Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet

Transkript

1 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1. Sammanfattning Arbetet med att redovisa oförtecknade arkivbestånd hos Riksantikvarieämbetet (RAÄ) måste prioriteras upp om det ska bli klart innan arkivredovisning enligt tidigare bestämmelser ska vara avslutad senast den 1 januari Även databaser och andra elektroniska handlingar ska redovisas med RAÄ:s ämbetsarkiv. I RAÄ:s systemförvaltningsmodell bör ingå hänvisning till gällande regler för bevarande och gallring för respektive system eller databas. Här bör även RAÄ:s användning av sociala medier ingå. 2. Förelägganden RAÄ ska upprätta en strategi och planering för bevarande i enlighet med Riksarkivets (RA) föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar; RA-FS 2009:1, 3 kap. RAÄ ska i arkivredovisningen även redovisa databaser och andra arkiverade elektroniska handlingar i enlighet med RA:s föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter; RA-FS 1991:1, (enligt ä. 1997:4 alternativt 2008:4) 6 kap. RA emotser senast den 1 juli 2010 en skriftlig redogörelse för de åtgärder som vidtagits med anledning av föreläggandena. 3. Inspektionen 3.1 Inledning RA har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och ska därför enligt 5 arkivförordningen (1991:446) regelbundet inspektera arkivvården. RA genomförde därför den 26 november 2009 en inspektion hos Riksantikvarieämbetet (RAÄ). Närvarande vid inspektionen var T.f. enhetschef Arkiv och bild, och Arkivarie, samt, från RA, Ian Fallenius. Vid ett avslutande möte deltog även Chef informationsavdelningen, Chef administrativa avdelningen, och

2 2(5) Chef kanslienheten. Inspektionen genomfördes som ett besök på Storgatan i Stockholm och enheten för Arkiv och bild. Artillerigatan i Visby besöktes inte denna gång, varför bl.a. diarieföringen inte studerades närmare. Inte heller t.ex. systemdokumentation eller arkivlokaler granskades mot RA:s föreskrifter och tekniska krav (RA-FS 2009:1 respektive 1997:3), utan inspektionen inriktades mot övergripande frågor. 3.2 Avgränsning, ansvar och organisation RAÄ förvarar arkiven från myndighetens tre föregångare och från den egna myndigheten. RAÄ och Statens historiska museer (SHMM) delades 1998 i två myndigheter, varför RAÄ även förvarar handlingar från en del av SHMM:s verksamhet; gemensamma handlingar och handlingar från Statens historiska museum. RAÄ har deponerat handlingar från tiden före 1998 hos Kungl. Myntkabinettet (KMK), så att handlingar med proveniens i KMK:s verksamhet finns där. (RAÄ utför på uppdragsbasis arkivtjänster åt SHMM, men i dessa ingår inte att förvara handlingar från KMK eller Tumba bruksmuseum.) De arkivbestånd som RAÄ förvarar är i dagligt tal kända under samlingsbeteckningen Antikvarisk-topografiska arkivet (ATA). Detta utgörs dels av ämbetsarkiv från RAÄ och SHMM med föregångare allt ifrån Antikvitetskollegiets tillkomst 1666, dels av c:a 300 arkiv och samlingar av enskild proveniens, varav flertalet är personarkiv. RAÄ förvarar alltså bestånd både av allmänna och icke allmänna handlingar. På enheten Arkiv och bild inom informationsavdelningen arbetar, inklusive projektanställda, c:a 16 personer. En arkivarietjänst är delad mellan Arkiv och bild och kanslienheten på administrativa avdelningen, som annars till största delen finns i Visby. Tidigare ansågs enligt uppgift hela arkivansvaret åligga informationsavdelningen; numera ansvarar denna bara för handlingar som levererats till Arkiv och bild, medan den administrativa avdelningen ansvarar för i princip all aktiv arkivbildning inom verket. Ansvarsfrågorna avseende system och databaser är däremot inte helt utredda. I det pågående projektet Förvaltningsetablering ska RAÄ ta fram en systemförvaltningsmodell (enligt pm 3 ) och bl.a. klargöra ansvarsförhållandena. Tidigare talade man om systemägare, vanligen den enhetschef som hade budgetansvar, och systemansvarig, som var beställare av tjänsten från IT-avdelningen. Nu tänker man sig i stället en styrgrupp för varje förvaltningsobjekt. Ett förslag till gruppering av objekt (v. 0.6, ) identifierar 44 förvaltningsobjekt grupperade i 15 objektfamiljer, och föreslår en namngiven styrgrupp för varje familj. I förslaget saknas uppdragsverksamhetens system, då det finns ett förslag om att verksamheten ska avskiljas från RAÄ. 3.3 Arkivbildning

3 3(5) Diarieföring och dokumenthantering Registrering av allmänna handlingar sker i sedan 2007 ett egenutvecklat diarium Edda. RAÄ har haft datorstöd för diarieföringen sedan 1994 och alla uppgifter i tidigare system har migrerats till Edda. Sedan flytten den 1 oktober 2008 sitter huvudregistrator i Visby och posten skickas alltså dit för öppning. RAÄ registrerar ärenden per år. RAÄ tillämpar en diarie-/dossiéplan som senast är uppdaterad per den 1 januari En stor del av de diarieförda handlingarna, c:a 60 %, sorteras dock in på topografiska objekt i ATA. Handläggarna har behörighet att registrera handlingar i sina egna ärenden. Ett tjugotal personer har registratorsbehörighet, däribland c:a fem handläggare som har stora ärendemängder och därför även behörighet att själva öppna ärenden. Handlingar registreras även i Källa, ett system för handläggning och utbetalning av bidrag till kulturmiljövård vid RAÄ och länsstyrelserna. Beställningar av bilder ur bilddatabasen diarieförs inte, utan registreras direkt i databasen om de inkommer som elektronisk handling, medan beställningar på pappersblanketter hålls ordnade i pärmar. Om en bildbeställning leder till ett ärende om publiceringstillstånd registreras ärendet i Edda. Dokumenthanteringsdelen i Edda används till spridning av versioner av utkast av MS Office-dokument och PDF (TIFF); versionshantering finns, men inga särskilda rutiner tillämpas för rensning av versioner. Även e-postmeddelanden kan överföras från Group- Wise till Edda, men meddelanden som ska bevaras tas ut på papper Elektroniska handlingar Några exempel på större databaser i sakverksamheten är Bebyggelseregistret, fornminnesinformationssystemet FMIS och bilddatabasen KulturMiljöBild. RAÄ har dock ingen beslutad strategi för bevarande av elektroniska handlingar. En inventering av system i drift finns i en Access-databas. Därtill finns en Accessdatabas med uppgifter om s.k. informationsmängder, vilka inhämtats via enkätsvar från avdelningarna. I en systemförteckning daterad den 31 augusti 2009 nämns 72 olika systemnamn. För åtta av dessa anges status ur drift, bl.a. Byggnadsregistret och Industriminnesregistret. För ytterligare sex system anges status vilande. RAÄ har haft hemsida på Internet åtminstone sedan 1996, men inga äldre versioner av denna har bevarats, annat än möjligen på back-up från det senaste året. RAÄ använder flera elektroniska s.k. sociala medier som publiceringsform, med både ett forum, en blogg och sidor på Facebook och Flickr. Alla frågor om avgränsning av allmän handling är inte lösta vad gäller material som läggs ut och kommentarer som kommer in till t.ex. Facebook-sidan.

4 4(5) RAÄ använder Agresso och Palasso för ekonomi- respektive personaladministration; enligt uppgift sköter man Agresso själva och köper drift av Palasso Arkivexemplar av publikationer Det har tidigare funnits en rutin för arkivering av publikationer, men den föll i glömska och en ny rutin har därför tagits fram. Enligt uppgift kommer alla tryckta publikationer nu in till arkivet. Däremot saknas rutin för arkivering av elektroniska publikationer. 3.4 Arkivredovisning Arkivredovisningen inspekterades 2005 av RA i tillsynsärendet dnr RA /1169. Med anledning av detta förelades RAÄ att ta fram en åtgärdsplan för hur myndigheten ska upprätta arkivbeskrivning och förteckna oförtecknade handlingar och ADB-register. RAÄ har sedan successivt redovisat förteckningsarbetet, som dock dragit ut på tiden. Enligt uppgift har 300 av 750 oförtecknade hyllmeter förtecknats under hösten. Därmed återstår 450 hyllmeter oförtecknade handlingar. Ambitionen är nu att vara klar till Arbetet med en arkivbeskrivning har enligt uppgift påbörjats. I övrigt hänvisas till en presentation av Arkivbestånd och sökmedel i ATA, tryckt 1995 och reviderad Det finns fortfarande ingen redovisning av databaser eller andra elektroniska handlingar. 3.5 Gallring Enligt RA:s gallringsbeslut nr 673 (1979) får RAÄ gallra eller återlämna planer, kartor, ritningar osv. som hör till förslag till ändrad stadsplan, regionplan, vattenreglering, ändringar av skyddad bebyggelse, stora anläggningsarbeten m.m. RAÄ har med stöd av RA-FS 1991:6 (ä. och omtr. 1997:6) beslutat fyra tillämpningsbeslut avseende handlingar av tillfällig och ringa betydelse: ett generellt, ett för personlig e-post, ett för inkomna kopior av länsstyrelsebeslut och kyrkoinventarieförteckningar, samt ett för vissa handlingar i biblioteksverksamheten. Vissa diarieförda handlingar som förr lades till de topografiska akterna gallras numera enligt RA-FS 1991:6. Tillämpningsbeslut för handlingar vid ansökan om tjänst (RA-FS 2004:1) samt för handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2006:5) avses komma att ingå i en arkivbildningsplan för personalhandlingar. RAÄ bedriver vissa projekt med medel från EU; det behöver redas ut hur länge verifikat m.m. måste sparas för revision, då detta kan avvika från nationella regler (jfr. RA-FS 2004:3, 7 och 10). 3.6 Förvaring

5 5(5) Arkivlokaler granskades inte särskilt vid inspektionen; det finns dock ingen arkivlokal i Visby, utan handlingar ska kontinuerligt levereras därifrån till ATA. RA har i RA-MS 2004:84 medgivit undantag från tekniska krav enligt RA-FS 1007:3, 10 kap. 8 avseende skydd mot upphettning, 90 min. i st.f. 120, och sammanstörtning, 60 min. i st.f. 120, för arkivlokalerna i fastigheten Krubban, byggnad 01, plan 1 och 3. I Riksarkivet den 18 januari 2010, Ian Fallenius 1:e arkivarie