NÄR DIARIEFÖRINGEN FLYTTAR TILL HANDLÄGGAREN

Transkript

1 NÄR DIARIEFÖRINGEN FLYTTAR TILL HANDLÄGGAREN Om kvalitetssäkring och rollfördelning mellan registrator och handläggaren Therese Eriksson Annika Gattberg T A arkiv- och informationskonsulter AB

2 Vilka är vi? Therese Eriksson Arkivarie sedan 2007 Kommunalt/Privat/Statligt Processkartläggningar Verksamhetsutveckling Digital ärendehantering Anslutning E-arkiv Annika Gattberg Researcher i 10 år Arkivarie sedan 2006 Registrator Kommunalt/Privat/Statligt Verksamhetsutveckling E-arkiv

3 Innehåll Trend Genomföra förändring Rollfördelning Kvalitetssäkring

4 Trend Dagens snabba samhälle tvingar/låter oss att göra mer själva Det handlar om förändring även på arbetsplatsen

5 Genomföra förändring ledningens roll Mandat för förändring Har ett genuint intresse för att driva frågan Fattar beslut Förstår konsekvenserna av besluten

6 Genomföra förändring - generellt Bedöm mognaden och förutsättningarna i organisationen Visa att tekniken/nya arbetssätt förenklar Få handläggare att förstå att registreringen är en naturlig del av handläggningen Motsträviga handläggare

7 Handläggarens roll Skapar ärenden när hen behöver det Handlägger ärendet Registrerar in- och utgående handlingar i befintliga ärenden Avslutar ärenden efter kontroll Utlämnande av allmän handling Hjälper till att ta fram rutiner

8 Konsekvenser för handläggaren Får mer kontroll över sina ärenden Snabbare hantering Blir en bromskloss om man är okunnig Kan bli stressad Tappar fokus från handläggningen

9 Registratorns roll Skapar allmänna ärenden som inte rör kärnverksamheten Fördelar ärenden Registrerar in- och utgående handlingar i befintliga ärenden Avslutar ärenden

10 Registratorns roll fortsättning Utlämnande av allmän handling Kvalitetskontroller i systemet Rättningar i systemet Tar fram/samordnar framtagande av rutiner Utbildning av handläggare

11 Konsekvenser för registratorn Expert Måste ha ett självförtroende och kunskap Jobba mer med verksamhetsutveckling Kravspecifikationen för registratorer förändras Måste ut i organisationen Ifrågasättande av registratorns roll/jobb

12 Möjligheter och risker för organisationen Möjligheter Risker Snabbare hantering Handläggarna bättre koll Samordna och dra nytta av olika processer Kvalitet Att handlingar inte blir diarieförda Vi uppfyller inte lagkraven Organisationen tappar i förtroende

13 Kvalitetssäkra med rutiner Alla gör likadant Kunskap försvinner inte och är inte personberoende Lätt att introducera nyanställda

14 Rutiner fortsättning Organisationsövergripande rutiner Lokala rutiner/handledningar Rutiner och handledningar måste överensstämma Utbilda och informera

15 Kvalitetssäkra med systemstöd Rätt programvara och kringutrustning Ett system som underlättar för handläggaren att diarieföra Gamla system

16 Kvalitetssäkra med introduktion av nyanställda Viktigt att få tag i nya tidigt Hur gör man för att få fatt i nyanställda? Digitala utbildningar

17 Registratorn som kvalitetssäkrare Kvalitetskontroller Kontroller för att säkerställa informationens kvalitet och möjlighet till arkivering Ständiga utbildningar i diarieföring för nya såväl som gamla

18 Sista ord på vägen Jobba tillsammans - ensam är inte stark Fokusera på nyttan för organisationen Förändring tar tid!

19 Våra kontaktuppgifter Therese Eriksson Annika Gattberg