Vad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Johan Wilén,

Transkript

1 Vad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Johan Wilén,

2 Presentation Johan Wilén, arkivarie

3 Bakgrund och introduktion till Arbetsförmedlingen medarbetare i genomsnitt lokala arbetsförmedlingar är samlade i elva marknadsområden 67 procent kvinnor

4 Enheten Informationsförvaltning (tidigare Enheten Dokumentstyrning) gör Arbetsförmedlingens verksamhetsinformation rättssäker, användbar och hållbar över tid

5 Bakgrund Arbetsförmedlingen blev en myndighet Tidigare: 20 länsarbetsnämnder, Arbetsmarknadsstyrelsen (AMS) En arkivdepån

6 Pappershantering Arkivdepån i Söderhamn etablerades 1998 och byggdes ut och har idag en kapacitet på ca hyllmeter Har en bemanning på ca 20 personer Utlämnande av allmänna handlingar både internt och externt De lokala förmedlingskontoren levererar årligen och löpande pappershandlingar till arkivdepån Ordna, förteckna, förvara och vårda myndighetens arkivhandlingar

7 Digital hantering Verksamheten har ca 300 applikationer och IT-system Förvaring i verksamhetssystem Diariet (nytt digitalt diarieföringssystem fr.o.m. våren 2016) Uppgifter som rör inskrivna arbetssökande hanteras i arbetsmarknadspolitiska databaser

8 Verksamhetsbaserad arkivredovisning fr.o.m Arbetsförmedlingen har jobbat med verksamhetsbaserad arkivredovisning sedan myndigheten bildades 2008 Innan 2008 redovisning enligt allmänna arkivschemat Två klassificeringsstrukturer första 2008 och en ny 2016, som ersätter tidigare KS: KS:2016 Allmänna arkivschemat Verksamhetsbaserad arkivredovisning

9 Dokumentplaner Styrande dokument Hanteringsanvisningar Processbeskrivningar Förteckning av Handlingsslag Handlingstyper Förvaring Gallring Sekretess Sökingång

10 Samlad arkivredovisning Arkivredovisningssystem

11 Samlad arkivredovisning Arkivredovisningssystem Sökverktyg för dokumentplan

12 Arbetsförmedlingens klassningsplan 2016 Baserad på en omfattande kartläggning av verksamhetens processer Syftet är att ge en enad bild av det arbete som utförs i Arbetsförmedlingens verksamhet Att skapa bra förutsättningar för samsyn och helhetsperspektiv. En del av myndighetens förnyelseresan med målbild 2021

13 Arbetsförmedlingens klassningsplan 2016

14 Arbetsförmedlingens klassningsplan Övergripande processorienterad beskrivning som är förankrad i verksamheten Klassningsplan 2016 ersätter helt den tidigare klassningsplanen från 2008 Används som utgångspunkt för diarieföring Används i arkivredovisningen Ambitionen är att klassningsplanen så långt som möjligt ska utgöra stommen i myndighetens informationshantering

15 Arbetsförmedlingens klassningsplan Klassningsplanen representerar verksamheten på en övergripande nivå Samtliga processer som kartlagts i verksamhetsöversikten finns representerade i klassningsplanen Samtliga processer som representeras i klassningsplanen har även processbeskrivning i form av text. Hierarkisk-systematisk ordning Klassningsplanen går som djupast till tredje nivå.

16 Förteckning: Handlingsslag Följande uppgifter anges om handlingsslag Följande uppgifter anges om handlingsslag: sifferbeteckning och namn på handlingsslaget Beskrivning av handlingsslag Allmänna förhållningsregler gällande Hantering och förvaring Bevarande/Gallring Sekretess namn på ingående handlingstyper,

17 Förteckning: Handlingstyper Följande uppgifter anges om handlingstyp Namn Beskrivning av handlingstyp Tidpunkt (fr till) Organisatorisk enhet Medium Diarieföring (Ja eller Nej) Hantering Förvaringsplats (se Förvaringsenheter) Bevaras/Gallras Gallras med stöd i Arbetsförmedlingens interna instruktion för gallring av allmänna handlingar Dokumentklass

18 Förteckning: Förvaringsenheter Följande uppgifter anges om förvaringsenheter Arkivbildare Namn Typ (förvaringsenhetstyp) Beskrivning Etikettext Tidpunkt (från och till) Innehåll dvs. vilka handlingstyper som förvaras i enhet, samt koppling till strukturenhet. Samband (med andra förvaringsenheter) Ingående förvaringsenheter

19 Förteckning: typ av förvaringsenhet (FE-typ) - typer av förvaringsenheter, exempelvis arkivbox eller systemstöd och innehåller bl. a regler för beteckning och utskrifter. Pappershandlingar Förvaringsserie (FVS) Arkivbox (AB) Akt (AKT) Arkivlokal (AL) Digitala handlingar System (SYS) Följande uppgifter anges om förvaringsenhetstyp Namn Beteckningsserie Beskrivning Samband (med andra förvaringstyper)

20 Vad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Definition: mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar

21 Förvaringsenheter - mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar Redovisningen av förvaringsenheter ska beskriva var och hur handlingarna förvaras Val av sorteringsordning ska tillgodose myndighetens behov av åtkomst och hantering över tid Förvaringsenheter har egna beteckningar, oberoende av klassificeringsstrukturen.

22 Förvaring av pappershandlingar Pappershandlingar levereras till central arkivdepå i Söderhamn Förvaras lokalt i väntan på årlig leverans Gallringsbara handlingar där gallringsfristen är under 2 år, förvaras och gallras lokalt Gallringsbara handlingar med längre gallringsfrist (ex. 10 och 14 år) levereras till arkivdepån

23 Förvaringsenhetsbeteckningar Förvaringsserie (FVS) Arkivbox (AB) Akt (AKT) Exempel på beteckning: FVS-(löpnummer):AB(löpnummer):AKT(löpnummer) AKT

24 Förvaring av pappershandlingar Lokala förvaringsenheter Det är den akt eller dossié som verksamheten skapar för att hålla samman handlingarna i ett ärende. För enklare hantering och styrning, t.ex. arbetssökandedossiéer, informationsdossiéer, diarieakt Varje pappersbaserad handlingstyp som ska bevaras knyter vi till en lokal förvaringsenhet.

25 Förvaring av pappershandlingar Lokala förvaringsenheter används för: Att styra sortering av handlingar och leveranser till arkivdepån Att underlätta en enhetligt hantering handlingarna som levereras från de lokala förmedlingskontoren till den centrala arkivdepån

26 Förvaring av pappershandlingar Vilka uppgifter behöver vi ange för att göra handlingen sökbar? Att ange på arkivboxen: Vilken/vilka lokala förvaringsenheter som finns i boxen År Organisatorisk enhet (AF-kontor).

27 Förvaring av pappershandlingar Hur sorteras och hanteras handlingarna i arkivdepån? Sorteras i förvaringsserier I förteckningen kopplar handlingstyp till förvaringsserie I förvaringsserie ingår arkivboxar Stora förvaringsserier: Förteckning på arkivbox-nivå Små serier: Förteckning på akt-nivå

28 Stora förvaringsserier - förvaringsserier som förekommer i större omfattning (ex. Diarieförda ärenden, Arbetssökandes dossiéer och Personaldossiéer) I en arkivbox ingår endast en typ av akt (lokal förvaringsenhet). Förvaringsserie År Organisationsenhet Spann (dnr, eller födelsedatum) Redovisar på arkivbox-nivå

29 Små förvaringsserier - Förvaringsserier som omfattar akter som bildas i så liten mängd att de kan dela arkivbox med andra typer av akter. (ex. Småserier, gallringsbara ekonomihandlingar). I en arkivbox kan flera typer av akter (lokala förvaringsenheter) ingå. Förvaringsserie År Organisationsenhet Vilka akter som ingår Redovisar på akt-nivå

30 Förvaring av elektroniska handlingar Digital handlingstyper förvaras i förvaringsenhetstyp System (SYS) Arkivredovisningen och dokumenthanteringsplaner är sökvägen Digitala handlingar Dokumentplanerna tillgängliggörs via sökverktyget Sök Dokumentplan Verksamheten där handlingen upprättas ansvarar för utlämnande av allmän handling Beteckning: SYS-(löpnummer)

31 att förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar RA-FS 2008:4 kap 6 1 VERKSAMHETSBESKRIVNING Klassningsplan REDOVISNING AV VERKSAMHETSINFORMATION Arkivförteckning Process/Handlingsslag Förvaringsenhet Handlingstyp Handlingstyp Handlingstyp Handlingstyp

32 att tydliggöra sambandet mellan pappershandling och verksamhet Pappershandlingar VERKSAMHETSBESKRIVNING Klassningsplan Process/Handlingsslag Handlingstyp Handlingstyp Handlingstyp Handlingstyp REDOVISNING AV VERKSAMHETSINFORMATION Arkivförteckning Förvaringsenhetstyp: Förvaringsserie (FVS) Stora förvaringsserier: Arkivbox (AB) Små förvaringsserier: Akt (AKT)

33 att tydliggöra sambandet mellan elektronisk handling och verksamhet Digitala handlingar VERKSAMHETSBESKRIVNING Klassningsplan Process/Handlingsslag Handlingstyp Handlingstyp Handlingstyp Handlingstyp REDOVISNING AV VERKSAMHETSINFORMATION Arkivförteckning Förvaringsenhetstyp: System (SYS)

34 Erfarenheter Gör inte allt på en gång en sak i taget Håll det enkelt och konsekvent Klargör skillnaden på fysisk och logisk förvaringsenhet Användarperspektiv