Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Umeå den 26 maj 2015

Transkript

1 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Umeå den 26 maj 2015 Närvarande: Från Förvaltningsrätten i Umeå: chefsadministratör domstolshandläggare domstolshandläggare Från Riksarkivet: Patrik Höij arkivarie Sammanfattning Riksarkivet har vid inspektionen den 26 maj 2015 konstaterat brister i arkivverksamheten. Bristerna berör avsaknad av strategi för bevarande av elektroniska handlingar inklusive en bevarandeplan för databärare till mål och ärenden som förvaras av förvaltningsrätten, att det lokala tillämpningsbeslutet behöver ses över och gallringen prövas av myndigheten, att arkivredovisningen 2010-ff ska kompletteras samt att handlingar ska förvaras skyddat. Inledning Riksarkivet inspekterade den 26 maj 2015 arkivverksamheten vid Förvaltningsrätten i Umeå. Vid inspektionen användes tillämpliga delar av checklista för systeminspektioner (version ). Riksarkivet har inte tidigare inspekterat Förvaltningsrätten i Umeå. 1. Ansvar och organisation Förvaltningsrätten i Umeå bildades den 15 februari 2010, då föregångaren länsrätten i Västerbottens län upphörde genom ett riksdagsbeslut. De 23 länsrätterna ombildades då till 12 förvaltningsrätter. Förvaltningsrättens i Umeå domkrets är Västerbottens län och omfattar kommunerna Bjurholm, Dorotea, Lycksele, Malå, Nordmaling, Norsjö, Robertsfors, Skellefteå, Sorsele, Storuman, Umeå, Vilhelmina, Vindeln, Vännäs och Åsele. Förvaltningsrätten har gått på utbildningar som Domstolsverket hållit och anser att man får ett bra stöd i arkivfrågor därifrån. Man uppskattar Postadress: Riksarkivet, Box 12541, Stockholm Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm Telefon: Telefax: E-post: riksarkivet@riksarkivet.se Internet: Organisationsnr:

2 2 (8) kunskaperna om arkivregelverket och lagstiftningen som styr hanteringen av allmänna handlingar som ganska god. Arkivansvarig är chefsadministratören och delegation av arkivansvaret finns i myndighetens arbetsordning. Domstolshandläggarna arbetar praktiskt med arkivet. Utlämnande av allmänna handlingar sker också via domstolshandläggarna. 2. Styrdokument Förvaltningsrätten har delegerat arkivansvaret i arbetsordningen. Arkivverksamheten ingår, men omnämnd generellt, i verksamhetsplanen. Det finns en diarie- och dossierplan för administrativa ärenden som är framställd av Domstolsverket, vilken följs. I verksamhetsstödet VERA som omfattar målhanteringen ingår klassificering av ärenden i systemet. Domstolsverket har tagit fram handböcker som tillhandahålls via webb eller intranät, men dessa används enligt uppgift i ganska liten utsträckning av förvaltningsrätten. Rutiner för hantering av e-post och personadresserad post finns. 3. Arkivbildning Förvaltningsrätten använder verksamhetsstödet VERA. I systemet registreras alla mål och ärenden som hör till den dömande verksamheten. Handlingar som kommer in i eller upprättas i ett mål registreras och förs samman till en akt. Dagboksblad och partsregister skrivs ut och bevaras på papper. Handlingar i akter som ska bevaras, bevaras i pappersform. Uppgifter som registreras i verksamhetsstödet bevaras inte elektroniskt, utan gallras ur systemet. Gallring i systemet sker senast nio respektive fem år efter avgörandeåret beroende på typ av ärende. Förvaltningsrätten kan i VERA se kammarrättens ärenden, men inte göra några ändringar. Förvaltningsrätten har också ett administrativt diarium. Diariet fördes med hjälp av systemet ACTA t.o.m. år 2013 enligt uppgift. De registrerade uppgifterna i ACTA migrerades till W3D3 och från samma tidsperiod använder man det senare systemet.

3 3 (8) Förutom verksamhetsstödet VERA och diariet W3D3 använder förvaltningsrätten även ett antal andra ekonomi- och personaladministrativa system, såsom Palasso och Agresso. Samtliga är gemensamma system som hanteras av Domstolsverket. Förvaltningsrätten använder inte några sociala medier. Domstolshandläggare rensar akterna och utför gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid ärendets avslutande. De avslutade ärendena läggs på hyllor och arkivläggs i boxar när dessa är fulla. Ärenden arkivläggs kronologiskt efter avslutandedatum och därefter efter ärendenummer. 4. Framställning och hantering av handlingar Hanteringen av verksamhetsstödet VERA regleras i förordningen (2001:640) om registerföring m.m. vid förvaltningsrätt med hjälp av automatiserad behandling och i Domstolsverkets författningssamling (DVFS). Domstolsverket är systemägare för gemensamma system inom Sveriges domstolar och ansvarar för att systemdokumentation bevaras i den omfattning som krävs och för systemunderhåll. Förvaltningsrätten är dock arkivansvarig för informationen som man lägger in i systemet. Som grund för vården av elektroniska arkivhandlingar ska myndigheten upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar RA- FS 2009:1. Föreskriften gör ingen skillnad på om det system e-handlingen befinner sig i ägs och driftas av myndigheten själv eller någon annan. Ansvaret för informationen som ska bevaras eller lagras under en viss gallringsfrist ligger på arkivbildaren. Det finns dock inget som hindrar att flera myndigheter som förvarar arkivhandlingar i ett gemensamt system också gemensamt tar fram en strategi för bevarande för dessa handlingar. Det är dock viktigt att varje enskild myndighet antar och upprättar denna gemensamma strategi. Förvaltningsrätten saknar en strategi för bevarande av elektroniska handlingar. Domstolsverket har heller inte tagit fram någon gemensam sådan för Sveriges domstolar ännu. När det gäller systemdokumentation av gemensamma system bör det framgå i förvaltningsrättens arkivredovisning att denna tillhandahålls av Domstolsverket. Informationssäkerhet hanteras genom Domstolsverkets föreskrifter om informationssäkerhet för gemensamma IT-system (DVFS 2012:1). Även detta bör redovisas i myndighetens arkivredovisning.

4 4 (8) Normalt när upptagningar inkommer i mål kan förvaltningsrätten återlämna dessa om det rör handlingar inkomna från en myndighet i enlighet med RA- FS 2015:1, men det kan förekomma sådana i akterna inlämnade från andra parter och dessa kan inte återlämnas om det inte finns synnerliga skäl (Riksarkivets föreskrifter om återlämnande av handlingar från domstol RA- FS 2008:2 1 ). Enligt uppgift från förvaltningsrätten tillämpas det sistnämnda sällan, eftersom det ofta är kopior som inlämnas. Om handlingarna på en upptagning kan skrivas ut på papper så gör man det och lägger dessa i akten. Då bevarar man inte upptagningen. Bilder som inkommer via e-post eller från telefoner skrivs ut och läggs i akten. I de fall då upptagningen inte kan bevaras på papper, som i fallet då det rör sig om strukturerade data och upptagningar med ljud eller rörlig bild bevaras upptagningen. Upptagningen förvaras då separat från akten men kopplad till ärendet genom uppmärkning och hänvisningar från akten. Elektroniska upptagningar förvaras exempelvis på CD-skivor och USB-minnen. I nuläget tas upptagningar ur akterna och förvaras separat, förtecknas och ställs på hylla. Någon mer hantering än så utför man inte av upptagningarna på förvaltningsrätten. Förvaltningsrätten ska vidta åtgärder så att de elektroniska handlingar man förvarar och som hör till akter fortlöpande kan framställas, överföras, dokumenteras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid som de ska bevaras. I fallet med dessa handlingar är förvaltningsrätten ansvarig för deras fortsatta hantering. Någon form av strategi eller plan för att hantera dessa handlingar behövs alltså från förvaltningsrättens sida. Detta ska ske i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar RA-FS 2009:1. Gällande material för framställning av handlingar så leasar förvaltningsrätten kopiatorer och arkivkrav finns med i hyresavtalen. Övrigt material för framställning av handlingar såsom papper och pennor kontrolleras vid beställning mot arkivkrav. Förvaltningsrätten följer de gällande ramavtal som finns på området. Förvaltningsrätten binder handlingar (domböcker och sammanträdesprotokoll) årsvis. Transporter av materialet till och från förvaltningsrätten sker med företag som upphandlats via Domstolsverket. 1 Ändrad genom RA-FS 2010:1 samt 2012:10.

5 5 (8) 5. Gallring En större gallring sker en gång per år. Gallringen samordnas med Umeå tingsrätt. Vaktmästare transporterar med bil handlingarna som ska destrueras till värmeverk där de bränns. Förvaltningsrätten erhåller ett bränningsintyg. Förvaltningsrätten har upprättat ett beslutsdokument med myndighetens tillämpning av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter där man samlat tillämpningen av samtliga generella föreskrifter i ett dokument. Tillämpningen av gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse behöver dock ses över, då det dels är otydligt angående vilka handlingar som avses i vissa fall och i andra fall nämns handlingstyper som har en gallringsfrist på upp till 10 år och som det då är tveksamt om de kan anses vara av tillfällig eller ringa betydelse. Myndigheten behöver alltså åter pröva förutsättningarna för gallring. 6. Arkivredovisning Förvaltningsrätten förvarar sitt eget arkiv från år 2010 och framåt samt delar av Länsrättens i Västerbottens län arkiv Vissa delar av det sistnämnda arkivet har levererats till Landsarkivet i Härnösand. Länsrättens arkiv som ska förtecknas enligt det allmänna arkivschemat har enligt uppgift inga återstående förteckningsbehov och är färdigställt. Förvaltningsrätten tillämpar verksamhetsbaserad arkivredovisning från dess bildande Förvaltningsrätten har en arkivbeskrivning som senast uppdaterats under år Arkivbeskrivningen är huvudsak mycket väl utförd, men ska kompletteras med en närmare beskrivning av arkivorganisationen. I detta ingår att beskriva hur ansvar och arbetsuppgifter fördelats mellan Domstolsverket och förvaltningsrätten avseende hantering och upprättande av nödvändig dokumentation som berör arkivvården för det gemensamma ärendehanteringssystemet. Arkivredovisningen består också en klassificeringsstruktur och processbeskrivningar, en arkivförteckning samt redovisning av förvaringsenheter. Vissa grupper av handlingar är ännu inte redovisade på beskrivningsnivån i arkivredovisningens förteckningsdel. Sådana delar som behöver kompletteras rör exempelvis uppgifter om elektroniska system (VERA, administrativt diarium), handlingar till administrativa ärenden och personal-

6 6 (8) och löneadministrativa handlingar. Arkivredovisningen ska också fortlöpande hållas uppdaterad. Den innehåller i vissa avseenden uppgifter som är inaktuella eller behöver kompletteras, exempelvis avseende för arkivet gällande föreskrifter. Förvaringsenheterna är redovisade dels genom ArkiVERA som längst till 2013 och dels i separata förteckningsblad. 7. Arkivförvaring Enligt 6 arkivlagen är en myndighet och vissa andra organ skyldig att skydda sitt arkiv mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Kraven på utformningen av arkivlokaler regleras närmare i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4. Vid inspektionen besöktes en närarkivlokal och en huvudarkivlokal. Dessutom noterades förvaring av handlingar på några andra platser i byggnaden. Ritningar har inte granskats, utan all besiktning av lokalerna har utförts okulärt. Registrator administrativa ärenden Hos registrator förvaras 2-3 års handlingar oskyddat i kontorsmiljö. Bland de handlingar som förvaras där finns även avslutade ärenden. Enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2006:1 2, 6 kap. 12 ska handlingar efter avslutad handläggning flyttas till ett förvaringsutrymme som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler RA-FS 1994:6 3, sedermera ersatt av RA-FS 2013:4. Närarkiv (rum 2005) Lokalen har en dörr med brandklass EI 120. Dörren är försedd med automatisk stängare (men denna var vid tillfället urkopplad). Strömbrytare och tillhörande markörlampa är placerade på utsidan av lokalen. Belysningen utgörs av lysrör med omslutande skydd mot damm. I lokalens tak finns en genomgående vattenledning, försedd med omslutande skydd. Ventilationen är försedd med någon form av spjällanordning, men eventuell brandklass kunde inte kontrolleras. Det finns brandlarm installerat i lokalen. Vid tillfället saknades handbrandsläckare inom 25 meter från lokalen. 2 Ändrad genom RA-FS 2012:5. 3 RA-FS 1994:6 är upphävd den 1 juni 2013 och ersatt av RA-FS 2013:4.

7 7 (8) I lokalen förvaras akter i mål för åren , såväl bevarandehandlingar som gallringsbara handlingar. Huvudarkiv Lokalen har två dörrar, den ena med brandklass EI 120 och den andra med brandklass AE 120. Enligt uppgift står den senare dörren nästan alltid öppen, åtminstone under dagtid. Båda dörrarna saknar automatisk stängare. Lokalen saknar synlig strömbrytare och indikator som visar om ström är på i lokalen eller inte. Belysningen i lokalen tänds genom fotoceller och släcks automatiskt efter en viss tid när ingen rörelse finns i lokalen. Belysningen utgörs av lysrör med omslutande skydd mot damm. Ventilationen är försedd med brandspjäll i brandklass EI 120. I lokalens tak finns en genomgående vattenledning, försedd med omslutande skydd. Vattenledningen löper inte över några handlingar. Lokalen har vattenburen värme. Brandlarm finns installerat i lokalen. Handbrandsläckare finns inom 25 meter från lokalen. Lokalen delas med Umeå tingsrätt och Hyres- och arrendenämnden. Enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler RA-FS 2013:4, 7 kap. 11 ska strömtillförseln för bl.a. belysning kunna frånkopplas när ingen vistas i lokalen. Frånkopplingen ska kunna utföras och kontrolleras från arkivlokalens utsida. Vidare får det enligt 7 endast finnas sådana elektriska installationer i lokalen som behövs för dess drift. För att lösningen med strömbrytare genom fotoceller ska vara en godtagbar lösning måste själva reläet till strömbrytaren till fotocellerna placeras på utsidan av lokalen (utanför brandcell) om den inte redan är placerad där. Fotocellernas placering bör heller inte vara sådan att de indikerar rörelse i lokalen om någon går i korridoren utanför arkivlokalens dörr. Som de nu var inställda lyste belysningen redan innan man gått in i lokalen, vilket riskerar att tända belysningen trots att man inte har för avsikt att gå in i lokalen. Vidare måste en kontrollampa eller liknande indikator installeras som kan visa på om ström är på i lokalen eller ej. Sådan indikator måste finnas vid båda dörrarna, för att det ska gå att kontrollera om ström är på i lokalen. Det är slutligen av vikt att båda dörrarna som regel är stängda när man inte vistas i lokalen, vilket en installation av en automatisk stängare, förutom att vara ett krav i föreskrifterna, kan bidra till. Tiden som ström är på efter att rörelse senast indikerats av fotoceller bör vara begränsad. I lokalen förvaras Länsrättens i Västerbottens län arkiv (delar som inte är levererade till Landsarkivet i Härnösand) samt förvaltningsrättens arkiv för perioden (akter i mål) och (administrativa handlingar).

8 8 (8) Stickprov i handlingarna visade att handlingarna i huvudsak var väl rensade från skadliga föremål, var lagda i aktomslag och arkivboxar samt väl uppmärkta. Patrik Höij Arkivarie, tillsynsärenden patrik.hoij@riksarkivet.se Telefon, direkt: