Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar"

Transkript

1 Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1

2 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands kommun ska hantera och registrera allmänna handlingar. Syftet har varit att skapa en kommungemensam plattform för hanteringen av allmänna handlingar samt att tydligt redovisa regelverket kommunen har att följa. Handboken riktar sig huvudsakligen till registratorer och de tjänstemän som handlägger ärenden, men även övriga medarbetare i kommunen samt medborgare kan enkelt se hur kommunen hanterar allmänna handlingar. En handbok som riktar sig till tjänstemän och medborgare kan inte vara detaljerad, därför finns kompletterande rutinbeskrivningar utgivna av kommunstyrelseförvaltningens centrala registratur och kommunarkiv. Handboken har tillkommit i samband med ett genomförandeprojekt rörande bland annat kommunens övergripande ärendehanteringssystem och en centralisering av registratorsfunktionerna. Handboken kommer att uppdateras vid behov. Härnösand i juli 2009 Projektledarna Maria Kallberg Helena Unander 2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH FÖRESKRIFTER Lagar och förordningar...4 Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105)...4 Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400)...4 Förvaltningslagen (SFS 1986:223)...4 Arkivlagen (SFS 1990:782)...4 Arkivförordningen (SFS 1991:446)....5 Kommunallagen (SFS 1991:900)...5 Personuppgiftslagen (SFS 1998:204)...5 Lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (SFS 1994:1383) Annan lagstiftning som berör vissa typer av handlingar...6 Socialtjänstlagen (SFS 2001:453)....6 Patientdatalagen (SFS 2008:355)...6 Lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) Lokala föreskrifter...6 Arkivreglemente....6 E-postpolicy Så använder Du e-post i Härnösands kommun...6 Dokumenthanteringsplan...6 Arkivbeskrivning...7 Diarieplan ALLMÄNNA HANDLINGAR...8 Vad är allmän handling?...8 Vad är inte allmän handling?...8 Offentlig eller sekretessbelagd handling REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Hantering av inkomna handlingar...10 Postsortering, öppning, bedömning, ankomststämpling...10 Inkommen handling till person som är ledig Fullmakt för att öppna post Registrering...12 Registrering av inkomna handlingar...12 Registrering av upprättade handlingar Vem registrerar?...12 Vilka uppgifter ska registreras?...13 Vad behöver inte registreras? Webbpublicering EXPEDIERING AV HANDLINGAR AVSLUTNING OCH ARKIVERING AV ETT ÄRENDE TA DEL AV ALLMÄNNA HANDLINGAR...15 Hur går det till?...15 Utlämnande av sekretessbelagd handling...16 Möjlighet att söka webbpublicerade handlingar...16 BILAGOR

4 1 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH FÖRESKRIFTER Det finns en nationell lagstiftning och lokala föreskrifter och bestämmelser i kommunen som reglerar registrering och hantering av allmänna handlingar. Författningstexterna tas inte med i handboken av utrymmesskäl och därför att författningstexter är färskvara. Aktuella författningar kan hämtas på riksdagens webbplats 1.1 Lagar och förordningar Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) Tryckfrihetsförordningen är en grundlag som ska främja ett fritt meningsutbyte, en allsidig upplysning och som ger svenska medborgare och andra rätt att ta del av allmänna handlingar. I dagligt tal kallar man detta för offentlighetsprincipen. Tryckfrihetsförordningen är vår viktigaste utgångspunkt i det dagliga arbetet med ärende- och dokumenthantering. För att det skall vara enkelt att se om och när en allmän handling har kommit in till eller har upprättats i kommunen registreras den i ett diarium. Diarieföring är ett sätt att hålla handlingarna ordnade så att de är lätta att hitta. Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) Sekretesslagen anger undantagen från offentlighet, under vilka villkor allmänna handlingar kan sekretessbeläggas samt regler för registrering av allmänna handlingar. Förvaltningslagen (SFS 1986:223) Förvaltningslagen fastställer myndigheternas serviceskyldighet gentemot enskilda, regler för hur ärendehandläggning skall gå till, krav på dokumentation, hur beslut skall fattas och hur underrättelse om beslut skall gå till samt regler för omprövning och överklagande. Arkivlagen (SFS 1990:782) I arkivlagen finns bestämmelser för statliga, landstingskommunala och kommunala myndigheters arkivverksamhet. I arkivlagen beskrivs vad som är myndighetsarkiv. Allmänna handlingar bildar sådana arkiv. De är en del av vårt gemensamma kulturarv och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen - forskningens behov. Sedan 1995 gäller lagen även för de kommunala bolagen. 4

5 Som grund för arkivvården ska myndigheterna vid registreringen av allmänna handlingar ta hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. Vid framställningen av handlingar ska myndigheten använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Av arkivlagen fram går även att det i varje kommun och landsting skall finnas en särskild arkivmyndighet som utövar tillsyn över de kommunala myndigheternas arkivverksamhet. Kommunstyrelsen respektive landstingsstyrelsen är arkivmyndighet, såvida kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige inte utser någon annan nämnd eller styrelse till detta. Arkivförordningen (SFS 1991:446) Arkivförordningen innehåller vissa bestämmelser som är gemensamma för statliga och kommunala myndigheter, varigenom regeringen har meddelat ett fåtal följdföreskrifter till arkivlagen även för kommuner och landsting. Kommunallagen (SFS 1991:900) Kommunallagen hänvisar till att föreskrifter om kommunala arkiv finns i arkivlagen. Det anges att när ett kommunalförbund har hand om en angelägenhet som det finns bestämmelser om i en särskild författning, ska den författningens bestämmelser om kommuner eller landsting gälla för förbundet. Därav följer att kommunalförbund om fattas av arkivlagens regler. Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) Personuppgiftslagens bestämmelser gäller när behandlingen, t ex insamling, registrering, lagring, utskrift är helt eller delvis automatiserad. Lagen gäller också för annan behandling av personuppgifter om dessa ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier. Lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (SFS 1994:1383) Lagen innebär att kommun- eller landstingsfullmäktige får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet, överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under en begränsad tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Villkoret är dock att myndigheten ska läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet, och att verksamheten i fortsättningen ska bedrivas av det enskilda organet och att detta behöver ha tillgång till handlingarna. Den så kallade överlämnandelagen anses inte tillämplig vid t ex driftsentreprenader. 5

6 1.2 Annan lagstiftning som berör vissa typer av handlingar Det finns även annan lagstiftning som berör viss typ av handlingar. Följande är ett urval av dessa. Socialtjänstlagen (SFS 2001:453) Socialtjänstlagen innehåller bl a regler om gallring och bevarande av vissa individhandlingar. Patientdatalagen (SFS 2008:355) Patientdatalagen innehåller regler för behandling av personuppgifter inom hälsooch sjukvården och skyldigheten att föra patientjournal. Lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) Lagen innehåller krav på hur räkenskaper ska föras, gallras och bevaras. 1.3 Lokala föreskrifter Förutom den nationella lagstiftningen som kommunen omfattas av finns ett antal föreskrifter och bestämmelser som upprättas lokalt och som reglerar ärende- och dokumenthanteringen i kommunen. Arkivreglemente Arkivreglementet antas av kommunfullmäktige och är det viktigaste instrumentet för kommunens arkivhantering. Arkivreglementet utfärdas med stöd av arkivlagen och ger fullmäktige möjlighet att utfärda mer detaljerade föreskrifter för den egna kommunens arkivvård. E-postpolicy Så använder Du e-post i Härnösands kommun Innehåller bestämmelser om e-post för kommunens förvaltningar och bolag. Dokumenthanteringsplan Varje kommunal myndighet skall redovisa sina allmänna handlingar i en dokumenthanteringsplan. Förvaltningen skall beskrivas utifrån sina verksamhetsområden och processer. Handlingar rörande lednings- och stödprocesser är samlade inledningsvis. Verksamhetsspecifika handlingar redovisas under avsnittet om huvudprocesser. Dokumenthanteringsplanen är ett styrdokument med flera funktioner; dels är den en plan över myndighetens handlingar som tillsammans med diariet ger en fullständig bild av vilka handlingstyper som förekommer hos myndigheten och är därför viktig ur offentlighetssynpunkt, dels utgör den en bevarande- och gallringsplan. När nämnden fattat beslut om dokumenthanteringsplanen har nämnden även fått ett beslut om vilka handlingar som skall gallras respektive bevaras. 6

7 Arkivbeskrivning Varje kommunal myndighet skall upprätta arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen skall ge en bild av vilken information som finns vid myndigheten och hur den har använts. Beskrivningen ska inte göra skillnad på om informationen är digital eller analog. Arkivbeskrivningen skall underlätta allmänhetens möjlighet att ta del av allmänna handlingar. Ofta fungerar arkivbeskrivningen som historik över förvaltningen. Arkivbeskrivningens innehåll skall bestå av en kortfattad redogörelse över; myndighetens arbetsuppgifter myndighetens organisation arkivets huvudsakliga organisation (struktur) gallringsregler arkivorganisation/arkivansvar Diarieplan Diarieplanen fastställs av kommunfullmäktige och klassificerar hur ärenden ska registreras. Diarieplanen är indelad utifrån kommunens processer. Det finns en kompletterande förklarande text för att därigenom underlätta användningen och uppnå en så stor samsyn som möjligt var i diarieplanen olika ärenden skall placeras. Diarieplanens ärendetyper redovisas i tre nivåer: För ytterligare information om diarieplanens klassificering, se bilaga Diarieplan. 7

8 2 ALLMÄNNA HANDLINGAR Enligt offentlighetsprincipen har alla rätt att ta del av allmänna handlingar. Detta gäller för all offentlig verksamhet i Sverige, dvs i stat, kommun och landsting. Detta är inskrivet i Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) 2 kap 1. Vad är allmän handling? En handling är en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniska hjälpmedel. (TF 2 kap 3 ) En handling är allmän när den förvaras hos kommunen samt är antingen inkommen till eller upprättad inom kommunen. (TF 2 kap 3 ) En handling är inkommen till myndigheten när handlingen har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. För upptagning, när annan har gjort den tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. (TF 2 kap 6 ) En handling är upprättad hos myndighet när den är expedierad, ärendet är slutbehandlat eller justerat och färdigställts. (TF 2 kap 7 ) En handling anses förvarad hos myndigheten när det finns faktisk tillgång till handlingen och för upptagning gäller att den skall finnas tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. (TF 2 kap 3 ) Vad är inte allmän handling? Det finns vissa undantag när det gäller vad som är allmän handling (TF 2 kap 8-9 ). Nedanstående är exempel på sådana och behöver sålunda inte registreras. En inkommen handling som är ställd till en politisk eller facklig förtroendevald avsedd för mottagaren uteslutande i dennes funktion av politisk eller facklig förtroendevald, även om handlingen rör en fråga om kommunens verksamhet. Samma sak gäller utgående handlingar. En inkommen handling ställd till en tjänsteman och som inte rör kommunens verksamhet. Icke justerade protokoll. 8

9 Utkast eller förslag som utgör underlag för beslut eller skrivelser och andra därmed jämställda handlingar från nämnden. Minnesanteckningar, PM och liknande som upprättas som stöd för t ex föredragning. En tjänstemans interna arbetsmaterial, så som interna meddelanden, intern information och intern korrespondens. Offentlig eller sekretessbelagd handling En allmän handling kan vara endera offentlig eller sekretessbelagd. Offentlighetsoch sekretesslagen anger vilka uppgifter som kan vara föremål för sekretess. För att en handling ska kunna sekretessbeläggas måste den som beslutar om detta ange vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som stödjer beslutet. Del av en handling kan vara sekretessbelagd fast den i övrigt är offentlig. Sekretessen behöver inte vara definitiv och den skall alltid prövas på begäran. Sekretessen gäller för myndighet, anställd, uppdragstagare, förtroendevald, den som deltagit i myndighets verksamhet och för kommunala bolag. Sekretessen kan gälla mellan nämnder, förvaltningar, avdelningar, enheter och mellan enskilda tjänstemän och bolag. Det finns olika grader av sekretess. Det är viktigt att kommunens medarbetare och förtroendevalda sätter sig in i de sekretessregler som berör den egna verksamheten. 9

10 3 REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 3.1 Hantering av inkomna handlingar Postsortering, öppning, bedömning, ankomststämpling Den centrala postservicen tar hand om kommunens externa och interna post samt sorterar och distribuerar den. Den centrala registraturen emottar all post/e-post adresserad till respektive nämnd/förvaltning med undantag av sådant som uppenbarligen är: kursinbjudningar reklam cirkulär nyhetsbrev tidskrifter Om en handling inkommer till enskild tjänsteman på annat sätt än via den centrala postservicen, t ex direkt i hand eller via tjänstemannens e-postbrevlåda, åligger det den enskilde tjänstemannen att ombesörja att registrering sker utan dröjsmål. Den som är osäker på hur man ska göra bör fråga registrator eller närmaste chef. I den centrala registraturen sorteras inkommande post efter nämnd/ förvaltning. Den registrator som ansvarar för respektive nämnd/förvaltning svarar för att posten öppnas, bedöms och ankomststämplas. Detta gäller även den förvaltningsspecifika e-postbrevlådan. Den post som inte skall registreras i kommunens övergripande ärendehanteringssystem skickas vidare ut efter ankomststämpling till respektive nämnd/förvaltning. Det kan vara information som inte rör nämndens verksamhet eller är av ringa betydelse eller handlingar för kännedom som inte tillhör ett ärende. Det kan även röra sig om information som registreras i någon av förvaltningarnas verksamhetssystem eller hålls systematiskt ordnade på annat sätt. Mer information om vilka handlingar som skall diarieföras i det kommunövergripande ärendehanteringssystemet, registreras i verksamhetssystem eller hållas systematiskt ordnade finns beskrivet i respektive nämnds dokumenthanteringsplan. För mer information, se bilaga Rutin för posthantering. 10

11 Inkommen handling till person som är ledig Den som är ledig, sjuk eller av annan anledning är borta från sitt arbete har skyldighet att se till att inte post förblir oöppnad. E-post ställd till en som är frånvarande ska automatiskt gå vidare till eller öppnas av annan tjänsteman om inte den frånvarande bevakar sin brevlåda själv. Ett alternativ är att vid kortare frånvaro lämna ett meddelande om att e-postbrevlådan inte öppnas förrän vid ett visst datum och uppmana avsändaren att skicka meddelanden av officiell natur till förvaltningens e-postadress. Fullmakt för att öppna post Härnösands kommun har regler för öppning av tjänstepost. Där anges att all post som kommer in till kommunen anses som tjänstepost, oavsett om den anställdes namn står först eller inte. Gällande lagstiftning tillåter dock inte myndigheten att öppna personligt ställd post såvida den anställde inte medger detta. Alla anställda ges därför möjlighet att skriva under ett medgivande där medarbetare i central-diariet ges tillstånd att öppna personligt ställd post. Det är efter medgivande och först sedan posten öppnats som det kan konstateras att det inte rör sig om tjänste-post. Är brevet privat ska läsning omedelbart avbrytas. Post märkt Privat eller Personligt sorteras ut och vidarebefordras till adressaten i oöppnat skick. Försändelser till anställd i egenskap av förtroendevald eller facklig företrädare, ska också vidarebefordras till adressaten i oöppnat skick, om det tydligt är adresserat. Den anställde är alltid skyldig att förvissa sig om att allmänna handlingar registreras. Anställd som inte ger sitt medgivande ska medverka till att posten snarast kan öppnas och se till att den utan dröjsmål diarieförs, genom att öppna sin post på plats i centrala registraturen dagligen, även semestertid, dock ej lördag, söndag och helgdagar. Se mer information, se bilagorna Regler för öppning av tjänstepost och Fullmakt. 11

12 3.2 Registrering Registrering av inkomna handlingar Alla allmänna handlingar ska registreras om det inte är uppenbart att de är av ringa betydelse. De inkomna handlingarna som omfattas av registreringsskyldigheten skannas och registreras i kommunens övergripande ärendehanteringssystem Diabas av ansvarig registrator i den centrala registraturen. Efter att registrering skett arkiveras pappershandlingen i den centrala registraturens närarkiv. Vederbörande handläggare får via ärendehanteringssystemet ett meddelande om att denne har tilldelats en ärende. Registrering av upprättade handlingar En handling är upprättad hos myndighet när den är expedierad, ärendet är slutbehandlat eller justerat och färdigställts. Kommunens eget exemplar av t ex en utgående skrivelse är alltså en allmän handling så snart skrivelsen har avsänts. Om handlingen inte tillhör något speciellt ärende och inte heller ska expedieras är handlingen allmän när den har färdigställts, dvs när behörig tjänsteman har godkänt innehållet eller undertecknat handlingen. Detta kan t ex gälla fristående utredningar och PM. Vem registrerar? I de allra flesta fall är det nämndens registrator som registrerar i det kommunövergripande ärendehanteringssystemet Diabas. Systemet gör det möjligt för en handläggare att själv registrera de handlingar han/hon upprättar. Om handläggaren väljer att inte själv registrera handlingen eller är osäker på klassificeringen skall kontakt tas med registrator. Om en handläggare får en handling, som denne anser inte ankommer på henne/honom att handlägga, ska denne omedelbart kontakta registrator! I ärendehanteringssystemet finns olika profilkoder, vilka är kopplade till behörighet. Profilkod Funktion Behörighet HAND1 Handläggare Avancerad behörighet - Kan registrera och avsluta ärenden HAND Handläggare Begränsad behörighet - Läsarrättigheter REG Registrator Utvidgad behörighet SYSADM Systemadministratör Full behörighet 12

13 Vilka uppgifter ska registreras? Metadata data om data, är den information som används för att beskriva information. Metadata gör det möjligt att: identifiera ett ärende beskriva ärendet göra ärendet sökbart Ett ärende är en framställan som initieras, bereds och som innebär/kräver beslut eller åtgärd som dokumenteras. Ett ärende avslutas då den sista aktiviteten utgörs som leder fram till att ärendet inte längre ska uppdateras, oftast sker detta då beslut fattats och expedierats. Ett ärende innehåller vanligen av en eller flera handlingar som tillsammans bildar en enhet, ett ärende. Handlingar tillkommer genom en aktivitet i en process, t ex ansökningshandlingar. I ärendehanteringssystemet Diabas registreras följande obligatoriska uppgifter: Ärenderegistrering Ärendeblad (ifylls vid nyupplägg av ärende) datum diarieplan diarienummer (automatiskt) ansvarig handläggare enhet (automatiskt) ärendemening (en kort övergripande beskrivning av ärendet) juridisk eller privat person (namn och adress) Handlingsregistrering Dokumentblad datum handläggare enhet (automatiskt) riktning (in/ut) dok.typ Innehåll (vad det avser, t ex ansökan, beslut etc) Observera att det åligger respektive handläggare att sekretessklassificera ev uppgifter! För mer information rörande metadata i ärendehanteringssystemet, se bilaga Metadataöversikt - ärendehanteringssystemet Diabas. 13

14 För mer information rörande handläggning, se bilaga Rutin för handläggning. Vad behöver inte registreras? Rutinbetonade ärenden som enkelt kan besvaras, behöver inte registreras. Se även respektive nämnds dokumenthanteringsplan för mer information. Handlingar som inte rör nämndens verksamhet eller är av ringa betydelse T ex reklam, kursinbjudningar, statistiska meddelanden, cirkulär, nyhetsbrev, tidskrifter, handlingar för kännedom som inte tillhör ett ärende Handlingar ordnade på annat sätt Allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas att handlingen har kommit in eller upprättas Handlingar som registreras i andra system T ex handlingar som registreras i ekonomi-, löne- och personalsystem eller verksamhetsspecifika system för sociala ärenden, elevregistrering m m. Webbpublicering På kommunens hemsida kan man se vilka handlingar som har registrerats i ärendehanteringssystemet Diabas. Allt som inte strider mot personuppgiftslagen (PUL) och inte är sekretessbelagt skall publiceras för att öka offentlighetsinsynen för medborgarna. Alla kommunala nämnder har ett ansvar för att personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt. I kommunen finns ett gemensamt personuppgiftsombud som den som är osäker kan vända sig till med ev frågor. 4 EXPEDIERING AV HANDLINGAR Ansvarig handläggare ombesörjer själv expediering av sina handlingar. För de handlingar som kräver underskrift ansvarar berörd handläggare för att kopia med underskrift (inskannad eller papper) skickas till centrala registraturen för arkivering. För mer information om vilka handlingar som kräver egenhändigt undertecknande ta kontakt med ansvarig registrator. För mer information rörande expediering, se bilaga Rutin för handläggning. 14

15 5 AVSLUTNING OCH ARKIVERING AV ETT ÄRENDE När ett ärende är färdigbehandlat och avslutas skall detta registreras med avslutsdatum. Ansvarig handläggare bär ansvaret för att detta sker och meddelar registrator. Den centrala registraturen upprättar årligen förteckningar över alla ej avslutade ärenden. Förteckningarna redovisas för respektive förvaltningschef. I den centrala registraturen finns ett närarkiv för avslutade ärenden, vilka registrerats i kommunens övergripande ärendehanteringssystem Diabas. Den centrala registraturen överlämnar arkivhandlingar till kommunarkivet vid fastställda tidpunkter. Överlämnade ärenden är avslutade och av bevarandekaraktär. För mer information rörande arkivering, se bilaga Rutin för handläggning. 6 TA DEL AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Hur går det till? Den som vill ta del av en handling kan göra detta genom att läsa den på stället eller skriva av den eller få en kopia. Allmänna, offentliga handlingar skall lämnas ut skyndsamt. Kommunen har rätt att ta ut en avgift för kopior enligt fastställd taxa fattad av Kommunfullmäktige. Kommunen har ingen skyldighet att lämna ut handling digitalt. Det är tillåtet att vara anonym. Om en person begär att få ut en handling med sekretessbelagda uppgifter har tjänstemannen dock rätt att fråga vem personen är och vad personen i fråga skall ha handlingen till för att sekretessprövning skall kunna göras. Utlämnande av allmän handling som registrerats i kommunens ärendehanteringssystem Diabas och inte omfattas av sekretess kan ske via den centrala registraturen. 15

16 Frågan om utlämnande av allmänna handlingar övergår till arkivmyndigheten om dessa är inlevererade till kommunarkivet, om inte annat är särskilt föreskrivet. Utlämnande av sekretessbelagd handling Frågor som rör pågående ärenden, ärenden omfattade av sekretess och myndighetsutövning (beslut som innebär en rättighet eller skyldighet för en enskild) besvaras av ansvarig handläggare. Beslut om att vägra lämna ut en eller delar av en handling fattas av den till vilken nämnden delegerat frågan. Frågan om utlämnande av sekretessbelagda handlingar övergår till arkivmyndigheten om dessa är inlevererade till kommunarkivet, om inte annat är särskilt föreskrivet. Om en person nekas att ta del av en handling, skall denne få ett skriftligt beslut med besvärshänvisning. Anser personen att kommunen har gjort fel, har denna möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Se även bilaga Schema vid bedömande av om en handling skall lämnas ut. Möjlighet att söka webbpublicerade handlingar Ärendehanteringssystemet Diabas gör det möjligt för kommunmedborgaren att via kommunens hemsida se vilka offentliga handlingar som har registrerats. Det går att söka per nämnd eller via fritextsökning. BILAGOR Diarieplan Rutin för posthantering Regler för öppning av tjänstepost Fullmakt Metadataöversikt ärendehanteringssystemet Diabas Rutin för handläggning Schema vid bedömande av om en handling skall lämnas ut 16

17 17

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Handbok för dokument- och ärendehantering inom

Handbok för dokument- och ärendehantering inom Handbok för dokument- och ärendehantering inom Antagen av kommunstyrelsen 2014-04-09, 48. Inledning I den här handboken finns anvisningar om hur Mellerud kommun och dess bolag ska hantera och registrera

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Lisa Åberg Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen Hallands hamnar, Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m.

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. Utgivare: Kommunledningsenheten Gäller från: 1 januari 2007 Antagen: KF 246/2006 STYRDOKUMENT Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. 1 Ansvar Riktlinjerna för posthantering och diarieföring

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Östersunds kommun Juni 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2.

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Timrå kommun Mars 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2. Granskningsresultat

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

Revisionsrapport Tyresö Kommun

Revisionsrapport Tyresö Kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Helen Samuelsson Dahlstrand Tyresö Kommun Maj 2011 Tillämpning av offentlighetsprincipen 2011-05-25 Helen Samuelsson Dahlstrand Projektledare Jan

Läs mer

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen

Läs mer

Avgift för utlämnande av allmänna handlingar

Avgift för utlämnande av allmänna handlingar Avgift för utlämnande av allmänna handlingar Antagen av kommunfullmäktige 2013-06-12 75 Avgift för utlämnande av allmänna handlingar Innehållsförteckning Offentlighetsprincipen...1 Tillämpliga lagar och

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern 1(12) Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern Utfärdade av kommunfullmäktige 2008-05-26. Anvisningar för tillämpning av strategi för dokument- och arkivhanteringen i Sundsvalls

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

Beskrivning av Elsäkerhetsverkets register och databaser m.m. enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen och 11 PSI-lagen

Beskrivning av Elsäkerhetsverkets register och databaser m.m. enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen och 11 PSI-lagen ELSÄK2000, v1.2, 2013-02-01 FÖRTECKNING 1 (10) Kim Reenaas Verksjurist Generaldirektörens stab 010-168 05 03 kim.reenaas@elsakerhetsverket.se 2015-08-10 Dnr 15EV2503 Ersätter dnr 14EV2741 Beskrivning av

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga

Läs mer

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport Juni 2011 Hans Gåsste Innehåll Sammanfattning...3

Läs mer

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Uppdrag att utreda dokumenthaneringen inom BUF slutredovisning av uppdrag om diarieföring och förslag till åtgärder beträffande arkivfrågorna 2010-05-17

Läs mer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Tomelilla kommun ^cr Revisorerna 2013-11-05 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Difflrifini' För kännedom till: Kommunfullmäktiges presidium

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Universitetens diarieföring

Universitetens diarieföring Juridiska avdelningen Caroline Cruz BESLUT Universitetens diarieföring Sammanfattning Justitiekanslern (JK) har i beslut den 17 mars 1999 bett Högskoleverket att ta initiativ till att skapa större enhetlighet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Kritik mot en tjänsteman i Strängnäs kommun som genom att lämna en felaktig uppgift åsidosatt reglerna om utlämnande av allmänna handlingar

Kritik mot en tjänsteman i Strängnäs kommun som genom att lämna en felaktig uppgift åsidosatt reglerna om utlämnande av allmänna handlingar BESLUT Stf justitieombudsmannen Hans Ragnemalm Datum 2013-05-15 Dnr 1758-2012 Sid 1 (9) Kritik mot en tjänsteman i Strängnäs kommun som genom att lämna en felaktig uppgift åsidosatt reglerna om utlämnande

Läs mer

Allmänna handlingar och diarieföring vid Högskolan i Halmstad

Allmänna handlingar och diarieföring vid Högskolan i Halmstad Allmänna handlingar och diarieföring vid Högskolan i Halmstad Handledning och allmänna råd Högskolan i Halmstads handledning och allmänna råd om diarieföring. Beslutade av rektor 2003-10-23, dnr 14-2003-3552,

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Anställd Befattning:. Tjänsteställe:.. Personnummer: Namn:...

Anställd Befattning:. Tjänsteställe:.. Personnummer: Namn:... SEKRETESSFÖRBINDELSE I och med att man är verksam inom Gymnasie- och Vuxenutbildnings verksamhetsområde måste man följa sekretessbestämmelserna. De bestämmelser som gäller finns i informationsskriften

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Enligt kommunallagen 6 kap. 32 ska kommunfullmäktige utfärda reglementen med närmare föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer.

Enligt kommunallagen 6 kap. 32 ska kommunfullmäktige utfärda reglementen med närmare föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer. 1 (6) REGLEMENTE Gäller från och med 2013-03-25 KF 85.2013 Antagen av kommunfullmäktige den 25 mars 2013. Enligt kommunallagen 6 kap. 32 ska kommunfullmäktige utfärda reglementen med närmare föreskrifter

Läs mer

Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling remissvar

Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling remissvar SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 18 augusti 2014 AN-2014/271.184 1 (3) HANDLÄGGARE Lars Axelsson 08-535 312 27 Lars.Axelsson@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Avgift

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden

Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden Dokumenttyp: Riktlinje Beslutad av: Annbritt Ulfgren Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Riktlinje för användning av e-post, kalender

Läs mer

Riktlinjer för sociala medier (KSKF 2014:58)

Riktlinjer för sociala medier (KSKF 2014:58) Kommunstyrelsen Datum 1 (5) Kommunledningskontoret Martina Manneh, 016-710 55 05 Riktlinjer för sociala medier (KSKF 2014:58) Sociala medier är interaktiva kommunikationskanaler mötesplatser som skapar

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Riktlinjer för sociala medier inom Kumla kommun

Riktlinjer för sociala medier inom Kumla kommun 2010-11-02 Kommunstyrelsen Riktlinjer för sociala medier inom Kumla kommun Antogs av kommunstyrelsen 2 november 2010, 335 2(11) 1. Inledning I Kumla kommun finns ett intresse från verksamheten att kunna

Läs mer

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Innehållsförteckning Registrering/diarieföring och ärendehantering... 2 Diarium... 2 Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem...

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av KF 1(12) Riktlinjer för dokumenthantering i c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

(I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region)

(I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region) Dagar om lagar 4 5 november 2014 Bo Thalén Vem äger patientjournalerna? (I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region) Kan patientjournaler överlämnas från en vårdgivare

Läs mer

Riktlinjer för användande av kommunens datorer och Internet för anställda och förtroendevalda i Laholms kommun

Riktlinjer för användande av kommunens datorer och Internet för anställda och förtroendevalda i Laholms kommun Fastställd av kommunstyrelsen 2012-11-13 Dnr 2012-259 Riktlinjer för användande av kommunens datorer och Internet för anställda och förtroendevalda i Laholms kommun Användningen av IT-stöd i vårt dagliga

Läs mer

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m.

Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m. JO UJLU RIKSDAGENS OMBUDSMÄN Datum St f justitieombudsmannen 2013 "05 - O 6 Hans Ragnemalm Dnr 2265-2012 Sid l ^ Kritik mot Vagnparken i Skåne AB för brister avseende gallring av allmänna handlingar m.m.

Läs mer

Sekretess och tystnadsplikt

Sekretess och tystnadsplikt Sekretess och tystnadsplikt tryckfrihetsförordningen offentlighets- och sekretesslagen patientdatalagen HU 2013-09-04 Susan Ols Landstingsjurist Översikt Offentlighetsprincipen Allmänna handlingar Sjukvårdssekretessen

Läs mer

BESLUT. Datum 2013-09- 25. Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar

BESLUT. Datum 2013-09- 25. Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar JO wu.: RIKSDAGENS W OMBUDSMAN BESLUT Justitieombudsmannen Lilian Wiklund Datum 2013-09- 25 Dnr 2214-2013 Sid l (3) Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Välkommen! Juridik för kommunikatörer. 28 november 2012

Välkommen! Juridik för kommunikatörer. 28 november 2012 Välkommen! Juridik för kommunikatörer 28 november 2012 Faktiskt handlande Serviceskyldighet (4 ) Tillgänglighet (5 ) Samverkan mellan myndigheter (6 ) Ärendehandläggning Rätt till tolk (8 ) Rätt att anlita

Läs mer

Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20.

Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar Revisionsrapport Offentlig Sydost KPMG AB Lisa Åberg Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte, avgränsning och metod 1 2. Lagstiftningens

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN FLENS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2005:1-100 STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN ANTAGET AV KS 2005-05-09 61 1 1 Inledning Detta styrdokument är en instruktion för hur ärendeflödet

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

Skyldigheten att lämna registerutdrag blir mindre betungande

Skyldigheten att lämna registerutdrag blir mindre betungande Sammanfattning Hanteringen av personuppgifter som inte ingår i personregister underlättas Personuppgiftslagsutredningen har haft i uppdrag att göra en över-syn av personuppgiftslagen. Syftet har varit

Läs mer

4.1 Riktlinje för dokumentation och informationsöverföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Tyresö kommun

4.1 Riktlinje för dokumentation och informationsöverföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Tyresö kommun 1(5) 4.1 Riktlinje för dokumentation och informationsöverföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Tyresö kommun Nedanstående lagar, förordningar allmänna råd ligger till grund för omvårdnadsdokumentationen.

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser. Fastställd av kommundirektören 2008-04-08

Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser. Fastställd av kommundirektören 2008-04-08 Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser Fastställd av kommundirektören 2008-04-08 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING I 1. Styrdokument inom kommunikationsområdet 1

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

3 I enlighet med 7 kap. 3 SoL och 23 a LSS gäller fjärde och sjätte kapitlen i dessa föreskrifter i tillämpliga delar även för enskild verksamhet.

3 I enlighet med 7 kap. 3 SoL och 23 a LSS gäller fjärde och sjätte kapitlen i dessa föreskrifter i tillämpliga delar även för enskild verksamhet. Detta är den senaste internetversionen av författningen. Här presenteras föreskrifter och allmänna råd i konsoliderad form, det vill säga med alla gällande bestämmelser och rekommendationer från grundförfattningen

Läs mer

Svedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5)

Svedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5) Författningssamling 1(5) Riktlinjer för användning av extern e-post antagna av kommunstyrelsens arbetsutskott 1997-04-08, 61 Inledning Elektronisk post eller e-post, är ett smidigt, snabbt och effektivt

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 KUNGÄLVS KOMMUN Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 2 Innehåll Inledning...3 Inriktning...4 Rutiner...6 1. Övergripande inriktning...6 2. Postöppning...7

Läs mer

Rutin ärendes aktualisering Ansökan

Rutin ärendes aktualisering Ansökan Ansvarig för rutin: Avdelningschef Individ- och familj Upprättad (av vem och datum) Helena Broberg, enhetschef, 2013-10-30 Beslutad (datum och av vem): Socialförvaltningens ledningsgrupp, 2013-12-16 Reviderad

Läs mer

Policy för hantering av personuppgifter

Policy för hantering av personuppgifter Policy för hantering av personuppgifter Dokumenttyp: Policy Beslutad av: Kommunstyrelsen Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Policy för hantering av personuppgifter Beslutsdatum: 2013-10-15 Dokumentansvarig

Läs mer

Förslag till taxa för utlämnande av allmänna handlingar

Förslag till taxa för utlämnande av allmänna handlingar Förslag till taxa för utlämnande av allmänna handlingar 1 Taxa för utlämnande av allmänna handlingar 1 Allmänt om allmänna handlingar Med allmän handling menas framställning i skrift eller bild samt upptagning

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer