Inspektion av arkivvården vid Revisorsnämnden

Transkript

1 1(5) Inspektion av arkivvården vid Revisorsnämnden 1. Sammanfattning Enligt Riksarkivets (RA) föreskrifter (RA-FS 2009:1) ställs särskilda krav på strategi och planering för bevarande av elektroniska handlingar, vilket nämnden har att beakta avseende revisorsregistret, diariet och hemsidan. Så mycket som möjligt av de pappershandlingar som i dag förvaras i hängmappar bör placeras i arkivboxar, vilka sedan redovisas i arkivförteckningen. Det behöver också redas ut vilka av nämndens arkivlokaler som uppfyller RA:s tekniska krav (RA-FS 1997:3). 2. Förelägganden 1. Revisorsnämnden ska påbörja arbetet med att formulera en strategi och planering för bevarande enligt RA:s föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar; RA-FS 2009:1, 3 kap. 2. Revisorsnämnden ska placera så mycket handlingar som möjligt i förvaringsmedel enligt RA:s föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper; RA- FS 2006:1, 7 kap. 3. Revisorsnämnden ska kontrollera att arkivlokalerna motsvarar RA:s föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler; RA-FS 1994:6 (ä. och omtr. 1997:3). RA emotser senast den 1 februari 2010 en skriftlig redogörelse för de åtgärder som vidtagits med anledning av dessa förelägganden. 3. Inspektionen 3.1 Inledning Riksarkivet (RA) har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och ska därför enligt 5 arkivförordningen (1991:446) regelbundet inspektera arkivvården. RA genomförde därför den 28 oktober 2009 en inspektion hos Revisorsnämnden. Närvarande var avd.direktör och registrator, (p ), samt, från RA, Ian Fallenius och Ulrika Sturesdotter Andersson. 3.2 Ansvar och organisation Revisorsnämnden (RN) bröts ut ur Kommerskollegium och blev en självständig myndighet den 1 juli RN har en tillsynsnämnd med nio ledamöter som utses av regeringen och som fattar beslut i disciplinärenden och i vissa andra ärenden. Det finns

2 2(5) också ett examensråd med fem ledamöter som utses av myndighetschefen och som är rådgivande i frågor om utbildning och examinering av revisorer. RN har 21 anställda i en platt organisation där registraturen sorterar direkt under ledningen. En avdelningsdirektör är enligt beslut huvudansvarig tjänsteman för administrativa ärenden inklusive diarium och arkiv. 3.3 Arkivbildning Avgränsning RN har övertagit och med sitt arkiv införlivat Kommerskollegiets ärenden rörande revisorer , d.v.s. Revisorssektionens ärenden enligt vissa saknummer i kollegiets diarium selekterades ur Kommerskollegiets diarium alla öppna ärenden rörande godkända och auktoriserade revisorer och revisionsbolag. Dessa ärenden finns nu i ALP IM, med länkar från revisorsregistret Diarieföring och registrering RN använder sedan 2006 diarieföringssystemet ALP IM. Alla uppgifter i det föregående systemet ÄHS ( ) har migrerats till ALP IM. Diariet är även integrerat med revisorsregistret. RN har en diarieplan till stöd för registreringen. I diarieplanen finns även anmärkningar om förvaring m.m. Handläggarna registrerar upprättade handlingar i ALP IM, däremot kan de inte själva öppna ett ärende. Till diariet finns kopplade Word-filer avseende beslutshandlingar. Dessa filer betraktas dock inte som upprättade eller arkiverade handlingar. Tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6 finns i protokoll 7/98, vilket bl.a. rör e-post som endast bevaras på papper Sakärenden S.k. sakärenden, d.v.s. alla ärenden som inte rör en viss revisor, läggs i löpnummerordning inom respektive dossié. Inga dossiéer är ännu avställda sedan Sakärendena förvaras i yttre arkivet på plan 7, i hängmappar allt sedan 1995, utom några särskilt skrymmande ärenden i arkivboxar. Nämndprotokollen har en egen dossié (17), men RN:s beslutshandlingar ligger alltid i resp. ärende, både avseende revisorer och i sakärendena Kvaliteskontroll av revisorer och revisionsbolag I princip all verksamhet avsende godkännande och auktorisation av revisorer registreras som ärenden i diariet. Alla ärenden som går att hänföra till en revisor sorteras in i resp. revisors persondossié, vilka förvaras alfabetiskt indelade i godkända, auktoriserade

3 3(5) respektive bolag. Bland dossiéerna finns även ärenden från Kommerskollegium från och med 1973 till Både revisorerna och bolagen kan avföras för att senare återkomma, vilket innebär att de fortlöpande sorteras om och alltid ligger enligt senaste status. Inga revisorer som har haft ett ärende efter 1984 har därför avställts definitivt. Om en revisor byter namn, vilket RN får reda på när man får in årsavgiften, sorterar man om dossién så den ligger alfabetiskt på det nya namnet. Enligt interna arbetsrutiner så får handläggarna låna ärenden ur persondossiéerna, men inte ta med en hel dossié ur personarkivet. Persondossiéer som har haft ett ärende efter 1984 förvaras i hängmappar i det inre arkivet, d.v.s. innanför RN:s skalskydd, utom några särskilt skrymmande ärenden som är lagda i arkivboxar. Akter avseende bolag förvaras i hängmappar i yttre arkivet, medan avställda dossiéer förvaras i källararkivet Revisorsregistret RN för ett register, revisorsregistret, med stöd av 40 revisorslagen (2001:883) och 17 förordningen (1995:665) om revisorer. I registret finns personuppgifter om revisorn samt information om denne genomgått kvalitetskontroll av RN. Allt som finns i revisorsregistret finns även på papper, då uppgifterna ingår i diarieförda ärenden. Kommerskollegiet började 1986 registrera revisorer elektroniskt, och gick då även tillbaka och registrerade alla revisorer som varit aktuella sedan 1973 när staten övertog verksamheten. Alla de f.n posterna är knutna till och sökbara i RN:s diarium ALP-IM. Av dessa är c:a i dag yrkesverksamma revisorer samt c:a 100 registrerade revisionsbolag sökbara i revisorsregistret. Alla uppgifter skrivs in i registret, inget skannas eller filöverförs. Varje månad skickas uppdateringar i revisorsregistret till Bolagsverket. Uppgifter som är aktuella per den 1 januari trycks i RN:s revisorsförteckning. Denna diarieförs och ett arkivex sparas i akten. Vid ändringar av uppgifter i registret tas före ändring en utskrift på vilken det anges vad som ändras varpå utskriften läggs i ärendet i persondossién. Inga data ställs i dag av från revisorsregistret eller diariet. Man har inget utrymmesproblem, systemen omfattar tillsammans inte mer än 1,2-1,3 gigabyte. I systemen finns skuggtabeller till hela respektive system, där alla ändringar registreras och tidsstämplas. Systemadministratören kan via en applikation kontrollera skuggtabellerna. Revisorsnämnden svarar själva för driften av diariet och revisorsregistret. Inga särskilda modeller för systemförvaltning eller dokumentation tillämpas i dag. Back-up tas varje dag, vecka, månad och år. Årsbanden cirkuleras ej Hemsidan

4 4(5) EG:s revisorsdirektiv (2006/43/EG) kräver tillhandahållande av publik webbaserad information om registrerade revisorer, vilket är infört på RN:s hemsida sedan den 1 juli i år. RN:s praxissamling trycks inte längre utan finns nu enbart på hemsidan. Webbplatsen har funnits i tre versioner som finns bevarade och går enligt uppgift att återskapa från back-up-banden (förutom avs. den publika versionen av registret, som bara kan återskapas i själva revisorsregistret). Back-up av nuvarande hemsida görs av leverantören Administrativa stödsystem Kammarkollegiet sköter Agresso, Palasso och Contempus. Det enda som rör personaleller ekonomiadministration som finns hos Revisorsnämnden är kundfakturor som är knutna till revisorsregistret genom XOR. I systemet hanteras årsavgifterna samt ströfakturor enl. t.ex. avgiftsförordningen. PRV skötte personal och ekonomi och detta finns i en serie i arkivet. Det framgick inte vid inspektionstillfället var transaktionsdatabasen till Agresso finns Provsvar Provsvaren vid prov för revisorsexamen lämnas numera nästan alltid in på USB-minnen som RN tillhandahåller vid provtillfället. RA-MS 2008:5 avseende skriftliga provsvar för Revisorsexamen och Högre revisorsexamen är dock inte avpassad för detta. 3.4 Arkivredovisning Arkivbeskrivning finns upprättad och beslutad i protokoll Arkivförteckning finns upprättad sedan 2005 och har uppdaterats senast Revisorsregistret redovisas som serie D.1 i arkivförteckningen. Det bör här närmare redovisas vilka uppgifter som ingår i registret. De persondossiéer som innehåller samtliga handlingar som är knutna till en revisor redovisas med två seriesigna i arkivförteckningen, det aktiva (F.1.1) och det inaktiva (F.1.2) personarkivet. Aktuella dossiéer i serie F.1.1, som utgör handlingar till revisorsregistret, avseende yrkesverksamma revisorer och verksamma bolag. Dossiéerna ställs sedan av i serie F.1.2. när godkännande, auktorisation eller registrering upphört att gälla. Här förs alltså dossiéer från en serie till en annan serie i förteckningen när de avställs. Serie F.1.1 borde hellre utgå helt ur förteckningen, då arkivförteckningen ska redovisa handlingar enligt deras slutliga förvaring. Serierna F.1.3 F.1.7 avser avslagna/återtagna ansökningar, preliminära bedömningar avseende personer och bolag som inte blivit godkända, ansökningar om prov, avslagna eller återtagna ansökningar om prov samt ansökningar om lämplighetsprov från utländska revisorer. Dessa serier volymredovisas inte i förteckningen, utan klumpredovisas med hänvisning till underbilagor.

5 5(5) I serie G.1 Årsredovisningar förefaller pärmar ha förtecknats som volymer. I det yttre arkivet finns en kronologisk serie brevkopior som inte redovisas i arkivförteckningen. 3.5 Arkivlokal Det s.k. inre arkivet ligger innanför RN:s skalskydd på plan 7, Garnisonen, Karlavägen 104, Stockholm. Dörren är märkt brandklass EI 60; brandspjäll finns i ventilationskanalerna. Yttre arkivet på plan 7 ligger utanför skalskyddet. Lokalen har ett fönster. Dörren är märkt brandklass EI 60 och brandspjäll finns i en av ventilationskanalerna. Angående ventilen i taket framgår inte om det finns brandspjäll. I taket finns också en lucka som det inte framgår om den är brandtekniskt avskild. Källararkivet på plan 2, rum RÖD D201 E, har en dörr märkt EI 60 och tre brandspjäll i ventilationskanalerna. I taket finns ett sprinklerrör med två munstycken. Två luckor i väggen är igensatta med brandskivor. Ett isolerat rör för okänt medium går in genom ena luckan, löper in längs taket, vänder och går ut genom den andra luckan. Lokalen uppfyller således inte RA:s tekniska krav enligt RA-FS 1997:3. I Riksarkivet den 30 november 2009, Ian Fallenius 1:e arkivarie