Registrator 2.0 en profession i förändring? Workshop

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Registrator 2.0 en profession i förändring? Workshop"

Maj Nilsson
för 6 år sedan
Visningar:

1 Registrator 2.0 en profession i förändring? Workshop Informationsförvaltning Maria Kallberg Fil. Dr. i Data- och systemvetenskap Kanslichef, Härjedalens kommun

2 SAMMANLÄGGNINGSAVHANDLING The Emperor s New Clothes Recordkeeping in a New context (Mittuniversitetet) Kappa 6 publicerade artiklar i peer review tidskrifter (egna bidrag)

3 Bakgrund Det pågår en omdaning av den offentliga förvaltningskostymen för att möta politiska mål vad gäller utveckling av den offentliga sektorn med stöd av informationsteknologi. Projekt: Mina meddelanden Min ärendeöversikt Mina fullmakter Effektiv informationsförsörjning (ekonomiskt bistånd) E-arkiv och e-diarium

Hur medvetna är offentliga organisationer om vikten av att hantera sina allmänna handlingar i det pågående e-förvaltningsarbetet på ett

4 Avhandlingen undersöker konsekvenserna av denna ambition genom att använda den nuvarande offentlighets- och arkivlagstiftningen som en referenspunkt i syfte att undersöka vad, varför och hur implementering sker. Hur medvetna är offentliga organisationer om vikten av att hantera sina allmänna handlingar i det pågående e-förvaltningsarbetet på ett sådant sätt att de uppfyller kraven i offentlighets- och arkivlagstiftningen? Hur påverkas arkivariers och registratorers professionella status (positioner och yrkesutövning) inom organisationerna?

5 Holistisk syn på arkivet De allmänna handlingarna = myndighetens arkiv Allmänna handlingar är teknikoberoende De allmänna handlingarna skall vårdas så att de tillgodoser behov rörande offentlighetsinsyn, rättskipning, förvaltning och forskning. Myndigheternas arkiv är per definition en del av det nationella kulturarvet. Det finns en lång förvaltningstradition och reglering kring registrering av allmänna handlingar relaterat till offentlighetsinsyn. Lagar är viktiga för de representerar arkivinformationens status i samhället.

gäller bedömning och hantering av information.

6 Professionerna Registratorer, liksom arkivarier, har traditionellt haft en viktig roll när det gäller bedömning och hantering av information. Registrering Klassificering Återsökning Värdering etc.

7 Vad är en profession? En profession är en yrkesgrupp som har en viss kunskap, som av stat och klienter värderas som nyttig och värdefull. Kunskapen bygger på en vetenskap och utgör grunden för yrkesgruppens anspråk på positioner på arbetsmarknaden och i samhället. (Helleberg, 1995, Det professionella tjänstesamhället, sid 91)

8 Relationen forskning- profession-praktik Professioner löser problem genom att använda kunskap Organisationer behöver och är beroende av specialiserad kunskap Högre utbildning utgör en koppling mellan forskning och verksamhet

9 Professionsteori Jurisdiktion = Länken mellan professionen och yrkesutövningen. Jurisdiktionen måste upprätthållas i arenorna: legala offentliga arbetsplatsen (Abbott, 1988, The System of Professions )

10 Förändringar, t ex i form av styrnings- och kontrollsystem på legal och politisk arena kan få konsekvenser för professionerna på arbetsplatsarenan. Processer av öppnings- och stängningsstrategier gentemot andra professioner initieras och kan påverka professionernas definition av vad som är professionellt inom deras fält.

11 Professionsteori Professional identity En känsla av gemensamma erfarenheter, kunskap, gemensamt förhållningssätt att uppfatta och lösa problem. Den professionella identiteten etableras och vidmakthålls genom: delad gemensam yrkesutbildning yrkesutövning medlemskap i yrkesförbund (Evetts, 1999, Professional identity, strategy and change. In I. Hellberg, M. Saks & C. Benoit (Eds.), Professional identities in transition (13-26).

12 Analysmodell SOCIETY SOCIETY SOCIETY

13 Taking care of business but what about the records? A Swedish study of recordkeeping expertise in business development projects. Comma, 2012, vol , ( ). E-government development and recordkeeping: A comparative study of e- government best practice in Swedish municipalities. irma Information and Records Management Annual 2010, 2011, (83-94). Archivists 2.0: Redefining the archivist profession in the digital age. Records Management Journal, 2012, vol 22(2), (98-115). Archivists A profession in transition? Professions & Professionalism, 2012, vol. 2(1), (27-41). Issues with contact centres as a new interface between public organisations and citizens. Records Management Journal, (2013), vol. 23(2), (90-103). Shaping a profession? A new professional context and changing status för registrars in Sweden. Records Management Journal, 2013, vol 23:3, ( ). Highly Commended Paper Award 2014

14 Hur uppfattas registratorsprofessionen i de olika arenorna?

15 Sammanfattningsvis, resultatet visar Arkivinformationen förändras! Fokus på organisationens behov - effektivisering och kostnadsbesparingar - kontakten gentemot individuella medborgare - arkivinformation i relation till offentlighetsinsyn tycks sekundärt - arkivens roll som kunskapsförmedlande kulturarv inte lika intressant Olika behov av information påverkar informationsfångst och användning - traditionella ärendehanteringssystem verksamhetssystem - Ineffektivitet har skapat ett flertal system men ofta ingen planering över hur avställda system skall hanteras och bevaras

16 Arkivarier tappar jurisdiktion och har inte så stort inflytande generellt. Registratorer har i vissa fall fått en mer strategisk funktion i organisationen, men den är kopplad till traditionell ärendehantering, registrering. Registratorsyrket är ett yrke mer präglat av tyst kunskap jämfört med arkivarier. Registratorerna definierade sin professionella identitet med ordning och reda, spindeln i nätet och kärnan i organisationen. Tappar arkivet sin holistiska definition kan följden bli en etablering av records managers och arkivarier Viktigt! - strategiskt arbete i samverkan - omvärldsbevakning, utbildning

17 Registrator, eller..? Wikipedia Föreningen för arkiv och informationsförvaltning En registrator är en person vid ett departement, ämbetsverk, institution eller företag med uppgift att ta emot och registrera inkommande och utgående handlingar (till exempel i ett diarium) samt att anteckna vidtagna åtgärder och utgående expeditioner. Uppgiften kan även omfatta att ge upplysningar och att vårda arkiv. En registratorn är spindeln i nätet när det gäller ärendehanteringen, är med när ärenden startar, genom ärendehanteringen och som slutligen är den som avslutar ärendet. Skulle någon behöva ta del av tidigare ärenden är det oftast registratorn som snabbt kan stå till tjänst. Det är vanligt att registratorer håller kurser för sina arbetskamrater och chefer inte bara om diarieföring utan om hela regelverket kring hanteringen av allmänna handlingar, sekretess och utlämnande. Från att ha varit ett renodlat registreringsarbete handlar det mer om dokumentkontroll. Allt fler uppgifter delegeras till handläggare och registratorn eller dokumentcontrollern förmedlar verktyg och stöd för att verksamheten bättre ska kunna hantera sina handlingar och dokument

18 Tack! Maria Kallberg

Relevanta dokument

KEJSARENS NYA KLÄDER 2014-05-21. Maria Kallberg Avdelningen för arkiv- och datavetenskap

KEJSARENS NYA KLÄDER 2014-05-21 Maria Kallberg Avdelningen för arkiv- och datavetenskap MARIA KALLBERG Sedan 1998 Arkivarie inom privat, statlig och kommunal arkivverksamhet 2000-2001 Universitetsadjunkt