Verksamhetsbaserad informationsredovisning. Vallentuna kommun

Transkript

1 Verksamhetsbaserad informationsredovisning Vallentuna kommun 1

2 Kontaktuppgifter Marianne Sarberg, kommunarkivarie Karolin Staaf, arkivarie Tel vx:

3 Agenda Presentation Vallentuna kommun Projekt - från beslut till verklighet Tips och råd Frågor 3

4 4

5 "Med det goda småstadslivet i en nära och högt värderad natur- och kulturbygd bidrar Vallentuna kommun aktivt till en växande och hållbar storstadsregion. 5

6 Vallentuna kommun har i år övergått till verksamhetsbaserad informationsredovisning Ett över hundra år gammalt sätt att redovisa arkiv ersätts av ett nytt 6

7 Förarbete Projekt 7

8 Vision det pappersfria kontoret 8

9 Nyttor informationen knyts till myndighetens uppdrag ordning och reda god offentlighetsstruktur, förenklar återsökning, tillgängliggörande mm diarieplan och arkivredovisning enhetlig synergi i handlingsflödet. 9

10 Pilotprojekt PIR Omfattning: kommunledningskontoret Bemanning: kommunarkivarie, e-arkivarie, registrator, systemförvaltare samt verksamhetsrepresentanter. Budgetram: kr Tidsram: 2 år inom ordinarie verksamhet Fortsättningsprojekt Omfattning: hela kommunen Bemanning: kommunarkivarie och verksamhetsrepresentanter Budgetram: kr Tidsram: 1 år projekt heltid 10

11 Förarbete Planering Projekt 11

12 Planering Noga förberedelser och förankring Övergripande tidplan alla myndigheter Förankring ledningsgrupp Inledande möte med myndigheters chefer Verksamhetsområde - kärnverksamhet Processgrupper Nyckelpersoner - avsätta tid för kartläggningen Research, insamling av underlag 12

13 Förarbete Planering Projekt Genomförande 13

14 Genomförande Klassificeringsstrukturen Förslag i förstudien - enbart kommunstyrelsen Projektet koncerntänk hela kommunen Strukturen växte fram med kartläggningen Fanns inga färdiga exempel att utgå ifrån Tidspress för genomförandet - 1år 14

15

16 Genomförande Tidplan 1 år Gantschema start-, remiss och stopptider Schema för processgrupp/process/enhet Öppen tidsbokning i Outlook Flexibel med tid och plats 16

17 Genomförande Kartläggningen Intervjuer, workshops använd ev. befintliga processer Bygg direkt i processverktyget Beskriv process (Start stop, aktiviter och beslut) Identifiera handlingstyper Inventera verksamhetssystem Förvaring och ansvariga, specialnoteringar Begränsning: Hanteringsanvisningar ingick inte 17

18 Genomförande Kartläggningens slutfas Återkoppla till enheten/processgruppen Remiss till förvaltningschef, samlad rapport Revidera enligt ev synpunkter Resurser projektledare 1 år, informationsmöten, kartläggningen ca 200 timmar i workshops med 1-5 nyckelpersoner Slutrapport till kommunstyrelsen Reaktioner positiva, negativa 18

19 Planering Projekt Genomförande Förarbete Resultat 19

20 Resultat Informationsredovisningens olika delar Klassificeringsstruktur = arkivförteckning = diarieplan Processkartor med hanteringsanvisningar (antagna per myndighet) publiceras på kommunens intranät Arkivbeskrivning/myndighet med arkivorganisation 20

21 Visa informationsredovisningen på kommunens hemsida: %20och%20politik/arkiv/ informationsredovisning/index.html 21

22 Resultat Förvaltning Projekt Förarbete Planering Genom förande 22

23 förvaltningsmodell nätverk arkivorganisation Förvaltning? informera revidera publicera tillsyn 23

24 Arkivorganisation Arkivmyndigheten (Kommunstyrelsen) Kommunarkivarie Myndigheten/Nämnd Arkivansvarig Arkivhandläggare Minst en/nämnd Arkivredogörare Varje enhet Arkivredogörare Varje enhet Arkivredogörare Varje enhet

25 Utveckling Planering Projekt Resultat Förvaltning Genomförande Förarbete 25

26 Förankra/informera-delta vid arbetsplatsträffar, följ upp vid tillsyn, utbilda, informera när tillfälle uppstår. Stöd Stöd av politik och chefer - budget, beslut, beställning, verktyg Inform era Tips Tids planera Bestäm från början vad som ska ingå och framför allt vad som inte ingår Av gränsa Ha en tidplan för varje myndighet, med remisstid, sluttid, planera in tider för workshops 26

27 Tack För oss Frågor? Marianne Sarberg Karolin Staaf 27

28 Vallentuna kommun 28