Kravspecifikation på ärendehanteringssystem utifrån tillståndsprocessen, Upplands Väsby

Transkript

1 Kravspecifikation på ärendehanteringssystem utifrån tillståndsprocessen, Upplands Väsby Övergripande krav som gäller hela processen 1. Struktur att kunna bygga upp synliga processer i varje ärende. a. Möjlighet att följa hela ärendet genom processen i ett tydligt processflöde. b. Viktigt med anpassning i systemet för olika processer runt granskningsskedet - flexibilitet. c. Tydlig processkarta i systemet med visualisering av 10- och 4-veckorskravet. d. System för bevakningar och påminnelser både under handläggningen, vid tidsbegränsade lov och när ärendet lagts vilande i väntan på startbesked/interimistiskt slutbesked/slutbesked. i. Ska kunna gå att flagga kritiska ärenden eller extra brådskande ärenden. e. Möjlighet att skapa en struktur för dokumentsortering i ärendet f. Möjlighet att publicera processflödet och visa var ärendet ligger i handläggningen genom kommunens hemsida (SiteVision) eller via e-tjänst (idag Abou/Automaten) 2. Inbyggda checklistor/kontrollfunktioner för handläggaren. 3. Ärenden ska kunna fördelas till handläggare/grupper av handläggare 4. Inbyggd dokumenthantering och möjlighet att skapa dokument för kompletteringsbrev, protokoll, beslut med mera i systemet. a. Kunna skapa mallar (hos oss på bygglovenheten utan att behöva beställa dem från leverantör) för kommunicering, beslut med mera direkt i ärendehanteringssystemet. i. Formatet ska vara arkivbeständigt enligt RAFS ii. Möjlighet till inte bara text utan även dokument med bilder/formgivning enligt grafisk profil (se kompletteringsbrev) 5. Vid lagändring ska ärendehanteringssystemet anpassas som del av avtalet. 6. Möjlighet till koppling till plan/detaljplanearbete samt kart- och GIS-system (Cartesias kartysystem). a. Möjlighet att arbeta med fastighetsobjekt/objekt som kopplas till ärendet. i. Till fastigheten ska information om uträkningar av BTA, BYA m.m. kunna kopplas. 7. Kunna jobba med information istället för bara dokument. Det vill säga information som inkommer i en form som till exempel uppgifter om detaljplanebestämmelse, byggnadsarea och kontaktuppgifter ska kunna gå att plocka upp när begäran om komplettering, grannehörande eller beslut ska skrivas. Information såsom planbestämmelse ska gå att lagra på ett sådant sätt att manuell inmatning inte krävs vid varje tillfälle. a. Möjlighet att lägga in kommunens taxa i systemet för automatisk beräkning av avgiften ska vara lätt att uppdatera när taxan ändras. 1

2 8. Möjlighet att kunna kommunicering via verksamhetssystemet. Det vill säga ta emot och skicka meddelanden direkt i systemet. Oavsett om meddelande ska skickas via brev, e-post, sms eller annat medium ska processen se likadan ut. a. Alternativt en smidig och välfungerande koppling till Artvise ärendehanteringssystem för kommunicering. 9. Enkla funktioner för utskick såsom grannehörande och expediering av beslut a. Möjlighet till massutskick via olika medier inom samma massutskick. Det vill säga några sakägare ska kunna underrättas via e-post andra via vanlig post utan att det kräver olika administrativa handpåläggningar. Tydlig dokumentation av hur kommuniceringen har gjorts och till vilka. Ska loggas automatiskt oavsett valt medium. 10. Enkelt kunna exportera dokument och information för utlämning av allmänna handlingar. 11. Enkelt kunna skapa rapporter och sammanställningar för exempelvis statistik. a. Kunna rapportera in statistik till SCB direkt till systemet b. Lätt att ta ut kontaktinformation samt information till ärendet för statistik till NKI och bygglovalliansen. 12. Webbaserat system som gör att det är möjligt att arbeta hemifrån samt att direkt dokumentera vid plats- och tillsynsbesök. Möjlighet att via app i smartphone/läsplatta spara bilder direkt in i ett ärende utanför kontoret vid t.ex. platsbesök. Önskemål 1. Möjlighet att enkelt i ärendehanteringssystemet dokumentera granskningen genom checklistor/granskningslistor/granskningsblad. 2. Möjlighet att koppla systemet till "Mina meddelanden" (Skatteverkets tjänst för digitala meddelanden) för att kunna underrätta fastighetsägare (om ej sökande), sakägare med flera. Ansökan om lov (ej inräknat e-tjänst och krav på sådan) 1. "Det ska vara lätt att göra rätt" - tydlig information hela vägen i e-tjänsten. 2. Digital ansökan/e-tjänst för sökande med direkt koppling in i ärendehanteringssystemet. a. Alternativt välfungerande och smidig koppling till e-tjänst som byggs i Automaten (Abou) b. Möjlighet att manuellt (men digitalt) separera filer i ärendehanteringssystemet om de kommit in i klump via e-tjänst. 3. Möjlighet att kunna skanna in ansökningar som kommit in på papper via en koppling till scannern. När ansökan skannats in ska den kunna behandlas på exakt samma sätt i ärendehanteringssystemet som den digitalt inkomna ansökan. 4. Koppling till fastighetsregistret och bolagsverket i både e-tjänsten och i ärendehanteringssystemet. 2

3 5. Digitala ankomststämplar. Bekräftelse till sökande 1. Se övergripande krav. Förgranskning 1. Digital granskning med hjälp av tekniska verktyg integrerade i systemet (likt Bluebeam, Adobe) antingen inbyggt eller möjlighet till koppling till denna typ av tjänst. Komplettering av ärendet 1. Det ska gå att komplettera ett ärende i e-tjänst. Kompletteringen ska kopplas till rätt ärende i ärendehanteringssystemet. 2. Det ska tydligt framgå vad som är komplettering det vill säga någon form av versionshantering där äldre handlingar finns kvar men markeras som äldre versioner av samma handling. Ansökan bedöms vara komplett för beslut Önskemål 1. Kunna skicka meddelande om komplettförklaring enkelt via en mall (helst via kryssruta). 2. Möjlighet att skicka komplettförklaring via sms, mejl eller brev - ska vara enkelt (helst via kryssruta). Remiss till exempelvis miljönämnd 1. Möjlighet att remittera till interna förvaltningar/nämnder i ärendehanteringssystemet. Granskning 1. Se övergripande krav. 3

4 Kommunicering/Underrättelse 2. Se övergripande krav. Beslut (nämndhantering och delegationsbeslut) 1. Beslutsmallar med möjlighet till löpande beslutsnummer per år. a. Mallar för att ta ut rapportlistor (över delegationsbeslut) till nämnden ska lätt kunna tas fram och skapas i systemet. b. Sortering av vilken typ av beslut som har fattats ska kunna göras för rapporter till nämnden/statistik. 2. Möjlighet att enkelt publicera handlingar i läsplattor samt på hemsida. 3. Styrd åtkomst för politik/nämnd med flera i ärendet. 4. Kunna skapa tjänsteutlåtande/-skrivelser, kallelse och protokoll i samband med nämndhantering. a. Möjlighet till koppling till Lex (kommungemensamma ärendehanteringssystemet) alternativt enkel överföring till Lex. 5. Möjlighet att enkelt kunna sekretessbelägga och skydda personuppgifter i enlighet med PUL (vid eventuell publicering på hemsidan). 6. Möjlighet att i ärendehanteringssystemet "maska" personuppgifter inför publicering på hemsida. 7. Möjlighet att beslutsstämpla /markera beslutshandlingar. Expediering 1. Automatiserad expediering till de parametrar som registrerats i ärendehanteringssystemet. Detta är exempelvis sökande och fastighetsägare. 2. Möjlighet att genom ärendehanteringssystemet välja ut berörda sakägare och då automatiskt få upp adressuppgifter (digitala eller analoga) via fastighetsregistret (kräver koppling till kartsystem). 3. Koppling till GIS och fastighetsregister för berörda sakägare/grannar. 4. Inbyggd och av lag godkänd funktion för delgivning. 5. Publicering i e-tjänsten av beslut och beslutshandlingar 6. Automatiserad/kopplad fakturering (kräver i vårt fall koppling till Raindance). 7. Koppling till Post- och Inrikes tidningar. 8. Smidigt sätt att markera upp och skicka iväg beslutshandlingar till sökande. 4

5 Avslut 1. Att enkelt kunna rensa och märka ut handlingar som ska gallras/bevaras. 2. Möjlighet att kunna lägga in tid/bevakning för gallring av handling. 3. Koppling till kommungemensamma e-arkivet (Formpipe) för digital arkivleverans. 5