Riksarkivet. 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation. 3.2 Styrdokument. 3.3 Arkivbildning 2(5)

Transkript

1 1(5) Inspektion av arkivverksamheten vid Svenska Filminstitutet 1. Sammanfattning Stiftelsen Svenska Filminstitutet (SFI) har de senaste åren bedrivit ett målinriktat arbetet för att uppfylla de krav som följer av arkivlagen (1990:782). Fortfarande saknas dock föreskriven redovisning och dokumentation av ett par centrala områden: Föreskrifter och råd om bevarande av elektroniska handlingar finns i Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2009:1. SFI saknar ännu dokumentation av strategi, planering och åtgärder för bevarande enligt 3 och 4 kap. Informationssäkerhetsarbetet har heller inte planerats och dokumenterats med utgångspunkt i föreskriven standard enligt 6 kap. 1. Föreskrifter och råd om arkivredovisning finns i RA-FS 1991:1 (ändrad 2008:4) 6 kap. SFI saknar ännu såväl arkivbeskrivning enligt 5 som arkivförteckning med redovisning av förvaringsenheter för pappershandlingar och elektroniska handlingar enligt Dessutom får det anmärkas om arkivlokalerna att lysrörsarmaturerna saknar skydd mot damm, samt att väggenomföringar för el förefaller vara otäta. Föreskrifter och råd om arkivlokaler finns i RA-FS 1994:6 (ändrad 1997:3). 2. Inledning Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap. 4 framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter, också i tillämpliga delar ska gälla handlingar hos de organ och i de verksamheter som anges i bilagan till lagen. Enligt bilagan omfattas all verksamhet hos SFI av handlingsoffentlighet utom verksamhet som avser fördelning av stöd enligt filmavtal. Enligt arkivlagen 2 gäller lagen även för arkiv hos sådana organ till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan. Riksarkivet (RA) har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen, och ska därför enligt arkivförordningen (1991:446) 5 regelbundet inspektera arkiven. RA genomförde därför den 16 januari 2013 en inspektion av arkivverksamheten hos SFI. Inspektionen genomfördes i form av granskning av tillsänd dokumentation, samtal med nedan nämnda företrädare för SFI och besök i två arkivlokaler. Närvarande från SFI vid inspektionen var ekonomi- och stabschef, informationsförvaltare, samt huvudregistrator; från RA närvarade Ian Fallenius, arkivarie. 3. Inspektionen

2 2(5) 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation Hos SFI gäller fr.o.m handlingsoffentlighet i all verksamhet utom den verksamhet som avser fördelning av stöd enligt filmavtal. Handlingsoffentlighet gäller inte heller retroaktivt före Sedan 2011 har SFI en särskild tjänst som informationsförvaltare som, tillsammans med huvudregistrator, är placerad på avdelning Staben. Även frågor om bevarande av elektroniska handlingar handläggs av informationsförvaltaren. I ärendehanteringssystemet finns en controllerfunktion i form av ett nätverk av s.k. superanvändare, minst en på varje enhet, vilka ska kvalitetssäkra registreringen främst i form av rådgivning till övriga användare. Informationsförvaltaren går i dagarna på föräldraledighet, medan huvudregistrator går i pension i maj. En ny huvudregistrator börjar i mars och kommer att vara huvudansvarig för arkiv och registratur tills informationsförvaltaren är tillbaka hösten Styrdokument Informationsförvaltaren håller på med att ta fram hanteringsanvisningar för respektive process. I samband med detta inventeras handlingstyper i processen. En vägledning med hanteringsanvisningar för handlingar vid upphandling har upprättats. Avsikten är att SFI under 2013 tillsammans med en arkivkonsult ska ta fram en bevarandestrategi för elektroniska handlingar. Det är ännu något oklart om detta i första versionen kommer att innefatta konkreta hanteringsanvisningar för respektive system, men det ska klargöra intern ansvarsfördelning avseende olika elektroniska handlingsslag. 3.3 Arkivbildning Ärendehanteringssystemet Platina har introducerats i etapper 2009 och 2010 avseende vissa stödformer, och sedan årsskiftet 2011/2012 för hela verksamheten. Det äldre diariet Acta har migrerats till Platina; i detta ingick i sin tur en del uppgifter från ännu äldre FileMaker-diarier. En klassificeringsstruktur har upprättats i enlighet med reglerna i RA-FS 2008:4 och används för klassificering vid registrering av handlingar. Strukturen har successivt tagits i bruk i samband med driftstarterna av Platina. En av de få förändringarna som sedan gjorts i version 1.0, som gäller sedan 2012, är att beslutsprotokoll registreras i respektive process i stället för som en styrprocess. Klassificeringsstrukturen omfattar även institutets icke allmänna handlingar i verksamhetsområde 4, Hantera filmstöd. Filmstödet har en egen löpnummerserie i diariet men ligger annars i samma databasmiljö som systemet i övrigt.

3 3(5) Registreringen av handlingar är decentraliserad inom organisationen, alla handläggare ska i princip registrera handlingarna i sina ärenden. Även innan Platina togs i bruk registrerades handlingar i stödverksamheten på respektive avdelningar och enheter. 3.4 Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar SFI sköter all IT-drift själva, inga system driftas externt. Back-up tas enligt ett fastställt schema. SFI informationssäkerhetsarbete utgår dock inte från SS-ISO/IEC 27001:2006 (LIS). Platina är en produkt från FormPipe, denna applikation är byggd av Atea och driftas av SFI:s IT-enhet med support av Sigma. En förvaltningsplan har upprättats för Platina, där det bl.a. fastställs roller som systemägare, systemförvaltare, utvecklingsansvarig respektive driftansvarig. Planen är senast daterad men anses behöva uppdateras. I de diarieförda ärendena ska i princip samtliga handlingar finnas elektroniskt lagrade på en filserver som PDF, PDF/A, HTML eller XML. Inkommande pappershandlingar skannas in till PDF/A, medan e-post och handlingar som upprättas hos SFI i MS Office 2010 lagras som HTML eller XML. Akter som upprättas enbart elektroniskt tas inte ut på papper. Tanken är att på sikt ska åtminstone vissa processer bevaras enbart elektroniskt. Alla digitala system är inte utvärderade ur ett bevarandeperspektiv. Ett antal system som innehåller allmänna handlingar finns listade på ett Excel-ark, Plan för bevarandestrategi 2013, vilka man ska arbeta vidare med under året. Dokumentet omfattar 15 olika system (inklusive hemsidor) och en tidplan för arbetet med att analysera dessa. Även avseende de handlingar som i original upprättas på SFI:s Internetsidor behövs en bevarandestrategi. För flertalet av sidorna (dock inte Filmrummet och Cinemateket) används publiceringsverktyget EPiServer, vilket enligt uppgift har versionshantering. SFI bytte hemsida 2009 och den gamla finns fortfarande kvar på en server. Ett verksamhetskritiskt system som förtjänar att nämnas särskilt är Svensk Filmdatabas, med information om samtliga svenska långfilmer sedan Databasen utgör beståndskatalog i verksamhetsområde 5, Arkivera filmarvet, men ingår även i andra processer, t.ex. 6, Främja. IT-stöd för löne- och personaladministration är systemet Agda PS, och för ekonomiadministration Visma Control Pappershandlingar Upphandling av leasingavtal avseende skrivare och kopiatorer sköts av personalavdelningen. SFI har inte haft någon rutin för att försäkra sig om att skrivmaterielen motsvarar de tekniska kraven enligt RA-FS 2006:4. Brukspappret ska enligt vad som anges på förpackningen motsvara ISO 9706.

4 4(5) SFI ger ut trycksaker i form av tidningen Swedish Film och Cinematekets program. Arkivexemplar av dessa bevaras enligt uppgift. I arkivlokalerna rum 1017 och 1018 förvaras diarieförda offentliga pappershandlingar , vilka har placerats i boxar som märkts med handlingsslagens namn, tid och ärendenas löpnummer, men inte med beteckningar på handlingsslag eller förvaringsenhet. Diarieförda handlingar 2011 finns på registrators rum. Icke diarieförda pappershandlingar fr.o.m har ännu inte samlats in Handlingar på andra media De flesta filmer som inkommer till SFI hör till den icke offentliga verksamheten; i den offentliga delen är för kännedom inkomna filmer gallringsbara med stöd av RA-FS 1991:6. Det finns dock även vissa filmer som ska bevaras enligt arkivregelverket. 3.5 Gallring Ett lokalt tillämpningsbeslut avseende gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med stöd av RA-FS 1991:6 (ä. 1997:6) har fastställts senast Några tillämpningsbeslut till övriga generella gallringsföreskrifter i RA-FS (t.ex. avs. EA och PA) har dock inte fastställts. Avseende upphandling finns hanteringsanvisningar motsvarande en dokumenthanteringsplan, vilka även omfattar gallring och kan fastställas som tillämpningsbeslut. För vissa av de system som nämnts under ovan avser SFI också att pröva förutsättningarna för gallring. Ett exempel är Filmbokningen, ett logistikstöd för utlåning m.m. av filmkopior, här ska man göra en gallringsutredning av vilken information som bör bevaras. SFI är avseende mediaprogrammet även avtalspart med EU-kommissionen. Därför vill RA nämna, att även om handlingar i projekt som finansieras med medel från EU är gallringsbara enligt generella gallringsföreskrifter i RA-FS, så bör SFI ändå överväga om längre gallringsfrister är aktuella. EU:s organ kan ha andra tidsfrister för revision än vad som framgår av de svenska bestämmelserna, vilket dock får utläsas av respektive avtal. 3.6 Arkivredovisning Endast ett utkast till arkivbeskrivning har ännu upprättats. Någon arkivförteckning finns ännu inte. Grafiska processbeskrivningar av kärnprocesserna har upprättats. Arkivet ska fr.o.m och framåt redovisas enligt klassificeringsstrukturen version 1.0, medan 2005 och bakåt blir en annan redovisning enligt samma klassificeringsstruktur (även om den inte är offentlig). 3.7 Arkivlokaler Arkivlokalerna rum 1017 och 1018, plan 1, har dörrar av brandteknisk klass A4.

5 5(5) Ventilationskanalen till arkivlokalerna är i korridoren skyltad för brandspjäll. Från 1017 finns en ingång till ett rum med samlingar; det är oklart om det finns brandspjäll i ventilationskanalen mellan dessa rum. Kabelgenomföringarna för el i båda rummen förefaller otäta både mot korridoren och mot rummet med samlingar. Lysrörsarmaturerna är inte kapslade. I Riksarkivet den 17 april 2013, Ian Fallenius 1:e arkivarie