INSPEKTIONSRAPPORT Tillsynsavdelningen I Fallenius Dnr RA /1261 Dnr RA /1262

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "INSPEKTIONSRAPPORT Tillsynsavdelningen I Fallenius 2012-06-20 Dnr RA 233-2012/1261 Dnr RA 233-2012/1262"

Transkript

1 1(10) Inspektion av arkivvården hos Stiftelsen Chalmers tekniska högskola och Chalmers tekniska högskola aktiebolag 1. Sammanfattning Den strategi för bevarande av elektroniska handlingar som Chalmers beslutade om i februari 2012 ska nu implementeras; Riksarkivet ser fram emot att få ta del av den dokumentation som då kommer att upprättas. I samband med detta ska bevarandet av den elektroniska studiedokumentationen särskilt beaktas. Vidare ska Chalmers besluta om tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter, upprätta arkivbeskrivningar för hela verksamheten, samt i arkivredovisningen även redogöra för elektroniska handlingar och gallringsbara handlingar. 2. Förelägganden 2.1 Stiftelsen Chalmers tekniska högskola och Chalmers tekniska högskola aktiebolag (Chalmers) ska redogöra för vilka åtgärder som vidtas och vilken systemdokumentation som sammanställs enligt Chalmers strategi för bevarande och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1, 3 kap.). 2.2 Chalmers ska särskilt redogöra för de åtgärder som vidtas och den systemdokumentation som sammanställs för bevarande av den elektroniskt upprättade studiedokumentationen. 2.3 Chalmers ska upprätta tillämpningsbeslut till de generella gallringsföreskrifter i Riksarkivets författningssamling (RA-FS) som tillämpas. 2.4 Chalmers ska upprätta arkivbeskrivningar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade och omtryckta i RA-FS 1997:4 samt RA- FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter. 2.5 Chalmers ska redovisa elektroniskt lagrade handlingar samt gallringsbara handlingar i enlighet med 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 1991:1, ändrade och omtryckta i RA-FS 1997:4) om arkiv hos statliga myndigheter. Riksarkivet ser fram emot att före utgången av 2012 få ta del av en redogörelse för vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa förelägganden. 3. Inspektionen 3.1 Inledning Chalmers är sedan 1994 en stiftelsehögskola. Verksamheten drivs i form av ett aktiebolag, vilket ägs av Stiftelsen Chalmers tekniska högskola. Stiftelsen utser Chalmers styrelse som i sin tur utser rektor, som även är verkställande direktör i bolaget.

2 2(10) Chalmers förvarar arkivhandlingar från tiden före 1994 med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Enligt arkivlagen (1990:782) 1 3 gäller bestämmelserna i 3-6 samt 9 och 10 i tillämpliga delar också sådana enskilda organ. Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap. 4 framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter, också i tillämpliga delar ska gälla handlingar hos de organ och i de verksamheter som anges i bilagan till lagen. Enligt bilagan omfattas all verksamhet vid såväl Stiftelsen Chalmers tekniska högskola som vid Chalmers tekniska högskola aktiebolag av handlingsoffentlighet. Enligt arkivlagen 2 gäller lagen även för arkiv hos sådana organ till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan. Riksarkivet har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen, och ska därför enligt arkivförordningen (1991:446) 5 regelbundet inspektera arkivvården. Riksarkivet genomförde därför den 10 maj 2012 en inspektion av arkivvården hos Chalmers. Inspektionen omfattade både stiftelsen och bolaget; nedan avses dock med Chalmers i praktiken bolaget. Inspektionen genomfördes i form av granskning av tillsänd dokumentation, samtal med nedan nämnda företrädare för Chalmers, besök i tre arkivlokaler samt ett studiebesök hos institutionen Matematiska vetenskaper. Närvarande från Chalmers vid inspektionen var Administrativ chef, Erik Eliasson, Avd.chef IT-utveckling och förvaltning, biblioteket, Högskolearkivarie, Huvudregistrator, Institutionsarkivarie, Institutionsarkivarie/biblioteksassistent, Arkivarie/registrator; vid institutionen Matematiska vetenskaper även Dokumentsamordnare, och Administrativ chef MV. Från Riksarkivet deltog arkivarierna Ian Fallenius och Tomas Wallin. Chalmers inspekterades senast av Riksarkivet den 13 oktober 2004 (dnr RA /2826). Inga förelägganden kvarstår att åtgärda.

3 3(10) Arkivhandlingar från Chalmers tekniska högskola har överlämnats till landsarkivet i Göteborg (106 hm., ref. SE/GLA/12266). 3.2 Ansvar och organisation Ingen formell delegation finns avseende arkivansvar. Ansvaret för bevarande av elektroniska handlingar anses delat mellan Arkiv och registratur och IT-styrning. Arkiv och registratur hör till Kansliet, Administration och service, och består av högskolearkivarien och fyra medarbetare. Inom Administration och service finns även avdelningar för bl.a. IT-styrning respektive IT-service; den förra har en beställarroll avseende IT-tjänster. Två arkivarier på Arkiv och registratur arbetar ute på institutionerna och hjälper till med deras arkiv. Vanligtvis förtecknar de institutionens arkiv innan det levereras till centralarkivet. På ett par institutioner finns personal som klarar att förteckna själva. 3.3 Styrdokument Dokumenthantering En alfabetiskt uppställd dokumenthanteringsplan har upprättats för personalavdelningen 2004 och reviderats Därtill har gallringsplaner för allmän administration respektive studieadministration upprättats Dessa planer uppges inte vara så väl kända i verksamheten och har inte riktigt kommit in i rutinerna. Det finns även en dokumenthanteringshandbok, uppdaterad 2008, som rör sig på en mera övergripande nivå än planerna Strategi för bevarande Chalmers har beslutat en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. Strategin är beslutad av t.f. administrativ direktör och av Chief Information Officer (chef IT-styrning), medan Chalmers arkivarie ansvarar för uppföljningen på detta beslut. Som bilaga finns en checklista för införande av elektroniska handlingar. I strategin konstateras att Chalmers i dag inte har något system för bevarande av elektroniska handlingar som motsvarar kraven enligt RA-FS 2009:1, 4 kap., och att man även avser att avvakta med införandet av ett sådant. Chalmers kommer att låta informationen ligga kvar i verksamhetssystemen och istället ställa krav på hur informationen hanteras i verksamhetssystemen. Dessa krav finns i checklistan för införande av elektroniska handlingar. I strategin sägs vidare att Chalmers ska förteckna alla verksamhetssystem som hanterar elektroniska handlingar som ska bevaras. För varje sådant system ska dokumentation sammanställas i enlighet med vad som anges där och närmare specificeras i checklistan. Handlingarna ska om möjligt konverteras till format enligt RA-FS 2009:2 redan i verksamhetssystemen.

4 4(10) I checklistan för införande ställs en uppsättning krav som verksamhetssystemet och de elektroniska handlingarna ska uppfylla. Dessa rör, med hänvisning till motsvarande bestämmelser i RA-FS 2009:1 respektive 2, följande 16 områden: - tillgång till programvara och dokumentation, - test och utvärdering av verksamhetssystem, - dokumentation av handlingstyper och handlingar, - lagringsformat på handlingar, - dokumentation över gallring, - att ursprungliga handlingar ska bevaras vid ändringar, - informationssäkerhet, - sekretesskyddade handlingar, - riskanalys, - behörighetssystem, - loggning, - skydd mot skadlig kod, - förvaring av flera kopior, - säkerhetskopiering, - återläsning av handlingar från säkerhetskopia, samt - regelbunden uppföljning. Enligt kravet 1.16 ovan ska Chalmers regelbundet, normalt minst 1 ggr/år utvärdera system och rutiner så att de fortfarande uppfyller denna checklista. Om själva checklistan sägs att Dokumentet bör revideras och uppdateras vart femte år för att säkerställa dess aktualitet. Vid inspektionstillfället kunde man ännu inte uppvisa någon dokumentation eller redovisa några åtgärder enligt kraven i strategin och checklistan. 3.4 Arkivbildning Diarieföring Institutioner (17 st.) och centrumbildningar utgör delarkivbildare inom Chalmers tekniska högskola AB, medan Stiftelsen Chalmers tekniska högskola är en separat arkivbildning. (Chalmers AB har c:a anställda, Stiftelsen Chalmers har fyra.) På varje institution finns egen registrering av handlingar. Diarieföringssystemet W3D3 används för registrering både centralt och på institutionerna. Vid den centrala registraturen används allt sedan datorstödets införande 1994 ingen diarieplan eller annan klassning av ärenden eller handlingsslag. Man är för återsökning beroende av korrekta och utförliga ärendemeningar, vilka därför tenderar att bli ganska långa. Vissa institutioner använder dock egna diarieplaner. År 2011 registrerades totalt ärenden, varav centralt. Enligt uppgift registreras gärna samlingsärenden, delvis centralt men framför allt på institutionerna; detta sparar arbetsmoment men försvårar återsökningar.

5 5(10) Annan registrering Handlingar rörande tjänstetillsättningar registreras sedan september 2011 inte längre i huvuddiariet, utan i rekryteringsverktyget ReachMee. Mycket få handlingar diarieförs i dag i forskningsverksamheten. Kontrakt avseende medel registreras i den s.k. kontraktsdatabasen, och finns då i regel inte registrerade i diariet. Processkartläggningsarbete pågår och forskningen ingår bland de verksamheter som kartläggs, dock har man inte kommit så långt ännu. Ambitionen är att forskningshandlingar ska komma att diarieföras. De administrativa stödsystemen Raindance för ekonomiadministration, Primula för löne- och personaladministration, samt Tur&Retur för resehantering driftas alla av Chalmers själva. I databasen Chalmers Publication Library (CPL) finns forskningspublikationer producerade vid Chalmers, såväl doktors- och licentiatavhandlingar som examensarbeten, konferensbidrag, tidskriftsartiklar och rapporter. Vid starten 2004 var CPL huvudsakligen en bibliografisk referensdatabas, men idag lagras där även fulltexter i PDF/A. Biblioteket har ansvaret för filerna som är publicerade i CPL och filerna som finns i formatet PDF/A. Dock saknas idag en fastställd rutin för elektronisk arkivering av forskningspublikationer och studentarbeten, varför institutionerna fortfarande arkiverar dessa på papper. Studiedokumentationen sker, liksom hos övriga universitet, i Ladok. Det var vid inspektionstillfället oklart var driften av Chalmers Ladok sker, men förmodligen i Lund. Enligt uppgift så känner man inte till om kopior sparas lokalt hos Chalmers. Detta måste redas ut. RA får här påpeka, att oavsett var Ladok utvecklas och driftas så vilar ansvaret att bevara studiedokumentationen på Chalmers. När studiedokumentationen förs på elektroniska handlingar så gäller RA:s föreskrifter RA-FS 2009:1 och 2 fullt ut Ärendehanteringssystem I dag sparas i W3D3 en del inskannade handlingar samt e-post med bilagor som överförts från e-postsystemet. Inga diarieförda handlingar bevaras dock enbart digitalt, utan allt finns även på papper. Man avser att byta till ett annat diarieföringssystem framför allt för att få bättre integrering med dokumenthanteringen och tillåta handläggarna att själva registrera handlingar i systemet. Det som i dag kallas dokumenthanteringssystemet (DHS) är ett sätt att hantera och sprida dokument via en filarea på intranätet. Det finns dock ingen versionshantering eller kontroll överhuvudtaget avseende vad som ligger här. Det har inte utretts i vilken mån handlingar kan vara att betrakta som upprättade genom att ha distribuerats via DHS.

6 6(10) Arkivbildning vid institutionen Matematiska vetenskaper Institutionen MV är en av de tre institutioner som är integrerade med Göteborgs universitet; de andra två är Tillämpad IT samt Data- och informationsteknik. Den administrativa personalen är här anställd av Chalmers; vid de andra två finns däremot administratörer från båda lärosätena. Registrering av handlingar görs enbart i Chalmers diarium. Någon klassning av ärenden görs inte vid registreringen. År 2011 registrerades 68 ärenden vid MV. Det förmodas finnas mer som borde registreras på institutionerna då mycket av omvärldskontakterna går via dessa, inte minst avseende forskningen. I forskningsprojekt registreras endast avtal och kontrakt med externa parter i diariet. Arkivförteckningen är gemensam för hela institutionen. Den nu förda arkivförteckningen påbörjades 2005; avseende institutionens föregångare finns fem avslutade förteckningar (varav en sektion). De äldre arkiven anses i princip vara överlämnade till centralarkivet, men då detta är beläget i samma hus så behöver MV inte något eget närarkiv. Endast årets och föregående års diarieförda handlingar förvaras på institutionen, äldre handlingar har förts till centralarkivet. Hos institutionen finns även institutionsrådets protokoll samt ledningsgruppens minnesanteckningar som skrivits ut från DHS. Doktors- och licentiatavhandlingar samlas årligen in för arkivering. Institutionens veckoblad distribueras i form av en länk till en webbsida, vilken skrivs ut och arkiveras på papper. Arkivlistor ur Ladok arkiveras centralt avseende grundutbildning. Vad gäller forskarutbildning vid Chalmers så sparas arkivlista över avklarad kurs (RS90) på institutionen, alla andra klara kurser sparas centralt. Göteborgs universitet har delvis andra regler, vilket komplicerar saken för de integrerade institutionerna. 3.5 Framställning och hantering av handlingar Chalmers har beslutat en informationssäkerhetspolicy med hänvisning till ISO/IEC serien, men det krävs ett förankringsarbete för att få policyn att tränga igenom i organisationen. Chalmers är i färd med att införa systemförvaltning enligt förvaltningsstyrningsmodellen pm³ (Maintenance Management Model). Denna innebär dock enligt uppgift inte någon stark styrning, och garanterar inte i sig att verksamhetens policies implementeras i förvaltningsstyrningens egna styrdokument. IT-styrning har ett förvaltningsobjekt Datorarbetsplatser som ansvarar för upphandling av bl.a. skrivare. Riksarkivet får påminna att de tekniska kraven enligt RA- FS 2006:4 ska beaktas (vilka motsvarar SS-ISO 11798, utg. 1, avsnitt 4, med tillägg av 4 kap. 4 i nämnda RA-FS).

7 7(10) Vid upphandling av papper till kopiatorer och skrivare ställs enligt uppgift som villkor i förfrågningsunderlaget att produkten ska motsvara de tekniska kraven enligt RA-FS 2006:4, 4 kap Gallring Chalmers har en fortfarande gällande myndighetsspecifik gallringsföreskrift, nämligen Riksarkivets föreskrift och beslut (RA-MS 1991:13) om gallring hos Chalmers tekniska högskola. I beslutsdelen till föreskriften medges omedelbar gallring av verifikationer tillkomna mellan och i föreskriftsdelen medges gallring av lönelistor tillkomna mellan med en gallringsfrist på 50 år. Gallringen av verifikationerna torde vara verkställd medan lönelistorna enligt föreskriften som längst ska bevaras i ytterligare 20 år. Det har emellertid senare föreskrivits om bevarande av lönelistor i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet. Detta innebär att RA-MS 1991:13 i föreskriftsdelen är att betrakta som obsolet och den kommer därför att upphävas av RA. De lönelistor som fortfarande finns kvar hos Chalmers ska således bevaras. Chalmers bör även undersöka om gallringen av verifikationerna tillkomna mellan är verkställd och beslutet således går att avregistrera. Chalmers har fram till och med 30 september 2003 använt sig av lönesystemet SLÖR- PIR (statligt löneuträkningssystem). RA har föreskrivit om gallring av allmänna handlingar i systemet i Riksarkivets föreskrifter, Serie A gallringsbeslut 1986:43 den 24 oktober 1986, Myndigheter anslutna till SLÖR (statligt löneuträkningssystem). Föreskriften gäller hos Chalmers endast för handlingar tillkomna till och med den 1 juli 1994 då man upphörde att vara en statlig myndighet. För handlingar i systemet som tillkommit därefter så ska Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet tillämpas. Gällande RA:s generella gallringsföreskrifter så har Chalmers upprättat tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrade och omtryckta i RA-FS 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Det finns ett beslut (F 7/94) från den 7 februari 1994 fattat till RA-FS 1991:6 samt förordningen (1953:716 ändrad och omtryckt i 1978:182) om gallring av handlingar hos vissa statliga myndigheter. Då RA-FS 1991:6 har ändrats och blivit omtryckt i RA- FS 1997:6 och förordning (1953:716) om gallring hos vissa statliga myndigheter blivit upphävd den 1 juli 1991 så är beslutet att betrakta som föråldrat och bör bara tillämpas på handlingar tillkomna före den 1 juli Det finns även ett mer aktuellt tillämpningsbeslut (Lokalt gallringsbeslut 2003:1) från den 5 november 2003 som är fattat till RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:6). Detta är i stort en något modifierad kopia av bilagan till RA-FS 1997:6 varpå tillämpbarheten kan ifrågasättas.

8 8(10) Det finns förvisso gallringsplaner samt en dokumenthanteringsplan där man på handlingsnivå har dokumenterat tillämpningen av RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt i RA- FS 1997:6). Dokumenten är dock inte formellt fastslagna beslut även om de i vissa delar hänvisar till sådana. Chalmers har inte upprättat tillämpningsbeslut till: - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet samt - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1, ändrade och omtryckta i RA-FS 2008:3 och RA-FS 2011:2) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor. - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:2 ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6) om gallring och återlämnande vid upphandling, 1 I verksamheten hos Chalmers förekommer det även handlingar för vilka gallring eller bevarande föreskrivs i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1999:1, ändrade i RA-FS 2002:1) om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet. Även till denna föreskrift ska det upprättas ett tillämpningsbeslut. Chalmers tillämpar i dag även Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2004:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst. Då Chalmers inte omfattas av förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag eller förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring så omfattas man heller inte av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar. Räkenskapshandlingar kan hos Chalmers i den mån det är möjligt gallras med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:6). Chalmers har upprättat två gallringsplaner en för allmän administration ( ) och en för studieadministration ( ). Dessutom har man upprättat en dokumenthanteringsplan för personalavdelningen (Dnr C2004/404). Vid inspektionen framgick det att gallring också verkställs enligt dessa. Någon rutin för att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring finns dock inte. Riksarkivet har uppmärksammat att man enligt gallringsplanen för allmän administration gallrar anbud som inte har antagits efter två år, detta med stöd av RA-FS 1991:6 1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:2 ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6) om gallring och återlämnande vid upphandling omfattar enligt föreskriftens 2 handlingar som tillkommer vid upphandling enligt lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Denna lag är upphävd och ersatt av annan lag men Riksarkivets föreskrifter är dock fortfarande gällande. Arbetet med att revidera föreskrifterna pågår och tills detta är klart bör principerna i RA-FS 2004:2 i den mån det är möjligt tillämpas men med stöd av RA-FS 1997:6.

9 9(10) samt förordningen (1953:716 ändrad och omtryckt i 1978:182) om gallring av handlingar hos vissa statliga myndigheter. Detta är felaktigt och anbud som inte blivit antagna bör gallras i enlighet med principerna för gallring i RA-FS 2004:2 (ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6). Dock med stöd av RA-FS 1997:6. Vidare så har Riksarkivet uppmärksammat att gallringsfristen för lönelistor har satts till 10 år i dokumenthanteringsplanen för personalavdelningen. Dessa ska enligt RA-FS 2006:5 bevaras. Chalmers bör gå igenom och uppdatera gallrings- och dokumenthanteringsplaner så att ingen gallring som inte är föreskriven riskerar att ske. Sammanfattningsvis så ska Chalmers upprätta tillämpningsbeslut till riksarkivets föreskrifter i RA-FS 2004:2 (ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6), RA-FS 2006:5, RA-FS 2007:1 (ändrade och omtryckta i RA-FS 2008:3 och RA-FS 2011:2) samt RA-FS 1999:1(ändrade i RA-FS 2002:1). Riksarkivet föreslår att Chalmers börjar använda sig av formellt beslutade gallringsplaner eller dokumenthanteringsplaner som tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter. Befintliga planer bör uppdateras så att de hänvisar till gällande föreskrifter och tillämpningsbeslut. Chalmers bör även utarbeta en rutin för att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. 3.7 Arkivredovisning Chalmers har inte upprättat någon övergripande arkivbeskrivning för vare sig stiftelsen eller aktiebolaget. Det finns däremot en arkivbeskrivning för centrala administrationen upprättad Denna är dock delvis inaktuell och behöver uppdateras. Bland annat så har man sedan den upprättades bytt ut det elektroniska diarieföringssystemet. Hos Chalmers finns cirka 300 arkivbildare vilkas arkivbildning är avslutad eller pågående. Vid inspektionen kunde man inte svara på hur mycket av beståndet som fortfarande är oförtecknat. Man har till största delen använt sig av allmänna arkivschemat vid förtecknandet. Chalmers är dock mitt uppe i arbetet med den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen och man planerar att vara klara med en klassificeringsstruktur innan den 1 januari Chalmers använder sig av arkivredovisningssystemet Visual Arkiv i vilket man har lagt in de flesta förteckningarna. Systemet är i nuläget oraclebaserat men arbete pågår med en övergång till en windowsbaserad version. Förteckningarna i Visual Arkiv publiceras varken internt eller externt utan endast de som arbetar i systemet har behörighet till det. Chalmers har inte redovisat gallringsbara handlingar och till större delen heller inte elektroniska handlingar. Vid ett stickprov som gjordes vid inspektionen visade det sig att förteckningen för den Centrala stiftelsen senast uppdaterades 2010 och förteckningen för Förvaltningen Chalmers tekniska högskola senast uppdaterades Angående de av Chalmers institutioner bedrivs i samarbete med Göteborgs universitet, får Riksarkivet understryka vikten av att handlingar tillhörande Chalmers respektive Göteborgs universitet hålls isär och förtecknas i separata förteckningar.

10 10(10) 3.8 Arkivlokaler Centralarkivet är beläget i hus MV:L, Skeppsgränd 2, rum Dörren är klassad A 120. Lysrörsarmaturerna är kapslade. Låsbar strömbrytare finns utanför lokalen. Det framgår inte av skyltning om det finns brandspjäll i ventilationen. Det bör även kontrolleras att samtliga kabelgenomföringar är tätade till klass EI 120. Vid registraturen (Chalmersplatsen 4) finns ett närarkiv, rum 2006, med en dörr märkt Brandklass 2 timmar. Brandspjäll finns i ventilationen och lysrörsarmaturerna är kapslade. Här förvaras diarieförda handlingar samt protokoll m.m. från de senaste fem åren. I samma hus finns även mellanarkivet rum Dörren är märkt A-2, brandspjäll finns i ventilationen och lysrörsarmaturerna är kapslade. I Riksarkivet den 20 juni 2012, Ian Fallenius 1:e arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig

Läs mer

2013-10-30 Dnr RA 231-2013/4384

2013-10-30 Dnr RA 231-2013/4384 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Stockholms universitet, Universitetsförvaltningen den 23 september 2013 Riksarkivet (RA) inspekterade arkivverksamheten vid Stockholms universitet under tre dagar den

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012. 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012. Plats: Synskadades Riksförbunds lokaler på Sandsborgsvägen 52 i Enskede Närvarande: Från Synskadades Riksförbund: kanslichef,

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid

Läs mer

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Östersjöstiftelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 10 maj 2012 arkivvården vid Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa

Läs mer

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping 1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277 Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax: 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:

Läs mer

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg 1 (1) Beslut Datum 2013-08-16 Dnr RA 231-2013/1524 Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsmiljöverket, distriktet

Läs mer

Tillsynsavdelningen Dnr RA /2900 E Berndtsson

Tillsynsavdelningen Dnr RA /2900 E Berndtsson Inspektionsrapport 1(6) Inspektion av arkivvården vid Uppsala universitet, Universitetsförvaltningen Uppsala universitet inspekterades av Riksarkivet den 14 16 april 2015. Utöver inspektionen av den centrala

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Statens historiska museer

Inspektion av arkivvården vid Statens historiska museer 1(5) Inspektion av arkivvården vid Statens historiska museer 1. Sammanfattning Även databaser och andra elektroniska handlingar ingår i Statens historiska museers (SHMM) arkiv och ska redovisas med detta.

Läs mer

Riksarkivet. 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation. 3.2 Styrdokument. 3.3 Arkivbildning 2(5)

Riksarkivet. 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation. 3.2 Styrdokument. 3.3 Arkivbildning 2(5) 1(5) Inspektion av arkivverksamheten vid Svenska Filminstitutet 1. Sammanfattning Stiftelsen Svenska Filminstitutet (SFI) har de senaste åren bedrivit ett målinriktat arbetet för att uppfylla de krav som

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1(5) Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1. Sammanfattning Arkivvården vid Högsta domstolen är väsentligen godtagbar; dock saknas tillgång till arkivlokal som uppnår föreskriven brandklass (EI

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Göteborg

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Göteborg 1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/4181 Kammarrätten i Göteborg Box 1531 401 50 Göteborg Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Göteborg Inledning Riksarkivet inspekterade

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Kungliga Svenska Aeroklubben

Inspektion av arkivvården vid Kungliga Svenska Aeroklubben 1(5) Inspektion av arkivvården vid Kungliga Svenska Aeroklubben 1. Sammanfattning Riksarkivet (RA) genomförde den 13 oktober 2011 en inspektion hos Kungliga Svenska Aeroklubben (KSAK). Inspektionen omfattade

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Lunds universitet under tre dagar den 20 22 maj 2014 dels vid Universitetsförvaltningen

Läs mer

2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Tillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström

Tillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Svenska Kraftnät Riksarkivet (RA) inspekterade den 18 november 2009 arkivvården vid Svenska kraftnät (SvK). Närvarande: Från Svenska Kraftnät Arkivarie

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den 10 11 april 2014

Inspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den 10 11 april 2014 1 (5) Bilaga 1 Inspektionsrapport 2014-06-02 Dnr RA 231-2014/1433 Inspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den 10 11 april 2014 Närvarande Från Högskolan Väst arkivarie högskoledirektör (del av inspektion)

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping 1(10) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping 1. Inledning Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap. 4 framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN

Läs mer

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på. Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Post- och telestyrelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 8 december 2008 arkivvården vid Post- och telestyrelsen

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV

Läs mer

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Länsstyrelsen i Gotlands län

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Länsstyrelsen i Gotlands län 1 (2) Beslut 2013-12-09 Dnr RA 232-2013/3424 Länsstyrelsen i Gotlands län 621 85 Visby Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Länsstyrelsen i Gotlands län Riksarkivet inspekterade arkivvården

Läs mer

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). 1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Swedfund International AB

Inspektion av arkivvården vid Swedfund International AB 1(5) Inspektion av arkivvården vid Swedfund International AB 1. Sammanfattning Enligt arkivförordningen (1991:446) 3 ska handlingarna i ett ärende arkiveras när ärendet slutbehandlats. I fråga om diarier

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154 Inspektionsrapport 1(7) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Patent- och registreringsverket (PRV) Riksarkivet (RA) inspekterade den 24 augusti 2011 arkivvården vid PRV.

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping 1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014 Närvarande: Från Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap: Prefekt,

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Hovrätten över Skåne och Blekinge

Inspektion av arkivvården vid Hovrätten över Skåne och Blekinge 1(5) Inspektion av arkivvården vid Hovrätten över Skåne och Blekinge 1. Sammanfattning Arkivvården vid hovrätten är väsentligen godtagbar; dock ska arkivredovisningen kompletteras med uppgifter om hovrättens

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

Datum Dnr RA /5817

Datum Dnr RA /5817 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Skolinspektionen Närvarande Från Skolinspektionen: arkivarie arkivarie IT-chef (medverkande vid punkt 4 framställning och 6 arkivredovisning) undervisningsråd (medverkande

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Arkivhandbok för Karolinska Institutet Arkivhandbok för Karolinska Institutet Diarienummer: 1-814/2014 Version: 1.0 Fastställd: 2014-12-15 Giltig fr.o.m.: 2014-12-15 Arkivhandboken innehåller övergripande riktlinjer gällande arkivering vid

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

Arkivbeskrivning för Landsarkivet i Uppsala

Arkivbeskrivning för Landsarkivet i Uppsala Dnr ULA 16-2012/12407 Arkivbeskrivning för Landsarkivet i Uppsala Organisation och arbetsuppgifter Landsarkiven var regionala statliga arkivmyndigheter med det särskilda ansvaret för den statliga arkivverksamheten

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15935/08 SSA 2008:11 Järfälla kyrkoförvaltning Att: Thomas Waltin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2009-02-17 DNR 9.3-19392/08 SSA 2009:2 Österåker-Östra Ryds församling Att: Jan Bonander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195

Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 1 (5) Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Lund Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion

Läs mer

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING 2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1. Sammanfattning Arbetet med att redovisa oförtecknade arkivbestånd hos Riksantikvarieämbetet (RAÄ) måste prioriteras upp om det ska bli klart

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 1 (6) 2013-05-06 Dnr RA 231-2013/1574 Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 Närvarande Från Karlstads universitet: arkivarie, ledningskansliet huvudregistrator, ledningskansliet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Forum för levande historia

Inspektion av arkivvården vid Forum för levande historia 1(5) Inspektion av arkivvården vid Forum för levande historia 1. Sammanfattning Arkivvården vid Forum för levande historia (FLH) är eftersatt till den grad att den får sägas vara mindre god. FLH måste

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 1 (5) Bilaga 5 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2011-11-25 DNR 9.3-16647/11 SSA 2011:13 Skarpnäcks skola, Att: Patrik Forshage Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid

Läs mer

Arkivhandbok. Juridiska avdelningen Enheten för arkiv- och registratur

Arkivhandbok. Juridiska avdelningen Enheten för arkiv- och registratur Arkivhandbok Juridiska avdelningen Enheten för arkiv- och registratur Arkivhandbok Dnr 1-636/2016 Diarienummer: 1-636/2016 Dnr för föregående version: 1-814/2014 Beslutsdatum: Giltighetstid: Tillsvidare

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle

Tillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle 1 (7) Tillsynsavdelningen T Ståhle Inspektion av arkivvården vid Rättsmedicinalverket Rättsmedicinalverket inspekterades av Riksarkivet den 11 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Riksarkivet (RA) inspekterade den 2 oktober 2014 arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: 2008-05-27 Närvarande: från Medlingsinstitutet

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS BOTKYRKA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS BOTKYRKA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-22 DNR 9.3-15933/08 SSA 2008:15 Botkyrka församling Att: Lennart Sjöström INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Uppsala tingsrätt den 28 november 2014

Inspektion av arkivvården vid Uppsala tingsrätt den 28 november 2014 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Uppsala tingsrätt den 28 november 2014 Närvarande: Från Uppsala tingsrätt: Arkivarie Chefsadministratör Från Riksarkivet: Patrik Höij, arkivarie Inledning Riksarkivet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar

Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar 1. Sammanfattning Riksarkivet (RA) får konstatera att Riksutställningar (RU) arbetar seriöst och målinriktat med arkivvården, men att det nu, antagligen

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket Medverkande Från Arbetsmiljöverket enhetschef verksarkivarie IT-arkivarie Från Riksarkivet Elisabeth Celander, inspektör Linda Segermalm, inspektör

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kf 1996-12-17, 225 Blad 1(6) KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS DALARÖ- ORNÖ-UTÖ FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS DALARÖ- ORNÖ-UTÖ FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-18 DNR 9.3-19396/08 SSA 2009:6 Dalarö-Ornö-Utö församling Att: Christer Hugo INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2015-12-08 Dnr RA 231-2015/9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet

Tillsynsavdelningen 2015-12-08 Dnr RA 231-2015/9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet Universitets- och högskolerådet, UHR, inspekterades av Riksarkivet den 24 november 2015. Inspektionen aviserades i

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Skövde

Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Skövde 1 (10) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-05-29 Dnr RA 231-2015/499 Högskolan i Skövde Box 408 541 28 Skövde Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Skövde Riksarkivet inspekterade den 15 april

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt 1 (7) Tillsynsavdelningen Ulrica Hofverberg 2015-10-20 Dnr RA 232-2015/8287 Örebro tingsrätt Box 383 701 47 Örebro 1 Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt Riksarkivet inspekterade den 8 oktober

Läs mer

1(7) Tillsynsavdelningen Dnr RA /1571

1(7) Tillsynsavdelningen Dnr RA /1571 1(7) Inspektion av arkivvården vid Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut (SMHI) Närvarande Från SMHI: Enhetschef Enhet Arkiv och registratur Huvudregistrator Från Riksarkivet: Ingegerd Dahlberg

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NACKA TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NACKA TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-17156/10 SID 1 (6) 2011-02-17 SSA 2010:22 Nacka tingsrätt Att. Anja Kimander HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NACKA TINGSRÄTT

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA BOSTÄDER

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA BOSTÄDER STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-18590/10 SID 1 (8) 2011-02-21 SSA 2011:2 AB Svenska Bostäder Att: Klas Heldesten Kopia: Revisionskontoret Stockholms stadshus

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer