Administrationsavdelningen Datum Dnr Enheten för diarium och arkiv VER , Handläggare 2.09, Kia Blomberg

Transkript

1 Administrationsavdelningen Datum Dnr Enheten för diarium och arkiv VER , Handläggare 2.09, Kia Blomberg Arkivbeskrivning Upprättad i enlighet med 6 kap. föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrad och omtryckt genom RA-FS 1997:4, ändrad genom RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter. Myndighetens namn Tullverket Tidpunkt för myndighetens tillkomst Fr. o. m. 1/ utgör Tullverket en sammanhållen myndighet. Landet var indelat i 6 tullregioner till och med 30 juni Regionernas arkiv har förtecknats i delförteckningar. Myndighetens organisation och arbetsuppgifter Den 1 juli 2004 upphörde regionindelningen i Tullverket. Organisationen är processinriktad och de övergripande processerna utgörs av ledningsprocesser, huvudprocesser och stödprocesser. Tullverkets huvudprocesser delas in i Brottsbekämpning och Effektiv handel. Brottsbekämpningens mål är att förhindra illegal införsel och utförsel av varor medan processen Effektiv handel behandlar det legala, kommersiella varuflödet. Inom processerna finns kompetenscentra på olika håll i landet. Tullverkets huvudkontor är placerat på Kungsholmen i Stockholm.. Tullverkets laboratorium och Tullmuseet ligger inom huvudkontorets lokaler. IT-avdelningen (Tulldata) är lokaliserad till Luleå Den 1 juli 2004 fanns tullklareringsexpeditioner på följande platser: Arlanda, Eda, Gäddede, Göteborg, Hån, Jönköping, Kapellskär, Landvetter, Malmö, Norrköping, Stockholm, Storlien, Svinesund inklusive Strömstad och Högen, Tärnaby och Vittjärn. Tullinformationskontor fanns i Falun, Haparanda, Jönköping, Karlshamn, Karlstad, Norrköping, Sundsvall, Umeå, Örebro och

2 Östersund. Tullskolan var placerad i Norrtälje, och Tullverkets rikssambandscentral i Kiruna. 2 (6) Tullverket bedriver sedan länge ett gränstullsamarbete med Norge vilket innebär att länderna gemensamt sköter klareringen över den svensk-norska gränsen. Ett samarbete i klareringsfrågor sker också med Åland över orterna Kapellskär-Mariehamn och Grisslehamn- Eckerö. Tullklareringsexpeditionerna i Gäddede och Vittjärn avvecklades , tullklareringsexpeditionen i Högen Den 1 oktober 2006 justerades stabernas och administrationens organisation genom att processindelningen upphörde inom dessa områden. Istället upprättades en verksledningsstab och fyra stödfunktioner till den operativa verksamheten (IT-, utvecklings-, administrations-, och personalavdelningen). På myndigheten fanns endast två processer, Brottsbekämpning och Effektiv handel. Fr.o.m. 1 januari 2008 upphörde utvecklingsavdelningen som organisatorisk enhet. Under år 2008 beslutades att en omorganisation av Tullverkets verksamhet skulle genomföras fr.o.m. 1 januari Organisation fr.o.m. 1 januari 2009: Kärnverksamhet: Processen Brottsbekämpning och processen Effektiv handel. I oktober 2009 startade den Nationella enheten sitt arbete. Stödverksamhet: Rättsavdelning, Kommunikationsavdelning, IT-avdelning, Administrationsavdelning och HR-avdelning. Tullverkets handläggning av internationella transporttillstånd övertogs fr.o.m. 1 januari 2009 av den nya myndigheten Transportstyrelsen. Under 2009 stängdes tullinformationskontoren i Falun, Umeå, Örebro och Östersund. Den 15 april 2010 invigdes nya tullokaler vid Skavsta flygplats. En omorganisation av Effektiv handel trädde i kraft i juni 2010 vilket ledde till följande indelning på kompetenscenternivå: Kompetenscenter (KC) Tillstånd, med huvudort i Göteborg, Kompetenscenter (KC) Uppföljning, med huvudort i Stockholm och Kompetenscenter (KC) Klarering, med huvudort i Malmö.

3 Tullskolans verksamhet i Norrtälje upphörde under Tullskolan kvarstår dock som institution, med undervisning på flera orter. Tullverkets övergripande processkarta beslutades av Tullverkets ledningsgrupp i december De sex kärnprocesserna utgörs av: - Analysera och selektera - Klarera varor och transportmedel - Genomföra fysisk kontroll - Hantera brott - Utfärda certifikat och tillstånd - Följa upp operatör och ärende Den 1 maj 2013 bildades Kompetenscenter (KC) Gränsskydd Nord, med säte i Umeå. KC Gränsskydd Nord har inom sitt geografiska område (Norrbottens, Västerbottens, Jämtlands, Västernorrlands, och Gävleborgs län) ansvar för gränsskyddsverksamhet, tullkriminalverksamhet och samverkan med andra myndigheter. Våren 2014 stängdes tullklareringsexpeditionerna i Kapellskär och Landvetter. Under år 2014 flyttade Tullverkets rikssambandscentral från Kiruna till huvudkontoret i Stockholm. I samband härmed bildades en ny underrättelse- och kommunikationscentral (TUK) i Stockholm den 1 april Underrättelse- och kommunikationscentralen, har bl. a. det operativa verksamhetsansvaret för Tullverkets sambandsmän. Den 1 januari 2015 upphör Nationella enheten. I stället startar samma datum, en ny enhet för nationell samordning sin verksamhet. Den 1 januari 2015 inrättas även ett nytt kompetenscenter, KC Analys- och underrättelse. Processen Analysoch underrättelse ersätter processen Analysera och selektera. Fr. o. m. den 1 januari 2015 ska momsregistrerade företag redovisa sin importmoms till Skatteverket i stället för till Tullverket. Sambandet mellan myndighetens uppgifter och viktigare ärendeslag I det lagliga varuflödet behandlas import- och exportanmälningar och andra trafik- och godshandlingar. En stor andel av dessa utgörs av elektroniska dokument och ingår i Tulldatasystemet (TDS). Exportanmälningar finns endast i elektronisk form. I Tullverkets 3 (6)

4 brottsbekämpande del behandlas handlingar rörande brottsutredande verksamhet och uppgifter inom underrättelseprocessen. 4 (6) Vilka arkiv myndigheten förvarar Förvaras på Tullverkets huvudkontor i Stockholm: På huvudkontoret förvaras arkivhandlingar ca / tillhörande Generaltullstyrelsens arkiv och handlingar 1/ / tillhörande Tullverket huvudkontors arkiv. Vidare förvaras i huvudkontorets arkivlokal, handlingar fr. o. m. 1/ tillhörande Tullverkets arkiv, i huvudsak handlingar som skall bevaras. Gallringsbara handlingar arkiveras på respektive beslutsort. Den lokala tullen i Stockholm har överlämnat sitt arkiv till Stockholms stadsarkiv till och med år Följande mindre arkiv finns kvar på Tullverket. Arkiv som förvaras på Tullverket i Stockholm: - Tulldirektionen Östra Tullregionen / Tullkammaren Stockholm Nord / Tullkammaren Stockholm Syd / Tullkammaren Södertälje / Tullkammaren Kapellskär / Tullmyndigheten Stockholm 1/ / Tullmyndigheten Arlanda 1/ / Tullverket Mälardalsregionen 1/3-30/ Tullverket Mälardalsregionen 1/ / Tullmyndigheten Haparanda 1/ / Tullverket Övre Norrlandsregionen 1/3-30/ Tullverket Övre Norrlandsregionen 1/ / Gotlands kustbevakningsområde Arkiv som förvaras på Tullverket i Malmö: -Tullmyndigheten Malmö 1/ / Tullverket Skåneregionen 1/3-30/ Tullverket Skåneregionen 1/ / Arkiv som förvaras på Tullverket i Göteborg: -Tullmyndigheten Göteborg 1/ / Tullmyndigheten Borås 1/ /

5 Arkiv som förvaras på Tullverket i Karshamn: -Tullverket Östersjöregionen 1/3-30/ Tullverket Östersjöregionen 1/ / (6) Arkiv som förvaras på Tullverket i Norrköping: -Distriktstullkammaren Norrköping Tullkammaren Norrköping / Tullmyndigheten Norrköping 1/ Arkiv som förvaras på Tullverket i Sundsvall: -Tullkammaren Sundsvall / Tullmyndigheten Sundsvall 1/ / Tullverket Nedre Norrlandsregionen 1/3-30/ Tullverket Nedre Norrlandsregionen 1/ / Sökingångar till arkivet Genom myndighetens diariesystem W3D3 samt diarieplaner kan man söka fram diarieförda handlingar. Elektroniska tullhandlingar kan sökas fram i Tulldatasystemet (TDS ). Myndigheten har en elektronisk fakturahantering som administreras av Tullverket i Sundsvall. Även lönehanteringen är lokaliserad till Sundsvall, men fr. o. m. den 1 april 2015 ska Statens servicecenter utföra och leverera tjänster för löneadministration och rese- och utläggsadministration till Tullverket. Pappershandlingar arkiveras på flera håll i landet och vid sökning av sådant material kontaktas arkivansvariga på respektive tullplats. Inskränkningar i tillgången genom sekretess Offentlighets- och sekretesslagen begränsar tillgången till handlingar. I Tullverkets verksamhet är framför allt 17 kap. 1-2, 18 kap., 27 kap. 1-3, 34 kap. 4 samt 35 kap. tillämpliga. Gallringsregler m. m. - Gallringsregler finns i lagen (SFS 2005:787) om behandling av uppgifter i Tullverkets brottsbekämpande verksamhet och lagen (SFS 2001:185) om behandling av uppgifter i Tullverkets verksamhet. - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6, 2012:2) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

6 - Föreskrifter om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst (RA-FS 2004:1, ändrad 2012:3). 6 (6) - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3, ändrad 2012:4) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar. - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5, ändrad 2012:9) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet. -Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling. - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2007:52, ändrad 2012:47) om gallring hos Tullverket, som avser diarieförda pappershandlingar fr.o.m Riksarkivets föreskrifter om upphävande av myndighetsspecifika föreskrifter om gallring för Tullverket (RA-MS 2009:55, ändrad 2011:9). -Riksarkivets föreskrifter om bevarande hos Tullverket (RA-MS 2010:68). - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 1998:57, omtryck 2010:3, ändrad 2011:15, 2014:37) om gallring, överlämnande och återlämnande av handlingar rörande brottsutredande verksamhet och lagföring för brott hos polismyndigheter, tullmyndigheter, åklagarmyndigheter och allmänna domstolar. Arkivverksamhetens organisation Administrationsavdelningen, enheten för diarium och arkiv, handlägger de övergripande arkivfrågorna. Därutöver finns lokalt arkivansvariga på tullorter runt om i landet. Kia Blomberg Stockholm