Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar"

Transkript

1 Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1

2 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands kommun ska hantera och registrera allmänna handlingar. Syftet har varit att skapa en kommungemensam plattform för hanteringen av allmänna handlingar samt att tydligt redovisa regelverket kommunen har att följa. Handboken riktar sig huvudsakligen till registratorer och de tjänstemän som handlägger ärenden, men även övriga medarbetare i kommunen samt medborgare kan enkelt se hur kommunen hanterar allmänna handlingar. En handbok som riktar sig till tjänstemän och medborgare kan inte vara detaljerad, därför finns kompletterande rutinbeskrivningar utgivna av kommunstyrelseförvaltningens centrala registratur och kommunarkiv. Handboken har tillkommit i samband med ett genomförandeprojekt rörande bland annat kommunens övergripande ärendehanteringssystem och en centralisering av registratorsfunktionerna. Handboken kommer att uppdateras vid behov. Härnösand i juli 2009 Projektledarna Maria Kallberg Helena Unander 2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH FÖRESKRIFTER Lagar och förordningar...4 Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105)...4 Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400)...4 Förvaltningslagen (SFS 1986:223)...4 Arkivlagen (SFS 1990:782)...4 Arkivförordningen (SFS 1991:446)....5 Kommunallagen (SFS 1991:900)...5 Personuppgiftslagen (SFS 1998:204)...5 Lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (SFS 1994:1383) Annan lagstiftning som berör vissa typer av handlingar...6 Socialtjänstlagen (SFS 2001:453)....6 Patientdatalagen (SFS 2008:355)...6 Lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) Lokala föreskrifter...6 Arkivreglemente....6 E-postpolicy Så använder Du e-post i Härnösands kommun...6 Dokumenthanteringsplan...6 Arkivbeskrivning...7 Diarieplan ALLMÄNNA HANDLINGAR...8 Vad är allmän handling?...8 Vad är inte allmän handling?...8 Offentlig eller sekretessbelagd handling REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Hantering av inkomna handlingar...10 Postsortering, öppning, bedömning, ankomststämpling...10 Inkommen handling till person som är ledig Fullmakt för att öppna post Registrering...12 Registrering av inkomna handlingar...12 Registrering av upprättade handlingar Vem registrerar?...12 Vilka uppgifter ska registreras?...13 Vad behöver inte registreras? Webbpublicering EXPEDIERING AV HANDLINGAR AVSLUTNING OCH ARKIVERING AV ETT ÄRENDE TA DEL AV ALLMÄNNA HANDLINGAR...15 Hur går det till?...15 Utlämnande av sekretessbelagd handling...16 Möjlighet att söka webbpublicerade handlingar...16 BILAGOR

4 1 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH FÖRESKRIFTER Det finns en nationell lagstiftning och lokala föreskrifter och bestämmelser i kommunen som reglerar registrering och hantering av allmänna handlingar. Författningstexterna tas inte med i handboken av utrymmesskäl och därför att författningstexter är färskvara. Aktuella författningar kan hämtas på riksdagens webbplats 1.1 Lagar och förordningar Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) Tryckfrihetsförordningen är en grundlag som ska främja ett fritt meningsutbyte, en allsidig upplysning och som ger svenska medborgare och andra rätt att ta del av allmänna handlingar. I dagligt tal kallar man detta för offentlighetsprincipen. Tryckfrihetsförordningen är vår viktigaste utgångspunkt i det dagliga arbetet med ärende- och dokumenthantering. För att det skall vara enkelt att se om och när en allmän handling har kommit in till eller har upprättats i kommunen registreras den i ett diarium. Diarieföring är ett sätt att hålla handlingarna ordnade så att de är lätta att hitta. Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) Sekretesslagen anger undantagen från offentlighet, under vilka villkor allmänna handlingar kan sekretessbeläggas samt regler för registrering av allmänna handlingar. Förvaltningslagen (SFS 1986:223) Förvaltningslagen fastställer myndigheternas serviceskyldighet gentemot enskilda, regler för hur ärendehandläggning skall gå till, krav på dokumentation, hur beslut skall fattas och hur underrättelse om beslut skall gå till samt regler för omprövning och överklagande. Arkivlagen (SFS 1990:782) I arkivlagen finns bestämmelser för statliga, landstingskommunala och kommunala myndigheters arkivverksamhet. I arkivlagen beskrivs vad som är myndighetsarkiv. Allmänna handlingar bildar sådana arkiv. De är en del av vårt gemensamma kulturarv och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen - forskningens behov. Sedan 1995 gäller lagen även för de kommunala bolagen. 4

5 Som grund för arkivvården ska myndigheterna vid registreringen av allmänna handlingar ta hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. Vid framställningen av handlingar ska myndigheten använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Av arkivlagen fram går även att det i varje kommun och landsting skall finnas en särskild arkivmyndighet som utövar tillsyn över de kommunala myndigheternas arkivverksamhet. Kommunstyrelsen respektive landstingsstyrelsen är arkivmyndighet, såvida kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige inte utser någon annan nämnd eller styrelse till detta. Arkivförordningen (SFS 1991:446) Arkivförordningen innehåller vissa bestämmelser som är gemensamma för statliga och kommunala myndigheter, varigenom regeringen har meddelat ett fåtal följdföreskrifter till arkivlagen även för kommuner och landsting. Kommunallagen (SFS 1991:900) Kommunallagen hänvisar till att föreskrifter om kommunala arkiv finns i arkivlagen. Det anges att när ett kommunalförbund har hand om en angelägenhet som det finns bestämmelser om i en särskild författning, ska den författningens bestämmelser om kommuner eller landsting gälla för förbundet. Därav följer att kommunalförbund om fattas av arkivlagens regler. Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) Personuppgiftslagens bestämmelser gäller när behandlingen, t ex insamling, registrering, lagring, utskrift är helt eller delvis automatiserad. Lagen gäller också för annan behandling av personuppgifter om dessa ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier. Lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (SFS 1994:1383) Lagen innebär att kommun- eller landstingsfullmäktige får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet, överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under en begränsad tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Villkoret är dock att myndigheten ska läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet, och att verksamheten i fortsättningen ska bedrivas av det enskilda organet och att detta behöver ha tillgång till handlingarna. Den så kallade överlämnandelagen anses inte tillämplig vid t ex driftsentreprenader. 5

6 1.2 Annan lagstiftning som berör vissa typer av handlingar Det finns även annan lagstiftning som berör viss typ av handlingar. Följande är ett urval av dessa. Socialtjänstlagen (SFS 2001:453) Socialtjänstlagen innehåller bl a regler om gallring och bevarande av vissa individhandlingar. Patientdatalagen (SFS 2008:355) Patientdatalagen innehåller regler för behandling av personuppgifter inom hälsooch sjukvården och skyldigheten att föra patientjournal. Lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) Lagen innehåller krav på hur räkenskaper ska föras, gallras och bevaras. 1.3 Lokala föreskrifter Förutom den nationella lagstiftningen som kommunen omfattas av finns ett antal föreskrifter och bestämmelser som upprättas lokalt och som reglerar ärende- och dokumenthanteringen i kommunen. Arkivreglemente Arkivreglementet antas av kommunfullmäktige och är det viktigaste instrumentet för kommunens arkivhantering. Arkivreglementet utfärdas med stöd av arkivlagen och ger fullmäktige möjlighet att utfärda mer detaljerade föreskrifter för den egna kommunens arkivvård. E-postpolicy Så använder Du e-post i Härnösands kommun Innehåller bestämmelser om e-post för kommunens förvaltningar och bolag. Dokumenthanteringsplan Varje kommunal myndighet skall redovisa sina allmänna handlingar i en dokumenthanteringsplan. Förvaltningen skall beskrivas utifrån sina verksamhetsområden och processer. Handlingar rörande lednings- och stödprocesser är samlade inledningsvis. Verksamhetsspecifika handlingar redovisas under avsnittet om huvudprocesser. Dokumenthanteringsplanen är ett styrdokument med flera funktioner; dels är den en plan över myndighetens handlingar som tillsammans med diariet ger en fullständig bild av vilka handlingstyper som förekommer hos myndigheten och är därför viktig ur offentlighetssynpunkt, dels utgör den en bevarande- och gallringsplan. När nämnden fattat beslut om dokumenthanteringsplanen har nämnden även fått ett beslut om vilka handlingar som skall gallras respektive bevaras. 6

7 Arkivbeskrivning Varje kommunal myndighet skall upprätta arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen skall ge en bild av vilken information som finns vid myndigheten och hur den har använts. Beskrivningen ska inte göra skillnad på om informationen är digital eller analog. Arkivbeskrivningen skall underlätta allmänhetens möjlighet att ta del av allmänna handlingar. Ofta fungerar arkivbeskrivningen som historik över förvaltningen. Arkivbeskrivningens innehåll skall bestå av en kortfattad redogörelse över; myndighetens arbetsuppgifter myndighetens organisation arkivets huvudsakliga organisation (struktur) gallringsregler arkivorganisation/arkivansvar Diarieplan Diarieplanen fastställs av kommunfullmäktige och klassificerar hur ärenden ska registreras. Diarieplanen är indelad utifrån kommunens processer. Det finns en kompletterande förklarande text för att därigenom underlätta användningen och uppnå en så stor samsyn som möjligt var i diarieplanen olika ärenden skall placeras. Diarieplanens ärendetyper redovisas i tre nivåer: För ytterligare information om diarieplanens klassificering, se bilaga Diarieplan. 7

8 2 ALLMÄNNA HANDLINGAR Enligt offentlighetsprincipen har alla rätt att ta del av allmänna handlingar. Detta gäller för all offentlig verksamhet i Sverige, dvs i stat, kommun och landsting. Detta är inskrivet i Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) 2 kap 1. Vad är allmän handling? En handling är en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniska hjälpmedel. (TF 2 kap 3 ) En handling är allmän när den förvaras hos kommunen samt är antingen inkommen till eller upprättad inom kommunen. (TF 2 kap 3 ) En handling är inkommen till myndigheten när handlingen har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. För upptagning, när annan har gjort den tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. (TF 2 kap 6 ) En handling är upprättad hos myndighet när den är expedierad, ärendet är slutbehandlat eller justerat och färdigställts. (TF 2 kap 7 ) En handling anses förvarad hos myndigheten när det finns faktisk tillgång till handlingen och för upptagning gäller att den skall finnas tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. (TF 2 kap 3 ) Vad är inte allmän handling? Det finns vissa undantag när det gäller vad som är allmän handling (TF 2 kap 8-9 ). Nedanstående är exempel på sådana och behöver sålunda inte registreras. En inkommen handling som är ställd till en politisk eller facklig förtroendevald avsedd för mottagaren uteslutande i dennes funktion av politisk eller facklig förtroendevald, även om handlingen rör en fråga om kommunens verksamhet. Samma sak gäller utgående handlingar. En inkommen handling ställd till en tjänsteman och som inte rör kommunens verksamhet. Icke justerade protokoll. 8

9 Utkast eller förslag som utgör underlag för beslut eller skrivelser och andra därmed jämställda handlingar från nämnden. Minnesanteckningar, PM och liknande som upprättas som stöd för t ex föredragning. En tjänstemans interna arbetsmaterial, så som interna meddelanden, intern information och intern korrespondens. Offentlig eller sekretessbelagd handling En allmän handling kan vara endera offentlig eller sekretessbelagd. Offentlighetsoch sekretesslagen anger vilka uppgifter som kan vara föremål för sekretess. För att en handling ska kunna sekretessbeläggas måste den som beslutar om detta ange vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som stödjer beslutet. Del av en handling kan vara sekretessbelagd fast den i övrigt är offentlig. Sekretessen behöver inte vara definitiv och den skall alltid prövas på begäran. Sekretessen gäller för myndighet, anställd, uppdragstagare, förtroendevald, den som deltagit i myndighets verksamhet och för kommunala bolag. Sekretessen kan gälla mellan nämnder, förvaltningar, avdelningar, enheter och mellan enskilda tjänstemän och bolag. Det finns olika grader av sekretess. Det är viktigt att kommunens medarbetare och förtroendevalda sätter sig in i de sekretessregler som berör den egna verksamheten. 9

10 3 REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 3.1 Hantering av inkomna handlingar Postsortering, öppning, bedömning, ankomststämpling Den centrala postservicen tar hand om kommunens externa och interna post samt sorterar och distribuerar den. Den centrala registraturen emottar all post/e-post adresserad till respektive nämnd/förvaltning med undantag av sådant som uppenbarligen är: kursinbjudningar reklam cirkulär nyhetsbrev tidskrifter Om en handling inkommer till enskild tjänsteman på annat sätt än via den centrala postservicen, t ex direkt i hand eller via tjänstemannens e-postbrevlåda, åligger det den enskilde tjänstemannen att ombesörja att registrering sker utan dröjsmål. Den som är osäker på hur man ska göra bör fråga registrator eller närmaste chef. I den centrala registraturen sorteras inkommande post efter nämnd/ förvaltning. Den registrator som ansvarar för respektive nämnd/förvaltning svarar för att posten öppnas, bedöms och ankomststämplas. Detta gäller även den förvaltningsspecifika e-postbrevlådan. Den post som inte skall registreras i kommunens övergripande ärendehanteringssystem skickas vidare ut efter ankomststämpling till respektive nämnd/förvaltning. Det kan vara information som inte rör nämndens verksamhet eller är av ringa betydelse eller handlingar för kännedom som inte tillhör ett ärende. Det kan även röra sig om information som registreras i någon av förvaltningarnas verksamhetssystem eller hålls systematiskt ordnade på annat sätt. Mer information om vilka handlingar som skall diarieföras i det kommunövergripande ärendehanteringssystemet, registreras i verksamhetssystem eller hållas systematiskt ordnade finns beskrivet i respektive nämnds dokumenthanteringsplan. För mer information, se bilaga Rutin för posthantering. 10

11 Inkommen handling till person som är ledig Den som är ledig, sjuk eller av annan anledning är borta från sitt arbete har skyldighet att se till att inte post förblir oöppnad. E-post ställd till en som är frånvarande ska automatiskt gå vidare till eller öppnas av annan tjänsteman om inte den frånvarande bevakar sin brevlåda själv. Ett alternativ är att vid kortare frånvaro lämna ett meddelande om att e-postbrevlådan inte öppnas förrän vid ett visst datum och uppmana avsändaren att skicka meddelanden av officiell natur till förvaltningens e-postadress. Fullmakt för att öppna post Härnösands kommun har regler för öppning av tjänstepost. Där anges att all post som kommer in till kommunen anses som tjänstepost, oavsett om den anställdes namn står först eller inte. Gällande lagstiftning tillåter dock inte myndigheten att öppna personligt ställd post såvida den anställde inte medger detta. Alla anställda ges därför möjlighet att skriva under ett medgivande där medarbetare i central-diariet ges tillstånd att öppna personligt ställd post. Det är efter medgivande och först sedan posten öppnats som det kan konstateras att det inte rör sig om tjänste-post. Är brevet privat ska läsning omedelbart avbrytas. Post märkt Privat eller Personligt sorteras ut och vidarebefordras till adressaten i oöppnat skick. Försändelser till anställd i egenskap av förtroendevald eller facklig företrädare, ska också vidarebefordras till adressaten i oöppnat skick, om det tydligt är adresserat. Den anställde är alltid skyldig att förvissa sig om att allmänna handlingar registreras. Anställd som inte ger sitt medgivande ska medverka till att posten snarast kan öppnas och se till att den utan dröjsmål diarieförs, genom att öppna sin post på plats i centrala registraturen dagligen, även semestertid, dock ej lördag, söndag och helgdagar. Se mer information, se bilagorna Regler för öppning av tjänstepost och Fullmakt. 11

12 3.2 Registrering Registrering av inkomna handlingar Alla allmänna handlingar ska registreras om det inte är uppenbart att de är av ringa betydelse. De inkomna handlingarna som omfattas av registreringsskyldigheten skannas och registreras i kommunens övergripande ärendehanteringssystem Diabas av ansvarig registrator i den centrala registraturen. Efter att registrering skett arkiveras pappershandlingen i den centrala registraturens närarkiv. Vederbörande handläggare får via ärendehanteringssystemet ett meddelande om att denne har tilldelats en ärende. Registrering av upprättade handlingar En handling är upprättad hos myndighet när den är expedierad, ärendet är slutbehandlat eller justerat och färdigställts. Kommunens eget exemplar av t ex en utgående skrivelse är alltså en allmän handling så snart skrivelsen har avsänts. Om handlingen inte tillhör något speciellt ärende och inte heller ska expedieras är handlingen allmän när den har färdigställts, dvs när behörig tjänsteman har godkänt innehållet eller undertecknat handlingen. Detta kan t ex gälla fristående utredningar och PM. Vem registrerar? I de allra flesta fall är det nämndens registrator som registrerar i det kommunövergripande ärendehanteringssystemet Diabas. Systemet gör det möjligt för en handläggare att själv registrera de handlingar han/hon upprättar. Om handläggaren väljer att inte själv registrera handlingen eller är osäker på klassificeringen skall kontakt tas med registrator. Om en handläggare får en handling, som denne anser inte ankommer på henne/honom att handlägga, ska denne omedelbart kontakta registrator! I ärendehanteringssystemet finns olika profilkoder, vilka är kopplade till behörighet. Profilkod Funktion Behörighet HAND1 Handläggare Avancerad behörighet - Kan registrera och avsluta ärenden HAND Handläggare Begränsad behörighet - Läsarrättigheter REG Registrator Utvidgad behörighet SYSADM Systemadministratör Full behörighet 12

13 Vilka uppgifter ska registreras? Metadata data om data, är den information som används för att beskriva information. Metadata gör det möjligt att: identifiera ett ärende beskriva ärendet göra ärendet sökbart Ett ärende är en framställan som initieras, bereds och som innebär/kräver beslut eller åtgärd som dokumenteras. Ett ärende avslutas då den sista aktiviteten utgörs som leder fram till att ärendet inte längre ska uppdateras, oftast sker detta då beslut fattats och expedierats. Ett ärende innehåller vanligen av en eller flera handlingar som tillsammans bildar en enhet, ett ärende. Handlingar tillkommer genom en aktivitet i en process, t ex ansökningshandlingar. I ärendehanteringssystemet Diabas registreras följande obligatoriska uppgifter: Ärenderegistrering Ärendeblad (ifylls vid nyupplägg av ärende) datum diarieplan diarienummer (automatiskt) ansvarig handläggare enhet (automatiskt) ärendemening (en kort övergripande beskrivning av ärendet) juridisk eller privat person (namn och adress) Handlingsregistrering Dokumentblad datum handläggare enhet (automatiskt) riktning (in/ut) dok.typ Innehåll (vad det avser, t ex ansökan, beslut etc) Observera att det åligger respektive handläggare att sekretessklassificera ev uppgifter! För mer information rörande metadata i ärendehanteringssystemet, se bilaga Metadataöversikt - ärendehanteringssystemet Diabas. 13

14 För mer information rörande handläggning, se bilaga Rutin för handläggning. Vad behöver inte registreras? Rutinbetonade ärenden som enkelt kan besvaras, behöver inte registreras. Se även respektive nämnds dokumenthanteringsplan för mer information. Handlingar som inte rör nämndens verksamhet eller är av ringa betydelse T ex reklam, kursinbjudningar, statistiska meddelanden, cirkulär, nyhetsbrev, tidskrifter, handlingar för kännedom som inte tillhör ett ärende Handlingar ordnade på annat sätt Allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas att handlingen har kommit in eller upprättas Handlingar som registreras i andra system T ex handlingar som registreras i ekonomi-, löne- och personalsystem eller verksamhetsspecifika system för sociala ärenden, elevregistrering m m. Webbpublicering På kommunens hemsida kan man se vilka handlingar som har registrerats i ärendehanteringssystemet Diabas. Allt som inte strider mot personuppgiftslagen (PUL) och inte är sekretessbelagt skall publiceras för att öka offentlighetsinsynen för medborgarna. Alla kommunala nämnder har ett ansvar för att personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt. I kommunen finns ett gemensamt personuppgiftsombud som den som är osäker kan vända sig till med ev frågor. 4 EXPEDIERING AV HANDLINGAR Ansvarig handläggare ombesörjer själv expediering av sina handlingar. För de handlingar som kräver underskrift ansvarar berörd handläggare för att kopia med underskrift (inskannad eller papper) skickas till centrala registraturen för arkivering. För mer information om vilka handlingar som kräver egenhändigt undertecknande ta kontakt med ansvarig registrator. För mer information rörande expediering, se bilaga Rutin för handläggning. 14

15 5 AVSLUTNING OCH ARKIVERING AV ETT ÄRENDE När ett ärende är färdigbehandlat och avslutas skall detta registreras med avslutsdatum. Ansvarig handläggare bär ansvaret för att detta sker och meddelar registrator. Den centrala registraturen upprättar årligen förteckningar över alla ej avslutade ärenden. Förteckningarna redovisas för respektive förvaltningschef. I den centrala registraturen finns ett närarkiv för avslutade ärenden, vilka registrerats i kommunens övergripande ärendehanteringssystem Diabas. Den centrala registraturen överlämnar arkivhandlingar till kommunarkivet vid fastställda tidpunkter. Överlämnade ärenden är avslutade och av bevarandekaraktär. För mer information rörande arkivering, se bilaga Rutin för handläggning. 6 TA DEL AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Hur går det till? Den som vill ta del av en handling kan göra detta genom att läsa den på stället eller skriva av den eller få en kopia. Allmänna, offentliga handlingar skall lämnas ut skyndsamt. Kommunen har rätt att ta ut en avgift för kopior enligt fastställd taxa fattad av Kommunfullmäktige. Kommunen har ingen skyldighet att lämna ut handling digitalt. Det är tillåtet att vara anonym. Om en person begär att få ut en handling med sekretessbelagda uppgifter har tjänstemannen dock rätt att fråga vem personen är och vad personen i fråga skall ha handlingen till för att sekretessprövning skall kunna göras. Utlämnande av allmän handling som registrerats i kommunens ärendehanteringssystem Diabas och inte omfattas av sekretess kan ske via den centrala registraturen. 15

16 Frågan om utlämnande av allmänna handlingar övergår till arkivmyndigheten om dessa är inlevererade till kommunarkivet, om inte annat är särskilt föreskrivet. Utlämnande av sekretessbelagd handling Frågor som rör pågående ärenden, ärenden omfattade av sekretess och myndighetsutövning (beslut som innebär en rättighet eller skyldighet för en enskild) besvaras av ansvarig handläggare. Beslut om att vägra lämna ut en eller delar av en handling fattas av den till vilken nämnden delegerat frågan. Frågan om utlämnande av sekretessbelagda handlingar övergår till arkivmyndigheten om dessa är inlevererade till kommunarkivet, om inte annat är särskilt föreskrivet. Om en person nekas att ta del av en handling, skall denne få ett skriftligt beslut med besvärshänvisning. Anser personen att kommunen har gjort fel, har denna möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Se även bilaga Schema vid bedömande av om en handling skall lämnas ut. Möjlighet att söka webbpublicerade handlingar Ärendehanteringssystemet Diabas gör det möjligt för kommunmedborgaren att via kommunens hemsida se vilka offentliga handlingar som har registrerats. Det går att söka per nämnd eller via fritextsökning. BILAGOR Diarieplan Rutin för posthantering Regler för öppning av tjänstepost Fullmakt Metadataöversikt ärendehanteringssystemet Diabas Rutin för handläggning Schema vid bedömande av om en handling skall lämnas ut 16

17 17

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-

Läs mer

Registrering och hantering av allmänna handlingar

Registrering och hantering av allmänna handlingar Registrering och hantering av allmänna handlingar Antagen av kommunstyrelsen 2010-10-19 119 Reviderad 2011-02-21 under punkt 2.1 och 3.4 2 Inledning Lessebo Kommun INNEHÅLL 1. Inledning... 5 2. Därför

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kf 1996-12-17, 225 Blad 1(6) KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Till Borgholm Energi Elnät AB Borgholm Energi AB För kännedom Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av hantering av allmänna

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING 2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända. Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.

Läs mer

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Revisionsrapport* Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Nordmalings kommun December 2007 Åsa Adolfsson *connectedthinking Innehållsförteckning 1

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur KPMG Bohlins AB Datum Antal sidor: 10 Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer 1 2. Uppdrag 3 3. Bakgrund 3 4. Revisionsmål

Läs mer

Handbok för dokument- och ärendehantering inom

Handbok för dokument- och ärendehantering inom Handbok för dokument- och ärendehantering inom Antagen av kommunstyrelsen 2014-04-09, 48. Inledning I den här handboken finns anvisningar om hur Mellerud kommun och dess bolag ska hantera och registrera

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Granskning om registrering av inkommande handlingar

Granskning om registrering av inkommande handlingar www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor, Sandra Marcusson Granskning om registrering av inkommande handlingar Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

Arkivregler för Uppsala kommun

Arkivregler för Uppsala kommun KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Hallgren Richard Håkansson Sara Jonsson Sven Datum 2017-01-26 Diarienummer KSN-2016-2175 Kommunstyrelsen Arkivregler för Uppsala kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställt av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17. 1 INNEHÅLL

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012

STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012 SIDAN 1 Samverkan, informationsutbyte tb t och sekretess Äldrecentrum September 2012 Regeringsformen Tryckfrihets- förordningen Yttrandefrihetsgrundlagen Offentlighet och sekretesslagen EG-RÄTT Hälso-och

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente.

Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Reglemente för barn- och, reviderat oktober 2014 1 (6) 2014-10-27 Reglemente för barn- och Antaget av kommunfullmäktige 152/2013-11-25. Reviderat av kommunfullmäktige med avseende på antalet ledamöter

Läs mer

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3, 2013-02-26

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3, 2013-02-26 ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 3, 2013-02-26 INNEHÅLL 1 BESKRIVA ALLMÄNNA HANDLINGAR OCH ARKIV... 3 1.1 ARKIVBESKRIVNING

Läs mer

Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar

Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar PM 2016:2 Saknr 187 Publicerades den 16 februari 2016 Riktlinjer 2 (7) Avser område/ämne Offentlighet och sekretess Beslutad av/titel Johan

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m.

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. Utgivare: Kommunledningsenheten Gäller från: 1 januari 2007 Antagen: KF 246/2006 STYRDOKUMENT Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. 1 Ansvar Riktlinjerna för posthantering och diarieföring

Läs mer

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne Regiondirektören Jonas Rastad +46 44 309 39 25 +46 708 46 70 67 jonas.rastad@skane.se BESLUT Datum 2013-10-07 1 (5) Hantering av post inom 1 Postöppningsrutin 1.1 Inledning med underställda förvaltningar

Läs mer

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304 Åstorps kommuns Nämndadministration Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-15 218 Dnr 2014/304 2(8) Nämndadministration berör det fortlöpande arbetet som sker i anslutning till en nämnd. Nämnden är ett

Läs mer

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Lisa Åberg Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen Hallands hamnar, Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs

Läs mer

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Granskning av hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte, frågeställningar och metod 1 3. Regler som styr hanteringen av allmänna

Läs mer

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149 Arkivreglemente Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 149 2014-10-29--30 14LS7147 2(5) ARKIVREGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND I anslutning till bestämmelserna

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med

Läs mer

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över

Läs mer

Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård

Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård www.pwc.se Revisionsrapport Sandra Marcusson Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård Oktober 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte och

Läs mer

Tillämpning av offentlighetsprincipen kommunens bolag. Östersunds kommun

Tillämpning av offentlighetsprincipen kommunens bolag. Östersunds kommun Tillämpning av offentlighetsprincipen kommunens bolag Östersunds kommun Augusti 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Östersunds kommun Juni 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2.

Läs mer

Avgift för utlämnande av allmänna handlingar

Avgift för utlämnande av allmänna handlingar Avgift för utlämnande av allmänna handlingar Antagen av kommunfullmäktige 2013-06-12 75 Avgift för utlämnande av allmänna handlingar Innehållsförteckning Offentlighetsprincipen...1 Tillämpliga lagar och

Läs mer

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Revisionsrapport Tyresö Kommun

Revisionsrapport Tyresö Kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Helen Samuelsson Dahlstrand Tyresö Kommun Maj 2011 Tillämpning av offentlighetsprincipen 2011-05-25 Helen Samuelsson Dahlstrand Projektledare Jan

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Timrå kommun Mars 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2. Granskningsresultat

Läs mer

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Björn Jennbacken Offentlighetsprincipen HISTORIK Sverige föregångsland, År 1766 fick vi vår första TF SYFTE Främja rättssäkerheten Främja effektiviteten i folkstyret Främja effektiviteten

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Svensk författningssamling

Svensk författningssamling Svensk författningssamling Lag om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration; SFS 2003:763 Utkom från trycket den 25 november 2003 utfärdad den 13 november 2003. Enligt riksdagens

Läs mer

LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN

LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN 1(9) RIKTLINJER FÖR ÄRENDEREGISTRERING OCH ELEKTRONISK POST I VÄNERSBORGS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 1997-02-25, 14. LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN OFFENTLIGHETSPRINCIPEN En viktig grund

Läs mer

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS OFFENTLIGHET OCH Juristprogrammet Termin 6 Vårterminen 2015 Lars Bejstam YTTRANDEFRIHET Information kan finnas lagrad på olika sätt, t.ex. skriftliga dokument upptagningar, t.ex. datalagrad information

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2016-09-27 Kommunstyrelsen Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen och

Läs mer

Innehållsförteckning 2 (7)

Innehållsförteckning 2 (7) 2 (7) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Arkivbeskrivning för barn och utbildningsnämnden... 3 1. Barn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet... 3 2. Arkivansvar inom barn och

Läs mer

Arkivtillsyn kommunrevisionen

Arkivtillsyn kommunrevisionen Tjänsteskrivelse 2013-11-22 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller

Läs mer

10 OKTOBER Arkivreglemente

10 OKTOBER Arkivreglemente Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information

Läs mer

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner Krokoms kommun 2 februari 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1.Inledning... 3 2.Granskningsresultat... 4 3. Bedömning och rekommendationer... 7 1 Sammanfattning

Läs mer

Reglemente för nämnden för primärvård och tandvård

Reglemente för nämnden för primärvård och tandvård 2014-10-29 rev.2014-11-06 Håkan Blomgren Reglemente för nämnden för primärvård och tandvård 1. Nämnden för primärvård och tandvård består av 9 ledamöter och 9 ersättare, som väljs av landstingsfullmäktige

Läs mer

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun Dnr KK15/773 Arkivreglemente för Nyköpings kommun Antagen 2016 Dnr KK15/773 2/5 Mål och syfte med arkivreglementet Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Offentlighet och sekretess. våren 2012 Sverker Scheutz

Offentlighet och sekretess. våren 2012 Sverker Scheutz Offentlighet och sekretess våren 2012 Sverker Scheutz Vad är allmänna handlingar? Tryckfrihetsförordningen 2 kap Tryckfrihetsförordningen 2 kap Behandlar rätten att ta del av allmänna handlingar Till främjande

Läs mer

Dokumenthantering i EU-projekt. Lagar och regler - Offentlighet och sekretess

Dokumenthantering i EU-projekt. Lagar och regler - Offentlighet och sekretess Dokumenthantering i EU-projekt Lagar och regler - Offentlighet och sekretess OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Forskning som bedrivs av myndigheter t.ex. statliga universitet och högskolor lyder under reglerna om

Läs mer

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Arkivreglemente Landstinget Blekinge Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Innehållsförteckning Arkivreglemente för Landstinget Blekinge... 3 1 Tillämpningsområde... 3 2 Ansvar för arkivvården...

Läs mer

LAGEN.NU. Lag (2003:763) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkrin... administration. Nyheter Lagar Domar Begrepp

LAGEN.NU. Lag (2003:763) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkrin... administration. Nyheter Lagar Domar Begrepp 1 of 11 27/09/2010 13:03 LAGEN.NU Nyheter Lagar Domar Begrepp Lag (2003:763) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration Departement Socialdepartementet Utfärdad 2003-11-13

Läs mer

Diarieföring av allmänna handlingar

Diarieföring av allmänna handlingar - Vad ska jag diarieföra och hur gör jag? Riktlinje Process: Administration/juridik Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: Faktaägare: Annika Petersson, Registrator Fastställd av: Katarina Jonasson,

Läs mer

Landstingsstyrelsens förslag till beslut

Landstingsstyrelsens förslag till beslut FÖRSLAG 2010:43 1 (9) Landstingsstyrelsens förslag till beslut Nytt reglemente för Stockholms läns landstings dokumentoch arkivhantering Föredragande landstingsråd: Catharina Elmsäter-Svärd Ärendet Landstingsdirektören

Läs mer