Anette M. Nilsson Avdelningsregistrator Avdelning Öst

Transkript

1 Anette M. Nilsson Avdelningsregistrator Avdelning Öst

2 Ivo består av 6 avdelningar Umeå Avdelning Nord Örebro Avdelning Mitt Jönköping Avdelning Sydöst Göteborg Avdelning Sydväst Malmö Avdelning Syd Stockholm Avdelning Öst I Stockholm sitter även Avdelningen för tillståndprövning Avdelningen för verksamhetsstöd och styrning där huvudregistraturen och GDstaben sitter

3 I en lärobok för registratur och arkivskötsel från 1571 skriven av Jacob von Rammingens står bland annat följande För det första skall och måste registratorn vara född i äkta säng och avlad av hederliga föräldrar. Han måste komma från ärliga föräldrar och äktenskaplig börd. Den man vill anställa som registrator skall sedan lång tid tillbaka, minst 30år, äga ett gods. Ju äldre egendomen är desto mer förstånd, visdom och erfarenhet har ägaren. Den som vill och skall bli en god och lämplig registrator måste ha gott och skarpt förnuft, ett särskilt snabbt och skickligt huvud. En registrator måste ha en inåtvänd och stillsam natur, samt vara försiktig och varsam i sitt tal. Registratorn bör hellre befinna sig mer vid sitt registratur än i goda vänners och dryckesbröders lag, eller hos unga vackra kvinnor. Han ska inte föredra supande, spelande, dans, sång och rännande.

4 Vår profession En registrator är en mångfacetterad roll. En del kallas controllers och en del är både arkivarier och registratorer. Det innebär i grunden en service oavsett vad man kallas. Vi har skyldighet enligt lagar och regler att sköta vårt jobb och samtidigt möta krav och förväntningar från allmänheten och våra kollegor. På Öst kallas vi registratorer och diarieför alla inkommande handlingar. Det händer att inspektörer diarieför mail och liknande själva och då blir vår roll mer lik en controller så att det skett korrekt. Vi har handläggarservice specifika tider för att handläggarna ska kunna få hjälp och stöd i sitt arbete.

5 Digitalisering Vi går mot en mer digitaliserad tid och än har vi inget e-arkiv men jag personligen ser fram emot denna utveckling med spänning och hur det kommer påverka vårt arbetssätt. Nyligen upptäcktes det hos oss att fördelning av ärenden enbart sker med pappersakter. Detta trots att det finns en fin lista med ärenden i systemet som lätt kan fördelas med några enkla knapptryck. En stor tidsbesparing skulle ske om de knapptryckningarna kunde ske direkt istället för att maila registrator att lägga in dem som handläggare. Och vad händer med ett ärende om papperakten förläggs? Utvecklingen går ständigt framåt men jag lämnar över till proffsen på digitalisering hur utvecklingen av ett e-arkiv ska ske. Är det någon här inne som har ett e-arkiv idag?

6 Arkivet En del har säkert bilden av ett gammalt dammigt rum som är arkivet men det ska vara precis tvärtom! Ett välordnat och omskött arkiv underlättar vårt jobb som registratorer otroligt mycket då vi lätt måste kunna hitta handlingar för tex utlämnanden eller för att handläggare behöver komma åt en äldre akt för att de kanske har ett liknande ärende i dagsläget. Tänk om vi inte haft arkiv? Då hade vi kanske aldrig fått reda på att en registrator skall ha en inåtvänd och stillsam natur

7 Registratur och arkiv En registrator och arkivarie bör i mitt tycke, gå hand i hand i sitt arbete. Hur ser det ut på era arbetsplatser? Vad kan vi lära av varandra? Om man inte har någon erfarenhet av arkiv som registrator eller tvärtom så fråga! Det finns inga dumma frågor och om man har inställningen att vi jobbar för samma sak så borde det inte finnas några dumma svar heller.

8 Nya arbetssätt och arbetsuppgifter På de flesta arbetsplatser ändras arbetssätt för att modernisera och effektivisera och inför detta så tycker jag ödmjukhet och nyfikenhet är viktiga nyckelord. Ödmjukhet just för att kanske inte alltid jag vet bäst Den som förstår minst kanske ställer de bästa frågorna så att man både kan effektivisera och få bättre arbetssätt. Nyfikenhet för att för att nya saker är ofta spännande. Även om de kan verka skrämmande i början, så får man höja blicken och se vad det kan leda till i framtiden. Alla gillar inte förändringar utan vill ha det som det alltid varit men då ligger vi risigt till För hur många här inne har ägt ett gods över 30år?

9 Kvalitet och samverkan Bjud in er själva på möten för att få reda på mer om hur organisationen fungerar! Ordna småmöten dit de som är intresserade av att få reda på varför vi gör som vi gör och inte som de vill att vi ska göra. Var inte rädda för att fråga som sagt inga dumma frågor finns och dumma svar borde inte förekomma. Se misstag som feed-back! Genom att göra fel så lär man sig vad som fungerar och vad som inte fungerar och utvecklingen går på så vis framåt. Var stolta över ert yrke! Ni är inte de som kan ta hand om det ingen annan vill göra utan stå på er. Ni är specialister på det ni gör inga allt i allo- personer. Ni är REGISTRATORER och ARKVARIER som hanterar och bevarar allmänna handlingar för myndigheter, organisationer, allmänheten och inte minst för framtiden.

10