Arkivbeskrivning för Statskontoret

Transkript

1 ARKIVBESKRIVNING (6) för Statskontoret Denna arkivbeskrivning tar upp perioden efter För tidigare perioder se 1.0 ( ). Statskontorets verksamhet Statskontorets uppgifter redovisas i Förordning med instruktion för Statskontoret, SFS 2007:827. Enligt förordningen har Statskontoret till uppgift att genomföra utredningar, utvärderingar och uppföljningar av statlig och statligt finansierad verksamhet och av övergripande frågor om den offentliga förvaltningens funktionssätt. Myndighetsförordningen SFS 2007:515 ska tillämpas på Statskontoret. Statskontorets organisation Myndigheten delas och verksamheterna inom inköpssamordning och elektronisk förvaltning förs över till Ekonomistyrningsverket resp. nya myndigheten Verket för förvaltningsutveckling (Verva) Omorganisation till fyra enheter: Enheten för samhällsskydd, beskattning och utrikesfrågor (U1), Enheten för vård, skola och omsorg (U2), Enheten för transfereringar, arbetsmarknad och högre utbildning (U3), Enheten för näringsliv, miljö och infrastruktur (U4) samt Administrativa enheten (A) Omorganisation. Enheterna U1 och U2 slås ihop till Enhet 1 och enheterna U3 och U4 till Enhet 2. Enhet 1 har verksamhetsområdena Samhällsskydd, finans- och utrikesfrågor samt Vård, skola och omsorg. Enhet 2 har verksamhetsområdena Arbetsmarknad, transfereringar och högre utbildning samt Näringsliv, miljö och infrastruktur. A får beteckningen Enheten för administration och utredningsstöd Omorganisation. Enhet 1, svarar för frågor som rör Finansdepartementet, Justitiedepartementet, Försvarsdepartementet och Utrikesdepartementet. Enheten svarar också för uppföljning och analys av den strategiska kompetensförsörjningen i statsförvaltningen samt bevakning av vissa frågor om kvalitets- och verksamhetsutveckling i statsförvaltningen. Inom enheten finns dessutom en särskild funktion för uppföljning av systemet för kommunalekonomisk utjämning. Enhet 2, svarar för frågor som rör Arbetsmarknadsdepartementet, Socialdepartementet, Integrations- och jämställdhetsdepartementet och

2 ARKIVBESKRIVNING (6) Kulturdepartementet. Enhet 3, svarar för frågor som rör Näringsdepartementet, Utbildningsdepartementet, Miljödepartementet samt Jordbruksdepartementet. Enheten svarar också för metod- och kvalitetsfrågor samt forskningskontakter Omorganisation där en fjärde enhet tillkommer. Enhet 1 svarar för frågor som rör Finansdepartementet, Justitiedepartementet samt Socialdepartementet (boende och byggande, förvaltningspolitik, statlig förvaltning samt offentlig upphandling). Enheten svarar också för uppföljning och analys av den strategiska kompetensförsörjningen i statsförvaltningen, bevakning av vissa frågor om kvalitets- och verksamhetsutveckling i statsförvaltningen samt uppföljning av systemet för kommunalekonomisk utjämning. Enhet 2 svarar för frågor som rör Arbetsmarknadsdepartementet och Socialdepartementet (förutom frågor som enhet 1 svarar för). Enhet 3 svarar för frågor som rör Näringsdepartementet, Kulturdepartementet, Utbildningsdepartementet samt Landsbygdsdepartementet. Enhet 4 svarar för frågor som rör Försvarsdepartementet, Miljödepartementet samt Utrikesdepartementet. Enheten svarar också för metod- och kvalitetsfrågor. Administrativa enheten byter namn till Enheten för utredningsstöd Ändring av ansvarsområden. Justitiedepartementets frågor flyttas från enhet 1 till enhet Ändring av ansvarsområden. Näringsdepartementets frågor flyttas från enhet 3 till enhet Ändring av ansvarsområden efter regeringsbyte. Enhet 1 ansvarar för frågor som rör Finansdepartementet. Enheten har också det övergripande ansvaret för förvaltningspolitik och uppföljning av systemet för kommunal utjämning. Enhet 2 ansvarar för frågor som rör Arbetsmarknadsdepartementet och Socialdepartementet. Enheten har också det övergripande ansvaret för Statskontorets omvärldsbevakning. Enhet 3 ansvarar för frågor som rör Justitiedepartementet, Kulturdepartementet och Utbildningsdepartementet. Enhet 4 ansvarar för frågor som rör Försvarsdepartementet, - Miljö- och energidepartementet, Näringsdepartementet samt Utrikesdepartementet. Enheten svarar också för metod- och kvalitetsfrågor Ändring av ansvarsområden. Enhet 1 svarar för frågor som rör Finansdepartementet (exklusive kommunala utjämningssystemet) och Justitiedepartementet. Enheten ansvarar för frågor om förvaltningspolitik. Hit hör också arbetet med EUPAN och OECD. Enhet 2 svarar för frågor som rör Arbetsmarknadsdepartementet och

3 ARKIVBESKRIVNING (6) Socialdepartementet. Enheten ansvarar också för Statskontorets omvärldsbevakning. Enhet 3 svarar för frågor som rör Kulturdepartementet, Miljö- och energidepartementet och Utbildningsdepartementet. Enheten ansvarar också för att följa upp systemet för kommunal utjämning. Enhet 4 svarar för frågor som rör Försvarsdepartementet, Näringsdepartementet och Utrikesdepartementet. Enheten ansvarar också för metod- och kvalitetsfrågor Ändring av ansvarsområden. Enhet 1 svarar för frågor som rör Finansdepartementet och Statsrådsberedningen. Enheten har det övergripande ansvaret för att främja och samordna arbetet med en god förvaltningskultur i staten. Enhet 4 svarar för frågor som rör Försvarsdepartementet, Justitiedepartementet, Näringsdepartementet och Utrikesdepartementet En ny verksamhet tillkommer; att främja och samordna arbetet för en god förvaltningskultur i staten. Verksamheten placeras på enhet Namnändring. Enheten för utredningsstöd ändrar namn till Enheten för verksamhetsstöd En ny enhet tillkommer, enhet 5. Enheten övertar det övergripande ansvaret för att främja och samordna arbetet med en god förvaltningskultur i staten från enhet 1. Arkivets struktur Handlingarna från perioden har överlämnats till Riksarkivet och berörs inte i denna arkivbeskrivning. Statskontorets handlingar är förtecknade i serier enligt det allmänna arkivschemat. Arkivets struktur har inte påverkats nämnvärt av de olika förändringarna i Statskontorets verksamhet och organisation. Från och med 2012 är Statskontorets handlingar ordnade enligt processinriktad arkivredovisning. Sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter och viktigare handlingar och ärendeslag Statskontorets verksamheter speglas i de verksamheter (tidigare dossiénr) som används

4 ARKIVBESKRIVNING (6) Statskontorets verksamheter är från och med indelade i sex områden: 1. Styra, planera och följa upp verksamheten 2. Ge verksamhetsstöd 3. Omvärldsbevaka 4. Svara på remisser och delta i remissmöten 5. Utföra uppdrag 5.1 Samråd 5.2 Medverka som expert 6. Främja och samordna arbetet för en god förvaltningskultur i staten I perioden var det fem verksamheter: 1. Styra, planera och följa upp verksamheten 2. Ge verksamhetsstöd 3. Omvärldsbevaka 4. Svara på remisser och delta i remissmöten 5. Utföra uppdrag 5.1 Samråd (fr.o.m. 2013) 5.2 Medverka som expert (fr.o.m. 2014) I perioden var det följande dossiénummer: Administrativa ärenden och enkäter (dossiénr 1) Remisser (dossiénr 4, 41 och 42) Uppdrag (dossiénr 5) Avtal och överenskommelser (dossiénr 7) Från och med 2009 användes inte dossiénr 42 utan dessa ärenden (hearings m.m.) placerades på dossiénr 4 eller 41. Dossiénr 41 (remisser från andra än Regeringskansliet) upphörde att användas När det gäller de olika enhetsbeteckningarna genom åren så följer de i stort organisationsförändringarnas namn på enheterna. Sökmedel till arkivet och myndighetens allmänna handlingar Diarieföringssystemet ÄHS användes fram till 2008 och därefter W3D3.

5 ARKIVBESKRIVNING (6) Listan nedan visas de viktigaste sökmedlen till de olika verksamhetsområdena, fr.o.m Verksamhetsområde Styra, planera och följa upp verksamheten Ge verksamhetsstöd Omvärldsbevakning Remisshantering Utföra uppdrag och stabsbiträden Främja och samordna arbetet för en god förvaltningskultur i staten Sökmedel Agresso, ekonomisystem Agresso, ekonomisystem Palasso, personalsystem Diariet är också tillgängligt via internet, för ärenden samt via intranät, där från och med 2009 även handlingarna finns tillgängliga. Sekretessbestämmelser Tillgängligheten till Statskontorets handlingar regleras i Offentlighets- och sekretesslagen SFS 2009:400, med utökad sekretess i och med ändrings-sfs 2014:415 och Offentlighets- och sekretessförordningen SFS 2009:641. Gallringsregler Statskontoret tillämpar Riksarkivets specifika gallringsföreskrift: Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Statskontoret, RA-MS 2017:29, i vilket det framgår att Statskontoret får gallra inkomna och upprättade pappershandlingar som skannats, 6 månader efter att de förts över till elektroniska handlingar. Föreskriften gäller fr.o.m. 1 januari Statskontoret tillämpar också följande av Riksarkivets allmänna gallringsföreskrifter:

6 ARKIVBESKRIVNING (6) Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RA-FS 1997:6 Handlingar vid ansökan om tjänst; RA-FS 2004:1 Handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet; RA-FS 2006:5. Handlingar vid upphandling; RA-FS 2013:1 Räkenskapshandlingar; RA-FS 2015:2 I Statskontorets informationshanteringsplan finns hänvisningar till de gallringsföreskrifter som gäller. Ansvarig för arkivverksamheten Chefen för Enheten för verksamhetsstöd är ansvarig för Statskontorets arkiv. Registratorn arkiverar, vårdar och ser till att handlingarna i arkivet är tillgängliga. Till registrators uppgift hör bland annat att upprätta och it-jourhålla arkivredovisning i enlighet med gällande bestämmelser samt att hålla kontakt med Riksarkivet. Informationsägaren avgör när ett ärende är slutbehandlat/avslutat och lämnar då ärendet till registrator för avslut och arkivering. Innan ärendet överlämnas till registrator ska det vara rensat från sådant material som inte behöver sparas. Arkivansvaret för personal- och ekonomiadministrativa handlingar samt datamedier ligger hos respektive funktionsansvarig på Enheten för verksamhetsstöd. I de olika funktionernas arkivansvar ligger också att biträda arkivvårdaren med à-jour-hållning av Statskontorets gemensamma arkivförteckning.