Arkivreglemente för Bollnäs kommun

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSEN Arkivmyndigheten i Bollnäs kommun Line Rudwall RAPPORT Datum Sida 1(10) Referens KS Arkivreglemente för Bollnäs kommun Antagen av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224 och reviderad av kommunfullmäktige den , 111. Utdelningsadress Besöksadress Webb Telefon E-post Bankgiro Bollnäs Stadshustorget bollnas@bollnas.se

2 Innehållsförteckning Arkivreglemente för Bollnäs kommun... 1 Innehållsförteckning... 2 Arkivreglemente för Bollnäs kommun Tillämpningsområde Myndighetens arkivansvar Arkivmyndighet Redovisning av arkiv Rensning Gallring Överlämnande Material, beständighet och autenticitet Utlåning... 6 Bilaga till arkivreglemente för Bollnäs kommun... 7 Lagstiftning... 7 Allmänna handlingar och utlämnande... 7 Arkivbildare... 8 Arkivmyndighet... 8 Rensning... 8 Gallring... 8 Arkivreglemente... 9 Arkivbeskrivning... 9 Arkivförteckning... 9 Dokumenthanteringsplan... 10

3 Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen skall inom Bollnäs kommun följande reglemente tillämpas för arkivvård, detta med stöd av 16 arkivlagen. Reglementet gäller för kommunfullmäktige samt kommunens myndigheter. Med myndigheter avses kommunstyrelsen och övriga nämnder samt kommunfullmäktiges revisorer. Reglementet gäller även för aktiebolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. Dessa likställs här med kommunala myndigheter. Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur information lagras, struktureras eller förmedlas. 2. Myndighetens arkivansvar Varje myndighet ansvarar själv för att dess arkiv sköts i enlighet med arkivlagen, arkivförordningen och detta reglemente. Myndigheten har även ansvar för övertagna arkiv från tidigare organisationer, vars verksamhet övertagits av myndigheten. Arkivverksamheten berör olika led i hanteringsprocessen såsom planering, registrering, arkivläggning, gallring, förvaring och vård av handlingarna, oavsett medium. Myndigheten ska utse Arkivansvarig (förvaltningschef/motsvarande) med mandat att bevaka frågor kring arkiv- och dokumenthantering så att de beaktas inom myndigheten. Den arkivansvarige ska planera arkivverksamheten, bevaka arkivfrågor i budgetarbete och övrig planering, och bevaka att allmänna handlingar hanteras på rätt sätt. Arkivsamordnare (sekreterare/motsvarande) ska hålla dokumenthanteringsplan och arkivredovisning uppdaterad, bevaka myndighetens utbildningsbehov, ansvara för att beslutad gallring utförs och för leveranser till kommunarkivet, samt samråda med kommunarkivarien i arkivfrågor. För de praktiska arkivvårdande insatserna utses arkivredogörare, som handhar registrering och arkivläggning av handlingar, verkställer beslutad gallring, och förbereder leveranser till kommunarkivet. Om myndigheten är liten behöver inte arkivsamordnare och/eller arkivredogörare utses. Då har den arkivansvarige hela ansvaret. Myndighetens arkivansvar och arkivorganisation (ansvars-, uppgifts- och rollfördelning) ska skriftligen dokumenteras. Om arkivansvarig inte utses ligger ansvaret på berörd nämnds politiker.

4 3. Arkivmyndighet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet för kommunen. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter rörande arkivbildning och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Arkivmyndigheten får i samband med inspektion förelägga myndighet att åtgärda brister som konstateras. Kommunarkivet, med kommunarkivarien, är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ och skall som sådant implementera en kommungemensam hantering av arkiv- och dokumenthanteringsfrågorna. Kommunarkivet får utfärda kommungemensamma riktlinjer för upprättande av arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan. Arkivmyndigheten skall vara myndigheterna behjälplig i frågor rörande arkivvården och ska ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården. Kommunarkivarien får utfärda anvisningar och instruktioner som behövs för en god arkivvård i kommunen. Kommunarkivet skall också vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt tillhandahålla och främja arkivens tillgänglighet och användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. Arkiv från enskilda såsom bolag, ideella föreningar och privatpersoner är en viktig del av vårt kulturarv. Kommunarkivet tar emot enskilda arkiv som är av lokalhistoriskt intresse. 4. Redovisning av arkiv Allmänna handlingar skall, så snart de inkommit eller upprättats, kunna redovisas på ett med enligt offentlighetslagstiftningen överensstämmande sätt. Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv i följande tre dokument: arkivbeskrivning arkivförteckning dokumenthanteringsplan Dessa skall revideras vid varje större organisationsförändring samt i början av varje ny mandatperiod. I arkivbeskrivningen redovisas vilka handlingar som finns och hur verksamheten är organiserad. Arkivförteckningen skall omfatta alla uppgifter som bevaras oavsett media. Varje myndighet ska upprätta en processorienterad (verksamhetsbaserad) dokumenthanteringsplan som följer en kommungemensam klassificeringsstruktur och kommungemensamma gallringsregler. Kommunstyrelsens klassificeringsstruktur för styrande och stödjande processer bör antas även hos de övriga myndigheterna. I dokumenthanteringsplanen beskrivs myndighetens allmänna handlingar och hur dessa ska hanteras. Samtliga handlingstyper som förekommer hos myndigheten, oavsett medium, ska vara upptagna i planen. Myndigheten ska minst tre månader före fastställande av planen samråda med kommunarkivarien, och har skyldighet att beakta kommunarkivariens

5 synpunkter på bevarande och gallring av handlingar, samt när ansvaret för handlingarna tidigast ska överlåtas till kommunarkivet. Dokumenthanteringsplanen ska revideras fortlöpande. 5. Rensning Handlingar som inte är allmänna, till exempel arbetsmaterial, och som inte ska tillhöra myndighetens arkiv ska rensas. Rensning skall utföras av handläggaren eller av tjänsteman med god kännedom om handlingarnas betydelse för förståelse av ärendet. Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggning av ett ärende. 6. Gallring Gallring innebär att handlingar förstörs eller att uppgifter som ingår i upptagning utplånas. Gallring av allmänna handlingar får bara ske om det finns giltigt gallringsbeslut. Vid gallringsbeslut ska alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet. Gallringsbeslut fattas normalt i form av en dokumenthanteringsplan men myndigheten kan efter samråd med kommunarkivet fatta gallringsbeslut för enskilda handlingsslag. Vid införskaffande av nytt verksamhetssystem ska gallringsmöjlighet av systemet krav-ställas. Med gallringsmöjlighet menas att förutom permanent radering av valda uppgifter ska det även vara möjligt att göra uttag av valda uppgifter för överföring till annat verksamhetssystem. Detta gäller oavsett om systemet köps som tjänst, färdig produkt eller upprättas i egen regi. Detta gäller även vid förlängning av befintliga avtal. Kommunarkivet beslutar om gallring av handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten. Handlingar som gallras skall förstöras utan dröjsmål. 7. Överlämnande När arkivhandlingar inte längre behövs för myndighetens fortlöpande verksamhet får de, i enlighet med upprättad dokumenthanteringsplan, överlämnas till kommunarkivet för fortsatt vård. Myndigheten tar kontakt med kommunarkivet för att komma överens om hur överlämnandet ska ske. Leveransreversal ska bifogas leveransen. Handlingarna skall vid leverans till arkivmyndigheten vara gallrade, rensade och förtecknade. Undermåliga leveranser återsänds för åtgärd till den avlämnande myndigheten. Kommunarkivet tar endast emot handlingar som ska bevaras.

6 Om en kommunal myndighet upphört och dess verksamhet inte förts över till annan myndighet inom kommunen, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader. Överlämnande till myndighet utanför kommunen kräver beslut i fullmäktige eller stöd i lagstiftningen. 8. Material, beständighet och autenticitet Myndighetens hantering av information ska styras och planeras. Handlingar som ska bevaras ska framställas med teknik och metoder som garanterar informationens beständighet och autenticitet. För handlingar som ska bevaras ska myndigheten följa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd. Handlingarna ska hållas ordnade så att återsökning underlättas under hela dess livstid. Samband mellan register och dokument samt mellan information som hanteras i olika medier ska upprätthållas över tid. Papper, skrivmedel och maskinell utrustning ska väljas i enlighet med de krav som Riksarkivet ställer för handlingar som ska bevaras för all framtid. Handlingarna ska förvaras i omslag och boxar som är godkända enligt Riksarkivets föreskrifter. Handlingarna ska förvaras i lokaler som är godkända enligt Riksarkivets krav, eller i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. Handlingar med högst två års gallringsfrist och som inte omfattas av sekretess behöver inte förvaras med starkt skydd. Myndigheten ansvarar för att den digitala informationen framställs och förvaras på ett sådant sätt att bibehållen läsbarhet och tillgänglighet, samt säker behörighetsnivå, garanteras under hela livscykeln. När handlingar i elektronisk form konverteras eller migreras ska detta ske med bibehållen läsbarhet och tillgänglighet. 9. Utlåning Allmänna handlingar får undantagsvis lånas ut och då bara till andra myndigheter. Utlåningen ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Utlånet ska dokumenteras och kvitteras. Hemlån är inte tillåtet. Lånad handling får inte lånas vidare utan långivarens medgivande. Den utlånande myndigheten har skyldighet att kontrollera att handlingarna återlämnas. Utlåning till enskilda personer får inte ske utanför myndighetens lokaler. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser.

7 Bilaga till arkivreglemente för Bollnäs kommun Lagstiftning Kommunal arkivhantering styrs främst av tryckfrihetsförordningen. Där finns bestämmelser om vilka handlingar som anses vara allmänna och där fastslås att alla medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. Där finns även uppgifter om vilka begränsningar som får göras i handlingsoffentligheten. I arkivlagen anges grundläggande föreskrifter för kommunens arkivvård. Där fastslås att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att de ska bevaras, vårdas och hållas ordnade så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen, och forskningens behov. I offentlighets- och sekretesslagen finns ytterligare bestämmelser om inskränkningar i offentlighetsprincipen. I offentlighets- och sekretesslagens femte kapitel finns även bestämmelser om registrering och utlämnande av allmänna handlingar. Där framgår bl. a. att sekretessbelagda handlingar måste registreras. Den kommunala arkivhanteringen påverkas även av förvaltningslagen, dataskyddsförordningen, dataskyddslagen och patientjournallagen m. fl. Allmänna handlingar och utlämnande En allmän handling är en handling som förvaras hos en myndighet och har inkommit till eller uppkommit hos myndigheten. Allmänna handlingar är antingen offentliga eller hemliga. Allmänna handlingar kan sekretessbeläggas med hänsyn till rikets säkerhet, till intressen att förebygga brott, till skyddet för enskilds personliga förhållanden o.s.v. Myndigheter är skyldiga att diarieföra handlingar som kan innehålla sekretess, vanligtvis diarieförs dock även offentliga handlingar för att leva upp till de krav som lagen ställer på att de ska hållas ordnade. En myndighet är skyldig att vid begäran genast eller så snart det är möjligt lämna ut en offentlig handling. Myndigheten får inte ta betalt för detta, undersöka hur handlingen ska användas eller vem som begär ut handlingen. Rätten att ta del av offentliga handlingar gäller svenska såväl som utländska medborgare. Vid begäran om allmän handling som innehåller sekretess ska sekretessprövning göras. Då behöver man ofta ta reda på mer om den som begär ut handlingen. Om begäran helt eller delvis avslås ska sökanden informeras om varför begäran avslås med hänvisning till en paragraf i tryckfrihetsförordningen eller offentlighets- och sekretesslagen. I informationen ska det framgå att den som begärt ut handlingen kan få ett

8 formellt skriftligt beslut som kan överklagas. Om handlingen kopieras eller skrivs av har myndigheten rätt att ta ut en mindre avgift för detta. Arkivbildare Arkivbildare är den myndighet eller annan organisation där de handlingar arkivet består av har uppkommit eller inkommit. Vid stora omorganisationer hos en myndighet ska det ursprungliga arkivet och diariet avslutas och nya startas. Kontakta kommunarkivarien för mer information. Det är mycket viktigt att handlingar från olika arkiv och arkivbildare förvaras åtskilda från varandra för att möjliggöra återsökning. Arkivmyndighet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet för kommunen om inte annat beslutats. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter rörande arkivbildning och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Arkivmyndigheten får i samband med inspektion förelägga myndighet att åtgärda brister som konstateras. Kommunarkivet, med kommunarkivarien, är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ och skall som sådant implementera en kommungemensam hantering av arkiv- och dokumenthanteringsfrågorna. Rensning Rensning innebär att det som inte ska arkivläggas tas bort ur ett ärende. Det kan röra sig om t ex minnesanteckningar, utkast eller koncept. De handlingar som arkiveras blir allmänna och kan komma att lämnas ut vid begäran. Även gem av plast och metall och plastfickor ska tas bort vid rensning. Dessa skadar annars arkivhandlingarna och gör dom på sikt obrukbara. Gem och plastfickor ska ersättas med ett dubbelvikt papper (aktomslag). Rensningen ska utföras senast vid arkivläggning och av person med god kännedom om handlingarnas betydelse för förståelse av ärendet d v s normalt den som har handlagt ärendet. Gallring Vid gallring förstörs allmänna handlingar, oavsett på vilket medium de förvaras, som inte anses vara värda att spara. Myndigheters arkiv och e-arkiv ska dock uppfylla vissa krav enligt arkivlagen och följande slag av handlingar undantas därför från gallring: Handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet. Handlingar som kan behövas för myndighetens förvaltning eller för framtida utredningar. Handlingar som kan ha rättslig betydelse. Handlingar som är av värde för framtida forskning.

9 Vilka handlingar som ska gallras, när de ska gallras och vem som fattar beslut om gallring framgår av dokumenthanteringsplaner och arkivreglementet. Anledningen till att man gallrar allmänna handlingar är att myndigheters arkiv annars skulle bli för omfattande och i förlängningen ohanterbara. Eftersom många allmänna handlingar hanteras och förvaras digitalt behöver verksamhetssystemen kunna uppfylla myndighetens behov av gallring. Med gallring ur ett verksamhetssystem menas, att förutom permanent radering av valda uppgifter ska det även vara möjligt att göra uttag av valda uppgifter för överföring till annat verksamhetssystem, till exempel ett e-arkiv. Arkivreglemente Arkivreglementet finns till för att underlätta arkivläggningen. Här finns de regler, utöver lagar och förordningar, som arkivmyndigheten beslutat ska gälla. Arkivbeskrivning Arkivbeskrivningen riktar sig till den som ska göra återsökningar i arkivet. Den ska ge en snabb överblick över vad som finns i arkivet och över arkivbildarens organisation. Samtliga kommunala myndigheter ska redovisa sitt arkiv i en arkivbeskrivning. Det är respektive myndighets ansvar att en arkivbeskrivning upprättas, det åligger dock arkivmyndigheten att komma med råd och anvisningar. Arkivbeskrivningen ska hållas aktuell och revideras med jämna mellanrum samt vid varje större omorganisation. Arkivbeskrivningen skall innehålla uppgifter om: Beskrivning av verksamheten och dess viktigaste arbetsuppgifter. Arkivets begynnelseår Information om större organisationsförändringar, från vilken tidigare myndighet arbetsuppgifter övertagits, eventuellt avslut och/eller övertagande av ett arkiv med tillhörande diarium. Organisationsschema över arkivbildaren, samt beskrivning om mindre organisationsförändringar. Arkivets omfattning i hyllmeter Vilka sökingångar som finns i arkivet Viktiga handlingstyper. Eventuell sekretess. Gallringsrutiner Namn och befattning på arkivansvarig, arkivsamordnare och arkivredogörare hos arkivbildaren. Arkivförteckning Arkivförteckningen ska ge en djupare inblick i myndighetens arkiv än arkivbeskrivningen och möjliggöra återsökning i arkivet. I

10 arkivförteckningen ska finnas uppgifter om t ex serienamn och seriesignum, volymnummer, vilken tidsperiod (t ex år/månad) volymen innefattar samt var i arkivet/e-arkivet den specifika handlingen förvaras. Arkivförteckningen antecknas på förtryckta blad eller i ett elektroniskt arkivförteckningssystem. Dokumenthanteringsplan Varje myndighet ska upprätta en processorienterad dokumenthanteringsplan. Där förtecknas alla olika typer av handlingar som uppkommer och hanteras i myndighetens arbetsprocesser. I dokumenthanteringsplanen framgår också hur handlingarna ska framställas, om de ska rensas, gallras eller sparas, eventuell gallringsfrist eller sekretess osv. Även digital information ska beskrivas i dokumenthanteringsplanen. För att Bollnäs kommun ska kunna leverera handlingar till ett e-arkiv behöver det finnas en kommungemensam klassificeringsstruktur, som även bör ersätta diarieplansbeteckningen i diarieföringssystem. Det behöver också finnas gemensamma gallringsregler, till exempel bör en faktura som hanteras hos en nämnd ha samma gallringsfrist som en faktura som hanteras hos en annan nämnd. Dokumenthanteringsplanen ska hållas aktuell och revideras med jämna mellanrum samt vid varje större omorganisation.