Hur hanterar Polismyndigheten förvaringsenheter?

Transkript

1 Hur hanterar Polismyndigheten förvaringsenheter? , Lena Elfving Nixon, it-arkivarie Polismyndigheten 1 Poliskåren Uddevalla, fotograf Thure Nihlén Bohusläns museum

2 Polisen Polismyndigheten Ca medarbetare varav cirka poliser Verksamhet i hela landet Rikspolischefen Rättsavdelningen Enheten för informationsförvaltning Arkiv och e-förvaltning» Lena it-arkivarie placerad på NFC Linköping 2

3 Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Dispens Projektform En arkivbildning Föregångarna redovisas enligt allmänna arkivschemat Totalt hm, hm bevarande Fotograf Anders Karlsson 1940, Västergötlands museum 3

4 Arkivredovisningens delar Riksarkivet Polismyndigheten 4

5 Processförteckning Processområden kärnverksamhet för Polisen 1 Brottsförebyggande arbete (BF) 2 Utredning och lagföring (UL) 3 Service (SE) Processområden kärnverksamhet utanför rättsväsendet 4 Kärnverksamhet utanför rättsväsendet (UR) Processområden gemensam verksamhet 5 Ledning och styrning av Polismyndigheten (LS) 6 Kompetensförsörjning (KS) 7 Stödverksamhet (SV) "Polisväsendet då och nu på intressant Tierpsexpo, artikel i Arbetarbladet 9 december 1966 Upplandsmuseets samlingar. 5

6 Förvaringsenheter Förvaringsenhet Mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar En förvaringsenhet kan till exempel utgöras av handlingar i en arkivbox, filer på en hårddisk, handlingar i en akt, handlingar i en dossier, eller enstaka handlingar såsom en bildfil eller en karta. Förvaringsenheter kan vara såväl logiska som fysiska. Riksarkivets vägledning till RA-FS 2008:4 6

7 Redovisning av förvaringsenheter Följande uppgifter om förvaringsenheterna ska anges i den utsträckning som behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst och hantering över tiden: beteckning på förvaringsenheten, typ av förvaringsenhet, förvaringsenhetens omfattning, och förvaringsenhetens fysiska placering RA-FS 2008:4 6 kap.18 7

8 Polismyndighetens redovisning av förvaringsenheter Svitförteckning Svit: En följd av volymer eller handlingar som hör ihop och förvaras tillsammans utifrån en logisk ordning, t.ex. för att de har registrerats i samma diarium, tillkommit i samma process, skapats inom samma geografiska område eller gallras efter samma gallringsfrist. Svit Serie 8

9 Svitförteckningens avgränsning Handlingar som överförs till mellan- och centralarkiv Sådana som kan lagras i separata lagringsenheter (volymer), t.ex. pappershandlingar i arkivboxar, cd-skivor i fodral eller urkopplade hårddiskar. Inte handlingar på filservrar eller i it-system - typ av förvaringsenhet Vi redovisar inte alla typer av förvaringsenheter i svitförteckningen. Detalj från Kryddboden på Skansen, Stockholm. Fotograf Brånvall, Birgit. Nordiska museets arkiv 9

10 Andra FE-typer då? It-systemsförteckning? Hittegods Add Agresso Storm Palasso Forum Filip Durtvå DurTvå Hittegods Storm Forum Pär Dar... Arkivlokalsförteckning POLIS POLIS POLIS POLIS Svitförteckning Haparanda Luleå Piteå Kalix 1 Kalix 2 Jokkmokk Kiruna... 10

11 Fysisk och logisk ordning krockar 400 lokaler ca 20 centralarkiv/slutarkiv Handlingar från samma process arkivläggs på många platser i myndigheten Alla processer genererar inte handlingar till sviter Många processer arkiverar sina handlingar i samma förvaringsenhet Bilkrock 1947 Uddevalla. Fotograf Arne Andersson. Tidningen Bohuslänningen, Bohusläns museum 11

12 Svitförteckningens formel 1 Brottsförebyggande arbete (BF) 2 Utredning och lagföring (UL) 3 Service (SE) 4 Kärnverksamhet utanför rättsväsendet (UR) 5 Ledning och styrning av Polismyndigheten (LS) 6 Kompetensförsörjning (KS) Processområde 7 Stödverksamhet (SV) Handlingsslag/svittyp Organisatorisk enhet Arkiveringsort (Handlingsslag på lokal nivå) 12

13 Formel 1 Processområde 2 Handlingsslag/svittyp 1 Organisatorisk enhet Arkiveringsort Processen h Ta upp och brottssam (Handlingsslag på lokal nivå) ( b) Anderstorp 20 juni Fotograf Lars Göran Wretling, Örebrokuriren, Örebro läns museum 13

14 Formel 2 Processområde 2 Utredning och lagföring Handlingsslag/svittyp 2-1 K-ärenden som ska bevaras Organisatorisk enhet PO Syd: K-ärenden som ska bevaras Arkiveringsort PO Syd: K-ärenden som ska bevaras, Flemingsberg (Handlingsslag på lokal nivå) ( b) 14

15 Exempel: 3 5 Handlingar till vapen och tillståndsärenden i skanningsordning Svitbeteckning utifrån fyrsiffrig org kod: Region Öst Södermanland Koppla på löpnr för svitens arkivort/org (Nyköping): Svitförteckning Det lokala handlingsslaget noteras med bokstav (Nyköping, tillståndsärenden): a Resultat: a Nyköping: tillståndsärenden i skanningsordning b Nyköping: vapenärenden i skanningsordning Katrineholm : tillståndsärenden i skanningsordning a Eskilstuna : tillståndsärenden i skanningsordning b Eskilstuna : vapenärenden i skanningsordning 15

16 Formel b Nyköping: vapenärenden i skanningsordning Processområde Handlingsslag Organisatorisk enhet Arkiveringsort Handlingsslag på lokal nivå 3 (Service) 3-5 (Handlingar till vapen- och tillståndsärenden i skanningsordning) (Södermanlands organisationskod) (Nyköping) b (Vapenärenden) 16

17 Varje volym har en unik beteckning PO Syd K-ärenden som ska bevaras, Flemingsberg K :524 17

18 18

19 Gallringsbara sviter Gallringsbara sviter i mellan- och centralarkiv, redovisas på nationell nivå och utan volymer. Exempelvis 2-4 K-ärenden som ska gallras Gallringsbara handlingar i närarkiv har inga sviter. De redovisas i dokumenthanteringsplanerna Även gallringsbesluten visar att de existerar. 19

20 Verktyg, arbetsyta i iipax archive 20

21 21

22 Klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter ska relateras till varandra Rikspolischef över tiden Rikspolischef ens kansli Internrevision Polisregion Syd Polisregion Öst Polisregion Mitt Polisregion Väst Polisregion Stockholm Polisregion Bergslagen Polisregion Nord Nationella operativa avdelningen Nationellt forensiskt centrum HRavdelningen Ekonomiavdelningen Rättsavdelnin gen Kommunikati onsavdelningen Itavdelningen Avdelningen för särskilda utredningar DurTvå Hittegods Storm Forum Pär Dar... Haparanda Luleå Piteå Kalix 1 Kalix 2 Jokkmokk Kiruna... 22

23 Dokumenthanteringsplan 23

24 Dokumenthanteringsplan / HS 24

25 Dokumenthanteringsplan HT 25

26 Framåt marsch! Skanning på ett fåtal orter Centralisering av arkivlokaler Nationell arkivdepå? Digital ärendehantering Krav på filservrar genom dataskyddsreformen? Gemensam it-katalog (förteckning över förvaringsenhetstypen itsystem) Dhpl på intranätet Lottor, Marinkommando Syd, Marinmuseum 26

27 Frågor? Fotografi ur album tillhörande Ester Holmberg, anställd vid Telegrafstyrelsens statistikavdelning Fotografierna troligen tagna Gotthilf A. Betulanders arkiv / Tekniska museet (GAB-K1-1.3) Tekniska museet 27