Arkivbeskrivning för Statskontoret

Transkript

1 ARKIVBESKRIVNING (5) för Statskontoret Denna arkivbeskrivning tar upp perioden efter För tidigare perioder se 1.0 ( ). Statskontorets verksamhet Statskontorets uppgifter redovisas i Förordning med instruktion för Statskontoret, SFS 2007:827. Enligt förordningen har Statskontoret till uppgift att genomföra utredningar, utvärderingar och uppföljningar av statlig och statligt finansierad verksamhet och av övergripande frågor om den offentliga förvaltningens funktionssätt. (Tidigare instruktioner är SFS 2005:862, som gällde fram till Myndighetsförordningen SFS 2007:515 ska tillämpas på Statskontoret. Statskontorets organisation Myndigheten delas och verksamheterna inom inköpssamordning och elektronisk förvaltning förs över till Ekonomistyrningsverket resp. nya myndigheten Verket för förvaltningsutveckling (Verva) gjordes en omorganisation till fyra enheter: Enheten för samhällsskydd, beskattning och utrikesfrågor (U1), Enheten för vård, skola och omsorg (U2), Enheten för transfereringar, arbetsmarknad och högre utbildning (U3), Enheten för näringsliv, miljö och infrastruktur (U4) samt Administrativa enheten (A) slogs enheterna U1 och U2 ihop till Enhet 1 och enheterna U3 och U4 till Enhet 2. Enhet 1 har verksamhetsområdena Samhällsskydd, finans- och utrikesfrågor samt Vård, skola och omsorg. Enhet 2 har verksamhetsområdena Arbetsmarknad, transfereringar och högre utbildning samt Näringsliv, miljö och infrastruktur. A får beteckningen Enheten för administration och utredningsstöd Omorganisation. Enhet 1, svarar för frågor som rör Finansdepartementet, Justitiedepartementet, Försvarsdepartementet och Utrikesdepartementet. Enheten svarar också för uppföljning och analys av den strategiska kompetensförsörjningen i statsförvaltningen samt bevakning av vissa frågor om kvalitets- och verksamhetsutveckling i statsförvaltningen. Inom enheten finns dessutom en särskild funktion för uppföljning av systemet för kommunalekonomisk utjämning. Enhet 2, svarar för frågor som rör Arbetsmarknadsdepartementet, Socialdepartementet, Integrations- och jämställdhetsdepartementet och

2 ARKIVBESKRIVNING (5) Kulturdepartementet. Enhet 3, svarar för frågor som rör Näringsdepartementet, Utbildningsdepartementet, Miljödepartementet samt Jordbruksdepartementet. Enheten svarar också för metod- och kvalitetsfrågor samt forskningskontakter Omorganisation där en fjärde enhet tillkommer. Enhet 1 svarar för frågor som rör Finansdepartementet, Justitiedepartementet samt Socialdepartementet (boende och byggande, förvaltningspolitik, statlig förvaltning samt offentlig upphandling). Enheten svarar också för uppföljning och analys av den strategiska kompetensförsörjningen i statsförvaltningen, bevakning av vissa frågor om kvalitets- och verksamhetsutveckling i statsförvaltningen samt uppföljning av systemet för kommunalekonomisk utjämning. Enhet 2 svarar för frågor som rör Arbetsmarknadsdepartementet och Socialdepartementet (förutom frågor som enhet 1 svarar för). Enhet 3 svarar för frågor som rör Näringsdepartementet, Kulturdepartementet, Utbildningsdepartementet samt Landsbygdsdepartementet. Enhet 4 svarar för frågor som rör Försvarsdepartementet, Miljödepartementet samt Utrikesdepartementet. Enheten svarar också för metod- och kvalitetsfrågor. Administrativa enheten byter namn till Enheten för utredningsstöd Justitiedepartementets frågor flyttas från enhet 1 till enhet Näringsdepartementets frågor flyttas från enhet 3 till enhet Enhet 1 ansvarar för frågor som rör Finansdepartementet. Enheten har också det övergripande ansvaret för förvaltningspolitik och uppföljning av systemet för kommunal utjämning. Enhet 2 ansvarar för frågor som rör Arbetsmarknadsdepartementet och Socialdepartementet. Enheten har också det övergripande ansvaret för Statskontorets omvärldsbevakning. Enhet 3 ansvarar för frågor som rör Justitiedepartementet, Kulturdepartementet och Utbildningsdepartementet. Enhet 4 ansvarar för frågor som rör Försvarsdepartementet, Miljö- och energidepartementet, Näringsdepartementet samt Utrikesdepartementet. Enheten svarar också för metod- och kvalitetsfrågor Enhet 1 svarar för frågor som rör Finansdepartementet (exklusive kommunala utjämningssystemet) och Justitiedepartementet. Enheten ansvarar för förvaltningspolitiken. Hit hör också arbetet med EUPAN och OECD.

3 ARKIVBESKRIVNING (5) Enhet 2 svarar för frågor som rör Arbetsmarknadsdepartementet och Socialdepartementet. Enheten ansvarar också för Statskontorets omvärldsbevakning Enhet 3 svarar för frågor som rör Kulturdepartementet, Miljö- och energidepartementet och Utbildningsdepartementet. Enheten ansvarar också för att följa upp systemet för kommunal utjämning. Enhet 4 svarar för frågor som rör Försvarsdepartementet, Näringsdepartementet och Utrikesdepartementet. Enheten ansvarar också för metod- och kvalitetsfrågor Arkivets struktur Handlingarna från perioden har överlämnats till Riksarkivet och berörs inte i denna arkivbeskrivning. Statskontorets handlingar är förtecknade i serier enligt det allmänna arkivschemat. Arkivets struktur har inte påverkats nämnvärt av de olika förändringarna i Statskontorets verksamhet och organisation. Från och med 2012 är Statskontorets handlingar ordnade enligt processinriktad arkivredovisning. Sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter och viktigare handlingar och ärendeslag Statskontorets verksamheter speglas i de dossiénr som används Statskontorets verksamheter och dossiénr är från och med indelade i fem områden 1. Styra, planera och följa upp verksamheten 2. Ge verksamhetsstöd 3. Bedriva omvärldsbevakning 4. Hantera remisser 5. Bistå regeringen och Regeringskansliet med beslutsunderlag (Uppdrag) Fram till och med 2011användes Administrativa ärenden och enkäter (dossiénr 1), Remisser (dossiénr 4, 41 och 42), Uppdrag (dossiénr 5) och Avtal och överenskommelser (dossiénr 7).

4 ARKIVBESKRIVNING (5) Från och med 2009 används inte dossiénr 42 utan dessa ärenden (hearings m.m.) placeras på dossiénr 4 eller 41. Fr.o.m har dossienr 41 tagits bort och alla remissärenden placeras på dossienr 4. Fr.o.m har 5.1 tillkommit för samråd och 2014 tillkom 5.2. för medverkan som expert. När det gäller de olika enhetsbeteckningarna genom åren så följer de i stort organisationsförändringarnas namn på enheterna. Sökmedel till arkivet och myndighetens allmänna handlingar Diarieföringssystemet ÄHS användes fram till 2008 och därefter W3D3. Listan nedan visas de viktigaste sökmedlen till de olika verksamhetsområdena, fr.o.m Verksamhetsområde Styra, planera och följa upp verksamheten Ge verksamhetsstöd Omvärldsbevakning Remisshantering Sökmedel Agresso, ekonomisystem Agresso, ekonomisystem Palasso, personalsystem Utföra uppdrag och stabsbiträden Diariet är också tillgängligt via internet, för ärenden samt via intranät, där från och med 2009 även handlingarna finns tillgängliga. Sekretessbestämmelser Tillgängligheten till Statskontorets handlingar regleras i Offentlighets- och sekretesslagen SFS 2009:400, med utökad sekretess i och med ändrings-sfs 2014:415 och Offentlighets- och sekretessförordningen SFS 2009:641.

5 ARKIVBESKRIVNING (5) Gallringsregler Statskontoret tillämpar följande Riksarkivets generella gallringsföreskrifter: Handlingar vid ansökan om tjänst; RA-FS 2004:1, Handlingar vid upphandling; RA-FS 2013:1 Räkenskapshandlingar; RA-FS 2004:3 Handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet; RA-FS 2006:5. Elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1 och 2009:2. Övriga handlingar; RA-FS 1991:6 (ändr.1997:6), 1999:1 I Statskontorets informationshanteringsplan finns hänvisningar till 7 RA- FS RA-FS 1997:6 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med hänvisning till första stycket samt till 6 RA-FS 1999:1 om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet: Ansvarig för arkivverksamheten Chefen för Enheten för utredningsstöd är ansvarig för Statskontorets arkiv. Registratorn arkivlägger, vårdar och ser till att handlingarna i arkivet är tillgängliga. Till registrators uppgift hör bland annat att upprätta och it-jourhålla arkivredovisning i enlighet med gällande bestämmelser samt att hålla kontakt med Riksarkivet. I Den som är projektledare eller handlägger ett ärende avgör när ett ärende är slutbehandlat/avslutat och lämnar då ärendet till registrator för avslut och arkivering. Innan ärendet överlämnas till registrator ska det vara rensat från sådant material som inte behöver sparas. Vad gäller övriga ärenden har föredraganden samma ansvar. Arkivansvaret för personal- och ekonomiadministrativa handlingar samt datamedier ligger hos respektive funktionsansvarig på administrativa avdelningen. I de olika funktionernas arkivansvar ligger också att biträda arkivvårdaren med. à-jour-hållning av Statskontorets gemensamma arkivförteckning.