Beskrivning enligt 4 kap. 2 offentlighetsoch sekretesslagen

Transkript

1 Bra för alla att veta om offentlighet och sekretess Beskrivning enligt 4 kap. 2 offentlighetsoch sekretesslagen 1. Fastighetsmäklarnämndens organisation och verksamhet Fastighetsmäklarnämndens organisation framgår av fastighetsmäklarförordningen (2011:668), av förordningen (2009:606, ändrad senast 2011:672) med instruktion för Fastighetsmäklarnämnden och av myndighetens arbetsordning. Fastighetsmäklarnämndens uppgifter framgår av instruktionen (främst 1 3 ) men även av fastighetsmäklarförordningen och av lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen). 1.1 Organisation Inom Fastighetsmäklarnämnden finns en Disciplinnämnd som har till uppgift att för myndighetens räkning avgöra enskilda tillsynsärenden i vilka det kan bli aktuellt med disciplinär påföljd (6 instruktionen) och som Disciplinnämndens ordförande hänskjuter till nämnden. Ordföranden är också chef för Fastighetsmäklarnämnden. Myndighetschefen avgör övriga ärenden som inte delegerats till annan tjänsteman. Vid Fastighetsmäklarnämnden finns en ställföreträdare för myndighetschefen och en kanslichef. Ställföreträdande myndighetschefen utför myndighetschefens uppgifter då myndighetschefen inte är i tjänst. Kanslichefen ansvarar för bland annat registreringsfrågor och myndighetens register över registrerade fastighetsmäklare. Härutöver finns, förutom handläggande och administrativ personal, en informatör och en IT-samordnare. Fastighetsmäklarnämnden är den statliga myndighet som registrerar och utövar tillsyn över fastighetsmäklare samt informerar om god fastighetsmäklarsed. Nämnden ger ut fler faktablad som du hittar under rubrikerna Konsument, Fastighetsmäklare, Student och Journalist. Faktabladen kan beställas hos Fastighetsmäklarnämnden eller hämtas på nämndens webbplats. POSTADRESS Box 17174, Stockholm BESÖKSADRESS Sankt Paulsgatan 6 TELEFON VX TELEFAX E-POST registrator@fastighetsmaklarnamnden.se WEBBPLATS FMN, 2011:ver

2 1.2 Uppgifter enligt instruktionen 1 Fastighetsmäklarnämnden är förvaltningsmyndighet för frågor om registrering och tillsyn som rör fastighetsmäklare. Myndigheten har ansvar för att pröva ansökningar om registrering som fastighetsmäklare samt att föra register över registrerade fastighetsmäklare, utöva tillsyn över registrerade fastighetsmäklare, och avgöra frågor om disciplinära åtgärder mot registrerade fastighetsmäklare. 2 Myndigheten ska därutöver informera om frågor som rör registrering av och tillsyn över enskilda fastighetsmäklare, informera konsumenter om innehållet i fastighetsmäklartjänsten, informera såväl fastighetsmäklare som konsumenter om god fastighetsmäklarsed, främja utvecklingen av god fastighetsmäklarsed, och vara representerad i samordningsorganet för tillsyn enligt förordningen (2009:92) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. 3 Fastighetsmäklarnämnden ska vara behörig myndighet för fastighetsmäklaryrket enligt Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/36/EG om erkännande av yrkeskvalifikationer, ändrat genom rådets direktiv 2006/100/EG. 1.3 Uppgifter enligt fastighetsmäklarförordningen 11 Om Fastighetsmäklarnämnden har anledning att anta att någon yrkesmässigt förmedlar fastigheter i strid mot 5 fastighetsmäklarlagen (2011:666), ska nämnden anmäla det till allmän åklagare. 12 Fastighetsmäklarnämnden ska på begäran utfärda intyg om att en fastighetsmäklares registrering inte har återkallats eller att varning eller erinran inte har meddelats mäklaren. 13 Fastighetsmäklarnämnden ska lämna de upplysningar och utfärda de intyg om behörighet, yrkesverksamhet eller liknande förhållanden som en behörig myndighet i en EES-stat eller Schweiz begär. 14 Om Fastighetsmäklarnämnden har återkallat registreringen för en fastighetsmäklare som registrerats med tillämpning av 5 eller FMN, Juli,2011:ver

3 meddelat en sådan mäklare varning eller erinran, ska nämnden sedan beslutet vunnit laga kraft underrätta behörig myndighet eller organisation i mäklarens etableringsmedlemsstat. (Anmärkning: 5 fastighetsmäklarförordningen rör tillfälligt registrerade fastighetsmäklare). 1.4 Uppgifter enligt penningtvättslagen 6 Om en tillsynsmyndighet vid en inspektion av en fysisk eller juridisk person eller på annat sätt har upptäckt en omständighet som kan antas ha samband med eller utgöra penningtvätt eller finansiering av terrorism, ska myndigheten utan dröjsmål underrätta Rikspolisstyrelsen om detta. 2. Register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar Fastighetsmäklarnämnden har följande register:. Diarium. Fastighetsmäklarregister. Ansökningsregister. Ekonomi- och personaladministrativa register 2.1 Diarium I diariet registreras inkommande och utgående handling. Sådana handlingar som är allmänna men som enligt 5 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) inte behöver registreras (i huvudsak frågor som kommer in via e-post och som kan likställas med ett telefonsamtal) hålls, tillsammans med eventuella svar, ordnade i pärmar efter det datum då skriften kommit in till Fastighetsmäklarnämnden. 2.2 Fastighetsmäklarregister Enligt 5 fastighetsmäklarlagen (2011:666) ska varje fastighetsmäklare vara registrerad hos Fastighetsmäklarnämnden. Nämnden för ett register över registrerade fastighetsmäklare (21 fastighetsmäklarförordningen). Registret innehåller de uppgifter som anges i 23 och 24 fastighetsmäklarförordningen, nämligen namn, personnummer eller födelsedatum, bostadsadress, e- postadress och telefonnummer, den firma som mäklaren driver sin verksamhet under, FMN, Juli,2011:ver

4 arbetsgivarens namn, adress och telefonnummer samt, om arbetsgivaren är en juridisk person, organisationsnummer, typ av registrering (fullständig registrering eller registrering för hyresförmedlare); avser registreringen tillfällig verksamhet anges det, nuvarande och tidigare ansvarsförsäkring, datum för beslut om registrering, och datum för beslut om avregistrering, uppgift om medlemskap i en branschorganisation om mäklaren lämnat uppgift om detta. Registret innehåller också genom koppling till diariet uppgifter om tillsynsärenden och andra ärenden som rör mäklaren, liksom beslut om disciplinära åtgärder (avregistrering, varning och erinran). Uppgifterna har initialt hämtats från ansökningsregistret. Därefter har uppgifterna i huvudsak inhämtats direkt från fastighetsmäklarna. Uppgift om ärenden som rör mäklaren har tillförts genom kopplig till diariet. Uppgift om avregistrering, varning eller erinran har tillförts genom Fastighetsmäklarnämndens beslut. För de mäklare som var registrerade hos länsstyrelserna då nämnden övertog registreringsverksamheten har uppgifter överförts från länsstyrelsernas register. Uppgifterna i fastighetsmäklarregistret gallras kontinuerligt i enlighet med fastighetsmäklarförordningen. 2.3 Ansökningsregister Ansökningsregistret är ett ärendehanteringssystem för att behandla ansökningar om registrering som fastighetsmäklare. I registret finns de uppgifter som en sökande ska lämna enligt 1 och 2 fastighetsmäklarförordningen, dvs. i huvudsak de uppgifter som framgår av punkten 2.2 ovan. Registret innehåller dessutom uppgift om att sökanden inte är underårig eller försatt i konkurs eller har förvaltare enligt 11 kap. 7 föräldrabalken eller näringsförbud, gällande ansvarsförsäkring, mäklarutbildning, när ansökningsavgiften är inbetald, FMN, Juli,2011:ver

5 att redbarhetskontroll hos kronofogdemyndigheten och Rikspolisstyrelsen gjorts. Uppgifterna inhämtas delvis från sökanden, delvis direkt från Skatteverket, Bolagsverket och Rikspolisstyrelsen. 2.4 Administrativa register Fastighetsmäklarnämnden köper ekonomi- och löneadministration från Kammarkollegiet. Nämnden för inte själv in några uppgifter i ekonomieller löneadministrativa register. Ekonomiadminstrativt register är Agresso. Fastighetsmäklarnämnden har läsmöjlighet i detta register. Löneadministrativt register är Palasso. Nämnden har inte tillgång till själva registret, endast till färdiga rapporter från Kammarkollegiet. 3. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar Allmänheten har inte tillgång till någon särskild terminal hos Fastighetsmäklarnämnden. På begäran kan dock en dator tillfälligt ställas i ordning. Om någon dator inte finns tillgänglig får besökare hjälp av registrator eller någon handläggare att söka information. Ett urval av de uppgifter som finns i fastighetsmäklarregistret finns tillgängliga på Fastighetsmäklarnämndens webbplats under rubriken Sök mäklare där det också finns anvisningar till hur sökningen bäst sker. 4. Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter Kanslichefen, som svarar för myndighetens diarium och arkiv, och ITsamordnaren, som också är personuppgiftsombud, kan lämna upplysningar enligt 4 kap. 2 första stycket 4 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 5. Vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar Den sekretessbestämmelse som Fastighetsmäklarnämnden i huvudsak har att tillämpa är 30 kap. 23 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Därutöver gäller allmänna sekretessbestämmelser (21 kap. m.fl.). FMN, Juli,2011:ver

6 6. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker Uppgifter som Fastighetsmäklarnämnden regelbundet hämtar in Ansökningar om registrering I ärenden med ansökningar om registrering hämtar Fastighetsmäklarnämnden regelbundet in uppgift om framgår av punkten 2.3 ovan (se vidare punkt 2.3 tredje stycket). Uppgifterna registreras i ansökningsregistret. Vid bifall till en ansökan om registrering överförs ett urval av uppgifterna (se punkten 2.2 ovan) till fastighetsmäklarregistret. Tillsynsärenden mot enskilda fastighetsmäklare I vissa tillsynsärenden gör Fastighetsmäklarnämnden redbarhetskontroller hos kronofogdemyndigheten och Rikspolisstyrelsen. 7. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Fastighetsmäklarnämnden har inget särskilt bemyndigande att sälja personuppgifter. En eventuell begäran om personuppgifter i annan form än utskrift prövas från fall till fall enligt bestämmelserna i personuppgiftslagen. FMN, Juli,2011:ver