Strategi för bevarande av digital information

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Strategi för bevarande av digital information"

Transkript

1 Regionledningskontoret Kansli Centrala arkivfunktionen Strategi för bevarande av digital information Detta måldokument avser övergripande strategi för långsiktigt bevarande av digital information. Bakgrund Regionens digitala information utgör en värdefull resurs för allmänheten, rättskipningen, forskningen och regionens egen verksamhet såväl idag som i framtiden. Elektroniska handlingar produceras, hanteras och lagras i en mängd olika verksamhetssystem. Informationsmängderna tenderar att öka och bli alltmer komplexa. Regionens arkiv bildas av allmänna handlingar som uppstår i dess verksamheter och myndigheter oavsett format. Regionen är en offentlig organisation med krav på sig att uppfylla offentlighetsprincipen och följa gällande lagar och förordningar om allmänna handlingar och digital information. Digital information ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att offentlighetsprincip, rättskipningens-, allmänhetens, verksamhetens egna samt forskningens behov tillgodoses. Digital information ska bevaras i sitt ursprungliga skick, säkert, med samma kvalitet och riktighet. Information ska vara tillgänglig, åtkomlig, autentisk, läsbar och tillförlitlig både idag och i framtiden. Regionens arkiv ska bevaras: för att regionens arkiv är en del av det nationella kulturarvet för en bättre service gentemot medborgare och andra myndigheter/företag för att stärka demokrati genom en ökad öppenhet och möjlighet till insyn för att information är en strategisk och viktig resurs både för regionen och i arbetet med samhällsutveckling för att tillvarata erfarenheter som kan bidra till att lösa samhällsproblem för att fungera som underlag i den demokratiska debatten

2 Varje myndighet och verksamhet inom regionen svarar för vården av sitt arkiv fram tills arkivmyndigheten tar över detta ansvar. Regionstyrelsen är arkivmyndigheten i regionen medan centrala arkivfunktionen är ett verkställande organ för arkivmyndigheten som vårdar och tillhandahåller arkivmyndighetens och till den överlämnade arkiv. I regionens digitala arkiv ska den arkivinformation förvaras som ska bevaras för längre tid och i all framtid. Utmaningar Bevarande av digital information innebär stora utmaningar såväl för verksamheterna som för arkivmyndigheten i regionen. En av de största utmaningarna är att IT-systemen endast kan hantera digital information under en begränsad tid på grund av ständig teknisk utveckling och ett snabbt föråldrande av mjuk- och hårdvara, format och lagringmedia. Detta gör att det blir svårt och ibland även omöjligt att behålla informationens ursprungliga skick, läsbarhet, tillgänglighet och tillförlitlighet över tiden. Ett IT-system som ersätts av ett nyare system måste avställas på information för att kunna avvecklas. Om information inte avställs i rätt tid blir det allt svårare och kostsammare att göra det ju längre tiden går på grund av systemets snabba föråldrande. Detta kan leda till informationsförlust, s.k. okontrollerad gallring. Informationsförlust kan även inträffa om man inte bevakar teknisk utveckling kontinuerligt och om åtgärderna för att uppdatera och uppgradera mjukvara, hårdvara och filformat inte tas i förväg. Digital information, till skillnad från pappersdokument, har en fragil natur och är väldigt känslig för olika förändringar t.ex. konverteringar, migreringar och mänskliga faktorer. Det är väldigt lätt att tappa bort, manipulera eller utplåna digital information. Mängden digital information som ska tas om hand ökar exponentiellt i samband med att allt mer information produceras och hanteras i digital form. Kombination av den ökade informationskomplexiteten, informationens fragila natur, det tekniska snabba föråldrandet och de snabbt växande informationsmängderna gör det svårt att bevara informationskvalité, samt behålla kontroll över information, informationsflöden och dess hantering i regionens verksamheter. Syfte Syftet med bevarandestrategi är att fastställa sådana strategiska mål som regionen avser att vidta för att säkerställa informationsförsörjning och långsiktigt bevarande av digital information. Dessa strategiska mål anger de förutsättningar som leder till att regionen kan säkra upp digital information för framtiden. För att kunna hantera de ovanstående utmaningarna, undvika okontrollerade informationsförluster och säkerställa informationsförsörjning både idag och i framtiden behövs en väl utvecklad bevarandestrategi. En sådan strategi medför möjligheter till besparingar såväl hos regionens verksamhet som hos arkivmyndighet. Till exempel innehåller vissa IT-system stora

3 informationsmängder och ett tidigt ställningstagande till bevarande och gallring medför stor effektiviseringspotential, inte minst vad gäller kostnader för lagring av information i alla led. Genom en tydlig strategi för bevarande kan regionen, oavsett storlek eller grad av teknikberoende, ta ställning till hur information ska upprättas, hanteras och bevaras på kort och lång sikt. På samma sätt som regionen måste lägga resurser på att tillhandahålla fullvärdiga arkivlokaler för de fysiska arkivalierna måste resurser läggas på att vidareutveckla och underhålla det digitala arkiv regionen använder. Denna strategi ska kompletteras med en övergripande handlingsplan. Mål Det övergripande och långsiktiga målet är att säkra långsiktigt bevarande av digital information. Långsiktigt bevarande omfattar en kedja av händelser kopplade till informationens livscykel. Det avser en kontinuerligt pågående process med tillämpning av aktiviteter och metoder som säkerställer informationens kvalité, åtkomst, tillgänglighet och tillförlitlighet över obestämd tid. Framgångsfaktorer Följande framgångsfaktorer måste bli uppfyllda för att kunna uppfylla det övergripande målet. Proaktivt angreppssätt För att möta utmaningar med bevarande av digital information och säkerställa information för framtiden krävs att regionen anammar ett proaktivt angreppssätt. Det inkluderar styrning, planering och kontroll av information från uppkomst genom hantering till kontrollerad gallring alternativt bevarande. Det kräver även andra organisatoriska insatser, som arbete med informationsplanering och dokumentstyrning, användande av e-arkivsystemet, systematiska bevakningar och kontroller, specifika funktioner och andra förebyggande aktiviteter. En god ordning i myndigheternas arkiv skapas genom en god informationsförvaltning redan när handlingar kommer in eller upprättas. Fastställda rutiner för lagring, avställning, arkivering och gallring ger en effektiv arkivhantering, där man snabbt och enkelt hittar efterfrågad information. Detta ger en kostnadseffektiv hantering för myndighetens dagliga hantering och goda förutsättningar för medborgare att tillämpa offentlighetsprincipen både i dag och i framtiden. Aktiv samverkan För att nå framgång måste en aktiv samverkan ske mellan flera olika yrkesgrupper och verksamheter inom regionen. Både teknik och innehåll måste hanteras. Detta förutsätter att IT-tekniker, jurister, arkivarier, informationsstrateger, verksamheter och verksamhetsutvecklare samarbetar för att komma fram till den bästa lösningen. Det mest effektiva och kostnadsbesparande är om samverkan initieras på ett tidigt stadium. Samverkan kan omfatta upphandling av IT-system,

4 framtagning av dokumenthanteringsplaner, informationsinventering, gallringsutredning, systemavställning etc. Strategiska mål Följande strategiska mål som är beroende av varandra och som samtliga påverkar hur regionen säkerställer digital information för framtiden behöver fastställas. Dokument- och informationsstyrning Dokument- och informationsstyrning är en förutsättning för ett långsiktigt digitalt bevarande. Det är ett administrativt stödområde som verkar för en väl fungerande informationsförsörjning och informationshantering. Dokument- och informationsstyrning omfattar planering, strukturering, uppföljning samt samordning av information och dess fysiska lagring i regionens IT-miljö. Dokument- och informationshantering Dokument- och informationshantering utgår från lagkrav och verksamhetens behov och syftar till att bevara, skydda och tillgängliggöra autentisk och tillförlitlig verksamhetsinformation. En systematisk informationshantering ska också säkerställa tillgängligheten till allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipens krav. Dokumentstyrning och dokumenthantering tillsammans ger följande fördelar: Skapar ordning och reda i informationen hos regionens verksamheter Lättare och snabbare återsökning av information Tillgång till rätt information på rätt plats för rätt person Styrd och säker hantering: säkerställer delning, åtkomst och format Kontroll och överblick över regionens totala informationsmängd Uppfyller krav på dokumentstyrning enligt standarder såsom ISO 9000 Enkelt att ha gällande och uppdaterad information Processbaserad registrering och diarium Regionens diarium är ett viktigt verktyg för registrering av allmänna handlingar. Information och handlingar i arkivet måste vara tillgängliga och sökbara i framtiden. Målet är att den processorienterade arkivredovisningens klassificeringsstruktur ska ligga till grund för diarieplan och på detta sätt knyts diariet, dess akter och arkivredovisningen samman. Rutinerna för diarieföringen och arkivredovisningen ska utformas så att de samverkar, t.ex. ska klassificeringen av handlingar i diariet inom olika ärendetyper ske på ett sätt som är lämpligt ur arkivsynpunkt, liksom att sökbarheten i diariet ska kunna upprätthållas över tid. Processbaserad informationshanteringsplan Informationshanteringsplanen är en viktig del i dokument- och arkivhantering och grundas på den gallringsmodell som tillämpas. Informationshanteringsplan för

5 digital information ska därför grundas på den gallringsmodell som är anpassad för digital information. Arbete med att ta fram nya informationshanteringsplaner ska ske med hänsyn till de krav och förutsättningar som finns för den processbaserade arkivredovisningen arkivredovisning ska finnas enligt lag. Informationshanteringsplaner ska vara processorienterade ett sätt att redovisa olika typer av allmänna handlingar som återfinns inom regionen och deras plats i de olika processerna. Uppgifterna i system och databaser ska vara klassificerade utifrån de arbetsflöden/processer de uppstår i, dvs. de ska kunna peka ut verksamhetsprocessen i vilken informationen har uppstått. Samordning av datalagring Målet är att skapa översikt, systematisera och samordna lagring av data på ett sätt som möjliggör långsiktigt bevarande av digital information. Det blir då lättare att genomföra bl.a. tekniska aktiviteter som konverteringar, kontroller och andra nödvändiga åtgärder. Samordning av datalagring ses som en del av dokument- och informationsstyrning. Att samordna datalagring är nödvändigt av flera anledningar: för att skaffa en översiktlig bild över vilken information som finns och var den är lagrad för att få kontroll över information och informationsflöden för en effektiv och snabbare sökning - få fram rätt information vid rätt tillfälle för att säkerställa att den lagras med hänsyn till framtida bevarande för att säkerställa informationens tillförlitlighet samt undvika dubbellagring och därigenom minska kostnader för lagringsyta och dubbelunderhåll av information Bevakning, test och kvalitetskontroll Regionen ska samordna och upprätthålla styrning och kontroll över information och informationsflöden vad gäller IT-stöd och lagringsytor (aktiva och inaktiva, interna och externa). Regionen ska ständigt följa och bevaka den tekniska utvecklingen med fokus på både mjuk- och hårdvara och ta fram migrerings- och konverteringsplaner för information som ska överföras till ett elektroniskt arkivsystem (e-arkivsystem). Långsiktigt bevarande förutsätter även bevakning av organisatoriska förändringar och förändringar i informationsflöden, både internt och externt, i IT-stöd, e- tjänster, lagringsmedia och mellan dessa. Regionen ska skapa systematisk test- och kvalitetskontrollfunktion för information i samband med konvertering, migrering, digitalisering eller annan teknisk behandling för att säkerställa informationskvalitet. Detta kan göras till exempel med hjälp av stickprovskontroller.

6 Digitalt arkiv E-arkiv är inte bara ett system i teknisk mening, utan det avser organisation vad gäller ansvar, roller, rutiner och funktioner som säkerställer ett långsiktigt bevarande och informationsförsörjning. E-arkivsystem är ett IT-stöd som är en nödvändig förutsättning för e-arkiv. E-arkivsystem Regionen har ett e-arkivsystem, ett IT-stöd som oberoende av de ursprungliga informationssystemen och verksamheterna säkerställer och möjliggör bevarande och tillgängliggörande av information på lång sikt. Detta e-arkivsystem är en leverantörsoberoende teknisk lösning som bygger på nationella och internationella standarder samt erbjuder både mellan- och slutarkiv vilket innebär att informationen kan vara tillgänglig för verksamheten (arkivbildaren) eller regionarkivet. E-arkivsystemet har funktionalitet för att ta emot, arkivera, lagra, vårda, administrera, återsöka och tillhandahålla information. E-gallringsmodell Gallring är en lika viktig del av informationshanteringen som bevarandet, de förutsätter varandra. Bevarandet är inte meningsfullt utan en ändamålsenlig gallring och vice versa. Gallring kan ske på ett kontrollerat sätt och ett okontrollerat sätt. E-gallring Gallring betyder att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför: förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet I praktiken innebär e-gallring att man i enlighet med gallringsregler förstör en elektronisk handling på ett oåterkalleligt sätt, dvs. på så sätt att denna är permanent borta och ej kan tas tillbaka. Målet är att undvika informationsförluster, s.k. okontrollerad gallring. Behov av en ny gallringsmodell Den digitala dokumenthanteringen ställer nya krav på gallring. Oftast köps ITsystem utan någon inbyggd gallringsfunktion eller hela IT-system läggs ner utan att någon information blir bevarad, uppgifter i samband med uppdateringar av en databas blir automatiskt raderade, utan att det finns något stöd för detta i gallringsbeslut. Många IT-system innehåller en mängd uppgifter som kan sammanställas på olika sätt, så kallade potentiella handlingar. För att kunna hantera information i digital form måste en ny gallringsmodell tillämpas.

7 Region Jönköpings län ska ta fram en gallringsmodell för gallring av digital information. Gallringsmodell i traditionell arkivhantering Handlingens eller uppgiftens framtid avgörs genom uppsättning av gallringsfrister för olika dokumentslag och dokumenttyper. Gallringsfristerna kan regleras i lagstiftningen, föreskrifter eller fastställas med hjälp av gallringsutredningar. Denna modell har fungerat i den traditionella dokumenthanteringen. I den traditionella arkivhanteringen är gallring en nödvändighet av flera skäl: för att hålla ned kostnader kostnader för t.ex. arkivlokaler, olika bevarandeinsatser vägs mot den nytta man har av information; skapa överblick - ett arkiv kan bli svåröverskådligt med tiden om handlingar med lågt informationsvärde inte har gallrats, medan ett arkiv där endast den väsentliga informationen återstår blir mer överblickbart; skydda den personliga integriteten - vanligtvis skyddas den enskilda individens personliga integritet i informationen genom sekretesslagen, men i vissa fall regleras gallring av sådana uppgifter genom lagen, t.ex. LSS. Gallring i digital arkivhantering I den digitala arkivhanteringen har storleken på informationsmängden mycket mindre betydelse än i ett pappersarkiv, där den rent fysiska hanteringen vid återvinning eller destruering kan vara påtagligt kostnadsdrivande. Det kan också vara en utmaning att sätta upp gallringsregeln så att den pekar ut och åtgärdar rätt informationsmängd. Det kan leda till betydande kostnader om extern teknisk expertis behöver involveras. Risken för detta kan minimeras om behovet av att kunna avskilja information och att gallra uppmärksammas och säkras redan vid kravställning av ett verksamhetssystem. Det är möjligt att rikta gallringen i IT-miljö mycket tydligare och mycket mer detaljerat än i ett pappersarkiv men att gallra enstaka handlingar i aktomslagens och arkivboxarnas elektroniska motsvarigheter medför allvarliga risker då den kan förstöra kontexten, helheten och överblickbarheten i till exempel ett enskilt ärende. Det går alltså att plockgallra digital information men det finns påtagliga risker för den kvarvarande informationens riktighet och sammanhang. Kravställning vid upphandling av IT-stöd Vid upphandling av IT-system eller e-tjänster ska krav på system och systemets leverantör ställas utifrån framtida bevarande. Detta avser bland annat krav på arkivgodkända format, gallrings- och exportfunktion, lagring och tillgång till data samt systemdokumentation.

8 Regionen ska ta fram en fastställd modell och en anvisning för att hjälpa regionens verksamheter med tillvägagångssätt och kravställning vid system- och tjänsteupphandlingar. Informationssäkerhet I en organiserad dokument- och arkivhantering måste man identifiera de risker som är förknippade med utebliven eller illa organiserad dokumenthantering. Detta ställer också krav på framtagning av riskanalyser för digital information. Arkivfunktionen och informationssäkerhetsfunktionen har ett gemensamt syfte och ett gemensamt behov: båda syftar till säkerhet och kvalitet i den verksamhetsprocessen där informationen skapas och förvaltas, båda är därför beroende av kunskap om hur processerna ser ut, vilka aktiviteter som ingår och vilka funktioner de fyller. Krav på information: Information ska vara tillgänglig och åtkomlig över obestämd tid Den ska vårdas och bevaras säkert, i sitt ursprungliga skick, i samma kvalité och oförvanskade. Endast behörig får åtkomst till information Möjlighet att följa informationens livscykel över tid (historisk spårbarhet) Verksamhetsbaserad arkivredovisning Arkivredovisning regleras i arkivlagen och regionens arkivreglemente och utgör en grund för en effektiv informationsförvaltning och bevarande. Arkivredovisning är ett styr- och sökinstrument till regionens hela handlingsbestånd. Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen innebär att informationen ska klassificeras enligt en struktur som representerar verksamheten, att arbetsflödena och de handlingar som avsätts under arbetsflödenas genomförande ska beskrivas samt att informationens förvar ska redovisas. Verksamhetsbaserad arkivredovisning utgör ett viktigt styrinstrument då den syftar till en bättre förståelse av sambanden mellan en verksamhet och de informationsmängder (handlingar) som förekommer där. Detta till skillnad från traditionell arkivredovisning som omfattar bara avställda handlingar som arkiverats. Då ordnades handlingarna i arkivet efter det så kallade Allmänna arkivschemat. Arkivschemat är en struktur som blandar handlingarnas funktion, riktning, ämne och i vissa fall medium. Allmänna arkivschemat återspeglar däremot inte verksamheten och är känslig för organisationsförändringar. Den nya informationsredovisningen innebär att alla allmänna handlingar som regionen arbetar med ska kunna struktureras efter regionens processer/arbetsflöden. Informationen knyts på så vis tydligt till regionens uppdrag och verksamhet. Detta gör det lättare att hantera, förvalta och söka handlingar. Eftersom informationen redovisas i sitt sammanhang kan även nutida

9 och framtida informationsanvändare ha bättre förutsättningar för att förstå handlingen och dess kontext. Förutsättningen för införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning är processorienterat arbetssätt, kartlagda verksamhetsprocesser och klassificerad information i dessa. Verksamhetsbaserad arkivredovisning förutsätter en informationsstruktur som är hållbar och inte knuten till organisation utan till processer/arbetsflöden och aktiviteter i dessa. Information blir inte känslig för olika organisationsförändringar.

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Bevarande av digitala allmänna handlingar www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Stadsarkivet Dnr 9.0 7389/08 Sida 1 (8) 2016-03-17 POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Sida 2 (8) Innehåll POLICY... 1 FÖR E-ARKIV STOCKHOLM... 1 1. e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering...

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Riktlinje 2015-06-24 Riktlinjer för digital arkivering KS-2015/0813 003 Antagen av Kommunstyrelsen den 2 september 2015. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Syftet

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom. FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern

Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Diarienummer 480/07 004 Fastställt av KF 2008-05 Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Detta dokument har

Läs mer

Moment 3: Att kartlägga och klassificera information

Moment 3: Att kartlägga och klassificera information Moment 3: Att kartlägga och klassificera information För att kunna kartlägga och klassificera.. behöver vi veta: Vad vi gör Hur vi gör Vem som är ansvarig Om det finns någon styrande lagstiftning Vilken

Läs mer

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-04-22 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.2 Arkivbeskrivning INNEHÅLL

Läs mer

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? och består av.. Arkivet är Myndighetens allmänna handlingar och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 TF, om myndigheten beslutar att de

Läs mer

Strategi för långsiktig informationsförvaltning och införande av e-arkiv

Strategi för långsiktig informationsförvaltning och införande av e-arkiv 1 (7) Strategi för långsiktig informationsförvaltning och införande av e-arkiv Strategi Fastställt av Kommunfullmäktige Datum för fastställande 2017-02-27 31 Giltighetstid Tills vidare. Första översyn

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering

Riktlinjer för digital arkivering Riktlinjer för digital arkivering I Linköpings kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Antaget av: Kommunstyrelsen Status: Antaget 2014-06-17 243 Giltighetstid: Gäller tills vidare Linköpings kommun linkoping.se

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 ARKIVREGLEMENTE Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 Innehåll: Inledning 1 Omfattning 2 Syftet med informationsförvaltning 3 Organisation och ansvar 4 Planering och samråd

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, 2016-02-15 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas.

Läs mer

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING 2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Filnamn:begrepp_P1.1-0 Förstudie e-arkiv Mall från Tieto PPS (ME004, 3.2.0) Anna Danielsson Sida: 1 (5) Begreppslistan har tagits fram som en del av begreppsmodelleringen

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Systemavveckling BEVARA OCH GALLRA VERKSAMHETSINFORMATION. Koncernkontoret

Systemavveckling BEVARA OCH GALLRA VERKSAMHETSINFORMATION. Koncernkontoret Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning och förvaltning Dokumentslag: Styrande Datum: 2017-01-25 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.0 Systemavveckling

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Svenska kyrkans bestämmelser

Svenska kyrkans bestämmelser Svenska kyrkans bestämmelser Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om vård och annan hantering av elektroniska handlingar i kyrkans arkiv meddelat den 15 december 2016 SvKB 2016:7 Kyrkostyrelsen

Läs mer

Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333

Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333 Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-05-10 99 Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333 Förslag till beslut

Läs mer

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet 2017-06-28 Regler för bevarande av elektroniska Publicerad: 2017-06-28 Beslutsfattare: Håkan Stenström Handläggare: Anna Connell Beslutsdatum: 2017-06-28 Giltighetstid: Tillsvidare Sammanfattning: Med

Läs mer

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet / Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet / 2013-11-07 Riksarkivet Riksarkivets främsta uppgift är att säkerställa samhällets behov av en långsiktig

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun 2016-09-28 Magnus Nilsson 1 (8) ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring.

Läs mer

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet VÄGLEDNING 1 2016-05-26 Dnr V 2016/920 Avdelningen Dokumenthantering Åsa Berglund, avdelningschef Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version 1.0 Postadress Box 117,

Läs mer

Processer i verksamhetsbaserad arkivredovisning. Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Processer i verksamhetsbaserad arkivredovisning. Nora Liljeholm / Riksarkivet / Processer i verksamhetsbaserad arkivredovisning Nora Liljeholm / Riksarkivet / 2014-05-06 Innehåll Kort om verksamhetsbaserad arkivredovisning Processbeskrivningars funktion i arkivredovisningen Krav på

Läs mer

PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD

PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK SID Ks 90/15 2015-03-11 Ks 26 1 PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD Dokument Plan för tillsyn av arkivvård Version 1. Fastställd av Kommunstyrelsen Datum 2015-03-11

Läs mer

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN Vägen mot e-arkiv Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN JANUARI 2014 Detta är en kortversion av förstudierapporten e-arkiv. Varför

Läs mer

Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning

Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning ARKIVKRAV FÖR IT-SYSTEM - VÄGLEDNING 1 2014-09-09 Avd. Dokumenthantering Anne Lamér IT-arkivarie Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun 2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska

Läs mer

Tillsynsavdelningen Dnr RA /2900 E Berndtsson

Tillsynsavdelningen Dnr RA /2900 E Berndtsson Inspektionsrapport 1(6) Inspektion av arkivvården vid Uppsala universitet, Universitetsförvaltningen Uppsala universitet inspekterades av Riksarkivet den 14 16 april 2015. Utöver inspektionen av den centrala

Läs mer

Bevara, rensa och gallra

Bevara, rensa och gallra Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning

Läs mer

Redovisning av enkätsvaren 2017 Har du nya utmaningar i din verksamhet?

Redovisning av enkätsvaren 2017 Har du nya utmaningar i din verksamhet? Redovisning av enkätsvaren 217 Har du nya utmaningar i din verksamhet? 1. Jobbar du inom kommunal sektor? Ja 9 Nej 1 1 Jobbar du inom kommunal sektor? Ja Nej 2. Känner du till samrådsgruppen för kommunala

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter; RA-FS 2008:4 Utkom från trycket den

Läs mer

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1 Dokumentation från Vismas arkivseminarium Page 1 Page 2 OM VISMA Visma har ca 5200 anställda varav ca 1600 i Sverige Visma Consulting har ca 150 anställda i Sverige Page 3 Utvecklar och levererar: E-Process

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2009-02-17 DNR 9.3-19392/08 SSA 2009:2 Österåker-Östra Ryds församling Att: Jan Bonander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4

Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com Agenda Vad innebär det att redovisa information enligt RA-FS 2008:4? Tips på

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun Dnr KK15/773 Arkivreglemente för Nyköpings kommun Antagen 2016 Dnr KK15/773 2/5 Mål och syfte med arkivreglementet Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler Arkivregler för Borås Stad Borås Stads styrdokument» Aktiverande strategi avgörande vägval för att nå målen för Borås program verksamheter och metoder i

Läs mer

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde

Läs mer

256 Arkivreglemente för Höörs kommun

256 Arkivreglemente för Höörs kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida 2016-08-29 1 (1) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Dnr KSF 2016/417 256 Arkivreglemente för Höörs kommun Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt 1 (7) Tillsynsavdelningen Ulrica Hofverberg 2015-10-20 Dnr RA 232-2015/8287 Örebro tingsrätt Box 383 701 47 Örebro 1 Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt Riksarkivet inspekterade den 8 oktober

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet Dnr V 2015/375, utkast version 2015-04-24 Bakgrund Allt mer av universitetets information hanteras digitalt. Olika verksamhetssystem,

Läs mer

komsam Digital långtidslagring/arkivering

komsam Digital långtidslagring/arkivering Digital långtidslagring/arkivering 1 Rapport från KOMSAM 2 Riktlinjer för digital långtidslagring/ arkivering i kommunen 3 Teknisk checklista för systemkrav avseende digital långtidslagring/ arkivering

Läs mer

Vem bestämmer om arkiv i kommunen?

Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Innehåll Presentera uppdraget och resultatet Presentation av förslag till riktlinjer för hantering av arkiv Ansvarsfördelning enligt KL Vem bestämmer vad i en kommun

Läs mer

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Arkivhandbok för Karolinska Institutet Arkivhandbok för Karolinska Institutet Diarienummer: 1-814/2014 Version: 1.0 Fastställd: 2014-12-15 Giltig fr.o.m.: 2014-12-15 Arkivhandboken innehåller övergripande riktlinjer gällande arkivering vid

Läs mer

Invånare. Verksamhet. Bevarande

Invånare. Verksamhet. Bevarande NYTTA Invånare Verksamhet IT Bevarande Invånare Det digitala kulturarvet kan bevaras och finnas åtkomligt under lång tid Förståelsen för vår samtid underlättas i framtiden när forskning i digitala källor

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 1 (5) Bilaga 5 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group Det handlar egentligen inte om standarder för filformat, arkivredovisning och lagringsmedia. Det handlar om att bevara värdefull information.

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a 67 000

Läs mer

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas, - - - 1 2 kap. Definitioner I dessa föreskrifter avses med aktivitet arkiv arkivredovisning databärare förvaringsenhet förvaringsmedel handling handlingstyp handlingsslag inventarium klassificeringsstruktur

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Lunds universitet under tre dagar den 20 22 maj 2014 dels vid Universitetsförvaltningen

Läs mer

Åtgärder och aktiviteter

Åtgärder och aktiviteter Åtgärder och aktiviteter 2017-01-24 1 2017-01-24 2 Samhällsdebatten om digitalisering och i-förvaltning 2017-01-24 3 2017-01-24 4 Skattning av baserad på enkätsvar 2017-01-24 5 Verkan Ställer krav på styrning

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax: 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Dokumenttyp Checklista för digital arkivering Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2

Dokumenttyp Checklista för digital arkivering Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2 1 (8) CHECKLISTA FÖR DIGITAL ARKIVERING Bilaga 5 Thomas Lindkvist, Mariestad Pelle Gertow, Trollhättan Marie Skarin, Uddevalla Jan Christer Wahlbäck, Mariestad Monica Eriksson, Norrköping Caspar Almalander,

Läs mer

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr:

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr: 1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr: 2014.TS0347 Beställare: Jessica Dahl, biträdande samhällsbyggnadschef/planeringschef

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

REGIONARKIVETS KURSER 2013

REGIONARKIVETS KURSER 2013 REGIONARKIVETS KURSER 2013 ARKIV- OCH INFORMATIONSHANTERING FÖR ANSTÄLLDA INOM GÖTEBORGS STAD Regionarkivet har under hösten 2013 möjlighet, efter bidrag från stadsledningskontoret för kompetenshöjande

Läs mer

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149 Arkivreglemente Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 149 2014-10-29--30 14LS7147 2(5) ARKIVREGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND I anslutning till bestämmelserna

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställt av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17. 1 INNEHÅLL

Läs mer

Registratorskonferens 22 maj 2014. Copyright SIPU Arkivkonsult

Registratorskonferens 22 maj 2014. Copyright SIPU Arkivkonsult Registratorskonferens 22 maj 2014 Registrator controller - strateg Registrator Ta emot och öppna post på alla medier Registrera, göra handlingar sökbara Avsluta ärenden och i diariet Ge administrativt

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15935/08 SSA 2008:11 Järfälla kyrkoförvaltning Att: Thomas Waltin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Arkivreglemente för. Mölndals stad

Arkivreglemente för. Mölndals stad Arkivreglemente för 1 Innehåll 1. Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 3 2. Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 3 3. Arkivmyndigheten (7-9 AL)... 4 4. Avgifter... 4 5. Redovisning av arkiv (6 2 p AL och

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277 Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping 1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet

Läs mer

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen Standarder källa till kunskap och utveckling Arkivarien i den digitala kommunikationen Öppna data G-kataloger Big Data Verksamhetssystem Samarbetsytor Sociala media Ärendehanteringssystem e-arkiv e-post

Läs mer

Aktuellt från Riksarkivet

Aktuellt från Riksarkivet Aktuellt från Riksarkivet Nora Liljeholm / Divisionen för offentlig informationshantering Registratorskonferens, 19 maj 2015 RA-MS Format earkiv FGS RA-FS OSL TF PDF/A-1 SSC PDF FE PSI HS KS Öppen data

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande

Läs mer

STOCKHOLMS STADSARKIV. Att. på it-system. i stockholms stad

STOCKHOLMS STADSARKIV. Att. på it-system. i stockholms stad STOCKHOLMS STADSARKIV Att ställa arkivkrav på it-system i stockholms stad Att ställa arkivkrav på it-system i stockholms stad Version 1, 2011 Författare: Sara Naeslund Lems Innehållsförteckning INLEDNING...

Läs mer

Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna föreslagna Riktlinjer för arkiv. Riktlinjerna börjar gälla efter justering.

Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna föreslagna Riktlinjer för arkiv. Riktlinjerna börjar gälla efter justering. Tjänsteskrivelse Sid 1/2 Datum Dnr 2016-05-06 LKS 2016-000073 Kommunstyrelseförvaltningen/Serviceenheten Eva Edvinsson, 0523-613106 eva.edvinsson@lysekil.se Riktlinjer för arkiv Sammanfattning Offentlighetsprincipen

Läs mer

E-arkiv 22 januari. Välkomna

E-arkiv 22 januari. Välkomna E-arkiv 22 januari Välkomna Agenda Laget runt Mål Utbildning Arbetssätt 2015 Lunch Erik Ander Bengtsfors berättar om deras arbete i Bengtsfors Peter Olofsson berättar om e-arkivet på Stadsbyggnadsförvaltningen

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping 1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer