Tillsynsbyrån Dnr RA /3122 I Fallenius

Transkript

1 RIKSARKIVET INSPEKTIONSPROTOKOLL 1(6) Inspektion hos Migrationsverket Arkivvården vid Migrationsverket inspekterades av Riksarkivet den 24 november Närvarande var: assistent, förvaltningsenheten region mitt, chef, förvaltningsenheten region mitt, handläggare, mottagningsarkivet region mitt, verksarkivarie, förvaltningsenheten hk, verksarkivarie, förvaltningsenheten hk, och Ian Fallenius från Riksarkivet. Migrationsverket inspekterades senast av Riksarkivet den 28 november 2002 och fick i samband med detta vissa förelägganden (dnr RA /2758). Dessa har nu redovisats till Riksarkivet med undantag för ett vårdprogram för arkivhandlingar på magnetmedia (förutom avs. ljudupptagningar, vilket redan redovisats) med vilket verket fått anstånd till utgången av Inspektionen den 24 november 2004 gällde i första hand Migrationsverkets redovisning av sina arkivhandlingar enligt föreskrifter och allmänna råd i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) 1991:1 (omtr. 1997:4). Sammanfattning Alltför lite resurser avsätts i dag till att avarbeta balanser avseende komplettering av arkivförteckningar och ordnande av förläggningsarkiv. Personalresurserna i centralarkivet upptas nästan helt av arbetet med insortering och lånehantering av dossiéer. Här måste en särskild satsning göras om det någonsin skall bli klart. I verkets arkivredovisning saknas i stor utsträckning redogörelser för de arkivhandlingar som finns på andra media än papper, såsom system med tillhörande databaser, inte minst avställningsdatabasen till centrala utlänningsdatabasen (CUD). Även äldre avställningar på mikrofilm samt en hel del ljud- och videoupptagningar saknas i förteckningarna. Följande åtgärder skall därför vidtagas av Migrationsverket: Arkivförteckningarna skall kompletteras med de oförtecknade bestånden. Allmänna handlingar på digitala media, mikrofilm samt ljud- och videoupptagningar skall även de redovisas i arkivbeskrivning och arkivförteckningar. Undersöka var de handlingar finns för vilka det i förteckningen för region nord anges att volymerna saknas. Reda ut var de handlingar som överlämnats till Integrationsverket, och senare delvis återlämnats därifrån, skall samlas och förtecknas.

2 RIKSARKIVET INSPEKTIONSPROTOKOLL 2(6) Riksarkivet emotser att få ta del av Migrationsverkets planering avseende ovannämnda åtgärder senast den 31 mars Avgränsning och organisation Migrationsverket har sedan 1989 varit organiserat i ett huvudkontor (hk) och ett antal relativt självständiga regioner. Verket genomgår en större omorganisation fr.o.m. årsskiftet 2004/2005, då verket får en mera utpräglad processorganisation. Arkivbildningen kommer att brytas då regionerna skall upphöra som organisatoriska enheter och delarkivbildare. Förändringsarbetet avses vara avslutat till Arkivorganisationen Centralarkivet, som består av fyra centrala arkivfunktioner, har de senaste åren skötts av region mitt, medan verksarkivarierna hör till hk. Generaldirektören har delegerat arkivansvar till regiondirektörerna, förutom avseende digitala handlingar. Det senare har tidigare varit delegerat till utsedda systemägare och kommer i den nya organisationen att vara delegerat till en nyinrättad IT-enhet. Verksarkivarierna och centralarkivets personal avses efter omorganisationen finnas i en verksgemensam organisation (verksamhetsområde), men fortfarande på olika enheter. Regioner och mottagningsenheter förväntas själva ordna och förteckna sina handlingar. Regionerna har med några undantag kvar sina handlingar fr.o.m Region öst upphörde 1995 varför handlingarna finns i centralarkivet; region syd flyttade 1994 från Alvesta till Malmö, då handlingar fram till flytten levererades till centralarkivet. Mottagningsenheterna har hittills behållit sina arkivhandlingar så länge de funnits; nu överväger man att ta in handlingar från regioner och mottagningsenheter t.o.m. förestående omorganisation till centralarkivet. Diarieföring Diarieföringen sker dels i utlänningsärenden i STAMM, dels i ett allmänt diarium. Det allmänna diariet fördes även det i STAMM, men sedan januari 2004 förs det i ett egenutvecklat, webbaserat system DFS. Till detta har man konverterat över alla allmänna ärenden registrerade i STAMM Ärendena till det allmänna diariet klassas enligt diarie/dossiéplan. Dokumenthanteringsplanen för räkenskapshandlingar uppdaterades senast 2002; arbete pågår med en plan för personalhandlingar. Systemförteckning Systemförteckning enligt kap. sekretesslagen (1980:100) finns senast upprättad ; f.n. har ingen i uppdrag att uppdatera den.

3 RIKSARKIVET INSPEKTIONSPROTOKOLL 3(6) Oförtecknade bestånd Arkiven från regionerna öst, mitt och väst förvaras i centralarkivet. Från samtliga regioner har det även till centralarkivet levererats oordnade handlingar, vilka bara de beräknas motsvara sex årsarbetskrafter att ordna in i rätt förteckning. Liksom nämndes i inspektionsprotokollet 2002, är det fortfarande oklart hur många handlingsbestånd det egentligen finns efter mottagningsenheter (mellan 307 och 415). Det är inte ens helt klart hur många mottagningsenheter det finns i dag (c:a 50 inkl. transit och ungbo). Denna arkivbildning utgör en komplicerad struktur av moderförläggningar och annex m.m. Enheter med längre livslängd avses utgöra delarkivbildare. Det finns 5-10 enheter äldre än tio år, som alltså borde ha egna förteckningar, men endast Karlskrona har ännu presterat en sådan. Mindre bestånd från enheter skall utgöra serier i en särskild delförteckning, men där är endast ett tiotal enheter ännu förtecknade. När ett stort antal förläggningar lades ner 1994 levererades oordnade handlingar till centralarkivet, vilket medförde ett omfattande arbete med insortering av handlingar i F- dossiéerna (numera styrs rätt handlingar direkt till F-dossiéerna). Övriga handlingar från mottagningsenheterna är i stor utsträckning fortfarande oordnade. Region syds handlingar i centralarkivet är tydligen delvis sammanblandade med förläggningsarkiv från Alvesta. I centralarkivet finns även vissa handlingar från verkets utredningar m.m. rörande romer, vilka ännu inte har ordnats och förtecknats. Saknade handlingar I förteckningen för region nord står det antecknat för ett stort antal serier att volymerna saknas En del av dessa serier överlämnades 1998 till Integrationsverket; dessa finns nu i centralarkivet. Andra saknade serier har man däremot inga uppgifter om. Till Integrationsverket överlämnade handlingar När Integrationsverket startades den 1 juni 1998 överlämnades från Statens Invandrarverks regioner ej avslutade ärenden med vissa saknummer rörande bidrag till kommuner och landsting samt stöd till organisationer. I 3 RA-MS 1998:27 reglerades därför att handlingarna skall införlivas med Integrationsverkets arkiv. Notering om införlivandet skall göras i resp. myndighets arkivförteckning och arkivbeskrivning. För diarieförda handlingar skall notering också göras i resp. myndighets diarier. Det blev dock aldrig helt dokumenterat vad som överlämnades, utan det finns olika listor som dock inte alltid är kompletta. Trots 3 RA-MS 1998:27 lämnades handlingar tillbaka till Migrationsverket i ett par omgångar i början av 2000-talet, men allt har inte blivit återlämnat heller. Handlingar lämnades till centralarkivet och inte till regionerna de kom ifrån, varför de

4 RIKSARKIVET INSPEKTIONSPROTOKOLL 4(6) nu inte förvaras proveniensmässigt hos vare sig Migrationsverket eller Integrationsverket. Arkivbeskrivning Arkivredovisning Det har inte presenterats någon uppdatering av Migrationsverkets centrala arkivbeskrivning sedan Den var ambitiöst upplagd och bra då, men arbetet med att komplettera och uppdatera den på samma ambitionsnivå har dragit ut på tiden. Det vore bra om verket kunde presentera resultaten av detta arbete successivt efter att de blir klara. Regionerna förmodas upprätta egna arkivbeskrivningar; region nord har i år upprättat en sådan, vilken får anses uppfylla kraven enligt 6 kap. 1-2 RA-FS 1991:1. Arkivförteckning Följande arkivförteckningar skall enligt Migrationsverkets förteckningsprinciper finnas: SIV huvudförteckning , SIV huvudförteckning , SIV huvudförteckning , SIV hk , SIV/Migrationsverket huvudförteckning , SIV/Migrationsverket hk , regionerna mitt, syd, nord och väst och , regionerna öst , Norrköping och Stockholm samt särskild delförteckning över flyktingförläggningar. Därtill finns som nämnts handlingar från ett stort antal mottagningsenheter (förläggningar, annex, slussar) som Migrationsverket efter förra inspektionen har börjat förteckna om i en särskild delförteckning. Tidigare omorganisationer som brutit arkivbildningen har alltså inträffat 1976, 1989 och Omorganisationen 1995 bröt inte arkivbildningen men har satt en del andra spår i förteckningarna. Flera äldre förteckningar behöver gås igenom och kompletteras, även gamla huvudförteckningen SIV Huvudförteckningen SIV är däremot i princip klar. Förteckningar Huvudförteckningen och hk-förteckningen behöver i viss mån kompletteras även för denna period.

5 RIKSARKIVET INSPEKTIONSPROTOKOLL 5(6) Ett särskilt problem är redovisningen av alla de dossiéer som p.g.a. arbetet med utlån, insortering o.s.v. inte förvaras samlade i volymer. I huvudförteckningen redovisas C-dossiéerna endast summariskt; här måste Migrationsverket överväga hur förteckningarna kan kompletteras så att de fungerar som sökväg även till dossiéerna (jfr. 6 kap. 3 och 11 RA-FS 1991:1). Region nord är klar till 1997, men den är ännu inte granskad av verksarkivarierna. Övriga regioner är klara till 1995 och behöver alltså kompletteras med de sista två åren. Kansliet för region syd flyttade 1994 från Alvesta till Malmö, vilket är anledningen till att det både finns en konceptförteckning upprättad i Alvesta med handlingar fram till flytten och en förteckning från Malmö med senare handlingar t.o.m Region väst är förtecknad till 1995; dess serie F13B, som levererats till centralarkivet p.g.a. att den består av videoband, borde snarare redovisas med förteckningsarkiven. Region Norrköping fanns och borde alltså ha en egen förteckning, men handlingarna har redovisats hopblandade med SIV:s huvudförteckning Region Stockholm tillkom 1997 och har inte förtecknat något ännu. Åren fanns det även distrikt inom regionerna; av dessa är Östra Götaland förtecknad som egen delarkivbildare, medan de övriga ännu är oförtecknade. Man har ännu inte beslutat hur övriga distrikt skall förtecknas. Förteckningar Huvudförteckningen är uppdaterad till omkr Hk-förteckningen tar inte upp andra handlingar än tre protokollserier; här får man inventera om det inte finns något mer att förteckna. För region mitt finns utkast till en förteckning , med några volymer protokoll förtecknade. Region nord är uppdaterad till 2003 och region syd har förtecknat diarieförda handlingar till 2003, men inget annat. Regionerna väst och Stockholm har inte förtecknat några serier alls. Särskilda media I verkets IT-stödda system STAMM (se nedan), Vision, Sirene, Dublinnet, Agresso och Palasso finns digitala handlingar vilka inte redovisas i arkivförteckningen. Migrationsverket har före 1995 gjort avställningar på mikrofilm ur SU/FA-systemet (föregångare till STAMM), vilka inte redovisas i arkivförteckningen. I klimatarkivet finns ljud- och videoupptagningar på magnetmedia (språkanalyser m.m.) vilka inte redovisas i arkivförteckningen, men här finns dock särskilda register.

6 RIKSARKIVET INSPEKTIONSPROTOKOLL 6(6) Centrala utlänningsdatabasen/avställningsdatabasen Centrala utlänningsdatabasen och avställningsdatabasen till denna, med systemstödet STAMM (System för Tillstånd, Asyl, Mottagning och Medborgarskap) och det Internetbaserade användargränssnittet Wilma, utgör även de handlingar som skall redovisas enligt reglerna i 6 kap. RA-FS 1991:1. I arkivbeskrivningen från 1995 omnämns systemen något, men de förekommer inte i några förteckningar (med undantag för ett par hänvisningar till diarieföring i STAMM). Åtminstone avställningsdatabasen utgör arkiverade handlingar som skall redovisas i arkivförteckning; systemstödet i övrigt skall åtminstone redovisas i arkivbeskrivningen. Stockholm den 8 december 2004 Ian Fallenius