Utveckling av Vårdsynpunkter Investeringsplan 2015

Transkript

1 Handläggare: Lillemor Humlekil 1 (1) PAN P 8 TJÄNSTEUTLÅTANDE PaN A Utveckling av Vårdsynpunkter Investeringsplan 2015 Ärendet I ärendet föreligger förvaltningens plan för investeringar i Vårdsynpunkter under För att fortsatt kunna utveckla och kvalitetssäkra handläggning av stödpersonsförordnanden och klagomålsärenden samt möta den förväntade ärendeökningen behöver förvaltningen göra ett flertal förändringar i databasen Vårdsynpunkter. I detta ligger också att skaffa bättre underlag för förvaltningens egen uppföljning och utvärdering. Förvaltningen behöver också genomföra en kvalitetssäkring av de administrativa ärenden som inte ryms inom ramen för stödpersons- och klagomålsverksamheten. Utifrån analys och genomgång av nödvändiga förändringar har förvaltningen har tagit in en offert från Cybernetics som idag förvaltar vår databas. Förslag till beslut Nämnden föreslås besluta att - anta investeringsplan för IT Staffan Blom Förvaltningschef Bilagor: Investeringsplan Offert Patientnämndens förvaltning Box 17535, Stockholm Hornsgatan 15 Telefon: Fax: E-post: registrator@pan.sll.se

2 PaN P 8 BILAGA PaN A Utveckling av Vårdsynpunkter Investeringsplan BAKGRUND Förvaltningens ärendehanteringssystem Vårdsynpunkter och stödpersoner består av tre delar som hanterar patientklagomål, stödpersonsverksamheten respektive administrativa (=övriga) ärenden. Systemet togs i bruk i juni 2002 och har under de senaste åren utvecklats väsentligt, huvudsakligen i syfte att effektivisera och förenkla handläggningen samt för att säkerställa att registreringen är komplett och korrekt. Åtgärder har även vidtagits för att underlätta framtagning av statistik vad gäller den del av systemet som hanterar patientklagomål. Såväl antalet klagomålsärenden som ansökningar om att få stödperson har ökat markant under de senaste åren, vilket ökat belastningen på förvaltningens personal. För att effektivisera handläggningen behöver ytterligare åtgärder vidtas i systemet. Dessa kommer att förenkla handläggningen och förkorta den tid som används för registrering och handläggning av enskilda ärenden. Åtgärderna avser vidareutveckling av tidigare funktioner, införande av nya funktioner och komplettering/omarbetning av befintliga skrivelser. Systemet är mycket flexibelt och en hel del åtgärder och anpassningar kan vidtas direkt av förvaltningen. Mer omfattande åtgärder, som specificeras nedan, måste dock utföras av systemets leverantör, Cybernetics Business Solutions AB. 2 VÅRDSYNPUNKTER 2.1 Skrivelser Systemet hanterar de 24 skrivelser som är mest frekventa vid handläggning av ärenden. Förutom standardtexter som kan modifieras vid behov anges automatiskt till exempel patientens namn och personnummer, handläggarens namn och telefonnummer och i förekommande fall datum för när yttrande från vården respektive besked från anmälaren önskas. För att optimera användandet av skrivelserna behöver kompletteringar göras i fem av dem och mindre justeringar i ytterligare elva. Två av skrivelserna är inaktuella och tas bort. 2.2 Övrigt För att underlätta registrering av ärenden och säkerställa att denna blir komplett behöver fyra funktioner vidareutvecklas. I samma syfte införs tre helt nya funktioner. Ytterligare två åtgärder syftar till att förbättra återrapporteringen till vården. 3 STÖDPERSONER 3.1 Skrivelser Som i Vårdsynpunkter hanterar systemet de skrivelser som är mest frekventa vid handläggning av ärenden. Här finns 16 skrivelser på patientsidan och nio på stödpersonssidan. Här behöver dock för närvarande inga ändringar göras. 1

3 PaN P 8 BILAGA PaN A Övrigt Även här behöver funktioner utvecklas för att ge optimalt stöd och förenkla hanteringen, till exempel förbättrad sökfunktion, ytterligare etikettvalsmöjligheter för att underlätta utskick till stödpersoner, mer utrymme i befintliga textrutor, justeringar i ett par befintliga rapporter och utveckling av nya rapporter. 4 ADMINISTRATIVA ÄRENDEN Denna del av ärendehanteringssystemet har endast enklare funktioner och behöver utvecklas väsentligt för att säkerställa att ärendehanteringen blir korrekt samt även för att förenkla handläggarnas hantering av ärendena. Ett antal tekniska funktioner som finns i Vårdsynpunkter behöver införas i Administrativa ärenden, till exempel möjlighet att avsluta respektive makulera ärenden och byta handläggare. Sökfunktionen behöver förbättras och två nya funktioner behöver utvecklas; dels standardtexter som enkelt kan kopieras in i ärenden och som finns i systemets övriga delar dels en helt ny rapportmodul. 5 KOSTNADER Offerter för samtliga ovan redovisade åtgärder har begärts och inkommit från Cybernetics Business Solutions AB. Kostnaderna uppgår till cirka 226 tkr. Samtliga åtgärder kan genomföras under våren

4

5

6