Verksamhetsplan för stödpersonsverksamheten 2016

Transkript

1 Handläggare: Agneta Calleberg Milana Bosnic Kapfält 1 (1) PAN P 7 TJÄNSTEUTLÅTANDE PaN A Verksamhetsplan för stödpersonsverksamheten 2016 Ärendet Patientnämnden beslutar hur stödpersonverksamheten ska bedrivas genom att anta en verksamhetsplan. Den tidigare verksamhetsplanen gällde för Förvaltningen har tagit fram förslag på en verksamhetsplan för stödpersonsverksamheten för 2016, vilket bifogas. Förslag till beslut Nämnden föreslås besluta att - anta bifogad verksamhetsplan för stödpersonsverksamheten 2016 Eva Ljung Förvaltningschef Bilaga Verksamhetsplan för stödpersonsverksamheten 2016

2 Verksamhetsplan för stödpersonsverksamheten 2016

3 Sida 2 av 8 INNEHÅLL INLEDNING.Sid 3 INTERNA PROJEK UNDER 2016 Sid 3 FÖRVALTNINGENS ORGANISATION OCH RUTINER..Sid 4 HANDLÄGGNING..Sid 4 UTBILDNING OCH REKRYTERING AV STÖDPERSONER....Sid 5 INFORMATIONSINSATSER...Sid 6 MÅNADSRAPPORTERING..Sid 6 STÖDET...Sid 7 UTVÄRDERING OCH EGENKONTROLL Sid 7 SAMARBETE MED VÅRDEN..Sid 7

4 Sida 3 av 8 INLEDNING Patientnämndens förvaltning har enligt lag om psykiatrisk tvångsvård en skyldighet att förordna stödpersoner som tvångsvårdas inom psykiatrin. Detta gäller även dem som vårdas enligt lag om rättspsykiatrisk vård samt personer som tvångsisoleras enligt smittskyddslagen. Stödpersonen ska bistå den tvångsintagna patienten i personliga frågor och besöka denna. Stödpersonen har tystnadsplikt. Ett förordnande om stödperson varar så länge tvångsvården pågår och kan därefter, om patienten och stödpersonen så önskar, fortsätta under ytterligare fyra veckor. I uppdraget ingår att besöka patienten en gång per vecka. Stödpersonerna får ekonomisk ersättning för detta. Förordnande av stödperson är tydligt reglerad i lag med angivande av vissa skyldigheter för den chefsöverläkare som ansvarar för patientens tvångsvård. Det är en rättighet för den tvångsvårdade patienten att få en stödperson. INTERNA PROJEKT UNDER 2016 Förvaltningen har 2016 tillsatt olika projektgrupper som kommer att ta fram planer för hur förvaltningen och stödpersonsverksamheten kommer att arbeta inom bland annat följande områden: Digitalisering Informationsinsatser Effektivisera stödpersonsadministrationen Säkerställa att patienter får information om sin rätt till stödperson och att det sker vid rätt tidpunkt när patienten är mottaglig för sådan information Patientenkät gällande vad patienter inom rättspsykiatrin tycker om att ha stödperson Kontrollfunktioner för stödpersonsverksamheten Hur vi behåller de stödpersoner vi har och hur vi får de nya stödpersonerna som vi behöver Mer utförlig information om de specifika stödpersonsprojektgruppernas uppdrag finns här nedan: Effektivisering av stödpersonsadministrationen Gruppen ska se över åtgärder och ta fram förslag på processer för att effektivisera administrationen för stödpersonsverksamheten vad gäller SMS-förfrågan vid sökande av stödpersoner samt stödpersoners möjlighet att från hemsidan hämta material som månadsrapporter, månadsbrev och annat material. Information om rätten till stödperson och patientenkät Förvaltningen vill säkerställa att patienter får information om sin rätt till stödperson vid rätt tidpunkt samt inhämta och sammanställa patienternas upplevelse av att ha en stödperson genom en patientenkät. Gruppen ska se över åtgärder och ta fram förslag på process för att säkerställa att vårdgivaren ser till att patienter får information om sin rätt till stödperson och att denna information ges vid

5 Sida 4 av 8 rätt tidpunkt när patienten är mottaglig för information. Vidare ska ett pilotprojekt tillsammans med rättspsykiatrin genomföras där patienter tillfrågas hur de upplever att ha en stödperson. Kontrollfunktioner för stödpersonsverksamheten Gruppen ska se över åtgärder och ta fram förslag på processer för att säkerställa att patienter blir besökta av sina stödpersoner samt att rätt arvode utdelas. Vilka kontrollfunktioner behövs för detta och hur ska de genomföras? Stödpersoner Gruppen ska se över åtgärder och ta fram förslag på processer för att säkerställa att vi kan behålla de stödpersoner som vi har och att vi får de nya stödpersonerna som vi behöver. Kan vi hitta nya stödpersoner hos vissa organisationer eller hos olika föreningar? Kan vi locka yngre män genom en manlig stödperson som ambassadör för uppdraget? FÖRVALTNINGENS ORGANISATION OCH RUTINER Förvaltningen har från och med 1 januari 2014 förstärkt stödpersonsverksamheten. En handläggare har ett samordnande ansvar för verksamheten och ytterligare fem handläggare är involverade i själva arbetet med att förordna stödpersoner. Därtill har administrativa resurser tillförts verksamheten. Organisationsförändringen berodde på att verksamheten expanderat kraftigt under 2013 och 2014, då förordnandena fördubblades. Under 2014 förordnades 394 stödpersoner, vilket var en ökning med 42 % jämfört med året innan. År 2015 har stödpersonförordnandena minskat kraftigt till knappt 300. Under 2015 har förvaltningsjuristen kopplats till verksamheten med ett övergripande ansvar med rapporteringsskyldighet till förvaltningschefen. Antalet handläggare som är kopplade till stödpersonsverksamheten kommer att under 2016 anpassas till antalet inkomna förordnanden och övriga uppgifter för verksamheten. HANDLÄGGNING Majoriteten av ansökningarna om att få en stödperson kommer in via fax men kan även komma via post och telefon. Handläggningen av förordnandet sker skyndsamt, i regel inom några dagar. Arbetsprocessen sker i databasen Vårdsynpunkter enligt de rutiner som utarbetats. I databasen finns färdiga mallar och brev. I handläggningen av varje ärende tas alltid kontakt med berörd vårdavdelning för att få information om den patient som önskar få en stödperson. Vi ställer alltid frågor rörande säkerhet och risker för stödpersonen i samband med besök. Information om patienten paras sedan med en lämplig stödperson. I vår databas finns utförliga uppgifter om varje stödperson, t.ex. intressen, språkkunskaper m.m. I regel försöker förvaltningen ordna så att förordnanden är könsneutrala (man-man resp kvinna-kvinna) men undantag från detta kan förekomma då vi har brist på manliga stödpersoner. Under 2016 behöver följande genomföras vad gäller databas och ärendehandläggning: Verksamheten behöver effektiviseras och anpassas för en digitalisering Arbetsrutiner och handläggningsprocessen behöver fortlöpande uppdateras vid behov Befintliga brevmallar behöver ses över och revideras vid behov

6 Sida 5 av 8 Administrationsprocesser behöver ses över Översyn av nuvarande organisation och arbetsfördelning behöver göras Stödpersonshandläggarna ska ges tillfälle att sätta in sig i arbetsrutiner för att få en mer enhetlig handläggning UTBILDNING OCH REKRYTERING AV STÖDPERSONER I nuläget har förvaltningen drygt 200 aktivt registrerade stödpersoner varav 120 har uppdrag. Några av de aktivt registrerade har dock valt att ta tillfällig paus på grund av personliga angelägenheter. För att tillgodose kommande behov behöver förvaltningen rekrytera och utbilda nya stödpersoner. Förvaltningen saknar främst yngre män. Vi har satt en nedre åldersgräns om 23 år samt en övre om 75 år för att få bli stödperson. Individuella bedömningar om lämplighet görs i varje enskilt fall. Rekrytering av nya stödpersoner sker på olika sätt genom annonser i tidningar, webbsidor och anslagstavlor på stora lärosäten, deltagande vid mässor och informationsinsatser till vården och allmänhet. Intresseanmälan om att bli stödperson sker via förvaltningens hemsida eller via kontakter från andra stödpersoner. Efter intresseanmälan tar stödpersonshandläggare kontakt och har en första intervju. Därefter görs en kontroll i kriminalvårdsregistret. Är man godkänd efter intervju och registerkontroll får den blivande stödpersonen genomgå en introduktionsutbildning om 3x3 timmar kvällstid. Utbildningen för blivande stödpersoner har i utvärderingar varit mycket uppskattad och innehåller den nödvändiga grund som behövs för att kunna ta på sig ett stödpersonsuppdrag. Vid första utbildningstillfället föreläser en psykiater om sjukdomar och sjukdomstillstånd som är vanliga vid tvångsvård. Vid det andra berättar en patient om sina erfarenheter om att vara tvångsvårdad och ha en stödperson. En erfaren stödperson berättar om själva uppdraget och vi visar filmen Livlinan. Del två avslutas med en genomgång av stödpersonsuppdraget samt förvaltningens rutiner gällande redovisning, kommunikation med vården och patienten m.m. Vid det tredje utbildningstillfället går vi igenom det juridiska underlaget vid tvångsvård och visar en kortfilm med olika tvångsåtgärder. Under hösten 2015 deltog ca 40 personer i utbildningen. Vi hade också deltagare från stödpersoner vid patientnämndens förvaltning i Uppsala. Under året 2016 planeras fortlöpande rekrytering och utbildning. Vårens utbildning kommer att äga rum i april månad. Planeringen för 2016 ser ut enligt följande: Fortlöpande intervjuer med tilltänkta stödpersoner Utbildning av nya stödpersoner planeras till en till två gånger per år (vår- och hösttermin) På lång sikt är målet att varje stödperson endast ska ha ett uppdrag åt gången, för att säkra kvalitén

7 Sida 6 av 8 I syfte att få fler män behöver förvaltningen finna lämpliga rekryteringssätt som tillgodoser kommande behov av stödpersoner Införa det som projektgruppen på området kommer fram till INFORMATIONSINSATSER Tidigare resultat och erfarenheter har visat att förvaltningen kontinuerligt behöver informera vården om stödpersonsverksamheten. Detta kräver bland annat att förvaltningen aktivt besöker och informerar vårdpersonal ute på vårdavdelningar men också på chefsöverläkarnivå. Även patient- och anhörigföreningar och andra intressenter kan behöva informeras. För detta ändamål har förvaltningen tagit fram följande underlag och informationsmaterial: Power Point presentation om stödpersonsverksamheten och förvaltningens övriga verksamhet. Stödpersons-rollup att presentera vid mässor och andra evenemang där förvaltningen medverkar. Planerat under 2016: Ny websida med aktuell information om stödpersonsuppdraget som riktar sig till både patienter, stödpersoner och vårdpersonal är under bearbetning och beräknas vara klar under hösten Införa det som projektgruppen på området kommer fram till MÅNADSRAPPORTERING För varje förordnande erhåller stödpersonen en ersättning om 1500 kronor per månad. Ersättningen består dels av ett fast skattepliktigt arvode om 900 kronor, dels en omkostnadsdel om 600 kronor. Därtill kommer ersättning för bilresor om avståndet överstiger 15 km enkel resa och detta har godkänts av förvaltningen. Krav på månatlig rapport infördes 2012 och är numera permanentat. Granskning av rapporter sker i två steg. Först granskas månadsrapporten av handläggare som skriver ut ett utbetalningsunderlag som sedan attesteras av förvaltningsjuristen. Genom detta förfarande har vi en dubbelkontroll. Stödpersonen ska i månadsrapporten redovisa sina kontakter med patienten samt uppgifter om det varit några problem i kontakterna med patient eller vårdavdelning. Dessa upplysningar samt information i avslutsenkät (skickas ut i samband med avslutat uppdrag) ligger till grund för fortsatt utveckling och planering av verksamheten. Inför varje kvartal får stödpersonen ett utskick med allmän information och tre månadsrapporter samt svarskuvert. Ett krav för att få ersättning är att stödpersonen skickar in den månatliga rapporten. Med detta förfarande har förvaltningen dels gjort stora besparingar, dels fått en bättre insyn i stödpersonernas aktiviteter under själva uppdraget. I det fall

8 Sida 7 av 8 stödpersonen skickar in en ofullständig redovisning (få besök, annat oklart) tar förvaltningens handläggare alltid kontakt med denne. I det fall förvaltningen och stödpersonen inte får uppgift från vården om att tvångsvården upphört riskerar förvaltningen att betala ut ersättning i onödan. Denna problematik uppmärksammades 2012 genom ett s.k. principärende där vården i svar tydliggjort att man kommer att stå för denna kostnad i det fall man underlåtit att meddela förvaltningen och då onödiga utbetalningar skett. Förvaltningens rutin i dessa fall är att skriva en avvikelserapport och skicka en faktura till berörd vårdgivare. Under 2016 kommer förvaltningen att: Fortsätta med krav om månatlig rapportering samt avslutsenkäter Fortsätta att skriva avvikelserapporter och debitera vården i de fall man underlåter/glömmer att informera om att tvångsvården upphört Införa de kontrollfunktioner som projektgruppen för detta kommer fram till STÖDET Förvaltningen inbjuder två gånger per år samtliga stödpersoner till en utbildning kvällstid kring aktuella teman och frågeställningar. Normalt brukar ett 40 tal personer komma till dessa föreläsningar. Under 2016 planeras följande aktiviteter: Ett föreläsningstillfälle (hösttermin) om projektgruppen gällande hur vi behåller de stödpersoner vi har anser att dessa aktiviteter ska fortgå UTVÄRDERING OCH EGENKONTROLL Kvalitetssäkring av alla delar av stödpersonsverksamheten har bland annat handlat om att skapa tydliga arbetsprocesser och rutiner. Detta arbete har visat på behov av återkommande rutingenomgångar för samtliga stödpersonshandläggare. För 2016 gäller följande: Kontinuerlig revidering och genomgång av arbetsprocesser och rutiner Avvikelserapportering används som en del i kvalitetssäkringsarbetet Införa de kontrollfunktioner som projektgruppen för detta kommer fram till SAMARBETE MED VÅRDEN Under 2013 öppnade Rättspsykiatri Vård Stockholm en ny klinik i Huddinge Helix. Initialt hade stödpersoner svårigheter med att besöka sina patienter av flera orsaker. Den höga säkerheten, underbemanning samt besöksrutiner ställde till med en del problem för stödpersonerna. Svårigheterna har regelbundet redovisats av stödpersonerna i

9 Sida 8 av 8 månadsrapporter. Dessa har legat till grund för samarbete och dialog mellan verksamhetschef på Helix och förvaltningen i syftet att underlätta besök för stödpersonerna. De kontinuerliga informationsinsatserna och det täta samarbetet som arbetats upp med administrativ personal på de olika vårdinrättningarna har bidragit till en bättre kvalitet i handläggningen, bl.a. genom att förvaltningen numera informeras om förändringar i tvångsvården. Kommunikationen med vårdpersonal har också förbättrats. Antalet förordnanden har minskat med 21% under Nedgången fortsatte även under första kvartalet Förvaltningen kommer därför att erbjuda ledningen för psykiatrin i Stockholms län samarbete på olika plan under Detta i syftet att hitta fungerade former för hantering av stödpersonsanmälan. Förvaltningens förhoppning och mål är att nå ut till flera tvångsvårdade patienter. Under 2016 planeras följande aktiviteter: Att i största möjliga mån säkerställa att patienter får information om sin rätt till stödperson och att det sker vi rätt tidpunkt när patienten är mottaglig för sådan information i enlighet med vad projektgruppen på området kommer fram till I samarbete med rättspsykiatrin införa en patientenkät gällande vad patienter inom rättspsykiatrin tycker om att ha stödperson i enlighet med vad projektgruppen på området kommer fram till