Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen arkiv

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv"

Transkript

1 Guide till handlingsalternativ är ett utbildningsmaterial som tagits fram inom ramen för förstudien som genomfördes i samverkan mellan kommuner, landsting och regionförbund i Kronoberg och Blekinge våren Den här presentationen är tänkt att användas vid utbildningar och kan också läsas som en kortfattad introduktion. Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen arkiv Materialet är fritt att användas av de organisationer som deltog i den gemensamma förstudien. Önskar du använda materialet i något annat sammanhang eller har några frågor eller synpunkter kontakta: Elin Jonsson Växjö kommun Telefon E post 1

2 Tidsaxeln visar olika lagringsmedier som använts de senaste årtiondena: hålkort, magnetband, diskett, CD skiva, USB minne och molnet. Det har också genomförts tester med att lagra data i DNA strukturer. Digitaliseringen av förvaltningen påbörjades redan under 60 och 70 talet. Tekniken (och lagringsmedierna) har ändrats hela tiden. Det är viktigt att verksamhetsstödet uppfyller verksamhetens behov. Informationen måste däremot motstå tidens tand. Medicinska journaler behövs under hela människans livstid, och efter det för forskningen. Betyg kan behövas under hela den yrkesverksamma tiden. Tidsaxeln illustrerar att det inte går att bevara digital information på samma sätt som papper. Det vill säga att låsa in kassetter och skivor i arkivlokal och hoppas att de går att läsa om 50 år. Idag är det till exempel inte längre standard med diskettläsare till datorer. För att bevara digital information behövs andra metoder och verktyg. 2

3 Bilden visar de mål för digitaliseringen som regeringen och Sveriges kommuner och landsting (SKL) har satt upp: En enklare vardag för medborgare Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Genom att samverka digitalt kan kontakter mellan myndigheter och mellan myndigheter och medborgare förenklas. Medborgarna ska stå i centrum när offentlig förvaltning utvecklar sin digitala service. Det ska vara enkelt att ta tillvara sina rättigheter och uppfylla sina skyldigheter. Det ska också bli lättare att hitta och använda öppna data. (Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning N ) E arkiv är en del av målområdet smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och deltaktighet. E arkivet tillhandahåller information som har hög kvalitet och som är användbar för de e tjänster och informationssystem som används i e förvaltningen även på lång sikt. 3

4 Det finns många intressenter när det gäller information och informationssystem. Men var är egentligen viktigast? Handläggare vill ha system som stöder effektivt arbete. Det framhävs ofta som det allra viktigaste. För andra är det viktigaste att tekniken fungerar bra och att det inte blir några avbrott. Sedan har vi allmänheten, som vill ha information lätt tillgänglig och helst gratis. Till slut finns det några stycken, till exempel arkivarier och informationssäkerhetsansvariga, som tycker att det allra viktigaste är att information hanteras på ett säkert sätt. För att kunna komma fram till ett långsiktigt hållbart bevarande behöver vi hitta en gemensam nämnare. Det är i själva verken inte motstridiga intressen, utan alla intressen måste till viss del tillgodoses för att förvalta information på lång sikt. För att informationen ska vara lätt tillgänglig behövs bra teknik. För att information ska vara ett stöd för arbetet krävs att den hanteras säkert (till exempel att den inte ändras okontrollerat eller försvinner). 4

5 Det är lika viktigt att få med alla bitar i arbetet med att införa e arkiv. Annars blir arbetet aldrig klart. Verksamhet, arkiv och teknik är viktiga pusselbitar. En annan viktig pusselbit är allmänheten. De tjänster som arkivet erbjuder ska fungera för dem som söker efter information. Även upphandling, juridik, säkerhet och så vidare är bitar som behöver komma på plats och samarbeta. Samarbete är nyckeln till långsiktigt digitalt bevarande. 5

6 Vi har tagit fram en modell för att beskriva vad arkiv handlar om. Den vänstra figuren är verksamheten, det vill säga de nämnder och företag som hanterar information. Verksamheten ska registrera sina allmänna handlingar och ta hand om sina arkiv. Bestämmelserna finns i offentlighetslagstiftningen. Den röda figuren visar att det är tydligt reglerat ansvar för dessa verksamheter. Varje kommun, landsting och regionförbund har som utgångspunkt sin egen arkivmyndighet. Har inte någon annan nämnd eller styrelse utsetts är det kommunstyrelsen eller landstingsstyrelsen som är arkivmyndighet. Den centrala arkivfunktionen, arkivmyndighetens verkställande organ (figuren till höger), har hand om tillsyn och riktlinjer och förvaltar överlämnade arkiv. Bestämmelserna finns i arkivlagen. Pilen symboliserar att information överförs från verksamheten till arkivet och arkivet ger råd och instruktioner till verksamheten. Den nedre tvärgående figuren ringar in ett område som höjer kvalitén på verksamheten och som förbättrar servicen för intressenter och de som vill använda informationen. Dessa områden är inte unika för arkivet. Modellen visar att arkiv är ett omfattande verksamhetsområde. Det behövs olika typer av kompetenser och system. I början av ett projekt är det viktigt att ringa in vilket eller vilka områden som kommer att ingå. 6

7 Vi befinner oss i en brytpunkt Informationen skapas huvudsakligen i IT-system. Systemet för långsiktigt bevarande är fortfarande anpassat för att vi ska spara papper. Arkivorganisationen är uppbyggd kring arkivlokaler, system med arkivboxar och akter. Kompetens kring klimat, materiel och metoder för att bevara analoga handlingar på framförallt papper. Original Original Att bygga upp en ny infrastruktur Vi behöver tillsammans bygga upp en infrastruktur för att hantera elektroniskt bevarande på ett ansvarsfullt sätt. Det behövs ett tillräckligt stort antal organisationer Kompetens för att hantera lagring, migrering och åtkomst för att säkerställa bevarande. Denna kompetens behöver byggas upp hos kommuner, landsting, statliga myndigheter och privata aktörer. Digitala världen Dataobjekt Representation 1

8 Under förstudien har det blivit alltmer tydligt att e arkiv inte bara handlar om att upphandla ett it system. E arkiv är i hög grad ett verksamhetsprojekt. Först och främst behövs olika typer av styrande dokument, riktlinjer och arbetsbeskrivningar. För det andra behöver arbetet organiseras. Det kan handla om vilka beslutsvägar som ska gälla, hur e arkivet ska placeras organisatoriskt och liknande. Det behövs budget, lokaler, personal eller externa konsulter för att utföra de olika arbetsuppgifterna. Slutligen behövs olika typer av tekniska stödsystem, det vill säga e arkiv som teknisk lösning, som kan upphandlas som produkt eller tjänst. Idag finns det inte en fix och färdig organisation som kan sätta igång och förvalta ett e arkiv hos de organisationer som deltog i förstudien. Det gör att e arkiv skiljer sig från andra it upphandlingar. Till skillnad från vanliga it system påverkar e arkivet också alla andra it system som innehåller bevarandevärd information. E arkivet ställer krav på att information ska kunna överföras till arkivsystemet. Att införa e arkiv innebär många strategiska och organisatoriska beslut. 9

9 Digitalisering pratas det ofta om. Att digitalisera betyder att göra någonting analogt digitalt. Det kan handla om att förenkla arbetsrutiner med e tjänster. Det kan också handla om att att skanna eller fotografera pappershandlingar. De digitaliserade bilderna indexeras (förses med metadata) och hanteras i någon form av databas. Digitalt bevarande fokuserar på det som skapas och hanteras i digital form redan från början. Till exempel information i våra it system. För att kunna bevara informationen på lång sikt paketeras den tillsammans med all information som behövs för att kunna hitta och läsa informationen och hanteras i ett arkivsystem. Även digitaliserad information kan paketeras och hanteras i ett arkivsystem. Men en databas eller dokumentlager med digitaliserade dokument är som ett verksamhetsystem vilket som helst i förhållande till arkivsystemet. Det finns också tillfällen då digitaliseringen är den enda chansen att bevara sköra handlingar eller information som lagras på medier som riskerar att brytas ner (till exempel video i VHS format). Detta område beskrivs inte närmare i guiden. 10

10 Man talar om bevarande på lång sikt. Men vad är lång sikt? 1. När en ny teknisk plattform ska införas och informationssystem migreras. 2. När ett nytt verksamhetssystem ska införas och information konverteras mellan systemen. 3. När en ny myndighet startas innebär det en ny arkivbildare. Då ska det gamla arkivet överlämnas till arkivmyndigheten och ett nytt ska startas upp. Det innebär till exempel att diarier ska avslutas och nya diarieserier måste läggas upp. 4. Det händer också att verksamheter inte längre ska finnas kvar. Det har hänt till exempel med hundskatten som kommunerna hanterade. Ett annat exempel är om skolan skulle bli statlig igen. Då finns det inte längre kvar någon verksamhet som kan ansvara för informationen och som har ett verksamhetssystem för att söka och läsa informationen. Informationen ska då lämnas över till arkivmyndigheten och slutarkiveras oberoende av de ursprungliga systemen. 5. Till slut (på mycket lång sikt) finns det inte kvar varken människor eller it system med kunskap om verksamheten och verksamhetens kontext. De första trappstegen kan hanteras inom ramen för befintlig verksamhet. När det gäller de sista trappstegen är det däremot en kulturarvsinstitution (till exempel kommunarkiv) som är den naturliga platsen. Däremellan beror det på situationen, vilka behov som verksamheten har, om det finns bestämmelser i lag eller liknande, vad som är mest lämpligt. De tekniska lösningarna kan alltså se olika ut. 11

11 Information arkiveras redan när uppgifter matas in i olika it system som används i verksamheten. När information läggs in fortlöpande så blir varje post allmän handling när den färdigställs eller signeras. Ärende och dokumenthanterings system kan innehålla avslutade ärenden som är arkiverade enligt lagstiftningen. Medborgare, myndigheter och företag kommunicerar med verksamheten och lämnar in handlingar och får tillbaka handlingar (på traditionellt vis eller via e tjänster av olika slag) Av olika skäl kan verksamhetssystemen behöva avlastas, det kan bero på stora informationsmängder, upphandling av nya system och liknande. Då kan det uppstå behov av att överföra information till ett verksamhetsnära arkiv. Ett system som inte har all funktionalitet som behövs i verksamhetssystemet, utan som i huvudsak förser verksamhetssystemet med arkiverad information. När verksamheten inte längre har direkt behov av informationen, eller om verksamheten upphör, ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten. Då paketeras informationen i systemoberoende format och överlämnas till slutarkiv. Via e tjänster kan medborgare, myndigheter och företag söka information och begära ut uppgifter eller få tillgäng till publicerad information. 12

12 Redan innan dokumentation skapas behöver man tänka på arkivet. I den bästa av alla världar är det första steget att kartlägga informationen. När verksamheten och informationshanteringen kartläggs bedöms vad som ska slängas och vad som ska bevaras för framtiden. Vilken information som är säkerhetsklassad och i vilken grad. Då är det möjligt att gå vidare till nästa steg det vill säga att ställa krav på verksamhetssystemen som ska hantera information. Därefter upphandlas systemen och införandet tar vid. Under införandet anpassas systemet för den aktuella organisationen, installeras och användare utbildas. Efter att systemet är infört behöver det förvaltas, det vill säga underhållas och utvecklas. Det gäller att se till att information hela tiden hanteras enligt de rutiner som bestämdes under införandet. Så småningom blir det aktuellt att avställa information som inte behövs längre i den löpande verksamheten. I det här skedet kan det bli knepigt om man inte alls har förberett sig genom kartläggning, kravställning och förvaltning. Systemen gör ju inte något mer än vad de byggda för att göra. Nästa steg, när informationen är avställd i systemoberoende format, är det dags att mappa mot arkivspecifikation och paketera för leverans till arkivsystemet. Hos arkivet tas leveransen emot och paketet packas upp, förtecknas och tillförs arkivsystemet. Därefter ska informationen kunna återanvändas för att skapa ny kunskap och ny dokumentation. 13

13 Det finns olika tillfällen när det är lämpligt att titta på hur information ska kunna levereras till arkivsystem. När nya system upphandlas finns det en möjlighet att ställa krav så att systemen utvecklas för att kunna hantera långsiktigt bevarande och leverans till e arkiv. Det bästa är att börja titta på dessa frågor redan från början när ett nytt system planeras. Det kan finnas gamla system i drift som bara hålls igång för att informationen behövs. Det kan finnas olika skäl för att avveckla systemen det kanske inte finns support längre, eller administratörer som kan systemet. Licenser kan bli onödigt dyra med tanke på att inte systemet används aktivt längre. Även när det gäller system som används aktivt är det viktigt att hålla ett öga på vad som kommer att hända vid ett framtida systembyte. Det behövs en handlingsplan för att veta hur man ska agera. Kanske finns det en möjlighet att systemet utvecklas, eller möjlighet att komplettera dokumentation eller rent av skriva ut informationen. Ett annat scenario när det finns ett e arkiv på plats är att det finns behov av att fortlöpande överföra information med automatik till arkivet. Man brukar prata om att ansluta verksamhetssystem. I det fallet handlar det om att skapa integrationer och anpassa både verksamhetssystemet och arkivsystemet. 14

14 Det finns en internationell standard för arkivsystem som kallas Open Archival Information System (OAIS). Modellen handlar om hela arkivorganisationen och inte bara de it system som används. Med funktion menas både personal, verktyg och tekniska stödsystem. Producent är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som tillhandahåller information som ska bevaras. Konsument är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som använder information som arkivet bevarar. Ledningen beslutar om styrande dokument. Mottagningsfunktionen tar emot leveranspaket från en producent, eller från andra funktioner i arkivsystemet. Här förbereds materialet för lagring. Leveranspaketen kvalitetskontrolleras och funktionen skapar arkivpaket. Funktionen för att hantera data uppdaterar, underhåller och ger åtkomst till sökbar data både beskrivande information och administrativ data. Lagringsfunktionen förvarar, vårdar och hämtar upp arkivpaktet från lagringssystemet. Funktionen övervakar och kontrollerar arkivpaketen. Den administrativa funktionen utvecklar, förvaltar och administrerar arkivsystemet som helhet. Alltifrån att förhandla leveransöverenskommelser till att hantera konfiguration av de verktyg och tekniska stödsystem som används. Planeringsfunktionen har hand om omvärldsbevakning när det gäller teknisk utveckling och målgruppernas behov och önskemål. Funktionen har bland annat hand om att utveckla strategier och specifikationer för att hantera långsiktigt bevarande. 15

15 Riksarkivet har i samverkan med statliga myndigheter, landsting och kommuner tagit fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för ärendehantering och personal. De förvaltningsgemensamma specifikationerna kan enkelt beskrivas som den digitala världens motsvarighet till arkivpapper och arkivpennor. Bilden visar ett enkelt exempel med en kommunlista som består av ett rotelement (kommunlista) och ett element (namn) och attribut (kod). Namnet ska vara text (string) och koden ett heltal (int). Både namn och kod är obligatoriska. Specifikationerna ökar möjligheterna för standardiserade exportformat och arkiveringsmoduler för olika verksamhetsystem, och därigenom frigöra informationen för återanvändning. Både på kort och lång sikt. Själva specifikationen är ett dokument som beskriver vilka element och attribut som ska finnas med vi en leverans och hur de ska vara strukturerade och formaterade. För att kunna kontrollera att de filer som levereras överensstämmer med specifikationen finns XML schema som används för validering. 16

16 Information hanteras i ett verksamhetssystem och behöver av en eller annan anledning föras över till arkivsystemet. Först kommer verksamheten och arkivet överens om vad som ska levereras, när och hur leveransen ska ske. Detta dokumenteras i en leveransöverenskommelse. För att kunna leverera information behöver verksamheten exportera data, mappa mot leveransspecifikation och skapa ett leveranspaket. För att göra det behövs personer som kan utföra de här momenten egen personal, arkivets personal eller externa konsulter. Verksamhetssystemet kan ha en exportfunktion eller en arkiveringsmodul. Det kan också finnas maskingränssnitt som gör att det går att genomföra automatiserade leveranser. Resultatet blir ett leveranspaket som överensstämmer med den leveransspecifikation som har definierats i leveransöverenskommelsen. Det kan också finnas särskilda arkiveringsverktyg som kan hämta data, mappa och skapa leveranspaket, om systemet inte har någon inbyggd exportfunktion. Leveranspaketet som skapas ska i princip bli identiskt i vilket fall. Arkivets mottagningsfunktion tar emot leveraspaketet, kontrollerar att överföringen har gått bra och att leveransen motsvarar det som överenskommits. Paketet packas upp, innehållet kontrolleras mer noggrant och arkivet hämtar eller skapar metadata som behövs för att kunna söka efter informationen och hantera filerna i arkivet. För det behövs också programvaror, maskingränssnitt och inte minst personal. Vissa kontroller kan automatiseras (valideringar till exempel) men för att kontrollera att resultatet blir läsbart och begripligt behövs människor. Resultatet blir ett arkivpaket som följer den specifikation som gäller för arkivpaket. 17

17 Information är en resurs som precis som ekonomiska resurser ska redovisas. Bestämmelserna finns i arkivlagen. Bestämmelserna är inte så detaljerade, men det finns vedertagna metoder och principer som bland annat dokumenteras i Riksarkivets föreskrifter för statliga myndigheter. Information i verksamheten (hos nämnder och bolag) redovisas i dokumenthanteringsplaner och diarieplaner. Det ska också finnas översiktliga beskrivningar av hur allmänna handlingar hanteras i verksamheten (arkivbeskrivning). Hos arkivet finns det arkivförteckningar som är en logisk förteckning över innehållet i arkivet. När det gäller papper fungerar arkivredovisningen som ett inventarium. E arkivet finns det både en logisk sökingång i arkivet och en lagringshierarki som redovisar hur informationen lagras fysiskt. De flesta arkiv förtecknar idag sina arkiv efter allmänna arkivschemat. Det stämmer inte överens med till exempel diarieplanerna och med hur information hanteras i dokument och ärendehanteringssystem. För att knyta samman arkivredovisningen, och redovisa informationen i sitt sammanhang används ett klassificeringsschema. Det är ett strukturerat sätt att beskriva och märka upp information med utgångspunkt från verksamhetssamanhanget. Det kan liknas vid en kontoplan att redovisa information efter. Uppgift om det ursprungliga sammanhanget är viktigt för att det i framtiden ska gå att värdera och tolka informationen. Klassificeringsstrukturen är det som knyter samman de olika planerna och förteckningarna. 18

18 Klassificeringsscheman kan se ut på olika sätt. Enligt de nya principerna för verksamhetsnära arkivredovisning är utgångspunkten verksamhetens processer. Verksamheter delas in i styrande, stödjande och kärnverksamheter. Till stödjande verksamheter hör till exempel att hantera personal. Hantera personal är en processgrupp som till exempel innehåller processer som att anställa personal, administrera lön och avsluta anställningar. I processen administrera lön är det i det här exemplet två aktiviteter att beräkna lön och att betala ut lön. Varje aktivitet ger upphov till en handling. Till exempel en bankfil som ska överföras till banken för att löner ska betalas ut. Ett annat exempel på processergrupp är att hantera ekonomi. Där ingår till exempel processen att administrera fakturor. I processen administrera fakturor är att betala faktura en aktivitet. Genom att systematiskt redovisa vad som görs i en verksamhet blir det möjligt att identifiera olika typer av handlingar. När handlingstyperna är identifierade värderas informationen som underlag för gallringsbeslut. Klassificeringsschemat gör det också möjligt att söka information som rör samma verksamhet i e arkivet. Genom att knyta information till en klass går det också att bevara det ursprungliga sammanhanget (proveniensen). 19

19 E arkiv handlar först och främst om informationen som ska bevaras och olika typer av kompletterande information (metadata) som behövs för att kunna söka information och säkerställa bevarande för framtiden. För att kunna hantera digital information behöver det finnas it system som stödjer de olika funktionerna. Ett system består förutom information av olika programvaror, användare, instruktioner, rutiner med mera. Stödsystemen kan vara både digitala och analoga. Till exempel ett datoriserat diarium och ett arkivskåp med akter. Verksamhetssystemen består i sin tur av olika databaser, register, programvaror, användargränssnitt, maskingränssnitt för integrationer och stödregister för olika ändamål som till exempel befolkningsregister och användarregister. Även i en paketerad produkt eller lösning ingår det ett flertal olika program. Program är data i form av instruktioner som en dator kan tolka och utföra (exekvera). För att kunna ta del av den information som bevaras digitalt behövs någon form av maskin för att köra programmen och visa eller projicera informationen. Data lagras alltid fysiskt någonstans, även om det teoretiskt sätt kan vara på en mikroskopisk nivå. Även de som levererar molntjänster har tillgång till servrar och teknisk infrastruktur för att kunna leverera tjänsten. 20

20 Bilden visar hur arkivet skulle kunna placeras in i ett systemsammanhang. 21

21 Driftstjänster kan tillhandahållas av en egen it avdelning, en gemensam organisation eller en extern part. Systemtekniker kan vara anställd personal eller externa aktörer som utför arbete på uppdrag. Det finns olika typer av driftstjänster leverantörer kan erbjuda både mjukvara, plattform och teknisk infrastruktur som tjänst. Vilken strategi som organisationen har valt när det gäller driftstjänster har betydelse för val av teknisk lösning (eller tekniska lösningar) för e arkivet. Det finns också molntjänster som till exempel Google Documents och Facebook som alla kan använda, både inom verksamheten och för privata ändamål. 22

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? och består av.. Arkivet är Myndighetens allmänna handlingar och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 TF, om myndigheten beslutar att de

Läs mer

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Information Varje typ av kunskap som kan utbytas. Handlingarna som ska bevaras eller gallras Analoga handlingar: informationen är ett med lagringsmediet.

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Moment 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det i min verksamhet?

Moment 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det i min verksamhet? Moment 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det i min verksamhet? Arkivering i olika steg Medborgare Myndigheter Företag Leverans utifrån dokumenthanteringsplan Verksamhetssystem Verksamhetsnära

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt 1 (7) Tillsynsavdelningen Ulrica Hofverberg 2015-10-20 Dnr RA 232-2015/8287 Örebro tingsrätt Box 383 701 47 Örebro 1 Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt Riksarkivet inspekterade den 8 oktober

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Invånare. Verksamhet. Bevarande

Invånare. Verksamhet. Bevarande NYTTA Invånare Verksamhet IT Bevarande Invånare Det digitala kulturarvet kan bevaras och finnas åtkomligt under lång tid Förståelsen för vår samtid underlättas i framtiden när forskning i digitala källor

Läs mer

Intensivutbildning i dokumenthantering, arkiv och långsiktigt digitalt bevarande.

Intensivutbildning i dokumenthantering, arkiv och långsiktigt digitalt bevarande. Intensivutbildning i dokumenthantering, arkiv och långsiktigt digitalt bevarande. Kommunens analoga och digitala arkiv innehåller dess samlade kunskapsbas Informationen lagras idag ofta planlöst och utan

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Riktlinje 2015-06-24 Riktlinjer för digital arkivering KS-2015/0813 003 Antagen av Kommunstyrelsen den 2 september 2015. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Syftet

Läs mer

Ett e arkiv värt att lita på

Ett e arkiv värt att lita på Ett e arkiv värt att lita på Arkivering i olika steg Medborgare Myndigheter Företag Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Slutarkiv Internationell standard Audit and Certification of Trustworthy Digital

Läs mer

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg,

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg, Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen Karin Bredenberg, 2014-06-03 1 Inledning Jag gör en presentation och sedan får ni ta vid i diskussionen efter en kort paus!

Läs mer

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1 Dokumentation från Vismas arkivseminarium Page 1 Page 2 OM VISMA Visma har ca 5200 anställda varav ca 1600 i Sverige Visma Consulting har ca 150 anställda i Sverige Page 3 Utvecklar och levererar: E-Process

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt

Läs mer

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

Förenklad förstudie och samarbetsförslag Tjänsteskrivelse -02-21 KFN 2013.0096 Handläggare: Annelie Henriksson Förenklad förstudie och samarbetsförslag Sammanfattning Arbetet med införande av e-arkiv i Karlskoga kommun har påbörjats under hösten

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet VÄGLEDNING 1 2016-05-26 Dnr V 2016/920 Avdelningen Dokumenthantering Åsa Berglund, avdelningschef Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version 1.0 Postadress Box 117,

Läs mer

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun UPPSALA STADSARKIV Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun 1 INLEDNING... 1 1.1 ALLMÄN HANDLING... 1 1.2 FLER ANVISNINGAR OM E-HANDLINGAR...

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Bevarande av digitala allmänna handlingar www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information

Läs mer

Rapport fördjupad nulägesanalys

Rapport fördjupad nulägesanalys RAPPORT Handläggare Telefon Datum Dnr Elin Jonsson och 0470 349 633 2015 06 01 SARK.2015.7 Magdalena Nordin Rapport fördjupad nulägesanalys Sammanfattning Den här rapporten innehåller en fördjupad nulägesanalys

Läs mer

Hantera informationspaket i system för bevarande

Hantera informationspaket i system för bevarande Kompetensutveckling har erbjudits deltagare inom projektet Elektroniskt bevarande i form av en kurs i XML. Kursen har genomförts av Riksarkivet och haft en praktisk inriktning. Ett 10-tal personer deltog

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet / Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet / 2013-11-07 Riksarkivet Riksarkivets främsta uppgift är att säkerställa samhällets behov av en långsiktig

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan

Läs mer

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Stadsarkivet Dnr 9.0 7389/08 Sida 1 (8) 2016-03-17 POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Sida 2 (8) Innehåll POLICY... 1 FÖR E-ARKIV STOCKHOLM... 1 1. e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Lunds universitet under tre dagar den 20 22 maj 2014 dels vid Universitetsförvaltningen

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping 1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas, - - - 1 2 kap. Definitioner I dessa föreskrifter avses med aktivitet arkiv arkivredovisning databärare förvaringsenhet förvaringsmedel handling handlingstyp handlingsslag inventarium klassificeringsstruktur

Läs mer

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN Vägen mot e-arkiv Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN JANUARI 2014 Detta är en kortversion av förstudierapporten e-arkiv. Varför

Läs mer

Vad kan man förbereda inför e-arkivering

Vad kan man förbereda inför e-arkivering INFORMATION 1(6) Vad kan man förbereda inför e-arkivering I detta dokument beskriver vi ett antal frågor som en myndighet behöver ta ställning till innan man kan börja leverera information till SSC:s kommande

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Strategi för bevarande av digital information

Strategi för bevarande av digital information Regionledningskontoret Kansli Centrala arkivfunktionen 036-32 45 14 tomy.eklov@rjl.se Strategi för bevarande av digital information Detta måldokument avser övergripande strategi för långsiktigt bevarande

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

Dokumenttyp Ordlista Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2

Dokumenttyp Ordlista Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2 1 (12) 2011 ORDLISTA Bilaga 1 Caspar Almalander, Eskilstuna Henrik Erngren, Malmö Anja Helldal, Ockelbo Elin Jonsson, Växjö Samuel Lindeborg, Falkenberg Eva Lindelöw Sjöö, Gävle Mats Nafsund, Västerås

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan OSL Utlämnande Överklagan Registrering Tillgänglighet Hantering Redovisning TF Grundlag Allmän handling Utlämnande ArkF Skrivmateriel

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

eard Projektet Karin Bredenberg / 2013-05-15

eard Projektet Karin Bredenberg / 2013-05-15 eard Projektet Karin Bredenberg / 2013-05-15 1 eard Projektet Status för projektet eard och E-delegationens roll i projektet Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv Status på piloterna 2 eard

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013 Inspektionsrapport 1 (6) Datum Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013 Närvarande Från Opus Bilprovning: Platschef Technical Support Manager/ADR

Läs mer

Moment 3: Att kartlägga och klassificera information

Moment 3: Att kartlägga och klassificera information Moment 3: Att kartlägga och klassificera information För att kunna kartlägga och klassificera.. behöver vi veta: Vad vi gör Hur vi gör Vem som är ansvarig Om det finns någon styrande lagstiftning Vilken

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-04-22 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.2 Arkivbeskrivning INNEHÅLL

Läs mer

PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1

PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1 PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING Page 1 Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4 Riksarkivet beskriver i sin föreskrift RA-FS 2008:4 en modell där arkiv ska struktureras utifrån vilken process handlingen

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277 Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 ARKIVREGLEMENTE Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 Innehåll: Inledning 1 Omfattning 2 Syftet med informationsförvaltning 3 Organisation och ansvar 4 Planering och samråd

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2016-09-27 Kommunstyrelsen Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen och

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun 2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska

Läs mer

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0 Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Datum Författare Version 2016 05 23 Anne Lamér 1.0 1 Innehåll Sammanfattning... 3 Skydda dina elektroniska handlingar från obehöriga...

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv

Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv ägare 1 Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv Rapport från workshop i Samrådsforum Parallellt med den politiska beslutsprocessen oktober-december påbörjades planeringen av verksamheten i den gemensamma arkivorganisationen

Läs mer

Svenska kyrkans bestämmelser

Svenska kyrkans bestämmelser Svenska kyrkans bestämmelser Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om vård och annan hantering av elektroniska handlingar i kyrkans arkiv meddelat den 15 december 2016 SvKB 2016:7 Kyrkostyrelsen

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2011-11-25 DNR 9.3-16647/11 SSA 2011:13 Skarpnäcks skola, Att: Patrik Forshage Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid

Läs mer

Datum Dnr RA /5817

Datum Dnr RA /5817 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Skolinspektionen Närvarande Från Skolinspektionen: arkivarie arkivarie IT-chef (medverkande vid punkt 4 framställning och 6 arkivredovisning) undervisningsråd (medverkande

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter; RA-FS 2008:4 Utkom från trycket den

Läs mer

Digital strategi för Strängnäs kommun

Digital strategi för Strängnäs kommun 1/8 Beslutad: Kommunfullmäktige 2016-01-25 8 Gäller fr o m: 2016-01-26 Myndighet: Diarienummer: Kommunstyrelsen KS/2015:646-005 Ersätter: Ansvarig: IT-strateg Digital strategi för Strängnäs kommun 2/8

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, 2016-02-15 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas.

Läs mer

Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29

Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29 Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen Datum KS-2014/29 huvudregistrator 2014-01-27 Kommunstyrelsen Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-19717/08 SID 1 (7) 2009-04-20 SSA 2009:13 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB Närvarande från bolaget: Joachim

Läs mer

Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation

Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till Avsiktsförklaring År 1-2 År 3-4 År 5-6 År 7-8 År 9-10 Digitalisering och forskarservice Förbättrat verksamhetsstöd (mellanarkiv) Förbättrad

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax: 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:

Läs mer

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping 1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning 2015-12-30 2015-12-30 1.0. Vägledning

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning 2015-12-30 2015-12-30 1.0. Vägledning Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet VIR-VÄGLEDNING Vägledning Att redovisa information enligt verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten för

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun 2016-09-28 Magnus Nilsson 1 (8) ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring.

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Projektplan. Elektroniskt bevarande

Projektplan. Elektroniskt bevarande Elektroniskt bevarande etapp 2 Projektnamn: Elektroniskt bevarande etapp 2 Projektägare: Sambruk Styrgrupp: Inte bestämd Projektledare: Caspar Gielissen Tel. 073-950 42 10 Epost cas.gielissen@eskilstuna.se

Läs mer

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia Begrepp Gallring Sekretess PUL Diarie-dossiéeplan /registreringsplan Diarium (NO

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). 1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2009-02-17 DNR 9.3-19392/08 SSA 2009:2 Österåker-Östra Ryds församling Att: Jan Bonander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15935/08 SSA 2008:11 Järfälla kyrkoförvaltning Att: Thomas Waltin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom. FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Riksarkivet (RA) inspekterade den 2 oktober 2014 arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Verksamhetssystem och dokumenthantering

Verksamhetssystem och dokumenthantering STADSLEDNINGSKONTORET 2015-09-23 ANNA TYNDERFELDT KOMMUNARKIVARIE Åtgärdsrapport gällande arkiv och dokumenthantering på enheten för vuxenutbildning Berörd myndighet: Social- och arbetsmarknadsnämnden

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Välkommen till Eskil"una

Välkommen till Eskiluna Välkommen till Eskil"una Elektroniskt bevarande etapp 2 Det handlar om a. säkerställa en långsik5g informa5onsförsörjning! Slutrapporten etapp 2 Sambruk 2011. Dokumentet får dock spridas enligt Creative

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Sydarkivera - Verksamhetsbeskrivning

Sydarkivera - Verksamhetsbeskrivning - Verksamhetsbeskrivning Kommunalförbundet har bildats av kommunerna Alvesta, Karlskrona, Karlshamn, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö, Älmhult samt Region Blekinge. Förbundets uppdrag

Läs mer

GUIDE TILL HANDLINGSALTERNATIV ett utbildningsmaterial

GUIDE TILL HANDLINGSALTERNATIV ett utbildningsmaterial E-arkiv Kronoberg och Blekinge GUIDE TILL HANDLINGSALTERNATIV ett utbildningsmaterial, Växjö Anders Karlsson, Ronneby Anna-Lena Ljungberg, Ljungby Emil Hagelbäck, Sölvesborg Jonas Sjöberg, Alvesta Josefina

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: 2008-05-27 Närvarande: från Medlingsinstitutet

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle

Tillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle 1 (7) Tillsynsavdelningen T Ståhle Inspektion av arkivvården vid Rättsmedicinalverket Rättsmedicinalverket inspekterades av Riksarkivet den 11 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg

Läs mer