Mer information om Boverkets allmänna handlingar lämnas av Boverkets rättschef eller chefen för Registratur och arkiv.

Transkript

1 Datum Diarienummer /2014 1(5) Boverkets beskrivning av allmänna handlingar, databaser m.m. samt arkivbeskrivning Enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Bestämmelsen har betydelse för offentlighetsprincipen och syftet är att underlätta sökandet efter allmänna handlingar. Enligt 6 arkivlagen (1990:782) ska myndigheter också upprätta en arkivbeskrivning som på ett kortfattat sätt ger en överblick över myndighetens organisation, arbetsuppgifter och därtill hörande arkiv. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta tillgängligheten till och användningen av arkivet. Beskrivningarna ska hållas tillgängliga för allmänheten, vilket innebär att endast offentliga uppgifter får tas med i beskrivningen. Viss grundläggande information från diariet kan sökas fram via Boverkets webbplats ( Registratur och arkiv ansvarar för Boverkets diarieföring och arkivverksamhet. Chef för Registratur och arkiv är avdelningsjurist Britta Isén Nordbeck. Personalen vid Boverkets registratur och arkiv kan hjälpa till med att söka efter allmänna handlingar som är förvarade hos myndigheten. Mer information om Boverkets allmänna handlingar lämnas av Boverkets rättschef eller chefen för Registratur och arkiv. 1. Boverkets organisation och verksamhet Boverket bildades 1988 och är en central förvaltningsmyndighet som sorterar under Socialdepartementet. Generaldirektör är Janna Valik. Till sitt stöd har hon bland annat ett insynsråd som fungerar som rådgivande grupp. Generaldirektören och insynsrådet är utsedda av regeringen. Grundläggande bestämmelser om Boverkets verksamhet, ledning och organisation finns i förordningen (2012:546) med instruktion för Boverket. Där framgår bland annat att Boverket ansvarar för frågor om byggd miljö, hushållning med mark- och vattenområden, fysisk planering, byggande och för- Box 534, Karlskrona Besök: Drottninggatan 18 Tel: Fax: E-post: registraturen@boverket.se Webbplats:

2 2(5) valtning av bebyggelse, boende och bostadsfinansiering, samt att Boverket ansvarar för den centrala administrationen av statliga stöd och bidrag inom sitt verksamhetsområde. Organisatoriskt är verket indelat i fyra avdelningar: Verksamhetsavdelning1, Verksamhetsavdelning 2, Analysavdelningen och Administrativa avdelningen. Avdelningarna är i sin tur indelade i enheter. 2. Förteckning över register, förteckningar eller andra sökmedel till Boverkets allmänna handlingar Nedan lämnas en allmän beskrivning av de register (databaser) och övriga elektroniska system som förekommer hos Boverket. I de flesta register och system kan uppgifter finnas där sekretess gäller enligt offentlighets- och sekretessreglerna. De vanligast förekommande av sådana regler anges under avsnitt 3. Personaladministrativa system De administrativa ekonomi- (Agresso) och lönesystemen (Palasso), innehåller i vissa delar allmänna handlingar. Informationsadministrationen Administrationssystemen (t.ex. e-post- och elektroniska formulär) används för att kunna kommunicera elektroniskt inom Boverket och med andra myndigheter samt med företag och andra enskilda. Boverkets diariesystem Innehåller information om ärenden och/eller handlingar samt elektroniskt kopplade dokument. Nilex Diarium och ärendehanteringssystem för enklare förfrågningar. Översiktsplanearkiv Databas för information om översiktsplaner som används av myndigheter och kommuner. Boverkets bidragssystem med underliggande statistiksystem Innehåller uppgifter som person-/organisationsnummer, namn, adress, fastigheter samt sökta och utbetalda bidrag. Uppgifterna registreras och lagras av länsstyrelserna och Boverket. Statistiksystemen innehåller bearbetade uppgifter för statistik, som person-/ organisationsnummer, namn, adress, fastigheter samt bidrag eller energiprestanda. Uppgifterna hämtas bland annat från Boverkets bidragssystem. Boverkets register för energideklarationer Innehåller uppgifter om fastighetsägares person-/ organisationsnummer, namn och kontaktuppgifter samt fastighetsuppgifter för kalkylering av energiprestanda. Det innehåller även person- och kontaktuppgifter över användarna av

3 3(5) systemet. Användare är energiexperter på ackrediterade företag, kommuner, Boverket och Energimyndigheten. Boverkets register om byggnaders energitekniska status och inomhusmiljö Boverkets register (BETSI - så mår våra hus) skapades som följd av ett regeringsuppdrag. En rikstäckande undersökning gjordes av byggnaders energianvändning, tekniska status och innemiljö genom att besiktningar och mätningar gjordes i cirka byggnader under Registret innehåller byggnadsdata samt i vissa delar information om enskilds förhållanden. Enkätsystem Innehåller alla enkätsvar sedan Boverkets arkivsystem Innehåller uppgifter om arkivserier och arkivvolymer och dess innehåll. Register över godkända personer Registret innehåller kontaktinformation till person och företag samt information om till exempel behörighet och behörighetsnivå. Bogart System för diarieföring och ärendehantering av bostadskrediter. Garantiregister Avgiftssystem för bostadskrediter. Inkasso System för återkrav av regressfordringar. 3. De vanligaste förekommande bestämmelser om sekretess som Boverket tillämpar på uppgifter i handlingar Normalt gäller alltid sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) för till exempel: anbud vid upphandling (19 kap. 3 OSL) skydd för uppgift om enskilds personliga förhållanden (21 kap. OSL) personalsocial och personaladministrativ verksamhet (39 kap. 1-3 OSL) Andra vanliga bestämmelser i OSL 15 kap. 1 - utrikessekretess (Avser underlag som tjänstemän på Boverket får inför förhandling i Bryssel, innehållande bl.a. Sveriges ståndpunkter.) 17 kap 1 - förberedelser för inspektion, revision eller annan granskning (Marknadskontrollprojekt och annan tillsyn kan i planerings- och förberedelsestadiet sekretessbeläggas om det kan antas att syftet med granskning kan motverkas om uppgiften röjs.)

4 4(5) 18 kap 8 - säkerhets- eller bevakningsåtgärd (Avser bestämmelser om sekretess för olika brottsförebyggande åtgärder, t.ex. för byggnader, telekommunikation eller IT-system.) 18 kap 13 - risk- och sårbarhetsanalyser m.m. (Avser uppgifter som hänför sig till en myndighets verksamhet som består i risk- och sårbarhetsanalyser) 24 kap 8 - statistik samt 7 sekretessförordningen (2009:641) (Gäller undersökning av byggnaders tekniska utformning (BETSI). Sekretessen gäller endast uppgifter om enskildas personliga förhållanden.) 26 kap 12 - sekretess till skydd för enskild i ärende om bostadsanpassningsbidrag. (Sekretessen gäller endast uppgifter om enskildas personliga förhållanden.) 30 kap 23 1p - övrig tillsyn m.m. som utövas av statlig myndighet samt 9 offentlighets- och sekretessförordningens (2009:641) liksom punkt 65 och 114 i bilagan till förordningen (Gäller till exempel uppgifter om enskilds affärs- och driftsförhållanden i ärenden om statliga garantier och i vissa fall marknadskontrollärenden.) 31 kap 16 - enskildas affärsförbindelser med myndigheter (Bestämmelsen ger skydd åt en enskild, som har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, för uppgifter om den enskildes affärs- och driftförhållanden. Det kan t.ex. vara fråga om uppgifter i offerter eller ansökningar. Vissa ärenden om ansökan om statligt stöd för hållbara städer omfattas av regeln.) Sekretess enligt särskilda författningar Lagen (2006:986) om energideklarationer, Edl, förordningen (2006:1592) om energideklarationer för byggnader, Edf, och Boverkets föreskrifter och allmänna råd om energideklarationer. 4. Uppgifter som hämtas från andra myndighetsregister Ägaruppgifter m.m. hämtas och kontrolleras emot Lantmäteriets fastighetsregister, i vissa delar en gång per dygn samt vid andra tillfällen vid behov. 5. Boverkets rätt till försäljning av personuppgifter Boverket har ingen rätt till försäljning av personuppgifter. 6. Bevarande och gallring Boverkets handlingar i diarieförda ärenden bevaras. Handlingar som inte diarieförs gallras huvudsakligen. Diarier och andra register som utgör sökingångar till arkivet bevaras. Förutom dessa handlingar bevaras vissa ekonomi- och personalhandlingar. 6.1 Verket tillämpar bl. a. följande generella gallringsföreskrifter Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse

5 5(5) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter 6.2 Gallringsbeslut som enbart gäller Boverket RA-MS 1994:36 och 1995:13 avseende IT-systemen UDS-B och UDS-C (hanterade bostadsstöd) RA-MS 2002:17 avseende IT-systemet RBF (hanterade bostadsstöd) RA-MS 2011:44 avseende gallring av tekniska akter rörande tilläggs- och förbättringslån och kopior av certifieringsbeslut m.m. 7. Överlämnade arkiv Följande arkiv är överlämnade till Boverket från andra myndigheter: Statens planverks arkiv ( ), inklusive detaljplanearkivet vilket innehåller stadsplaner upprättade åren Bostadsstyrelsens arkiv ( ), inklusive arkiven från Statens nämnd för samlingslokaler och efterföljaren Samlingslokaldelegationen. Arkivet från Statens institut för ekologisk hållbarhet ( ). ) (Överlämnat enligt Riksarkivets föreskrifter RA-MS 2005:16) Arkivet från Statens bostadskreditnämnd ( ) (Överlämnat enligt Riksarkivets föreskrifter RA-MS 2012:50). Dessutom förvarar Boverket arkivet tillhörande Utredningen om detaljorganisation m.m. om ett nytt plan- och bostadsverk. Britta Isén Nordbeck avdelningsjurist Christer Steffen arkivarie