Beskrivning av hur socialnämnden organiserar sina allmänna handlingar/ arkivbeskrivning

Transkript

1 Dnr 2011/98 SN 710 SN 100/2011 Beskrivning av hur socialnämnden organiserar sina allmänna handlingar/ arkivbeskrivning Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (4 kap. 2 ) och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen (6 ) kallas denna arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå från dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som alstras. 1. Socialnämndens organisation Nämnden utgör en sammanhållen myndighet. Socialnämnden består av två verksamhetsområden vård och omsorg samt individ och familjeomsorg. Vård och omsorg består av följande Hemtjänst Dagverksamhet Arbetsterapi Korttidsvistelse och permanent boende i särskild boendeform. Anhörigstöd Biståndshandläggning Hemsjukvård Enheten för personer med funktionsnedsättning Kommunal psykiatri Boendeservice Dagverksamhet Kontaktgrupper

2 Omsorger för personer med funktionsnedsättning/lss verksamhet Råd och stöd Personlig assistans Ledsagarservice Kontaktperson Avlösarservice i hemmet Korttidsvistelse utanför hemmet Ledsagar kontaktperson för barn och ungdom. Bostad med särskild service för barn och ungdom samt för vuxna Daglig verksamhet Individ- och familjeomsorg ansvarar för: Ekonomiskt bistånd till enskilda personer och familjer Hjälp till personer som missbrukar alkohol eller andra beroendeframkallande medel, att komma ifrån missbruket. Stödinsatser för barnfamiljer och ungdomar i form av kontaktfamilj, kontaktperson och hemterapeut. Vård och behandling till dem som behöver bo utanför det egna hemmet. Rådgivning och hjälp i familjrättsfrågor. Tvångsingripande av barn som far illa samt vuxna med omfattande missbruk. Skuldsanering. 2. Sökmedel till socialnämndens allmänna handlingar Nämnden använder diariesystemet Winäss. Dokumenthanteringsplan visar var förvaltningen förvarar sina handlingar, och när de gallras eller förs över till centralarkiv. Arkivförteckning visar vilka handlingar som har arkiverats, samt var de är placerade. Utöver de allmänna handlingar som diarieförs förvaras vissa sådana inom respektive avdelning. Det handlar då om icke sekretessbelagda handlingar som hålls ordnade på särskilda sätt. 3. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan använda hos socialnämndens för att ta del av allmänna handlingar I nuläget kan inte allmänheten erbjudas någon IT-lösning för att själva söka bland offentliga allmänna handlingar. 4. Vem hos socialnämnden som kan lämna närmare upplysningar om allmänna handlingar etc. Socialchefen och områdeschefen är ansvariga för nämndens dokument- och diariehantering och kan lämna upplysningar, så kan även den administrativa personalen. 5. Vilka sekretessbestämmelser som socialnämnden vanligen tillämpar Vanligen förekommande sekretessregler för myndigheten är;

3 Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 18 kap 13 risk- och sårbarhetsanalys Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 19 kap 3 upphandling Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 21 kap 1 hälsa- och sexualliv Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 25 kap till skydd för enskild som avser hälso- och sjukvård Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 26 kap till skydd för enskild inom socialtjänst Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)39 kap 1, 2 och 5 personaladministrativ verksamhet 6. Vilka uppgifter som socialnämnden regelbundet hämtar eller lämnar till andra För arbetets behöriga gång hämtar socialnämnden in de offentliga uppgifter från andra myndigheter som behövs för handläggningen, ibland även normalt sekretessbelagda uppgifter. Socialnämnden lämnar på begäran av allmänheten ut allmänna handlingar. Socialförvaltningen lämnar uppgifter till ett flertal myndigheter, Statistiska centralbyrån Socialstyrelsen Primärvården Andra nämnder i kommunen Ensolution- KPB Kronofogden Försäkringskassan Universitetssjukhuset Förvaltningsrätten Tandvårdseneheten Habiliteringen Arbetsförmedlingen Andra kommuner Assistansbolag Socialförvaltningen hämtar uppgifter från ett flertal myndigheter Försäkringskassan endast med enskildes medgivande Rättspsykiatriska Universitetssjukhuset Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Habiliteringen Barn och vuxna Förvaltningsrätten Socialstyrelsen Sveriges kommuner och landsting

4 Primärvården Bilregistret KIR Frivården Polisen Beroendecentrum Rättsmedicinska Centrala studiestödsnämnden Inkassobolag Hyresvärdar Elleverantörer Skattemyndigheten Vårdcentralen Närpsykiatrin Andra nämnder i kommunen Särskolan Information från andra kommuner 7. Försäljning av personuppgifter Försäljning av personuppgifter förekommer inte. 8 Arkivets uppbyggnad och sökingångar Kommunens arkiv är traditionellt ordnat och förtecknat efter det allmänna arkivschemat. Av respektive dokumenthanteringsplan framgår vilka handlingar som hanteras i myndighetens olika verksamheter samt vilka handlingar som gallras efter viss tid och vilka som bevaras för framtiden. 9 Kommunens centralarkiv Myndighetens huvudarkiv finns på Västra Storgatan 15, nedre källarplan. Här förvaras dokument från 1862 och fram till idag. Du kan finna protokoll från olika nämnder och styrelser, räkenskaper, betygskataloger, klassfoton, klasslistor, skolhälsojournaler, hälso- och sjukvårdsjournaler, elevakter och skrivelser av olika slag. Totalt förvaras omkring 700 hyllmeter arkivhandlingar i arkivet. I Hallsbergs kommuns arkiv finns material samlat från Sköllersta, Pålsboda, Hjortkvarn, Vretstorp och Östansjö som idag är en del i Hallsbergs kommun. 10 Gallring Gallring sker enligt antagen dokumenthanteringsplan för respektive avdelning. Se intranätet för aktuell dokumenthanteringsplan. Se 10 Arkivlag (1990:782) angående gallring av allmänna handlingar.

5 Arkivansvarig: Socialchefen är arkivansvarig för nämndens verksamheter Arkivredogörare och arkivsamordnare Arkivsamordnare Ann Lagerlöf Administration Inger Karlsson Individ- och familjeomsorg Carina Holmström Procapita Individ- och familjeomsorg Maja Åkerberg SoL akter inom vård- och omsorg Britt-Marie Rapp och Elisabeth Hammarhult HSL journaler inom vård- och omsorg Solveig Sundh Enheten för personer med funktionsnedsättning Elisabeth Högberg Beskrivningen är upprättad av Anna Lindqvist Kommunarkivarie Ann Lagerlöf Arkivsamordnare socialförvaltningen