Registratorforum 2011

Transkript

1 Registratorforum 2011 Inbjudan till konferens i Stockholm den oktober 2011 TALARE Axel Danielsson Konsult AB Axel Danielsson Helsingborgs stad Josefin Nilsson Socialstyrelsen Anna Nygren-Palmfjord Registratorns roll idag och i framtiden Naturvårdsverket Jannica Häggbom Christina Dixner Mikael Dahlin Arne Skivenes Jan Tore Halle Nominera din kollega till Årets Registrator Har du en kollega som har drivit registratorrollen framåt? Nominera honom/henne i så fall till utmärkelsen årets registrator! Jenny Broberg Kudryk FÖRDJUPNING Jeanna Thorslund Anders Palm Software Innovation I samarbete med: Det nya processorienterade diariet Software Innovation ALLMÄNNA HANDLINGAR OFFENTLIGHET SEKRETESS

2 Presentation Registratorforum Registratorns roll idag och i framtiden Äntligen är årets Registratorforum här! För dig som arbetar som registrator har vi samlat de bästa praktikfallen och de hetaste talarna. På konferensen kommer du självklart att få ta del av de nyheter och lagändringar som har skett, presenterade av Axel Danielsson. Representanter från framgångsrika, och Bergens kommun kommer och berättar om hur de arbetar, och hur de har nått dit de är idag. Vi lyfter också frågan om registratorns framtid, hur kommer rollen att utvecklas och vad krävs av dig som registrator? Processorienterat, digitalt och socialt vad och hur ska allt diarieföras? Tekniken rusar och vi kommunicerar med fler och modernare medier. Vad ska diarieföras, och hur? Detta tar vi självklart upp på konferensen! Som du förstår är detta årets samlingsplats för dig som arbetar med dessa frågor, och som grädde på moset kommer vi för andra året i rad dela ut priset Årets registrator, passa på att nominera din kollega! På konferensen får du lära dig: Processtyrd registrering så fungerar det i praktiken Senaste uppdateringarna och nyheterna i lagen Digital registrering och arkivering Du kommer att få lyssna till: I offentlighetens ljus; är journalisten ett hot eller en tillgång? Josefin Nilsson, Helsingborgs stad Registrator vem är du idag och i framtiden Anna Nygren-Palmfjord, Socialstyrelsen Totalt digitalt i Bergen! Arne Skivenes, Jan Tore Halle, Varmt välkommen till den 6:e upplagan av Registratorforum! L a B d Projektledare Nominera din kollega till Årets Registrator Årets registrator ska vara en person som har tagit initiativ till en förändring som har genomförts under det senaste året. Det kan vara litet eller stort, men något som har förenklat eller förbättrat verksamheten på något sätt. I juryn sitter Lina Bylund från Conductive tillsammans med de experter som medverkar på konferensen. Maila din nominering till lina.bylund@conductive.se senast 10 oktober.

3 Program ONSDAG 26 OKTOBER :00 Registrering med kaffe och smörgås 09:30 Projektledare Lina Bylund, Conductive, hälsar välkommen 09:35 Axel Danielsson om PuL, sekretess och offentlighetsprincipen Du får en snabbgenomgång av de grundläggande reglerna om offentlighet och sekretess. Därefter kan vi tillsammans med hjälp av reglerna besvara aktuella frågor av exempelvis följande slag: Läcka uppgifter På vilket sätt har den grundlagsskyddade rätten att läcka uppgifter till massmedia förstärkts från årsskiftet? När får arbetsgivaren omplacera en anställd som en följd av den anställdes uttalanden i massmedia? Kan det vara straffritt att röja sekretessbelagda uppgifter? Gallring Måste det för varje ärendeslag eller handlingsslag finnas bestämmelser om gallring? Får man utan gallringsbeslut vidarebefordra inkommande post som inte ankommer på myndigheten att handlägga? Vad ska man lämna ut? Är man skyldig att lämna ut ett slumpmässigt urval av vissa angivna handlingar? Måste man lämna ut privata e-postloggar? Får ett tolvårigt barn samtycka till att lämna ut sekretessbelagda uppgifter om barnet självt? Allmänna handlingar När blir ansökningshandlingarna i ett anställningsärende som hanteras av en rekryteringskonsult allmänna? Är en ljud- eller bildupptagning från fullmäktiges sammanträde en allmän handling? Blir en handling allmän endast på den grunden att en utomstående får ta del av handlingen genom läsning av handlingen på stället? Förutsätter expedieringen av ett avslagsbeslut på en begäran om att ta del av allmän handling att den sökande röjer sin identitet? När blir handlingar som registrerats allmänna? När blir handlingarna till kommunala sammanträden allmänna? När blir handlingar som finns hos externa revisionsbolag och som rör den kommunala verksamheten allmänna handlingar? Vilka uppgifter på sociala medier är allmänna handlingar och skall registreras? Övriga frågor Vilka regler gäller för anonyma skrivelser? Kan man ta betalt för elektroniska kopior på allmänna handlingar? Är man skyldig att på begäran av allmänheten lägga ner 6 timmars arbete på att i elektronisk form sammanställa uppgifter? Kan allmänheten med stöd av lag kräva att få vistas i kommunalhuset? Är uppgifter på avlidna alltid offentliga? Axel Danielsson Specialist Axel Danielsson Konsult AB Under förmiddagen tar vi paus för fika och bensträckning 12:30 Lunch 13:30 I offentlighetens ljus; är journalisten ett hot eller en tillgång? Journalistens granskande uppdrag kontra registratorns skyldighet att skydda känsliga uppgifter Maskar vi allmänna handlingar för säkerhets skull? Offentlighetsprincipens och de pressetiska reglernas konsekvenser De bästa nyheterna blir aldrig nyheter?! Verklighetens fall - några praktiska exempel Josefin Nilsson Journalist/jurist/nämndsekreterare Helsingborgs stad 14:30 Eftermiddagskaffe 15:30 Registrator vem är du idag och i framtiden? Utveckla, tänk nytt och hävda din kunskap Betraktelse över registratorns roll När alla registrerar, vad gör registratorn då? Anna Nygren-Palmfjord Arkivarie och ledare av arbetet att ta fram en handbok med rutinbeskrivningar för hantering av allmänna handlingar på Socialstyrelsen Socialstyrelsen 16:30 Nätverksmingel och utdelning av priset Årets Registrator!

4 TORSDAG 27 OKTOBER 2011 Under konferensens andra dag får du välja att lyssna på talare från myndighet/stat eller kommun SPÅR 1: MYNDIGHET OCH STAT 09:00 Hantering av elektroniska ärenden och handlingar på Naturvårdsverket Nya roller och arbetssätt Processtyrd registrering i praktiken Diarium och andra funktioner i Modena Våra erfarenheter och tips Christina Dixner Jannica Häggbom Registrator Verksamhetsförvaltare Naturvårdverket Naturvårdverket 10:00 Förmiddagskaffe 10:30 Digital arkiv- och dokumenthantering på Processorienterad arkivredovisning E-arkivet som informationskärna i verksamheten Mikael Dahlin Verksamhetsarkivarie och chef för dokumentationsenheten SPÅR 2: KOMMUN 09:00 Totalt digitalt i Bergen! På väg mot papperslös förvaltning Historiska databaser med modern insynslösning Alla bygglovshandlingar tillgängliga på nätet Blir det bra när allt är digitalt? Arne Skivenes Jan Tore Halle Byarkivarie Koordinator Digitala arkiv 10:00 Förmiddagskaffe 10:30 Digitalisering av ärendeprocessen från ax till limpa Från digital registrering till e-arkivering, så går det till rent praktiskt En förändrad roll för registratorer i ett helt digitalt flöde Exempel från vår utvecklingsresa Jenny Broberg Kudryk Utvecklare av dokumenthanteringen 11:30 Konferensen avslutas. Deltagarna lämnar in sina utvärderingar 11:45 Lunch för de deltagare som har bokat fördjupning 13:00-16:00 t k För đ Välj mellan två separat bokningsbara fördjupningar: Sociala medier och juridik Elektronisk dokument- och ärendehantering i praktiken 16:00 Konferensen avslutas TID & PLATS Konferens oktober 2011 Fördjupning 27 oktober 2011 Piperska Muren Scheelegatan 14, Stockholm PRIS Före 3 juni Före 16 sep Efter 16 sep Konferens kr kr kr Fördjupning kr kr kr ANMÄLAN Telefon Bokningslinje Internet Mail bokning@conductive.se Telefax Konferenskod Con375 I konferenspriset ingår kaffe, lunch och dokumentation. För deltagare på workshop/fördjupning ingår även lunch dag två. Obs! Alla priser är exkl. moms. Angivna rabatter kan ej kombineras med andra erbjudanden. Förbehåll Vi reserverar oss för förändringar i programmet, prisändringar och möjlighet att ställa in planerad konferens. Avbokning och överlåtelse Om du får förhinder och inte kan deltaga kan du alltid över låta din plats till en kollega. Du kan också få pengarna tillbaka för redan betald deltagarplats förutsatt att din skriftliga avbokning är oss tillhanda senast 3 veckor före konferensdatum. För fullständiga avboknings regler se vår hemsida

5 t k Fördjupning TORSDAG 27 OKTOBER KL Som avslutning på konferensen så erbjuder vi två separat bokningsbara fördjupningar för att ge dig ytterligare möjlighet till ny kunskap! FÖRDJUPNING 1 Sociala medier och juridik FÖRDJUPNING 2 Elektronisk dokument- och ärendehantering i praktiken Den här fördjupningen kommer helt att ägnas åt de ibland lite knepiga frågorna kring sociala medier, och vilka regler som gäller kring användandet av dessa. Några av de frågor som kommer att tas upp är: Du får lära dig: Vilka regler gäller när myndigheten vill vara aktiv i sociala medier som Facebook och twitter? Vad ska du tänka på? Hur hanterar du frågor om offentlighetsprincipen, anställdas yttrandefrihet, sekretess och tystnadsplikt? Behövs en IT-policy och vad ska den innehålla? Under utbildningen ägnas tid till praktiska exempel som konkret visar olika scenarion och hur dessa ska hanteras. Självklart kommer det även finnas tid för diskussioner och egna frågeställningar. Fördjupningen leds av Jeanna Thorslund är stadsjurist i med erfarenhet av bland annat e-förvaltningsfrågor och personuppgiftslagen. Hon har tidigare arbetat på Datainspektionen. Att arbeta utan att skapa, hantera och lagra papper är ibland en dröm och ibland en verklighet. Att utöka användandet av digitala media i stället för papper är inte bara en fråga om att istället se saker på datorskärmen. Det berör arbetssätt och kanske även organisationen. Den här fördjupningen kommer att ägnas åt hur man kan arbeta i hela ärendehanteringsprocessen utan att hantera papper. Exempel från offentlig förvaltning ges och praktisk visning i en modern produkt för dokument- och ärendehantering ingår. Du får lära dig: Ärendehanteringsprocessens start inkommen handling på papper, e-post och som e-tjänst, vad skiljer och vad är lika? Hur kan en hantering se ut i praktiken? Handläggarens roll och registratorns roll, nödvändiga förändringar. Vilken flexibilitet krävs? Kommunikationen med externa parter vid expediering, vad är möjligt? Lagring, långtidslagring och arkivering några synpunkter och tips om områden som måste hanteras särskilt. Hur är det möjligt att skapa sig en överblick över vad som är på gång utan att ha alla papper på bordet? Vem mer än Registratorn berörs av en digital ärendekedja? Hur kan det se ut för olika intressenter? Du vet väl att vi har en grupp för Registratorer på Facebook Passa på att gå med i vårt yrkesnätverk för registratorer för inspiration och idéer för din yrkesroll. Gruppen heter Registrator världens bästa jobb Fördjupningen leds av Anders Palm som har besökt och gett råd till kommun, landsting och myndigheter sedan början på 1990-talet i frågor kring elektronisk dokument- och ärendehantering. Han har hela tiden arbetat med att få förvaltningarna att modernisera såväl arbetssätt som IT-stöd. Anders leder idag en verksamhet inom Software Innovation som marknadsför och hjälper organisationer igång med att arbeta mer effektivt och mer i elektroniska processer. Software Innovation

6 Avsändare: Conductive AB Karlavägen Stockholm B Felaktiga uppgifter? Vänligen returnera till avsändare. Registratorforum 2011 Inbjudan till konferens i Stockholm den oktober 2011 TALARE Axel Danielsson Konsult AB Axel Danielsson Helsingborgs stad Josefin Nilsson Socialstyrelsen Anna Nygren-Palmfjord Naturvårdsverket Jannica Häggbom Christina Dixner PÅ KONFERENSEN FÅR DU LÄRA DIG: Klurigt när det gäller PuL, allmänna handlingar och sekretess Utveckla, tänk nytt och hävda din kunskap! : Vår digitala resa Offentlighetsprincipens och de pressetiska reglernas konsekvenser FÖRDJUPNING 1 FÖRDJUPNING 2 Mikael Dahlin Arne Skivenes Jan Tore Halle Jenny Broberg Kudryk FÖRDJUPNING Jeanna Thorslund Sociala medier och juridik Den här fördjupningen kommer helt att ägnas åt de ibland lite knepiga frågorna kring sociala medier, och vilka regler som gäller kring användandet av dessa. Under ledning av Jeanna Thorslund, Västerås Stad Elektronisk dokumentoch ärendehantering i praktiken Den här fördjupningen kommer att ägnas åt hur man kan arbeta i hela ärendehanteringsprocessen utan att hantera papper. Under ledning av Anders Palm, Software Innovation Software Innovation Anders Palm Software Innovation Copyright AB Conductive. Detta material är författat och producerat av AB Conductive. Upphovsrätten till produkten ägs av AB Conductive i enlighet med Upphovsrättslagen 1960:729. Du vet väl att vi har en grupp för registratorer på Facebook? Gruppen heter Registrator världens bästa jobb! Vi på Conductive har mångårig erfarenhet av att arrangera konferenser och utbildningar. Med fokus på dig och din fortsatta kompetensutveckling jobbar vi för att skapa Sveriges bästa konferenser och utbildningar. Vill du veta mer om oss på Conductive och våra övriga arrangemang? Gå in på eller maila oss på info@conductive.se. Vill du tala med oss personligen kan du ringa Con375