Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4

Transkript

1 Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360

2 Agenda Vad innebär det att redovisa information enligt RA-FS 2008:4? Tips på hur ni kommer man igång med arbetet att ta fram en processorienterad arkivredovisning. Hur vi implementerar RA-FS 2008:4 i Public 360 2

3 Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4 - Grundtankar Ska redovisa information utifrån de processer som finns inom myndigheten. En processorienterad klassificeringsstruktur har i RA-FS 2008:4 ersatt den gamla förteckningsplanen. Strukturen ska på sikt även ersätta diarieplanen för myndigheter som använder en sådan. Till skillnad från en diarieplan upptar klassificeringsstrukturen samtliga verksamheter hos myndigheten, inte bara ärendehandläggning. Ska redovisa hela myndighetens informationsmängd oavsett medium. 3

4 Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4 - Grundtankar Det allmänna arkivschemat utgick enbart från de handlingar som blivit arkiverade. I det allmänna arkivschemat hamnade de flesta serierna ofta under huvudavdelningen F. Detta beror på att de flesta bevarandehandlingarna ordnas efter ämne (process). Det nya sättet utgår istället från de verksamhetsprocesser som genererar handlingarna. Arkivredovisningen ska vara med redan från början. 4

5 Allmänna arkivschemat A Protokoll B Utgående handlingar C Diarier D Liggare och register E Inkommande handlingar F Ämnesordnade handlingar G Räkenskaper 5

6 Allmänna arkivschemat 6

7 Processorienterat redovisningssätt ett arbete flera vinster Bättre överblick över verksamheten oberoende av organisationsförändringar. Tydligare kontext man får bättre förståelse för handlingarnas betydelse då de redovisas i de sammanhang de skapas i. Effektivare återanvändning av information. Arkivredovisningen aktualiserar dokumenthanteringsfrågor i organisationen. Klassificeringsstrukturen ska tas fram gemensamt, inte bara av en ansvarig. Förbättringsområden inom andra aspekter tex. rutiner, arbetssätt aktualiseras? 7

8 Klassificeringsstrukturens uppbyggnad Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd. Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har identifierats i verksamheten. Klassificeringsstrukturen får omfatta flera nivåer. 8

9 Lite om strukturens uppbyggnad fortsättning Klassificeringsstruktur Hur ser vi ut Verksamhetsområde Varför finns vi? Process Vad gör vi? Processbeskrivning/ Aktivitet Hur går det till? Handlingstyp Vad genererar vi? Medium Tieto och Corporation förvaring Representerar hela verksamheten, och används för klassificering av processer och dokument. De övergripande uppdrag som verksamheten har, delas in i styrande, stödjande och kärnverksamheter. Kärnverksamheten delas vanligen upp i ett antal unika områden. Återkommande arbetsflöde, dvs. en kedja av aktiviteter som alltid genomförs då t.ex. ett ärende handläggs. vad gör vi? Samtliga processer som avsätter handlingar ska beskrivas. Redovisar de aktiviteter som ingår i processen. Beskrivningar kan vara grafiskt och/eller i text. Anbud, Ansökan, Avtal E-post, Brev, Papper Redovisa var information skapas/förvaras/återsöks kan vara analog eller i databas.

10 Process och handlingstyp redovisas handling registreras 10

11 Förslag på tillvägagångssätt att ta fram en klassificeringsstruktur Ledningsprocesser Stödprocesser Kärnprocesser Vad gör verksamheten? Vad är erat uppdrag? Hur dokumenteras processerna? Beslut Rapporter Avtal Systemstöd Format, lagring Behörighet Bevara/galla Hur hanteras dokumentationen? 11

12 Olika former av processbeskrivningar beroende på ambitionsnivån! Enkel process karta: 12

13 Olika former av processbeskrivningar beroende på ambitionsnivån! Lite mer detaljerad processkarta : 13

14 Olika former av processbeskrivningar beroende på ambitionsnivån! Detaljerad processkarta all in : 14

15 Fastna inte i detaljer Processbeskrivningarna ska förenkla förståelsen för kopplingen mellan verksamhet och handlingar. Detaljeringsnivån på processbeskrivningarna måste spegla behovet av förståelse och insyn. Processkartlägg inte till förbannelse kan snarare försvåra förståelsen. Processkartläggning för att redovisa information verksamhetsutvecklingen kan komma sen. 15

16 Vart börjar vi? Inventera och läs på! Vad finns i diariet? Vad finns i arkivet? Lista över IT-system Plocka fram verksamhetsbeskrivningar, årsredovisningar, uppdragsbeskrivningar, riktlinjer och policys. Vad står på externa webben? Vad står i marknadsföringsmaterial? 16

17 Vart börjar vi? Intervjua kollegor! Vad du gör i ditt arbete som genererar information? Tänk gärna kring de processer du arbetar i. I stora drag - vilka är de handlingar som skapas i processen? Hur och var förvaras handlingarna idag? Registreras/diarieförs handlingar? Vilka handlingar tycker du kan gallras (slängas)? Tycker du att några handlingar ska bevaras? Omfattas några handlingarna av sekretess? 17

18 Vart börjar vi? Börja sammanställa första utkastet! Upp-i-från- och nedperspektiv och detaljer senare. Lista verksamhetsområden. Lista processer. Klustra om nödvändigt med processgrupper för att ytterligare öka förståelse. Samla ihop OS-truppen - inte simma i bassängen Fokusera på klassificeringsstrukturens stomme! 18

19 Bearbeta och fastställ Presentera utkast tidigt Bearbeta Presentera igen! Fastställ och implementera! Informera i olika kanaler! Bjud in till presentationsträff och sälj in! Lätt att man överanalyserar, komplicerar och till slut snurrar till det. Klassificeringsstrukturen ska öka förståelse less is more 19

20 Processbaserad klassificering i Public 360 Public

21 Klassificeringsstruktur läggs in i

22 Handlingstyper enligt klassificeringsstrukturen 22

23 Exempel ärende med olika handlingstyper 23

24 Klassificeringsstrukturen är med från början 24

25 Administrera klassficeringsstrukturen I webadmin 25

26 Olika arkivförteckningar i earchive

27 Möjlighet att hantera flera arkivbilddare och olika arkivförteckningar 27

28 Frågor? 28

29 Karolina Adell