Hur skapar du kvalitet i diariet? Copyright SIPU Arkivkonsult

Transkript

1 Hur skapar du kvalitet i diariet?

2 Vad är kvalitet? Att överträffa/uppfylla kundens Krav Behov Till lägsta möjliga kostnad inget onödigt t.ex. att skriva in adress om det inte behövs

3 Vem är registrators kund? Allmänhet lagkrav - insynsrätten Journalister Forskare Barnbarnsbarns barn Ledning Handläggare Arkivarie

4 Vad ska ha kvalitet? Tjänst att tillhanda hålla handlingar Lättillgängligt Gå snabbt Korrekt och kunnigt Positivt och hjälpsamt bemötande Produkt diariet Pålitligt, säkert God sökbarhet, träffsäkerhet Lättanvänt även över tid Inte mer information än vad som behövs Tydlig presentation Antalet fel vid produktionen ska minskas

5 Kvalitet förr och nu Vad som är god kvalitet i diariet har påverkats av synen på diariets funktion Förr (före 1980) byggde diariet på myndig-hetens interna behov Nu ska diariet underlätta insyn och tillgänglighet för allmänheten

6 Diarier förr interna behov Det äldsta i regeringskansliet är från 1551 över utgående skrivelser Ett begrepp genom Axel Oxenstiernas Ordning om registraturerne 1620 Att myndigheten skulle diarieföra stod i instruktionen

7 Ärende - diariets 14 fält 1970-t På ärendenivå Från/till Ärendemening Dnr Ink/init. Datum Doss-/Dpl-/Saknr Besv. Senast Handlägg Projekt nr Protokoll och datum Beslutsdatum knyter ihop handlingar den som tar initiativ för sökning och internt stöd

8 Diariets 14 fält 1970-t På handlingsnivå Datum Skiftväxling m.m. Svar ank Inget för egenupprättade handlingar allt är inte ärenden idag Inget nummer

9 Diariet nu - externa behov Mål - lagens syfte: Allmänheten ska kunna se vilka handlingar som finns Alla allmänna handlingar ska kunna tas fram inom 2 dygn Genom att: Sekretesskyddade handlingar registreras Offentliga handlingar som inte ordnas på annat sätt registreras Registret ska kunna visas upp för att allmänheten ska veta vad som finns Gäller alla myndigheter, sekretesslagen1980

10 Lurade Man överförde blankett till digitalt system Följde inte de enda lagkrav som fanns om 4 uppgifter om en handling De som inte har kunskap har fortsatt att utveckla och felet har kvarstått Man har att välja på t.ex. in/ut/eget istället för Inkommen/upprättad

11 Diarium Obligatoriska uppgifter enligt OSL 5 kap 2 Datum när handling blev allmän Unik beteckning som åsatts handlingen Till/från vem handling skickats eller tagits emot Beskrivning av handlingens innehåll Måste fyllas i Undantag: om beskrivning och/eller avsändare röjer sekretess

12 Obligatoriska uppgifter Datum när handlingen kom in (datumstämpel) eller upprättades Andra datum som kan finnas, behövs de? Registreringsdatum Handlingens datum? Myndigheten Ankom

13 Obligatoriska uppgifter Diarienummer eller annan beteckning som åsatts handlingen Om flera handlingar får samma diarienummer ska de kompletteras med handlingsnummer (löpnummer på handling inom ärendet) År/D-nr.handl 2012/317.1

14 Obligatoriska uppgifter I förekommande fall från vem handlingen kommit in eller till vem den har expedierats Enda fältet med utomståendes personuppgifter Olika fält för person och organisation Efternamn Rundström Förnamn Sirpa Organisation Sirpas Ruffel AB

15 Obligatoriska uppgifter I korthet vad handlingen rör Dokumentrubrik/-beskrivning anger handlingens innehåll Kan kompletteras med dokumenttyp ev i separat fält (standardiserat) Ofta är dokumenttyp tillräckligt Beskrivning av innehåll: Förslag till ny e-postrutin/ Förslag

16 Andra viktiga/nödvändiga uppgifter Metadata/uppgifter om ärendet Sekretessmarkering - begränsning av tillgänglighet Hänvisning till annat ärende Avslutsdatum som stänger ärendet

17 Annan metadata Uppgifter som ger ytterligare sökstöd, struktureringsstöd såsom; Projekt, objekt Lägesbundna data, GIS Personanknuten data Ärendetyp Dokumenttyp Klassificering Ska användas endast när det finns ett behov

18 Internadministrativt stöd Enhet, handläggare Ärendeanknytning, ärendeflöde Nämndadministrativt stöd, annat ärendehanteringsstöd Förvaringsplats, arkivering, gallring Bevakning Anteckningar Kan/bör gallras vid t ex avställning

19 Personuppgiftslagen (PUL) och diariet I diariet får föras in de uppgifter som anges i OSL 5 kap, dvs. uppgifter om avsändare/mottagare Personuppgifter får i övrigt föras in i diariet utifrån en intresseavvägning, t. ex. adressuppgifter, personnummer, kontaktpersoner, vem ärendet rör etc

20 Sekretess Måste registreras Uppgifter i registret/diariet måste tåla insyn TF Vissa uppgifter kan särskiljas OSL Sekretessmarkering på handlingsnivå och angivande av lagrum Sekretessmarkering kopplat till behörighet att öppna bifogade dokument

21 Förutsättningar för god kvalitet Processbeskrivningar Standardiserade metadata Konsekvent arbetssätt Går att använda över tid Instruktion som styrmedel Vilka fält ska fyllas i Vad ska det stå i dem Vem ska fylla i Lathundar som hjälpmedel Utbildning för såväl de som registrerar som övriga Kontroll, uppföljning, rättning

22 Vem kollar kvaliteten? Ingen får föreskriva men men vissa får kontrollera Vid RA:s inspektioner granskar man att det går att återsöka handlingar JO och JK kontrollerar om handlingar går att återsöka, att ärenden är kompletta, att ärenden är avslutade, att registreringen görs konsekvent Revision kan granska motsvarande Vid leverans till arkivmyndighet arkivföreskrifter, men då är det så dags Gallrat/Rensat Fälten korrekt ifyllda, inga förkortningar Dokumentation och historik ska finnas