. De första trappstegen kan hanteras inom ramen för befintlig verksamhet. När det gäller de sista trappstegen är det däremot en kulturarvsinstitution (till exempel kommunarkiv) som är den naturliga platsen. Däremellan beror det på situationen, vilka behov som verksamheten har, om det finns bestämmelser i lag eller liknande, vad som är mest lämpligt. De tekniska lösningarna kan alltså se olika ut. 11

11 Information arkiveras redan när uppgifter matas in i olika it system som används i verksamheten. När information läggs in fortlöpande så blir varje post allmän handling när den färdigställs eller signeras. Ärende och dokumenthanterings system kan innehålla avslutade ärenden som är arkiverade enligt lagstiftningen. Medborgare, myndigheter och företag kommunicerar med verksamheten och lämnar in handlingar och får tillbaka handlingar (på traditionellt vis eller via e tjänster av olika slag) Av olika skäl kan verksamhetssystemen behöva avlastas, det kan bero på stora informationsmängder, upphandling av nya system och liknande. Då kan det uppstå behov av att överföra information till ett verksamhetsnära arkiv. Ett system som inte har all funktionalitet som behövs i verksamhetssystemet, utan som i huvudsak förser verksamhetssystemet med arkiverad information. När verksamheten inte längre har direkt behov av informationen, eller om verksamheten upphör, ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten. Då paketeras informationen i systemoberoende format och överlämnas till slutarkiv. Via e tjänster kan medborgare, myndigheter och företag söka information och begära ut uppgifter eller få tillgäng till publicerad information. 12

12 Redan innan dokumentation skapas behöver man tänka på arkivet. I den bästa av alla världar är det första steget att kartlägga informationen. När verksamheten och informationshanteringen kartläggs bedöms vad som ska slängas och vad som ska bevaras för framtiden. Vilken information som är säkerhetsklassad och i vilken grad. Då är det möjligt att gå vidare till nästa steg det vill säga att ställa krav på verksamhetssystemen som ska hantera information. Därefter upphandlas systemen och införandet tar vid. Under införandet anpassas systemet för den aktuella organisationen, installeras och användare utbildas. Efter att systemet är infört behöver det förvaltas, det vill säga underhållas och utvecklas. Det gäller att se till att information hela tiden hanteras enligt de rutiner som bestämdes under införandet. Så småningom blir det aktuellt att avställa information som inte behövs längre i den löpande verksamheten. I det här skedet kan det bli knepigt om man inte alls har förberett sig genom kartläggning, kravställning och förvaltning. Systemen gör ju inte något mer än vad de byggda för att göra. Nästa steg, när informationen är avställd i systemoberoende format, är det dags att mappa mot arkivspecifikation och paketera för leverans till arkivsystemet. Hos arkivet tas leveransen emot och paketet packas upp, förtecknas och tillförs arkivsystemet. Därefter ska informationen kunna återanvändas för att skapa ny kunskap och ny dokumentation. 13

13 Det finns olika tillfällen när det är lämpligt att titta på hur information ska kunna levereras till arkivsystem. När nya system upphandlas finns det en möjlighet att ställa krav så att systemen utvecklas för att kunna hantera långsiktigt bevarande och leverans till e arkiv. Det bästa är att börja titta på dessa frågor redan från början när ett nytt system planeras. Det kan finnas gamla system i drift som bara hålls igång för att informationen behövs. Det kan finnas olika skäl för att avveckla systemen det kanske inte finns support längre, eller administratörer som kan systemet. Licenser kan bli onödigt dyra med tanke på att inte systemet används aktivt längre. Även när det gäller system som används aktivt är det viktigt att hålla ett öga på vad som kommer att hända vid ett framtida systembyte. Det behövs en handlingsplan för att veta hur man ska agera. Kanske finns det en möjlighet att systemet utvecklas, eller möjlighet att komplettera dokumentation eller rent av skriva ut informationen. Ett annat scenario när det finns ett e arkiv på plats är att det finns behov av att fortlöpande överföra information med automatik till arkivet. Man brukar prata om att ansluta verksamhetssystem. I det fallet handlar det om att skapa integrationer och anpassa både verksamhetssystemet och arkivsystemet. 14

14 Det finns en internationell standard för arkivsystem som kallas Open Archival Information System (OAIS). Modellen handlar om hela arkivorganisationen och inte bara de it system som används. Med funktion menas både personal, verktyg och tekniska stödsystem. Producent är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som tillhandahåller information som ska bevaras. Konsument är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som använder information som arkivet bevarar. Ledningen beslutar om styrande dokument. Mottagningsfunktionen tar emot leveranspaket från en producent, eller från andra funktioner i arkivsystemet. Här förbereds materialet för lagring. Leveranspaketen kvalitetskontrolleras och funktionen skapar arkivpaket. Funktionen för att hantera data uppdaterar, underhåller och ger åtkomst till sökbar data både beskrivande information och administrativ data. Lagringsfunktionen förvarar, vårdar och hämtar upp arkivpaktet från lagringssystemet. Funktionen övervakar och kontrollerar arkivpaketen. Den administrativa funktionen utvecklar, förvaltar och administrerar arkivsystemet som helhet. Alltifrån att förhandla leveransöverenskommelser till att hantera konfiguration av de verktyg och tekniska stödsystem som används. Planeringsfunktionen har hand om omvärldsbevakning när det gäller teknisk utveckling och målgruppernas behov och önskemål. Funktionen har bland annat hand om att utveckla strategier och specifikationer för att hantera långsiktigt bevarande. 15

15 Riksarkivet har i samverkan med statliga myndigheter, landsting och kommuner tagit fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för ärendehantering och personal. De förvaltningsgemensamma specifikationerna kan enkelt beskrivas som den digitala världens motsvarighet till arkivpapper och arkivpennor. Bilden visar ett enkelt exempel med en kommunlista som består av ett rotelement (kommunlista) och ett element (namn) och attribut (kod). Namnet ska vara text (string) och koden ett heltal (int). Både namn och kod är obligatoriska. Specifikationerna ökar möjligheterna för standardiserade exportformat och arkiveringsmoduler för olika verksamhetsystem, och därigenom frigöra informationen för återanvändning. Både på kort och lång sikt. Själva specifikationen är ett dokument som beskriver vilka element och attribut som ska finnas med vi en leverans och hur de ska vara strukturerade och formaterade. För att kunna kontrollera att de filer som levereras överensstämmer med specifikationen finns XML schema som används för validering. 16

16 Information hanteras i ett verksamhetssystem och behöver av en eller annan anledning föras över till arkivsystemet. Först kommer verksamheten och arkivet överens om vad som ska levereras, när och hur leveransen ska ske. Detta dokumenteras i en leveransöverenskommelse. För att kunna leverera information behöver verksamheten exportera data, mappa mot leveransspecifikation och skapa ett leveranspaket. För att göra det behövs personer som kan utföra de här momenten egen personal, arkivets personal eller externa konsulter. Verksamhetssystemet kan ha en exportfunktion eller en arkiveringsmodul. Det kan också finnas maskingränssnitt som gör att det går att genomföra automatiserade leveranser. Resultatet blir ett leveranspaket som överensstämmer med den leveransspecifikation som har definierats i leveransöverenskommelsen. Det kan också finnas särskilda arkiveringsverktyg som kan hämta data, mappa och skapa leveranspaket, om systemet inte har någon inbyggd exportfunktion. Leveranspaketet som skapas ska i princip bli identiskt i vilket fall. Arkivets mottagningsfunktion tar emot leveraspaketet, kontrollerar att överföringen har gått bra och att leveransen motsvarar det som överenskommits. Paketet packas upp, innehållet kontrolleras mer noggrant och arkivet hämtar eller skapar metadata som behövs för att kunna söka efter informationen och hantera filerna i arkivet. För det behövs också programvaror, maskingränssnitt och inte minst personal. Vissa kontroller kan automatiseras (valideringar till exempel) men för att kontrollera att resultatet blir läsbart och begripligt behövs människor. Resultatet blir ett arkivpaket som följer den specifikation som gäller för arkivpaket. 17

17 Information är en resurs som precis som ekonomiska resurser ska redovisas. Bestämmelserna finns i arkivlagen. Bestämmelserna är inte så detaljerade, men det finns vedertagna metoder och principer som bland annat dokumenteras i Riksarkivets föreskrifter för statliga myndigheter. Information i verksamheten (hos nämnder och bolag) redovisas i dokumenthanteringsplaner och diarieplaner. Det ska också finnas översiktliga beskrivningar av hur allmänna handlingar hanteras i verksamheten (arkivbeskrivning). Hos arkivet finns det arkivförteckningar som är en logisk förteckning över innehållet i arkivet. När det gäller papper fungerar arkivredovisningen som ett inventarium. E arkivet finns det både en logisk sökingång i arkivet och en lagringshierarki som redovisar hur informationen lagras fysiskt. De flesta arkiv förtecknar idag sina arkiv efter allmänna arkivschemat. Det stämmer inte överens med till exempel diarieplanerna och med hur information hanteras i dokument och ärendehanteringssystem. För att knyta samman arkivredovisningen, och redovisa informationen i sitt sammanhang används ett klassificeringsschema. Det är ett strukturerat sätt att beskriva och märka upp information med utgångspunkt från verksamhetssamanhanget. Det kan liknas vid en kontoplan att redovisa information efter. Uppgift om det ursprungliga sammanhanget är viktigt för att det i framtiden ska gå att värdera och tolka informationen. Klassificeringsstrukturen är det som knyter samman de olika planerna och förteckningarna. 18

18 Klassificeringsscheman kan se ut på olika sätt. Enligt de nya principerna för verksamhetsnära arkivredovisning är utgångspunkten verksamhetens processer. Verksamheter delas in i styrande, stödjande och kärnverksamheter. Till stödjande verksamheter hör till exempel att hantera personal. Hantera personal är en processgrupp som till exempel innehåller processer som att anställa personal, administrera lön och avsluta anställningar. I processen administrera lön är det i det här exemplet två aktiviteter att beräkna lön och att betala ut lön. Varje aktivitet ger upphov till en handling. Till exempel en bankfil som ska överföras till banken för att löner ska betalas ut. Ett annat exempel på processergrupp är att hantera ekonomi. Där ingår till exempel processen att administrera fakturor. I processen administrera fakturor är att betala faktura en aktivitet. Genom att systematiskt redovisa vad som görs i en verksamhet blir det möjligt att identifiera olika typer av handlingar. När handlingstyperna är identifierade värderas informationen som underlag för gallringsbeslut. Klassificeringsschemat gör det också möjligt att söka information som rör samma verksamhet i e arkivet. Genom att knyta information till en klass går det också att bevara det ursprungliga sammanhanget (proveniensen). 19

19 E arkiv handlar först och främst om informationen som ska bevaras och olika typer av kompletterande information (metadata) som behövs för att kunna söka information och säkerställa bevarande för framtiden. För att kunna hantera digital information behöver det finnas it system som stödjer de olika funktionerna. Ett system består förutom information av olika programvaror, användare, instruktioner, rutiner med mera. Stödsystemen kan vara både digitala och analoga. Till exempel ett datoriserat diarium och ett arkivskåp med akter. Verksamhetssystemen består i sin tur av olika databaser, register, programvaror, användargränssnitt, maskingränssnitt för integrationer och stödregister för olika ändamål som till exempel befolkningsregister och användarregister. Även i en paketerad produkt eller lösning ingår det ett flertal olika program. Program är data i form av instruktioner som en dator kan tolka och utföra (exekvera). För att kunna ta del av den information som bevaras digitalt behövs någon form av maskin för att köra programmen och visa eller projicera informationen. Data lagras alltid fysiskt någonstans, även om det teoretiskt sätt kan vara på en mikroskopisk nivå. Även de som levererar molntjänster har tillgång till servrar och teknisk infrastruktur för att kunna leverera tjänsten. 20

20 Bilden visar hur arkivet skulle kunna placeras in i ett systemsammanhang. 21

21 Driftstjänster kan tillhandahållas av en egen it avdelning, en gemensam organisation eller en extern part. Systemtekniker kan vara anställd personal eller externa aktörer som utför arbete på uppdrag. Det finns olika typer av driftstjänster leverantörer kan erbjuda både mjukvara, plattform och teknisk infrastruktur som tjänst. Vilken strategi som organisationen har valt när det gäller driftstjänster har betydelse för val av teknisk lösning (eller tekniska lösningar) för e arkivet. Det finns också molntjänster som till exempel Google Documents och Facebook som alla kan använda, både inom verksamheten och för privata ändamål. 22

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Information Varje typ av kunskap som kan utbytas. Handlingarna som ska bevaras eller gallras Analoga handlingar: informationen är ett med lagringsmediet.

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1 Dokumentation från Vismas arkivseminarium Page 1 Page 2 OM VISMA Visma har ca 5200 anställda varav ca 1600 i Sverige Visma Consulting har ca 150 anställda i Sverige Page 3 Utvecklar och levererar: E-Process

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Rapport fördjupad nulägesanalys

Rapport fördjupad nulägesanalys RAPPORT Handläggare Telefon Datum Dnr Elin Jonsson och 0470 349 633 2015 06 01 SARK.2015.7 Magdalena Nordin Rapport fördjupad nulägesanalys Sammanfattning Den här rapporten innehåller en fördjupad nulägesanalys

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

Förenklad förstudie och samarbetsförslag Tjänsteskrivelse -02-21 KFN 2013.0096 Handläggare: Annelie Henriksson Förenklad förstudie och samarbetsförslag Sammanfattning Arbetet med införande av e-arkiv i Karlskoga kommun har påbörjats under hösten

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Vad kan man förbereda inför e-arkivering

Vad kan man förbereda inför e-arkivering INFORMATION 1(6) Vad kan man förbereda inför e-arkivering I detta dokument beskriver vi ett antal frågor som en myndighet behöver ta ställning till innan man kan börja leverera information till SSC:s kommande

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1

PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1 PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING Page 1 Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4 Riksarkivet beskriver i sin föreskrift RA-FS 2008:4 en modell där arkiv ska struktureras utifrån vilken process handlingen

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom. FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson

Läs mer

Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation

Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till Avsiktsförklaring År 1-2 År 3-4 År 5-6 År 7-8 År 9-10 Digitalisering och forskarservice Förbättrat verksamhetsstöd (mellanarkiv) Förbättrad

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013

Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013 Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv Innehåll 1 Bakgrund och beroenden... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Kopplingar till andra e-arkivinitiativ... 5 2 Hämtat från projektdirektivet för earkiv... 7 2.1 Syfte...

Läs mer

GUIDE TILL HANDLINGSALTERNATIV ett utbildningsmaterial

GUIDE TILL HANDLINGSALTERNATIV ett utbildningsmaterial E-arkiv Kronoberg och Blekinge GUIDE TILL HANDLINGSALTERNATIV ett utbildningsmaterial, Växjö Anders Karlsson, Ronneby Anna-Lena Ljungberg, Ljungby Emil Hagelbäck, Sölvesborg Jonas Sjöberg, Alvesta Josefina

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Presentationen i korthet SKB Svensk Kärnbränslehantering AB Påverkan från Lagar och föreskrifter, Standardisering

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Delrapport DP3. FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 3 De förvaltningsgemensamma specifikationernas ABC

Delrapport DP3. FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 3 De förvaltningsgemensamma specifikationernas ABC Delrapport DP3 FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 3 De förvaltningsgemensamma specifikationernas ABC Elin Jonsson & Karin Bredenberg IT/SoU 010-476 71 23 2013-01-14 1.0 1(19) INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Allmänhet Myndighet Riksarkivet Sökning via NAD Riksarkivet och SVAR:s webbplats ARKIS Data Management RALF KRAM Myndighetsverktyg för kontroll och SIP-generering Access Dissemination Ingest Digitala Kedjan

Läs mer

eard Projektet Karin Bredenberg / 2013-05-15

eard Projektet Karin Bredenberg / 2013-05-15 eard Projektet Karin Bredenberg / 2013-05-15 1 eard Projektet Status för projektet eard och E-delegationens roll i projektet Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv Status på piloterna 2 eard

Läs mer

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Vad är processorienterad arkivredovisning?

Vad är processorienterad arkivredovisning? Vad är processorienterad arkivredovisning? Software Innovation product summit 5 oktober 2010 Grundades 1999 Litet företag med stora kunder: Finansinspektionen Naturvårdsverket Stockholms stadshus AB AB

Läs mer

esamhället och arkivet kommunal verksamhetsutveckling

esamhället och arkivet kommunal verksamhetsutveckling esamhället och arkivet Förväntningar som finns Det ska vara enkelt att komma åt information Många möjligheter till att använda information Viktigt att informationen är trovärdig Egna valmöjligheter är

Läs mer

(arkivrelaterade begrepp är i huvudsak hämtade från Riksarkivets begreppslista, eard-projektet, www.riksarkivet.se)

(arkivrelaterade begrepp är i huvudsak hämtade från Riksarkivets begreppslista, eard-projektet, www.riksarkivet.se) Definitioner (arkivrelaterade begrepp är i huvudsak hämtade från Riksarkivets begreppslista, eard-projektet, www.riksarkivet.se) Term Definition Förklaring Kategori Källa Access Den funktion som tillhandahåller

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Gallring, Linköpings kommun

Gallring, Linköpings kommun 1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Gallring, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 4 4. Undersökning... 4 4.1

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2013-02-08 INNEHÅLL Inledning... 3 Kontorsdokument... 3 E-postmeddelanden...

Läs mer

Delrapport DP3. FGS för leveranstypen Ärendehantering Bilaga 1 Introduktion till MoReq2010

Delrapport DP3. FGS för leveranstypen Ärendehantering Bilaga 1 Introduktion till MoReq2010 Delrapport DP3 FGS för leveranstypen Ärendehantering Introduktion till MoReq2010 Elin Jonsson & Karin Bredenberg IT 010-476 71 23 2013-01-14 1.0 1(13) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BILAGA 1 INTRODUKTION TILL

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Så här läser du ditt sökresultat:

Så här läser du ditt sökresultat: Dnr ARK/2012:3 KOMMUNARKIVET Kommunledningsförvaltningen Hitta i arkivförteckningar Den här broschyren är tänkt att vara en guide för dig som vill lära dig att hitta själv i arkiven som finns hos kommunarkivet.

Läs mer

Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20

Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20 Klassificering av information exempel och jämförelse Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20 ITSAM ett kommunalförbund Bildas 2008 6 kommuner i Östergötland och Kalmar län Hanterar telefoni, bredband,

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen Standarder källa till kunskap och utveckling Arkivarien i den digitala kommunikationen Öppna data G-kataloger Big Data Verksamhetssystem Samarbetsytor Sociala media Ärendehanteringssystem e-arkiv e-post

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Flera landsting. ETT gemensamt e-arkiv

Flera landsting. ETT gemensamt e-arkiv Flera landsting ETT gemensamt e-arkiv Göteborg 3 juni 2014 Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 1 Varför arkivera? Patientsäker hantering kräver tillgång till historisk information Spårbarhet

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

r.\ 2. Slutrapport projekt Verksamhetsbaserad arkiwedovisning 1. Tjänsteskrivelse: Information om projekt Verksamhetsbaserad arkiwedovisning

r.\ 2. Slutrapport projekt Verksamhetsbaserad arkiwedovisning 1. Tjänsteskrivelse: Information om projekt Verksamhetsbaserad arkiwedovisning Ärendet i korthet Ärendet föredras av Marianne Sarberg. Kommunstyrelsen har 3 6gltzbeslutat infora verksamhetsbaserad arkiwedovisning senast juni zot4, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS zoos:4.

Läs mer

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Nässjö kommunarkiv Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Bakgrund Nässjö kommun saknar komplett arkivredovisning Flera förvaltningar förvarar handlingar från 1800- talet Arkivförteckningen

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Arbetsförmedlingen arkivredovisning Riksarkivet 2015-05-05. Liv Nyström Daniel Höffker

Arbetsförmedlingen arkivredovisning Riksarkivet 2015-05-05. Liv Nyström Daniel Höffker Arbetsförmedlingen arkivredovisning Riksarkivet 2015-05-05 Liv Nyström Daniel Höffker Vad vi ska prata om Läget för arkivredovisningen på AF Förvaringen av pappershandlingar hur beskrivs denna Förvaringen

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

RADAR. Mats Berggren / 2013-05-15

RADAR. Mats Berggren / 2013-05-15 RADAR Mats Berggren / 2013-05-15 1 RADAR Varför digitalt bevarande? Riksarkivets digitala arkiv (RADAR) RADAR och eard 2 RADAR Varför digitalt bevarande? Riksarkivets digitala arkiv (RADAR) RADAR och eard

Läs mer

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2007-06-01 Landstingsarkivet 4. Skrivmaterial och informationslagring Innehållsförteckning Skrivmaterial och informationslagring... 2 Märkning med svenskt arkiv... 2 Tekniska krav för certifiering

Läs mer

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia Begrepp Gallring Sekretess PUL Diarie-dossiéeplan /registreringsplan Diarium (NO

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard)

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer!!! Agenda 13:00 Mötets öppnande Riksarkivarie Björn Jordell 13:10 Moderator för dagen Björn Skog 13:15 Bakgrund till projektet

Läs mer

Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter

Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter 1 (7) Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter Verksamhetens beslutsunderlag & uppdragskontrakt namn Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter (KLASSA) Ytterst projektbeställare (YPB)

Läs mer

REGIONARKIVETS KURSER 2013

REGIONARKIVETS KURSER 2013 REGIONARKIVETS KURSER 2013 ARKIV- OCH INFORMATIONSHANTERING FÖR ANSTÄLLDA INOM GÖTEBORGS STAD Regionarkivet har under hösten 2013 möjlighet, efter bidrag från stadsledningskontoret för kompetenshöjande

Läs mer

GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION

GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION Tid: 27 29.11. 2012 Plats: Föreläsare: Statens ämbetshus, auditorium Präntöö, Wolffskavägen 35, Vasa Karin Gref, forskare, Riksarkivet Jussi Jääskeläinen,

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a 67 000

Läs mer

Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017

Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Datum Diarienummer Sara Duvner 2014-04-23 KSN-2014-0324 Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017 - Beslutad av kommunstyrelsen 9 april 2014 Postadress: Uppsala kommun,

Läs mer

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-05-15 Anastasia Pettersson Per Carlsson

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-05-15 Anastasia Pettersson Per Carlsson Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv 2013-05-15 Anastasia Pettersson Per Carlsson Presentationen i korthet SKB Svensk Kärnbränslehantering AB Påverkan från Lagar och föreskrifter, Standardisering

Läs mer

Digital dokumenthantering

Digital dokumenthantering Digital dokumenthantering Skanning av inkommande dokument Lösning: En bordskanner med god arkmatning (80 ark/min). En skanner per registrator Mjukvara som hanterar flera moment i samma skanning (inläsning,

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014 Närvarande Från IF Metalls arbetslöshetskassa: kassaföreståndare omprövningshandläggare föräkringsansvarig

Läs mer

RIKTLINJER. Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet

RIKTLINJER. Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet RIKTLINJER Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet RIKTLINJER 2 Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet. 1 Inledning Håbo kommuns övergripande styrdokument inom IT är IT-policy för Håbo kommun. Riktlinjer

Läs mer

Leveranshandledning. Elektroniskt Bevarande etapp 2 Delprojekt Verksamhetssystem 2011-10-21 Sambruk 2011 Får spridas enligt CC-BY-3.

Leveranshandledning. Elektroniskt Bevarande etapp 2 Delprojekt Verksamhetssystem 2011-10-21 Sambruk 2011 Får spridas enligt CC-BY-3. 2011 Handledningen presenterar en metod för att ta reda på hur elektroniska handlingar ska kunna levereras från ett verksamhetssystem till ett system för bevarande. Dokumentet beskriver hur man utreder,

Läs mer

Råd för systembeskrivning

Råd för systembeskrivning Landstingsarkivet Råd nr. 3 Sidan 1 av 6 LA 2011-4072 Version 3 Råd för systembeskrivning Varför ska systembeskrivningar upprättas? Följande text återfinns i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 kap.

Läs mer

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun Att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning... 2 Varför ska myndighetens arkiv redovisas?... 2 Vad är skillnaden mellan den gamla arkivredovisningen och den nya?... 2 Varje myndighet ska redovisa sitt

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun Författningssamling Antagen av kommunstyrelsens utskott I: 2010-08-24, 117 Reviderad: Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning Varför ska myndighetens arkiv redovisas? Enligt arkivlagen

Läs mer

Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion

Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion 1 (8) 2014-05-05 Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion För de flesta organisationer idag är information en förutsättning för att skapa affärsvärde eller verksamhetsnytta. Information

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

EDLocal EDLocal tillgängliggör digitalt kulturarvsmaterial från lokala och regionala aktörer genom European Digital Library (EDL)

EDLocal EDLocal tillgängliggör digitalt kulturarvsmaterial från lokala och regionala aktörer genom European Digital Library (EDL) EDLocal EDLocal tillgängliggör digitalt kulturarvsmaterial från lokala och regionala aktörer genom European Digital Library (EDL) Kortfattad sammanfattning av EDLocal Under tre års projekttid siktar EDLocal

Läs mer

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 1 2011-02-17 LA 2010-6029 Version 1 Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Inledning Sedan den 1 juni 2010 gäller ett

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode archive En produkt från ida infront - a part of Addnode Det handlar egentligen inte om standarder för metadata, arkivredovisning och lagringsmedia. innehåll archive Det handlar om att bevara värdefull

Läs mer

redovisa information

redovisa information STOCKHOLMS STADSARKIV Att redovisa information i stockholms stad Att redovisa information i stockholms stad Version 1, 2009 Författare: Sara Naeslund Innehållsförteckning INLEDNING... 1 Varför ska förvaltningens

Läs mer

Arkivering av webbplatser några anvisningar

Arkivering av webbplatser några anvisningar Arkivering av webbplatser några anvisningar Sammanfattning Webbplatsen för en organisation är ett fönster ut mot både medlemmar och allmänhet, ett sätt på vilket organisationen presenterar sig för omvärlden,

Läs mer

Förstudie för ett centralt e-arkiv

Förstudie för ett centralt e-arkiv Handläggare Mathias Krusell Förstudie för ett centralt e-arkiv Bakgrund De handlingar som inkommer till och upprättas i Mölndal Stad definieras som allmän handling enligt Tryckfrihetförordningens andra

Läs mer

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket, distriktet i Umeå den 30 maj 2013 Närvarande: Från Arbetsmiljöverket: tillsynsdirektör administratör administratör

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group Det handlar egentligen inte om standarder för filformat, arkivredovisning och lagringsmedia. Det handlar om att bevara värdefull information.

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17 ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2010-06-17 INNEHÅLL 1 Regelverket... 3 2 Inventera arkivhandlingar... 4 2.1 Avgränsa...

Läs mer