Samlad nämndadministration

Transkript

1 Enheten demokratistöd Samlad nämndadministration Förlorad kontakt eller förbättrad kvalitet?

2 Skövde Skaraborg Samverkan Samsyn Synergier Stolthet

3 En hyllningsfilm till Skövdes hjältar, anställda

4 1. Vad innebär det att ha alla nämndsekreterare i ett sekretariat? 2. Fastställd beredningsprocess vad vinner vi på det? 3. Check in/check out vad är det?

5 Utgångspunkter för en ny organisation Tydligare och starkare styrning bl a en arbetsgivare Öka standardisering av stödprocesser Renodla service från kärnverksamhet Samordna stödfunktioner som till exempel HR, nämndadministration och ekonomihantering. Enheten demokratistöd samlad nämndadministration kommungemensam beredningsprocess

6 Ny organisation 1 januari 2015

7 Sektor styrning och verksamhetsstöd Verksamhetsidé Sektor styrning och verksamhetsstöd ska styra, stödja och samordna frågor i kommungemensamma processer. Sektorn ska genom sina tjänster skapa förutsättningar för interna och externa verksamheter att utvecklas och nå sina mål. Framgångsfaktor för oss! Ansvar Sektor styrning och verksamhetsstöd ansvarar för styrning och administration inom områdena ekonomi, arbetsgivarfrågor, demokratistöd (t.ex. ärendehantering och arkiv), IT, verksamhetsutveckling samt säkerhets- och beredskapsfrågor. I sektorns ansvar ingår att stödja kommunstyrelsen i dess styrfunktion.

8 Enheten demokratistöd Kommunsekreterare Registrator (ks/kf) Handläggare (ks) 3 nämndsekreterare/ registrator Arkivarie Stadsjurist, skoljurist 2 assistenter Beredskapssamordnare/ nämndsekreterare (Förvaltningsledare tillhör it-enheten) Kanslichef Nämndadministration Beredskapssamording Verksamhetsstöd Servicefunktion Postöppning, registrering och diarieföring Juridik Arkiv

9 Alla nämndsekreterare i ett sekretariat? det går aldrig, inte på vår förvaltning för vem ska då. Vem kan hjälpa till med WORD? Hen är det sociala smörjmedlet på arbetsplatsen! Vem beställer tågbiljetter? Vem tar hand om blommorna? Vem ska läsa av kopiatorn? Vem ska samla in friskvårdskorten? Vem bokar sammanträdesrum? Vem är uppsamlingsledare vid utrymning? Vem ordnar present till avtackningar? Vem gör semesterlistor? Vem ska sköta posten?

10 1. Vad innebär det att ha alla nämndsekreterare i ett sekretariat? + Vi lär av varandra, utvecklar rutiner och gemensamma arbetssätt. Bättre beredning och bättre sammanträden. + Lätt att göra förändringar/ändra bemanning + Minskad sårbarhet, kollegor utvecklar kompetens + Ökad service för politikerna - Vi minskar specialkompetens inom verksamhetsområdet - Risk för produktion i fabrik Hur löste sig resten? Internservicedesk startar Förvaltningssekreterare Chefer och handläggare klarar sig själva Ändrade rutiner, samarbete mellan sektorer

11 Samlad nämndadministration

12 Inte bara nämndsekreterare samlad enhet för demokratistöd Helhetsperspektiv. Ökad förståelsen för hela kommunens nämndadministration. Ökad tillgänglighet för de förtroendevalda. När olika kompetenser kring liknande frågor samlas i en gemensam organisation kan utvecklingen ta fart. Möjligheten att lära av och tillsammans med varandra bidrar i hög grad till såväl kvalitetsförbättringar som professionalisering. Samverkan ger förutsättningar för styrning och utveckling inom området. Framgångsfaktor BEHOVS- ANALYSER med samlad kompetens

13 2. Fastställd beredningsprocess vad vinner vi på det? vi har ett annat arbetssätt i vår nämnd vår ordförande har inte den tiden det har ju fungerat hittills. handläggarna kan inte vara klara i så god tid är det styrning??

14 Beredningsprocess A. Ärende upprättas och handläggare utses B. Beredning, bedömning och direktiv C. Handläggning och utredning D. Beredning E. Godkännande F. Handläggning och utredning skovde.se G. Facklig samverkan H. Sammanträde I. Verkställighet och uppföljning

15 Kommungemensam beredningsprocessen Lite trögt att implementera Den ger stöd för tydligare roller och uppdrag Bättre planering Bredare handläggning Ökad rättssäkerhet Minskad sårbarhet

16 3. Check in/check out Samlad hantering och finansiering Ca 200 förtroendevalda + byten Uppgifter till förtroendemannaregister (e-tjänst) Läsplatta (ev telefon/dator) med inloggning Behörighet politikerportal (handlingar) Arvodeshantering Avslut och utköp/byte Support vid t ex kf-sammanträden Enklare för politiker och tjänstemän Sparar tid och pengar Lätt att göra förändringar Bättre kontroll

17 Det kunde vi gjort bättre Vi trodde beredningsprocessen skulle komma igång när den var beslutad Det tar mycket mer tid än planerat med rutinbeskrivningar Vi är för snälla sekreterare, borde gjort skilsmässan lite tydligare Vi skulle ha undertecknat avtal (uppdrag och finansiering) med sektorscheferna

18 Vi jobbar vidare med Samlad posthantering rätt och effektivt Rutiner, rutiner, rutiner för - ökad kvalitet och minskad sårbarhet - ökad användning av dokument- och ärendehanteringssystem (Public 360) - ökad professionalisering Kvalitetsmätning i nämndadministration Dokumenthantering, kommungemensamt arbete (T:/, intranät, verksamhetssystem, Public, e-arkiv)

19 Hur blev det förlorad kontakt eller förbättrad kvalitet? SEKTORSLEDNING Ökad ordning; årsplan, beredning, möten m m. Saknar sekreteraren. Vi får del av gemensamma förbättringar. Saknar tydliga avtal. FÖRTROENDEVALD Bra ordning inför beredningar/möten. Bra med samlat stöd. Bra att rutinerna är mer likartade, känner igen. Ge oss mer utbildning!

20 Råd och tips Håll ögonen öppna, är det förändringar på gång? Organisation, lokaler, system. Träffa andra kommuner och berätta hemma om framgångar hos andra. Är det andra enheter som gör besök häng på! Arbeta med att skapa kommungemensamma rutiner och arbetssätt. Det bygger interna samarbeten. Hitta anledningar i den egna organisationen. Förändringar i bemanning? Ta hjälp av mini-förstudier, stycka grisen i bitar. Håll ut och håll ihop!

21 Hör av dig! Agneta Tilly Enheten demokratistöd Vi berättar mer! Anette, Sara, Marie, Eva Lotta, Conny, Irene, Håkan, Christina, Eleonor, Daniel, Tobias, Emma.