Inspektion av arkivvården vid Forum för levande historia

Transkript

1 1(5) Inspektion av arkivvården vid Forum för levande historia 1. Sammanfattning Arkivvården vid Forum för levande historia (FLH) är eftersatt till den grad att den får sägas vara mindre god. FLH måste snarast skaffa sig tillgång till en godtagbar arkivlokal. Arkivhandlingar på såväl papper som andra media måste ordnas och förtecknas. I samband med detta bör förteckningsplanen revideras. 2. Förelägganden 2.1 FLH arkiv ska förvaras i en arkivlokal som motsvarar föreskrifter och allmänna råd enligt RA-FS 1994:6 (ä. och omtr. 1997:3). 2.2 FLH:s arkiv ska ordnas och förtecknas i enlighet med föreskrifter och allmänna råd i RA-FS 1991:1 (ä. 2008:4), 6 kap. RA emotser skriftlig redogörelse för åtgärder som vidtas med anledning av föreläggandena före den 1 november Inspektionen 3.1 Inledning RA har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och ska därför enligt 5 arkivförordningen (1991:446) regelbundet inspektera arkivvården. Arkivredovisningen vid FLH inspekterades brevledes av RA 2004 (dnr RA /2680) och FLH förelades då att upprätta en arkivförteckning enligt RA:s föreskrifter RA-FS 1991:1. Därefter ansökte FLH om och beviljades att redovisa sitt arkiv utifrån en ny redovisningsstruktur (dnr RA /1250, RA-MS 2005:55). FLH inkom 2006 med en arkivförteckning varefter ärendet avslutades. RA genomförde den 27 april 2011 en inspektion hos Forum för levande historia. Närvarande var, från FLH, registrator och ekonomihandläggare, samt, från RA, arkivarierna Ian Fallenius och Tomas Wallin. 3.2 Ansvar och organisation Forum för levande historia (FLH) startade sin verksamhet den 1 juni På myndigheten arbetar uppemot 30 personer och verksamheten leds av en överintendent. Enligt arkivbeskrivningen åligger arkivansvaret överintendenten medan registrator är arkivredogörare. I FLH:s delegationsordning nämns inget om arkivvård. Arkiv- och registratorsfunktionen är organisatoriskt placerad inom avdelningen för gemensamma

2 2(5) funktioner. Även avseende ansvar för elektroniskt bevarande hänvisades vid inspektionstillfället till avdelningschefen för gemensamma funktioner. Registrator har enligt uppgift inte fullt ut informerats om de styrdokument som upprättats för dokumenthanteringen vid överlämnandet från tidigare registrator. En konsult anlitades när nuvarande arkivredovisning och dokumenthanteringsplan upprättades. Dokumenthanteringsplanen speglar i dag inte helt hur man faktiskt går tillväga i verksamheten. FLH har i dag ingen strategi för bevarande av elektroniska handlingar, men har börjat undersöka lösningar och har bland annat varit i kontakt med en arkivkonsult och en leverantör av e-arkivlösningar. 3.3 Arkivbildning Avgränsning FLH förvarar även arkivhandlingar från Projektet Levande Historia (inom Information Rosenbad, Regeringskansliet) samt arkiven efter Kommittén Forum för Levande Historia (Ku 1999:9), Kommittén Levande Historia (Ku 2001:1) och Utredningen om Forum för Levande Historia (Ku 2002:5). Arkiven är ordnade och förtecknade. I förteckningarna till projektet och kommittén Ku 1999:9 anges att videofilmer förvaras separat. Ljud- och videoupptagningarna från Dokumentationsprojektet som har överlämnats till RA saknas i förteckningarna; i RA anges proveniensen som kommittén Ku 2001:1. FLH är en projektorganisation där förutom de fasta medarbetarna även externa forskare och utställningsproducenter knyts till projekten. FLH bedriver dock inte forskning inom myndigheten, utan samarbetar med forskningsinstitutioner som FLH beställer rapporter av. Vid sidan av projekten bedrivs även löpande verksamheter som t.ex. tidskriften och biblioteket Diarieföring och registrering C:a ärenden registreras per år. En diarieplan som utgår från kontoplanen upprättades 2005, men har aldrig använts vid registreringen då fältet Sakgrupp inte är obligatoriskt att fylla i. För närvarande återsöker man ärenden via ärendemeningen. I diariet finns även ett fält för klassificering enligt en lista över handlingstyper som inte nämns i arkivbildningsplanen. Varje projekt har ett eget diarienummer och dessutom ett projektnummer i Agresso. FLH har tagit fram en särskild projektcykel, ett projektstöd där vissa dokument är obligatoriska och till viss del standardiserade. På nätverket finns mappar där man sparar t.ex. inskannade avtal, styrdokument, blankettmallar och annan projektdokumentation samt en blankett för att fylla i reseräkningar (kommer i framtiden att skötas i Palasso). Handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper.

3 3(5) Vad gäller e-post så diarieför man de handlingar som inkommit till Infobrevlådan samt de handlingar som inkommer till tjänstemännen. Ett infoblad med rutiner för diarieföring som delas ut till alla nyanställda, Riktlinjer och råd för registrering av handlingar (2007), ger grundläggande anvisningar om registreringsskyldighet med exempel på handlingar som ska registreras Avställning Diarieförda handlingar avställs i diarienummerordning per år. Innevarande års handlingar finns hos registrator i hängmappar i ett skåp märkt 60 Paper enligt NT Fire 017. Skåpet finns dock i utställningslokalens reception, utanför skalskyddet. Serie B3 Styrelseprotokoll är avslutad; det var vid inspektionstillfället inte känt var den förvaras. 3.4 Framställning och hantering av handlingar Pappershandlingar Upphandlingen av skrivmateriel sker mot ramavtal och handläggs av den administrativa avdelningen. RA får påminna om att skrivmateriel även när ramavtal finns ska kontrolleras mot en förteckning över produkter som certifierats enligt RA:s tekniska krav. Äldre diarieförda handlingar har placerats i arkivboxar som förvaras i första rummet till höger i källarvalvet. I vissa fall har register tejpats utanpå arkivboxarna. En del boxar är dock inte tillräckligt väl fyllda. Detta är viktigt då det ger ett större skydd mot såväl brand som vattenskador. I boxar t.o.m hålls ärendena ihop av stora plastklämmor, vilka måste avlägsnas. Räkenskapshandlingar förvaras i två skåp typ Rosengrens P254, 120 Paper enligt NT Fire 017. I det första rummet till vänster i källaren finns en del diarieförda handlingar som lagts i arkivboxar, men även projektdokumentation och andra handlingar som ej diarieförts och som heller inte lagts i boxar Elektroniskt upprättade handlingar Diarium För registrering av inkomna och upprättade handlingar används diarieföringssystemet Diabas 5.0. IT-tjänsteleverantören Steria sköter driften av FLH:s servrar och av Diabas.

4 4(5) Administrativa stödsystem För ekonomi- och personaladministration används systemen Agresso, Contempus och Palasso, med driftservice hos Kammarkollegiet. RA informerade om att ansvaret för bevarande i de administrativa systemen fortfarande vilar på FLH och att Kammarkollegiet inte sköter detta Hemsidan FLH uppdaterar själv hemsidan men Steria utför bakgrundservicen. Hemsidan innehåller bland annat en bokningsfunktion, elektroniska kopior av trycksaker, lättläst, kopior av ljudupptagningar samt info om öppettider, seminarier och pågående och framtida utställningar. Enligt uppgift läggs inga texter läggs ut enbart på hemsidan. Det är inte känt om det bevarats några äldre versioner av hemsidan. Gallring av hemsidan är dock inte reglerad i tillämpningsbeslutet till RA-FS 1991:6. FLH ska undersöka vilket publiceringsverktyg som används och hur versionshanteringen fungerar Övriga media Forum för levande historia har gjort ett litet antal mediaproduktioner på DVD: Vadå tolerans, Fakta om förintelsen samt Spelar roll. Spelar roll är utgiven som en box med både bok, DVD, bilder samt CD-rom. Eventuellt kommer en ny publikation i år. Arkivexemplar av tryck, mediaproduktioner och affischer har samlats i pärmar hos kommunikationsavdelningen och förvaras i kontorsmiljö. RA informerade om att förutom pliktexemplar av publikationer och trycksaker till Kungliga biblioteket så ingår dessa även i myndighetens arkiv. För mediaproduktionerna finns även back-up på externa hårddiskar. Formatet MPEG-2 används möjligtvis gällande master, medan distribuerade DVD är av lägre upplösning. Det förekom även videoband tillsammans med pappershandlingar i några arkivboxar. 3.5 Arkivredovisning Inga förteckningsblad har uppdaterats förutom de som 2005 skickades in till RA. FLH har inte följt den förteckningsplan som RA genom en RA-MS 2005:55 föreskrivit om. Föreskriften är numera upphävd genom RA-MS 2010:19. Eftersom förteckningsplanen inte följts ska FLH i stället upprätta en verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med RA-FS 2008:4. Eftersom man inte heller använt sig av diarieplanen som var kopplad till förteckningsplanen så bör man utvärdera klassificeringen och besluta om huruvida man ska använda den befintliga eller utarbeta en ny i samband med arbetet med den verksamhetsbaserade arkivredovisningens klassificeringsstruktur. (Tanken är att

5 5(5) klassificeringsstrukturen ska kunna användas som diarieplan, medan volymredovisningen enbart är ett inventarium.) 3.6 Arkivlokal FLH saknar tillgång till arkivlokal som motsvarar RA:s tekniska krav. Äldre diarieförda handlingar förvaras i ett f.d. bankvalv, vars dörrar står permanent uppställda. En utrymningsväg från utställningslokalen går förbi skalskyddet och via trappan till valvet. Dessa brister påtalades redan i en RA:s pm (dnr RA /361) inför bildandet av myndigheten. Ingenting har sedan dess gjorts beträffande lokalen över huvud taget. 3.7 Gallring FLH har upprättat lokala tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6 (ä. och omtr. 1997:6) och till övriga generella gallringsföreskrifter i RA-FS. Tillämpningsbesluten är fastställda men inte undertecknade. FLH ska undersöka om det även finns undertecknade original. I tillämpningsbesluten till dessa generella gallringsföreskrifter nämns avseende ett antal handlingstyper gallringsfristen vid inaktualitet. Om besluten ska vara praktiskt användbara så bör FLH så långt som möjligt klargöra efter vilken frist eller på vilket villkor respektive handling är att anse som inaktuell. Dessa gallringsfrister kan sedan gärna anges även i dokumenthanteringsplanen. I Riksarkivet den 20 maj 2011, Ian Fallenius Tomas Wallin 1:e arkivarie Arkivarie