Dagligen fattas beslut i Linköpings kommun som berör människor. företag som verkar i kommunen eller kommunens anställda.

Transkript

1

2

3 Dagligen fattas beslut i Linköpings kommun som berör människor. Det kan handla om beslut som påverkar invånare som använder kommunens tjänster, företag som verkar i kommunen eller kommunens anställda. Mot bakgrund av detta är det därför viktigt att vi inom kommunen handlägger och dokumenterar ärenden på ett enhetligt, korrekt och professionellt sätt. Genom ett enhetligt arbetssätt med stöd av modern teknik nyttjar vi kommunens resurser effektivt.

4 Vad styr ärendeberedningsprocessen? Kommunala beredningstvånget Lagar Styrdokument

5 Ärendeberedningsprocessen inom Linköpings kommun Vems ansvar är det? Det är allas ansvar utifrån sin roll

6 Tre centrala principer för en fungerande ärendeberedning Att tydliggöra vem som gör vad och vem som har ansvaret. Att etablera spelregler för kontaktvägar internt och externt. Att aktivt arbeta för att skapa ett bra samspel.

7 Roller och ansvar En tydlig rollfördelning Delat ansvar för ärendeberedningsprocessen utifrån våra olika definierade roller, fungerar bra.

8 Spelregler Utöver att göra en tydlig roll- och uppgiftsfördelning är det centralt att etablera väl fungerande spelregler för kontaktvägar: - Fördelning av beslutsbefogenheter och uppdragsfördelning - Hur kontakter och information mellan uppdragen ska flöda. Tydlig gräns mellan den politiska organisationen och tjänstemannaorganisationen, att kontakter och fördelning av uppdrag går via rätt kanaler och nivåer.

9 Samspel Finns ett samband mellan tydlighet i ansvar och ett bra samspel. Finns en struktur för hur detta ska fungera i vardagen öppnar det upp för ett bättre samspel som bygger på respekt, förståelse och öppenhet.

10 Planera och förankra En process som är väl förankrad både hos politiker och tjänstepersoner. Årsplanering och framförhållning. Deadlines satta för att passa in i processen och som också hålls!

11 Beslutsunderlag Beslutsunderlag ska vara lätta att förstå, att kunna följa samt ta del av för kommunens invånare, förtroendevalda, anställda och andra. Vi ska ge våra förtroendevalda tydliga och väldisponerade beslutsunderlag för att beslut ska kunna fattas, genomföras, följas upp och granskas i kommunen.

12 Vår ärendeberedning resulterar i handlingar som belyser ärendet allsidigt är sakliga och opartiska är klart och enkelt skrivna innehåller ett tydligt förslag till beslut en sammanfattning och nödvändig utredning

13 Digital ärendeberedning För att möta de utmaningar och behov som finns i samhället idag Ökar tillgängligheten och bidrar till en öppnare kommun Genom ett enhetligt arbetssätt med stöd av modern teknik använder vi kommunens resurser effektivt.

14 Digital ärendeberedning W3D3 ett arbetsredskap för registratorer, nämndsekreterare och handläggare samt för förtroendevalda Meetings Meetings Plus

15 Ett nytt mål för demokratipolitiken En hållbar demokrati som kännetecknas av delaktighet och jämlikt inflytande." Demokratiutredningen 2016

16 Ärendeprocessens steg Ärendeprocessen kan schematiskt beskrivas i följande steg: 1. En handling inkommer till kommunen. 2. Registratorn diarieför handlingen ett ärende. 3. En handläggare bereder ärendet. 4. En nämnd eller tjänsteman fattar beslut. 5. Beslutet expedieras och verkställs. 6. Den som handlagt ärendet rensar akten. 7. Registrator avslutar ärendet. 8. Ärendets handlingar arkiveras.

17 Formella ärendeprocessen Tjänstemannaberedning Ordförandeberedning Presidiemöte MBL Utskick Nämnd

18

19 Kvalitetsgranskning Tjänstemännen skriver fram beslutsunderlag. Samtliga beslutsunderlag kvalitetsgranskas på förvaltningen. Ansvarig chef godkänner beslutsunderlagen. Beslut som ska fattas av KS eller KF via nämnd ska godkännas av ansvarig chef och av kommundirektören.

20 Tjänsteskrivelse tänk på detta! Alla beslutsärenden ska innehålla en tjänsteskrivelse med förslag till beslut Var objektiv och saklig Skriv tydligt och enkelt Tänk på läsaren begränsa och koncentrera informationen Tjänsteskrivelsen kvalitetsgranskas och godkänns innan utskick till nämnd Följ mallen för tjänsteskrivelse och ta hjälp av dess stödtexter

21

22 Politiska styrdokument Riktlinjer och tillämpningsanvisningar Dokumenttyper med definitioner och beslutsnivåer Dokumentansvar Publicering Mallar för styrdokument Aktualitetsprövning

23 Möjligheter Skapa en effektiv ärendebredningsprocess Göra rätt från början Bättre samspel

24 Utmaningar Kommunikation och Information Deadlines Göra rätt från början Aldrig slå sig till ro

25 Goda råd Att tydliggöra vem som gör vad och vem som har ansvaret. Att etablera spelregler för kontaktvägar internt och externt. Att aktivt arbeta för att skapa ett bra samspel.

26 Tillsammans skapar vi en sammanhållen ärendeberedning i Linköpings kommun!