Behövs registratur i ett företag? Anastasia Pettersson,

Transkript

1 Behövs registratur i ett företag? Anastasia Pettersson,

2 Presentation Anastasia Pettersson - Utbildad arkivarie, fil mag - Ordförande i arkivföreningen Näringslivets Arkivråd (NLA) - Kursledare inom utbildningar i digital arkivering. VI / Verksamhetsstöd, Informationshantering Struktur och arkivsamordningsfrågor

3 Detta gör NLA! Publicerar facklitteratur och handböcker ( Dessa publikationer finns i lager: e-gallra rätt e-arkivera rätt Dokumentstyrning i processorienterade organisationer När arkiven flyttar hemifrån Arkivarien och ISO 9000 Arkivera rätt Gallra rätt Utbildar och arrangerar konferenser Ger ut tidskriften Arkiv Verkar i fonder och andra institutioner

4 Specialpris under FAI:s höstkonferens e-gallra rätt 300 kr (ordinarie pris är 550 kr) e-arkivera rätt 500 kr (ordinarie pris är 790 kr) Ämne för presentationen 4

5 Vad är SKB? Svensk Kärnbränslehantering AB Ägs av kraftindustrin 500 anställda och 500 konsulter Forskning, teknikutveckling och drift av anläggningar Finansieras via avgifter på elproduktionen Huvudkontor i Stockholm verksamheter i Oskarshamn och Östhammar

6 Det svenska systemet

7 SKB:s uppdrag Att ta hand om Sveriges radioaktiva avfall från kärnkraft, industri, forskning och sjukvård på ett säkert och miljömässigt bra sätt och att överföra kunskap om avfallets placering, mängd och farlighet till kommande generationer

8 Lagkrav och föreskrifter Urval av lags)*ningar som kravställer en god informa)onshantering Kärntekniklagen (KTL),Plan och bygglagen (PBL), Arbetsmiljölagen (AML), Ak?ebolagslagen (ABL), PersonuppgiBslagen (PuL) m fl SSMFS 2008:38 Strålsäkerhetsmyndighetens föreskrifter om arkivering vid kärntekniska anläggningar SSMFS 2008:1 Strålsäkerhetsmyndighetens föreskrifter och allmänna råd om säkerhet i kärntekniska anläggningar RA-FS 1997:3 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler RA-FS 2006:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2009:2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)

9 Informationshantering och arkivering Styrs via övergripande och lokala rutiner. Informationshanteringsplaner - planer ger upplysningar om hanteringen av dokument och data fram till arkivering.

10 Arkivering och e-arkivering Enligt proveniensprincipen. Ordnar och förtecknar enligt Riksarkivets krav (korrekt arkivläggning, kontroll av läsbarhet mm). Arkivstrukturer bygger på Allmänna arkivschemat och Doc80-koder. Digital arkivering enligt OAIS-modellen och RA:s krav

11 Registratorfunktion på SKB På SKB har man i omgångar diskuterat möjligheten att ha en central registrator för registrering och diarieföring av alla för företaget viktiga ärenden och dokument. Inom statlig verksamhet är detta helt nödvändigt på grund av offentlighetsprincipen. SKB är ett företag, behöver inte ta hänsyn till den lagstiftning som gäller statlig verksamhet. Dock har SKB interna krav på spårbarhet, återsökning och tillgängliggörande av dokument. Tre alternativa sätt att arbeta > centraliserad registratorfunktion, decentraliserad per ort eller decentraliserad registrering med dokhant-planer. Förfrågan LOU - Information 11

12 Inriktningsbeslut (registratur) Behovet finns att samordna mellan projekt/ program Registratur för in- och utgående post (korrespondens) samt ärendehantering Ämne för presentationen 12

13 Omfattning (post och korrespondens samt ärendehantering) Registrering av inkommande och utgående dokument (en tydlig definition på vad som måste registreras är viktigt att utarbeta) Registrering och hantering av korrespondens med myndigheter (SSM, miljödepartementet, Länsstyrelse mfl) hantering av ärenden och tillhörande dokument Ämne för presentationen 13

14 Uppdraget Bakgrund: Inriktningsbeslut att utveckla en central registratorfunktion Arkivfunktionens utredning på uppdrag av cv Utredning av behoven kring registrering/diarieföring på SKB i syfte att föreslå hur övergången till en central registratorfunktion ska gå till samt lämna ett förslag till implementering. Resultat: Slutsatser och förslag till implementering av ny funktion på SKB för Arkiv och registratur

15 Tillvägagångssätt Inventering av SKB:s behov av diarieföring enkätundersökning studiebesök hos SSM, Af och LFV Kartläggning av processen Postöppning, registrering, diarieföring, arkivering Antaget investeringsbehov Uppskattade kostnader

16 Administration av inkommande och utgående dokument Postöppning Sortering Skanning Registrering Lagring Arkivering Ämne för presentationen 16

17 Sammanställning - behov av dokumentadministration per ort och dag = 6930 tim/år

18 Slutsatser från studiebesök hos SSM, AF och LFV Alla de tre besökta myndigheterna arbetar mycket med analoga dokument och endast själva registreringen görs digitalt i diariet. Det är en stor fördel att ha ett enhetligt system för både diarieföring och dokumenthantering. SSM har en del digitala dokument i diariet vilket innebär att man delvis kan arbeta med digitala akter istället för analoga. AF avser att i framtiden arbeta med digitala mappar och dokument men idag skickas det ändå runt en kopia på den analoga ärendemappen. Arkiveringen hos alla tre myndigheterna är idag endast analog. SSM skannar in endast första sidan på stora omfattande dokument.

19 Interna synpunkter från avd P, D, T samt projekten Ansökan och PSU Det är viktigt att ha ett gemensamt diarium för hela SKB möjligen med underavdelningar t ex F för Forsmark, O för Oskarshamn). Det är mycket viktigt att ha ett och samma system för dokumenthantering och diarieföring på SKB. Man vill helst arbeta endast med digitala dokument varför skanningen blir viktig del i diarieföringsprocessen. Stora volymer dokument kommer att behöva skannas redan nästa år, t ex 500-sidiga rapporter. Det är viktigt att skanna HELA dokumentet och inte bara första sidan som på SSM. Resurser för skanningen behövs

20 Förslag till lösning och införande på SKB nytt funktionsområde Arkiv och Registratur Nytt funktionsområde Funktionens uppgift blir diarieföring av inkommande och utgående dokument samt ärendehantering. Funktionen ska även ha ett övergripande och koordinerande ansvar för arkivering inom SKB

21 Organisation En ny funktion för registrering skall inrättas och sammanföras med arkivfunktionen. 4 resurser: Två registratorer (intern rekrytering) Konsult (arkivarie/registrator) Funktionsansvarig (intern rekrytering) Ämne för presentationen 21

22 Organisation och samverkan Arkiv & Registratur (Stockholm) Organisation och samverkan cvi Lokalt arkivansvariga (Äspö) Postansvarig (Äspö) Postansvarig (Kapsellab.) Postansvarig (CLAB) postsamordning Funktionsansvarig arkivsamordning Lokalt arkivansvariga (Kapsellab.) Lokalt arkivansvariga (CLAB) Lokalt arkivansvariga (Forsmark/SFR) Postansvarig (Forsmark) Lokalt arkivansvariga (Forsmark/PB) Lokalt arkivansvariga (Forsmark/Sicada) Arkivarie/ Huvudregistrator Registrator Registrator

23 Funktionens uppgifter Säkerställa att alla inkommande och utgående dokument och ärenden av vikt registreras och arkiveras på ett enhetligt och korrekt sätt Ta hand om all diarieföring på SKB (på sikt) Ha övergripande ansvar för arkivering på SKB samt operativt ansvar för arkivering i Stockholm. Stödja SKB vid återsökning av diarieförda dokument i diariet samt Centralarkivet i Stockholm. Ge stöd i att återsöka arkiverade (men ej diarieförda dokument i Centralarkivet i Stockholm) Samordna posthantering

24 IT-stöd Diarieföringssystemet ska utvecklas i SKBdoc. Möjlighet finns att nyttja ärendehanteringsmodulen i SKBdoc och man bedömer att det endast krävs färre anpassningar för att kunna nyttja ärendehanteringen i SKBdoc.

25 Föreslagen ärendehanteringsprocess - Stockholm Steg 1 Tar emot dokument som skall diarieföras (inkommande och utgående) (VI) Steg 3a Lagrar original i arkiv (VI) Ja Steg 2 Befintligt ärende? (VI) Nej Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Öppnar nytt ärende (VI) Skannar och registrerar dokument (VI) Handlägger ärende (Handläggare med stöd av VI) Steg 7 Avslutar ärende (VI) Skriver ut ärende (VI) Steg 8 Arkiverar ärende (VI)

26 Centraliserad registratorsfunktion Kontorsservice öppnar post, sorterar och registrerar, skannar inkommande dokument. Det som anses värdefullt registreras och diarieförs av registrator. Hög kvalitet på registrering och återsökning, ett fåtal personer (registratorsfunktion samt lokalt arkivansvariga) kan återsöka dokument. SKBdoc kan användas som systemet fungerar idag, ingen vidareutveckling. Förfrågan LOU - Information 26

27 Nyttoeffekter och risker Nyttoeffekter: Effektivisering via en enhetlig hantering medför en ökad spårbarhet och tillgänglighet till samtliga registrerade ärenden och dokument Ökad spårbarhet till dokument möjliggör bättre insyn i vilka dokument som finns var Ärenden registreras i enlighet med de interna och externa krav som ställs på SKB Kvaliteten på metadata ökar viktigt att fylla i rätt Ökad kvalité med en grupp för registratorer (det måste finnas en expertgrupp kunnig på registrering även om alla anställda arbetar i dokumenthanteringssystemet) Risker och beroenden: Teknikrisker: att tekniken inte fungerar enligt beställning.

28 Kostnader Investeringar De huvudsakliga investeringar som behöver göras är: Skannerutrustning Anpassning till befintliga IT-system Lokaler