Registratorskonferens 22 maj Copyright SIPU Arkivkonsult

Transkript

1 Registratorskonferens 22 maj 2014

2 Registrator controller - strateg Registrator Ta emot och öppna post på alla medier Registrera, göra handlingar sökbara Avsluta ärenden och i diariet Ge administrativt stöd internt Serva allmänheten Arkivera Controller Kvalitetssäkra diariet Informera/utbilda/ instruera Utveckla operativt Strateg Utveckla strategiskt

3 Strateg SAOB Fältherre i forngrekiskan Person som genom skickligt manövrerande har förmåga att långsiktigt och övergripande leda

4 Ur I handlingarnas centrum Digitalisering registrator från operativ till strategisk Arkivariens och registratorns aktiviteter går ihop - samarbete krävs Registrator fått flera roller operativ på morgonen, utbildar handläggare på eftermiddagen

5 Registrator har god, strategisk information om: Informationsförsörjning Omvärldsbevakning Riktlinjer Informationsarkitektur ( IT-stöd)

6 Informationsförsörjning Av central betydelse för ledningen Är ändå sällan med vid planering av strategiska dokumenthanteringsprojekt

7 Omvärldsbevakning Vad pågår hos andra För- och nackdelar med olika systemstöd Hur hantera e-post, skannade dokument Hur andra gjort lathundar, styrdokument

8 Riktlinjer Behov av att ta fram riktlinjer som bygger på lagar och förordningar Ge exempel för att kunna tillämpa riktlinjerna

9 Informationsarkitektur ( IT-stöd) Har överblick Medverkar i ett kontinuerligt arbete med strategisk styrning och beskrivning av dokumenthanteringen och informationsflödet inom myndigheten genom t.ex. klassificeringsstrukturen, diarieplanen, dokumenthanteringsplanen

10 Controller, controllrar SAOL skriv hellre styrekonom!? Sida på 90-talet Världsomspännande ärendehanteringssystem Handläggare registrerar, söker, avslutar Registratorer får akademisk utbildning Ska kvalitetsgranska, utveckla och utbilda

11 Dokumentcontroller/registrator annons 1 Delta i projekt med e-förvaltning/e-arkiv systemförvaltare och arkivredogörare Kontakt externt och internt om ärenden och utlämnade av handlingar Registrering av inkommande handlingar, expediering och arkivering

12 Dokumentcontroller annons 2 Öppna post och preparera inför skanning Registrera och fördela till handläggare Bedöma och avvikelsehantera ärenden Styra ärenden i flöden Kontrollera metadatasättning Avsluta och ad acta samt återkoppla till kund Följa upp handläggningstider och sammanställa JK-lista

13 forts. Ge service till allmänhet, massmedia och medarbetare genom att ta fram och lämna ut handlingar Göra en första sekretessbedömning Utbilda handläggare i regelverket Stötta systemförvaltningen med förbättringar och utveckling

14 Dokumentcontroller med arkivkunskap annons 3 Ansvar för kommunens arkiv Underhålla, systematisera, förteckna arkivsöka och lämna ut allmänna handlingar Delta i att införa ett nytt ärende hanteringssystem och e- arkiv Utveckla rutiner, testa systemet och utbilda användare Utveckla/genomföra processorienterad arkivredovisning Uppdatera dokumenthanteringsplan och processbeskrivningar

15 Registrator detta blev kvar Öppna post, bedöma Preparera inför skanning, skanna Registrera och fördela till handläggare Avluta ärenden Arkivera Sammanställa JK-lista Ge service till allmänhet, massmedia och medarbetare genom att ta fram och lämna ut handlingar Göra en första sekretessbedömning

16 Registrator SAOB person som registrerar 1645 Tjänsteman vid departement, ämbetsvärk med uppgift att mottaga o. registrera inkommande handlingar samt anteckna vidtagna åtgärder o. utgående expeditioner o. d. Stundom äv. att gå till handa med upplysningar Ha vård om arkiv m.m.