INSPEKTIONSRAPPORT Tillsynsavdelningen I Fallenius Dnr RA /1261 Dnr RA /1262

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "INSPEKTIONSRAPPORT Tillsynsavdelningen I Fallenius 2012-06-20 Dnr RA 233-2012/1261 Dnr RA 233-2012/1262"

Transkript

1 1(10) Inspektion av arkivvården hos Stiftelsen Chalmers tekniska högskola och Chalmers tekniska högskola aktiebolag 1. Sammanfattning Den strategi för bevarande av elektroniska handlingar som Chalmers beslutade om i februari 2012 ska nu implementeras; Riksarkivet ser fram emot att få ta del av den dokumentation som då kommer att upprättas. I samband med detta ska bevarandet av den elektroniska studiedokumentationen särskilt beaktas. Vidare ska Chalmers besluta om tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter, upprätta arkivbeskrivningar för hela verksamheten, samt i arkivredovisningen även redogöra för elektroniska handlingar och gallringsbara handlingar. 2. Förelägganden 2.1 Stiftelsen Chalmers tekniska högskola och Chalmers tekniska högskola aktiebolag (Chalmers) ska redogöra för vilka åtgärder som vidtas och vilken systemdokumentation som sammanställs enligt Chalmers strategi för bevarande och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1, 3 kap.). 2.2 Chalmers ska särskilt redogöra för de åtgärder som vidtas och den systemdokumentation som sammanställs för bevarande av den elektroniskt upprättade studiedokumentationen. 2.3 Chalmers ska upprätta tillämpningsbeslut till de generella gallringsföreskrifter i Riksarkivets författningssamling (RA-FS) som tillämpas. 2.4 Chalmers ska upprätta arkivbeskrivningar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade och omtryckta i RA-FS 1997:4 samt RA- FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter. 2.5 Chalmers ska redovisa elektroniskt lagrade handlingar samt gallringsbara handlingar i enlighet med 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 1991:1, ändrade och omtryckta i RA-FS 1997:4) om arkiv hos statliga myndigheter. Riksarkivet ser fram emot att före utgången av 2012 få ta del av en redogörelse för vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa förelägganden. 3. Inspektionen 3.1 Inledning Chalmers är sedan 1994 en stiftelsehögskola. Verksamheten drivs i form av ett aktiebolag, vilket ägs av Stiftelsen Chalmers tekniska högskola. Stiftelsen utser Chalmers styrelse som i sin tur utser rektor, som även är verkställande direktör i bolaget.

2 2(10) Chalmers förvarar arkivhandlingar från tiden före 1994 med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Enligt arkivlagen (1990:782) 1 3 gäller bestämmelserna i 3-6 samt 9 och 10 i tillämpliga delar också sådana enskilda organ. Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap. 4 framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter, också i tillämpliga delar ska gälla handlingar hos de organ och i de verksamheter som anges i bilagan till lagen. Enligt bilagan omfattas all verksamhet vid såväl Stiftelsen Chalmers tekniska högskola som vid Chalmers tekniska högskola aktiebolag av handlingsoffentlighet. Enligt arkivlagen 2 gäller lagen även för arkiv hos sådana organ till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan. Riksarkivet har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen, och ska därför enligt arkivförordningen (1991:446) 5 regelbundet inspektera arkivvården. Riksarkivet genomförde därför den 10 maj 2012 en inspektion av arkivvården hos Chalmers. Inspektionen omfattade både stiftelsen och bolaget; nedan avses dock med Chalmers i praktiken bolaget. Inspektionen genomfördes i form av granskning av tillsänd dokumentation, samtal med nedan nämnda företrädare för Chalmers, besök i tre arkivlokaler samt ett studiebesök hos institutionen Matematiska vetenskaper. Närvarande från Chalmers vid inspektionen var Administrativ chef, Erik Eliasson, Avd.chef IT-utveckling och förvaltning, biblioteket, Högskolearkivarie, Huvudregistrator, Institutionsarkivarie, Institutionsarkivarie/biblioteksassistent, Arkivarie/registrator; vid institutionen Matematiska vetenskaper även Dokumentsamordnare, och Administrativ chef MV. Från Riksarkivet deltog arkivarierna Ian Fallenius och Tomas Wallin. Chalmers inspekterades senast av Riksarkivet den 13 oktober 2004 (dnr RA /2826). Inga förelägganden kvarstår att åtgärda.

3 3(10) Arkivhandlingar från Chalmers tekniska högskola har överlämnats till landsarkivet i Göteborg (106 hm., ref. SE/GLA/12266). 3.2 Ansvar och organisation Ingen formell delegation finns avseende arkivansvar. Ansvaret för bevarande av elektroniska handlingar anses delat mellan Arkiv och registratur och IT-styrning. Arkiv och registratur hör till Kansliet, Administration och service, och består av högskolearkivarien och fyra medarbetare. Inom Administration och service finns även avdelningar för bl.a. IT-styrning respektive IT-service; den förra har en beställarroll avseende IT-tjänster. Två arkivarier på Arkiv och registratur arbetar ute på institutionerna och hjälper till med deras arkiv. Vanligtvis förtecknar de institutionens arkiv innan det levereras till centralarkivet. På ett par institutioner finns personal som klarar att förteckna själva. 3.3 Styrdokument Dokumenthantering En alfabetiskt uppställd dokumenthanteringsplan har upprättats för personalavdelningen 2004 och reviderats Därtill har gallringsplaner för allmän administration respektive studieadministration upprättats Dessa planer uppges inte vara så väl kända i verksamheten och har inte riktigt kommit in i rutinerna. Det finns även en dokumenthanteringshandbok, uppdaterad 2008, som rör sig på en mera övergripande nivå än planerna Strategi för bevarande Chalmers har beslutat en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. Strategin är beslutad av t.f. administrativ direktör och av Chief Information Officer (chef IT-styrning), medan Chalmers arkivarie ansvarar för uppföljningen på detta beslut. Som bilaga finns en checklista för införande av elektroniska handlingar. I strategin konstateras att Chalmers i dag inte har något system för bevarande av elektroniska handlingar som motsvarar kraven enligt RA-FS 2009:1, 4 kap., och att man även avser att avvakta med införandet av ett sådant. Chalmers kommer att låta informationen ligga kvar i verksamhetssystemen och istället ställa krav på hur informationen hanteras i verksamhetssystemen. Dessa krav finns i checklistan för införande av elektroniska handlingar. I strategin sägs vidare att Chalmers ska förteckna alla verksamhetssystem som hanterar elektroniska handlingar som ska bevaras. För varje sådant system ska dokumentation sammanställas i enlighet med vad som anges där och närmare specificeras i checklistan. Handlingarna ska om möjligt konverteras till format enligt RA-FS 2009:2 redan i verksamhetssystemen.

4 4(10) I checklistan för införande ställs en uppsättning krav som verksamhetssystemet och de elektroniska handlingarna ska uppfylla. Dessa rör, med hänvisning till motsvarande bestämmelser i RA-FS 2009:1 respektive 2, följande 16 områden: - tillgång till programvara och dokumentation, - test och utvärdering av verksamhetssystem, - dokumentation av handlingstyper och handlingar, - lagringsformat på handlingar, - dokumentation över gallring, - att ursprungliga handlingar ska bevaras vid ändringar, - informationssäkerhet, - sekretesskyddade handlingar, - riskanalys, - behörighetssystem, - loggning, - skydd mot skadlig kod, - förvaring av flera kopior, - säkerhetskopiering, - återläsning av handlingar från säkerhetskopia, samt - regelbunden uppföljning. Enligt kravet 1.16 ovan ska Chalmers regelbundet, normalt minst 1 ggr/år utvärdera system och rutiner så att de fortfarande uppfyller denna checklista. Om själva checklistan sägs att Dokumentet bör revideras och uppdateras vart femte år för att säkerställa dess aktualitet. Vid inspektionstillfället kunde man ännu inte uppvisa någon dokumentation eller redovisa några åtgärder enligt kraven i strategin och checklistan. 3.4 Arkivbildning Diarieföring Institutioner (17 st.) och centrumbildningar utgör delarkivbildare inom Chalmers tekniska högskola AB, medan Stiftelsen Chalmers tekniska högskola är en separat arkivbildning. (Chalmers AB har c:a anställda, Stiftelsen Chalmers har fyra.) På varje institution finns egen registrering av handlingar. Diarieföringssystemet W3D3 används för registrering både centralt och på institutionerna. Vid den centrala registraturen används allt sedan datorstödets införande 1994 ingen diarieplan eller annan klassning av ärenden eller handlingsslag. Man är för återsökning beroende av korrekta och utförliga ärendemeningar, vilka därför tenderar att bli ganska långa. Vissa institutioner använder dock egna diarieplaner. År 2011 registrerades totalt ärenden, varav centralt. Enligt uppgift registreras gärna samlingsärenden, delvis centralt men framför allt på institutionerna; detta sparar arbetsmoment men försvårar återsökningar.

5 5(10) Annan registrering Handlingar rörande tjänstetillsättningar registreras sedan september 2011 inte längre i huvuddiariet, utan i rekryteringsverktyget ReachMee. Mycket få handlingar diarieförs i dag i forskningsverksamheten. Kontrakt avseende medel registreras i den s.k. kontraktsdatabasen, och finns då i regel inte registrerade i diariet. Processkartläggningsarbete pågår och forskningen ingår bland de verksamheter som kartläggs, dock har man inte kommit så långt ännu. Ambitionen är att forskningshandlingar ska komma att diarieföras. De administrativa stödsystemen Raindance för ekonomiadministration, Primula för löne- och personaladministration, samt Tur&Retur för resehantering driftas alla av Chalmers själva. I databasen Chalmers Publication Library (CPL) finns forskningspublikationer producerade vid Chalmers, såväl doktors- och licentiatavhandlingar som examensarbeten, konferensbidrag, tidskriftsartiklar och rapporter. Vid starten 2004 var CPL huvudsakligen en bibliografisk referensdatabas, men idag lagras där även fulltexter i PDF/A. Biblioteket har ansvaret för filerna som är publicerade i CPL och filerna som finns i formatet PDF/A. Dock saknas idag en fastställd rutin för elektronisk arkivering av forskningspublikationer och studentarbeten, varför institutionerna fortfarande arkiverar dessa på papper. Studiedokumentationen sker, liksom hos övriga universitet, i Ladok. Det var vid inspektionstillfället oklart var driften av Chalmers Ladok sker, men förmodligen i Lund. Enligt uppgift så känner man inte till om kopior sparas lokalt hos Chalmers. Detta måste redas ut. RA får här påpeka, att oavsett var Ladok utvecklas och driftas så vilar ansvaret att bevara studiedokumentationen på Chalmers. När studiedokumentationen förs på elektroniska handlingar så gäller RA:s föreskrifter RA-FS 2009:1 och 2 fullt ut Ärendehanteringssystem I dag sparas i W3D3 en del inskannade handlingar samt e-post med bilagor som överförts från e-postsystemet. Inga diarieförda handlingar bevaras dock enbart digitalt, utan allt finns även på papper. Man avser att byta till ett annat diarieföringssystem framför allt för att få bättre integrering med dokumenthanteringen och tillåta handläggarna att själva registrera handlingar i systemet. Det som i dag kallas dokumenthanteringssystemet (DHS) är ett sätt att hantera och sprida dokument via en filarea på intranätet. Det finns dock ingen versionshantering eller kontroll överhuvudtaget avseende vad som ligger här. Det har inte utretts i vilken mån handlingar kan vara att betrakta som upprättade genom att ha distribuerats via DHS.

6 6(10) Arkivbildning vid institutionen Matematiska vetenskaper Institutionen MV är en av de tre institutioner som är integrerade med Göteborgs universitet; de andra två är Tillämpad IT samt Data- och informationsteknik. Den administrativa personalen är här anställd av Chalmers; vid de andra två finns däremot administratörer från båda lärosätena. Registrering av handlingar görs enbart i Chalmers diarium. Någon klassning av ärenden görs inte vid registreringen. År 2011 registrerades 68 ärenden vid MV. Det förmodas finnas mer som borde registreras på institutionerna då mycket av omvärldskontakterna går via dessa, inte minst avseende forskningen. I forskningsprojekt registreras endast avtal och kontrakt med externa parter i diariet. Arkivförteckningen är gemensam för hela institutionen. Den nu förda arkivförteckningen påbörjades 2005; avseende institutionens föregångare finns fem avslutade förteckningar (varav en sektion). De äldre arkiven anses i princip vara överlämnade till centralarkivet, men då detta är beläget i samma hus så behöver MV inte något eget närarkiv. Endast årets och föregående års diarieförda handlingar förvaras på institutionen, äldre handlingar har förts till centralarkivet. Hos institutionen finns även institutionsrådets protokoll samt ledningsgruppens minnesanteckningar som skrivits ut från DHS. Doktors- och licentiatavhandlingar samlas årligen in för arkivering. Institutionens veckoblad distribueras i form av en länk till en webbsida, vilken skrivs ut och arkiveras på papper. Arkivlistor ur Ladok arkiveras centralt avseende grundutbildning. Vad gäller forskarutbildning vid Chalmers så sparas arkivlista över avklarad kurs (RS90) på institutionen, alla andra klara kurser sparas centralt. Göteborgs universitet har delvis andra regler, vilket komplicerar saken för de integrerade institutionerna. 3.5 Framställning och hantering av handlingar Chalmers har beslutat en informationssäkerhetspolicy med hänvisning till ISO/IEC serien, men det krävs ett förankringsarbete för att få policyn att tränga igenom i organisationen. Chalmers är i färd med att införa systemförvaltning enligt förvaltningsstyrningsmodellen pm³ (Maintenance Management Model). Denna innebär dock enligt uppgift inte någon stark styrning, och garanterar inte i sig att verksamhetens policies implementeras i förvaltningsstyrningens egna styrdokument. IT-styrning har ett förvaltningsobjekt Datorarbetsplatser som ansvarar för upphandling av bl.a. skrivare. Riksarkivet får påminna att de tekniska kraven enligt RA- FS 2006:4 ska beaktas (vilka motsvarar SS-ISO 11798, utg. 1, avsnitt 4, med tillägg av 4 kap. 4 i nämnda RA-FS).

7 7(10) Vid upphandling av papper till kopiatorer och skrivare ställs enligt uppgift som villkor i förfrågningsunderlaget att produkten ska motsvara de tekniska kraven enligt RA-FS 2006:4, 4 kap Gallring Chalmers har en fortfarande gällande myndighetsspecifik gallringsföreskrift, nämligen Riksarkivets föreskrift och beslut (RA-MS 1991:13) om gallring hos Chalmers tekniska högskola. I beslutsdelen till föreskriften medges omedelbar gallring av verifikationer tillkomna mellan och i föreskriftsdelen medges gallring av lönelistor tillkomna mellan med en gallringsfrist på 50 år. Gallringen av verifikationerna torde vara verkställd medan lönelistorna enligt föreskriften som längst ska bevaras i ytterligare 20 år. Det har emellertid senare föreskrivits om bevarande av lönelistor i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet. Detta innebär att RA-MS 1991:13 i föreskriftsdelen är att betrakta som obsolet och den kommer därför att upphävas av RA. De lönelistor som fortfarande finns kvar hos Chalmers ska således bevaras. Chalmers bör även undersöka om gallringen av verifikationerna tillkomna mellan är verkställd och beslutet således går att avregistrera. Chalmers har fram till och med 30 september 2003 använt sig av lönesystemet SLÖR- PIR (statligt löneuträkningssystem). RA har föreskrivit om gallring av allmänna handlingar i systemet i Riksarkivets föreskrifter, Serie A gallringsbeslut 1986:43 den 24 oktober 1986, Myndigheter anslutna till SLÖR (statligt löneuträkningssystem). Föreskriften gäller hos Chalmers endast för handlingar tillkomna till och med den 1 juli 1994 då man upphörde att vara en statlig myndighet. För handlingar i systemet som tillkommit därefter så ska Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet tillämpas. Gällande RA:s generella gallringsföreskrifter så har Chalmers upprättat tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrade och omtryckta i RA-FS 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Det finns ett beslut (F 7/94) från den 7 februari 1994 fattat till RA-FS 1991:6 samt förordningen (1953:716 ändrad och omtryckt i 1978:182) om gallring av handlingar hos vissa statliga myndigheter. Då RA-FS 1991:6 har ändrats och blivit omtryckt i RA- FS 1997:6 och förordning (1953:716) om gallring hos vissa statliga myndigheter blivit upphävd den 1 juli 1991 så är beslutet att betrakta som föråldrat och bör bara tillämpas på handlingar tillkomna före den 1 juli Det finns även ett mer aktuellt tillämpningsbeslut (Lokalt gallringsbeslut 2003:1) från den 5 november 2003 som är fattat till RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:6). Detta är i stort en något modifierad kopia av bilagan till RA-FS 1997:6 varpå tillämpbarheten kan ifrågasättas.

8 8(10) Det finns förvisso gallringsplaner samt en dokumenthanteringsplan där man på handlingsnivå har dokumenterat tillämpningen av RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt i RA- FS 1997:6). Dokumenten är dock inte formellt fastslagna beslut även om de i vissa delar hänvisar till sådana. Chalmers har inte upprättat tillämpningsbeslut till: - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet samt - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1, ändrade och omtryckta i RA-FS 2008:3 och RA-FS 2011:2) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor. - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:2 ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6) om gallring och återlämnande vid upphandling, 1 I verksamheten hos Chalmers förekommer det även handlingar för vilka gallring eller bevarande föreskrivs i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1999:1, ändrade i RA-FS 2002:1) om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet. Även till denna föreskrift ska det upprättas ett tillämpningsbeslut. Chalmers tillämpar i dag även Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2004:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst. Då Chalmers inte omfattas av förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag eller förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring så omfattas man heller inte av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar. Räkenskapshandlingar kan hos Chalmers i den mån det är möjligt gallras med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:6). Chalmers har upprättat två gallringsplaner en för allmän administration ( ) och en för studieadministration ( ). Dessutom har man upprättat en dokumenthanteringsplan för personalavdelningen (Dnr C2004/404). Vid inspektionen framgick det att gallring också verkställs enligt dessa. Någon rutin för att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring finns dock inte. Riksarkivet har uppmärksammat att man enligt gallringsplanen för allmän administration gallrar anbud som inte har antagits efter två år, detta med stöd av RA-FS 1991:6 1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:2 ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6) om gallring och återlämnande vid upphandling omfattar enligt föreskriftens 2 handlingar som tillkommer vid upphandling enligt lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Denna lag är upphävd och ersatt av annan lag men Riksarkivets föreskrifter är dock fortfarande gällande. Arbetet med att revidera föreskrifterna pågår och tills detta är klart bör principerna i RA-FS 2004:2 i den mån det är möjligt tillämpas men med stöd av RA-FS 1997:6.

9 9(10) samt förordningen (1953:716 ändrad och omtryckt i 1978:182) om gallring av handlingar hos vissa statliga myndigheter. Detta är felaktigt och anbud som inte blivit antagna bör gallras i enlighet med principerna för gallring i RA-FS 2004:2 (ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6). Dock med stöd av RA-FS 1997:6. Vidare så har Riksarkivet uppmärksammat att gallringsfristen för lönelistor har satts till 10 år i dokumenthanteringsplanen för personalavdelningen. Dessa ska enligt RA-FS 2006:5 bevaras. Chalmers bör gå igenom och uppdatera gallrings- och dokumenthanteringsplaner så att ingen gallring som inte är föreskriven riskerar att ske. Sammanfattningsvis så ska Chalmers upprätta tillämpningsbeslut till riksarkivets föreskrifter i RA-FS 2004:2 (ändrade i RA-FS 2005:1 och 2006:6), RA-FS 2006:5, RA-FS 2007:1 (ändrade och omtryckta i RA-FS 2008:3 och RA-FS 2011:2) samt RA-FS 1999:1(ändrade i RA-FS 2002:1). Riksarkivet föreslår att Chalmers börjar använda sig av formellt beslutade gallringsplaner eller dokumenthanteringsplaner som tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter. Befintliga planer bör uppdateras så att de hänvisar till gällande föreskrifter och tillämpningsbeslut. Chalmers bör även utarbeta en rutin för att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. 3.7 Arkivredovisning Chalmers har inte upprättat någon övergripande arkivbeskrivning för vare sig stiftelsen eller aktiebolaget. Det finns däremot en arkivbeskrivning för centrala administrationen upprättad Denna är dock delvis inaktuell och behöver uppdateras. Bland annat så har man sedan den upprättades bytt ut det elektroniska diarieföringssystemet. Hos Chalmers finns cirka 300 arkivbildare vilkas arkivbildning är avslutad eller pågående. Vid inspektionen kunde man inte svara på hur mycket av beståndet som fortfarande är oförtecknat. Man har till största delen använt sig av allmänna arkivschemat vid förtecknandet. Chalmers är dock mitt uppe i arbetet med den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen och man planerar att vara klara med en klassificeringsstruktur innan den 1 januari Chalmers använder sig av arkivredovisningssystemet Visual Arkiv i vilket man har lagt in de flesta förteckningarna. Systemet är i nuläget oraclebaserat men arbete pågår med en övergång till en windowsbaserad version. Förteckningarna i Visual Arkiv publiceras varken internt eller externt utan endast de som arbetar i systemet har behörighet till det. Chalmers har inte redovisat gallringsbara handlingar och till större delen heller inte elektroniska handlingar. Vid ett stickprov som gjordes vid inspektionen visade det sig att förteckningen för den Centrala stiftelsen senast uppdaterades 2010 och förteckningen för Förvaltningen Chalmers tekniska högskola senast uppdaterades Angående de av Chalmers institutioner bedrivs i samarbete med Göteborgs universitet, får Riksarkivet understryka vikten av att handlingar tillhörande Chalmers respektive Göteborgs universitet hålls isär och förtecknas i separata förteckningar.

10 10(10) 3.8 Arkivlokaler Centralarkivet är beläget i hus MV:L, Skeppsgränd 2, rum Dörren är klassad A 120. Lysrörsarmaturerna är kapslade. Låsbar strömbrytare finns utanför lokalen. Det framgår inte av skyltning om det finns brandspjäll i ventilationen. Det bör även kontrolleras att samtliga kabelgenomföringar är tätade till klass EI 120. Vid registraturen (Chalmersplatsen 4) finns ett närarkiv, rum 2006, med en dörr märkt Brandklass 2 timmar. Brandspjäll finns i ventilationen och lysrörsarmaturerna är kapslade. Här förvaras diarieförda handlingar samt protokoll m.m. från de senaste fem åren. I samma hus finns även mellanarkivet rum Dörren är märkt A-2, brandspjäll finns i ventilationen och lysrörsarmaturerna är kapslade. I Riksarkivet den 20 juni 2012, Ian Fallenius 1:e arkivarie

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Riksarkivet. 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation. 3.2 Styrdokument. 3.3 Arkivbildning 2(5)

Riksarkivet. 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation. 3.2 Styrdokument. 3.3 Arkivbildning 2(5) 1(5) Inspektion av arkivverksamheten vid Svenska Filminstitutet 1. Sammanfattning Stiftelsen Svenska Filminstitutet (SFI) har de senaste åren bedrivit ett målinriktat arbetet för att uppfylla de krav som

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1(5) Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1. Sammanfattning Arkivvården vid Högsta domstolen är väsentligen godtagbar; dock saknas tillgång till arkivlokal som uppnår föreskriven brandklass (EI

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping 1(10) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping 1. Inledning Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap. 4 framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154 Inspektionsrapport 1(7) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Patent- och registreringsverket (PRV) Riksarkivet (RA) inspekterade den 24 augusti 2011 arkivvården vid PRV.

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 1 (6) 2013-05-06 Dnr RA 231-2013/1574 Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 Närvarande Från Karlstads universitet: arkivarie, ledningskansliet huvudregistrator, ledningskansliet

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1. Sammanfattning Arbetet med att redovisa oförtecknade arkivbestånd hos Riksantikvarieämbetet (RAÄ) måste prioriteras upp om det ska bli klart

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar

Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar 1. Sammanfattning Riksarkivet (RA) får konstatera att Riksutställningar (RU) arbetar seriöst och målinriktat med arkivvården, men att det nu, antagligen

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket Medverkande Från Arbetsmiljöverket enhetschef verksarkivarie IT-arkivarie Från Riksarkivet Elisabeth Celander, inspektör Linda Segermalm, inspektör

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014 Närvarande Från IF Metalls arbetslöshetskassa: kassaföreståndare omprövningshandläggare föräkringsansvarig

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Umeå den 29 oktober 2014

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Umeå den 29 oktober 2014 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Umeå den 29 oktober 2014 Närvarande: Från Regionala etikprövningsnämnden i Umeå: administrativ sekreterare Från Riksarkivet: Angelica

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Handelsanställdas arbetslöshetskassa den 14 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Handelsanställdas arbetslöshetskassa den 14 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Handelsanställdas arbetslöshetskassa den 14 mars 2014 Närvarande Från Handelsanställdas arbetslöshetskassa: kassaföreståndare digitaliseringsansvarig, Eskilstuna applikations-

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket, distriktet i Umeå den 30 maj 2013 Närvarande: Från Arbetsmiljöverket: tillsynsdirektör administratör administratör

Läs mer

Polismyndigheten i Västra Götaland Box 409 401 26 Göteborg

Polismyndigheten i Västra Götaland Box 409 401 26 Göteborg 1 (2) Beslut Datum 2013-08-16 Dnr VALA 231-2013/4044 Polismyndigheten i Västra Götaland Box 409 401 26 Göteborg Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Västra Götalands

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007.

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007. 2008-02-06 232-2007/2437 Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007. Förelägganden. 1. T&E Linköpings arkivförteckning

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION KOMMENTARER TILL RA-FS 2006:5 RIKSARKIVET 2007 RAPPORT 2007:1 Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter men

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-18768/14 Sida 1 (8) 2015-05-20 SSA 2015:05 Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Närvarande från stadsledningskontoret: Catharina

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; RA-FS 2007:1 Utkom från trycket den

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17 ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2010-06-17 INNEHÅLL 1 Regelverket... 3 2 Inventera arkivhandlingar... 4 2.1 Avgränsa...

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor;

Läs mer

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Försvarsmedicincentrum (FömedC) i Göteborg den 16 december 2009.

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Försvarsmedicincentrum (FömedC) i Göteborg den 16 december 2009. Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Försvarsmedicincentrum (FömedC) i Göteborg den 16 december 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. FömedC ska, i enlighet med

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson

Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson PM Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson Gallring av EU-revisionsunderlag Riksarkivet får ibland frågor om hur myndigheterna ska hantera handlingar som kan vara

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Gallring, Linköpings kommun

Gallring, Linköpings kommun 1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Gallring, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 4 4. Undersökning... 4 4.1

Läs mer

ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT

ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT Med stöd av 6 arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 2p Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1) fastställer Stockholms tingsrätt följande ARKIVBESKRIVNING

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:42 Riksarkivets föreskrifter om bevarande, undantag från gallring, återlämnande eller gallring hos Pensionsmyndigheten;

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN

Läs mer

Vägledning 2004:3 Version 2. Försäkringskassan och arkivhantering

Vägledning 2004:3 Version 2. Försäkringskassan och arkivhantering Försäkringskassan och arkivhantering Vägledningarna innehåller en samlad information om vad som gäller på ett visst område och är ett stöd i handläggningen. En vägledning kan innehålla beskrivningar av

Läs mer

Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m.

Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m. JO UJLU RIKSDAGENS OMBUDSMÄN Datum St f justitieombudsmannen 2013 "05 - O 6 Hans Ragnemalm Dnr 2265-2012 Sid l ^ Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m.

Läs mer

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Nässjö kommunarkiv Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Bakgrund Nässjö kommun saknar komplett arkivredovisning Flera förvaltningar förvarar handlingar från 1800- talet Arkivförteckningen

Läs mer

Riksarkivet Yttrande 1 (5)

Riksarkivet Yttrande 1 (5) Riksarkivet Yttrande 1 (5) Datum Dnr RA 04-2011/2831 2012-05-28 Era Dnr SSM 2011-1137 och SSM 2011-3833 2012-05- 2 9 Strålsäkerhetsmyndigheten 171 16 Stockholm SSM Nationell remiss av SKB:s slutförvarsansökan

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelserna Generellt Handläggningsstöd Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelsernas verksamhet 21 länsstyrelser Gemensam IT-verksamhet,

Läs mer

BEVARANDE AV RÄKENSKAPER

BEVARANDE AV RÄKENSKAPER BEVARANDE AV RÄKENSKAPER KMMENTARER TILL RA-FS 2004:3 RIKSARKIVET 2005 RAPPRT 2005:1 1 RIKSARKIVET BEVARANDE AV RÄKENSKAPER Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter

Läs mer

Polismyndigheten i Norrbotten Box 50135 973 24 Luleå

Polismyndigheten i Norrbotten Box 50135 973 24 Luleå 1 (2) Beslut Polismyndigheten i Norrbotten Box 50135 973 24 Luleå Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Norrbotten, polisområde Norra Lappland, på orterna Gällivare

Läs mer

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsförmedlingen, huvudkontoret, samt arkivdepån i Söderhamn

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsförmedlingen, huvudkontoret, samt arkivdepån i Söderhamn 1 (1) Beslut 2013-12-02 Dnr 231-2013/4684 Arbetsförmedlingen 113 99 Stockholm Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsförmedlingen, huvudkontoret, samt arkivdepån i Söderhamn Riksarkivet

Läs mer

Arkivbeskrivningen omfattar Eksjö tingsrätts arkivbildning från tingsrättsreformen fr.o.m. den 1 januari 1971.

Arkivbeskrivningen omfattar Eksjö tingsrätts arkivbildning från tingsrättsreformen fr.o.m. den 1 januari 1971. 1 (7) Sylvia Karlsson, sylvia.karlsson@dom.se, 0381-384 24 ARKIVBESKRIVNING I enlighet med 6 2 punkten arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1 Dokumentation från Vismas arkivseminarium Page 1 Page 2 OM VISMA Visma har ca 5200 anställda varav ca 1600 i Sverige Visma Consulting har ca 150 anställda i Sverige Page 3 Utvecklar och levererar: E-Process

Läs mer

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun Författningssamling Antagen av kommunstyrelsens utskott I: 2010-08-24, 117 Reviderad: Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning Varför ska myndighetens arkiv redovisas? Enligt arkivlagen

Läs mer

Revisionsrapport Tyresö Kommun

Revisionsrapport Tyresö Kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Helen Samuelsson Dahlstrand Tyresö Kommun Maj 2011 Tillämpning av offentlighetsprincipen 2011-05-25 Helen Samuelsson Dahlstrand Projektledare Jan

Läs mer

ARKIVBILDNINGSPLAN för räkenskaper. Luleå tekniska universitet

ARKIVBILDNINGSPLAN för räkenskaper. Luleå tekniska universitet Fastställd den: 061129, RE-beslut 189-06 Ersätter enhetschefsbeslut 1-06 De te fabula narratur Det är om dig det berättas här ARKIVBILDNINGSPLAN för räkenskaper Luleå tekniska universitet Gäller fr.o.m.

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:37 Riksarkivets föreskrifter om bevarande och gallring i beskattningsverksamheten hos Skatteverket; beslutade

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB

Dokumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB KOMMUNLEDNINGSKONTORET Beslut 2015-03-23 Dkumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dkumenthanteringsplan ger blaget nödvändig kntrll ch överblick över sina allmänna

Läs mer

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun Att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning... 2 Varför ska myndighetens arkiv redovisas?... 2 Vad är skillnaden mellan den gamla arkivredovisningen och den nya?... 2 Varje myndighet ska redovisa sitt

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer