Lex2 handbok Registrator Version 1.0

Transkript

1 Lex2 handbok Registrator Version 1.0

2 Innehållsförteckning 1. INLEDNING UPPDELNING AV HANDBOKEN REGISTRERING REGISTRERA FRÅN MAPP Registrera med koppling till nytt ärende Registrera med koppling till befintligt ärende Registrera som fristående handling REGISTRERA FRÅN MAILLÅDA Registrera med koppling till nytt ärende Registrera med koppling till befintligt ärende Registrera som fristående handling REGISTRERA INTERNEXPEDIERAD HANDLING Registrera med koppling till nytt ärende Registrera med koppling till befintligt ärende Registrera som fristående handling SKAPA ÄRENDE INTRODUKTION SKAPA NYTT ÄRENDE SKAPA NYTT ÄRENDE MED FLER VAL NY HANDLING INTRODUKTION Definition av handling Arbetsmaterial Registrerad handling HANDLINGSKORT HANDLINGSKORT MED UNDERLIGGANDE BOXAR OCH KNAPPAR SKAPA FULLTEXTHANDLING Från handlingsmall Import av fil från egen dator eller nätverk UTKORG LÄGG HANDLING I UTKORG EXPEDIERA HANDLING EXTERNT FRÅN UTKORG EXPEDIERA HANDLING INTERNT FRÅN UTKORG TA BORT HANDLING FRÅN UTKORG SORTERING INLEDNING SÖKA OCH SORTERA IN OSORTERADE HANDLINGAR REGISTRERA HANDLINGSKORT RAPPORTER INLEDNING RAPPORT POSTLISTA RAPPORT BESLUT Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 2(70)

3 8.4 RAPPORT ÄRENDEBALANS RAPPORT HANDLÄGGNINGSTID REGISTERVÅRD INLEDNING REGISTERVÅRD ÄRENDE REGISTERVÅRD HANDLING REGISTERVÅRD AV DELTAGARE INLEDNING VISA, ÄNDRA OCH TA BORT DELTAGARE GALLRING INLEDNING Gallring av handling Gallring av ärende Gallring av sammanträde Gallring av objekt Gallringsscheman och planerad gallring Sökning på planerad gallring GALLRING I LEX SKAPA OBJEKT SKAPA NYTT OBJEKT OBJEKTKORT VISA OCH ÄNDRA OBJEKTKORT REVISIONSHISTORIK Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 3(70)

4 1. Inledning Handboken baserad på version av Lex Uppdelning av handboken Handbok för registrator Beskriver i första hand nödvändiga funktioner för rollen Registrator. Registrering av handling. Skapa nytt ärende. Skapa ny handling. Expediering internt/externt och hantering av utkorg. Sortering av handlingar. Registrering av handlingskort (utan fulltexthandling). Utskrift av standardrapporter. Registervård av ärende och handling. Registervård av deltagare (i centrala personregistret). Skapa objekt (kompletteras i nästa version). Objektkort (kompletteras i nästa version). Gallring (kompletteras i nästa version). Beskrivs i handbok för handläggare (exkluderat i denna handbok) En allmän beskrivning av hur bilderna är uppbyggda och funktioner som gäller generellt. Att tänka på vad gäller allmänna handlingar. Inloggning i Lex2. Startsidan. Sökmöjligheter på olika uppgifter i systemet. Utskrift. Personliga inställningar i systemet. Det går att komma till samma box/flik/dialog genom olika menyval och knappar, alla alternativ är inte beskrivna. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 4(70)

5 2. Registrering 2.1 Registrera från mapp Här beskrivs hur filer som finns i en nätverksmapp registreras, som en, eller flera inkomna handlingar. Vid registrering från mapp fylls två fält i med automatik med uppgifter från den valda filen, beskrivning och handlingsdatum. Ingående funktionalitet: Registrera en inkommen fil med koppling till nytt ärende Registrera en inkommen fil med koppling till befintligt ärende Registrera en inkommen fil som fristående handling Registrera flera inkomna filer med koppling till nytt ärende Registrera flera inkomna filer med koppling till befintligt ärende Registrera flera inkomna filer som fristående handlingar Ta bort fil/filer Registrera med koppling till nytt ärende 1. Börja med att välja Registrering i menyn Handling. 2. Dialogen Registrering öppnas. 3. Hämta från mapp genom att klicka på rubriken Filsystem och därefter på den mapp som är aktuell att hämta handling ifrån (i exemplet används mappen Inskannat ). Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 5(70)

6 4. Välj handling som ska registreras genom att markera en eller flera rader (flera rader kan markeras genom att antingen använda shift- eller Ctrl-knappen i samband med klickning på aktuella rader) och därefter klicka på knappen Registrera. 5. Dialogen Registrera handlingar öppnas. 6. För koppling till nytt ärende väljer användaren diarium, kategori, datum registrerad, datum inkommen/upprättad, bockar i eller ur handling som ska registreras, handlingsdatum, handlingstyp och lägger till eventuell avsändare. a. Om användaren klickar på knappen Lägg till ansändare så visas dialogen Lägg till avsändare/mottagare. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 6(70)

7 b. Sök upp eller registrera ny avsändare och avsluta dialogen genom att klicka på knappen Spara avsändare/mottagare. c. Dialogen Registrera handlingar blir åter aktiv och den nya deltagaren visas i bilden. 7. Användaren gör eventuella korrigeringar och avslutar dialogen genom att klicka på knappen Registrera. 8. Dialogen Registrerade handlingar öppnas och handlingsnummer är nu uppdaterat. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 7(70)

8 9. Användaren gör eventuella korrigeringar och avslutar dialogen genom att klicka på knappen Skapa ärende. 10. Dialogen Skapa nytt ärende öppnas. 11. Användaren väljer diarium, ärendetyp och skriver ärendemening för det aktuella ärendet plus eventuella ytterligare nödvändiga uppgifter. Slutligen skapas ärendet genom att användaren klickar på knappen Skapa ärende. 12. Bekräftelse visas genom att dialogen Ärende skapat öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 8(70)

9 13. Användaren kan avsluta dialogen på två olika sätt. Antingen för att visa ärendet genom att klicka på knappen Öppna ärende eller att avsluta helt genom att klicka på knappen Stäng. 14. Om användaren har valt att öppna ärendet så visas dialogen för ärendekort med tillhörande boxar. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 9(70)

10 2.1.2 Registrera med koppling till befintligt ärende 1. För koppling till ett befintligt ärende följer användaren punkterna 1-5 enligt avsnitt Registrera med koppling till nytt ärende och därefter väljer användaren diarium, beteckning (söker upp ärendebeteckning), kategori, datum registrerad, datum inkommen/upprättad, bockar i eller ur handling som ska registreras, handlingsdatum och lägger till eventuell avsändare för att därefter klicka på knappen Registrera. 2. Dialogen Registrerade handlingar öppnas och handlingsnummer är nu uppdaterat. 3. Användaren avslutar dialogen genom att klicka på knappen Stäng. 4. Nu är handlingen inlagd på befintligt ärendekort, se rad två i boxen handlingar. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 10(70)

11 Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 11(70)

12 2.1.3 Registrera som fristående handling 1. För fristående handling följer användaren punkterna 1-8 enligt avsnitt Registrera med koppling till nytt ärende och avslutar därefter dialogen Registrerade handlingar genom att klicka på knappen Stäng. 2. Nu är handlingen inlagd på ett fristående handlingskort, se rad ett i boxen versioner. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 12(70)

13 2.2 Registrera från maillåda Här beskrivs hur ett e-postmeddelande registreras, som en, eller flera inkomna handlingar. I Lex2 visar inkomna e-postmeddelanden via en koppling till epostsystemet. I programmet Registrera från maillåda visas det/de tillgängliga e-postkontona för aktuell profil. T.ex. Outlook kan inte visa mer än en mailprofil åt gången så därför visas namnet på profilen som översta nivå (t.ex. Outlook). Dessutom visas Inkorgen för det förvalda e-postkontot som en egen rad. Inkomna e-postmeddelanden visas i fliken. Vid registrering av inkomna e-postmeddelanden fylls flera fält i med automatik baserat på information från meddelandet såsom handlingsbeskrivning och avsändare. Avsändaren kopplas även, som deltagare, till de ärenden som handlingarna kopplas till. I de fall själva epostmeddelandet registreras så sparas det som en textfil i det format det har, t.ex. txt eller html. Bifogade filer sparas i det ursprungliga formatet. Ingående funktionalitet: Registrera inkommande e-postmeddelande utan bifogade filer med koppling till nytt ärende Registrera inkommande e-postmeddelande utan bifogade filer med koppling till befintligt ärende Registrera inkommande e-postmeddelande som fristående handling Registrera inkommande e-postmeddelande med bifogade filer med koppling till nytt ärende Registrera inkommande e-postmeddelande med bifogade filer med koppling till befintligt ärende Registrera inkommande e-postmeddelande med bifogade filer som fristående handlingar Registrera med koppling till nytt ärende 1. Börja med att välja Registrering i menyn Handling. 2. Dialogen Registrering öppnas. 3. Hämta från inkorgen genom att klicka på Rubriken Inkorgen. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 13(70)

14 4. Välj handling som ska registreras genom att markera raden och därefter klicka på knappen Registrera. Det finns även möjlighet att öppna e-postmeddelandet direkt från Lex2 genom att klicka på länken på respektive rad. 5. Dialogen Registrera handlingar öppnas. 6. För koppling till nytt ärende väljer användaren diarium, kategori, datum registrerad, datum inkommen/upprättad, bockar i eller ur handling som ska registreras, handlingsdatum, handlingstyp och lägger till eventuell ytterligare avsändare (förvald avsändare är samma som avsändaren för e-postmeddelandet). Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 14(70)

15 7. Användaren gör eventuella korrigeringar och avslutar dialogen genom att klicka på knappen Registrera. 8. Dialogen Registrerade handlingar öppnas och handlingsnummer är nu uppdaterat. 9. Användaren gör eventuella korrigeringar och avslutar dialogen genom att klicka på knappen Skapa ärende. 10. Dialogen Skapa nytt ärende öppnas. 11. Användaren väljer diarium, ärendetyp och skriver ärendemening för det aktuella ärendet plus eventuella ytterligare nödvändiga uppgifter. Slutligen skapas ärendet genom att användaren klickar på knappen Skapa ärende. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 15(70)

16 12. Bekräftelse visas genom att dialogen Ärende skapat öppnas. 13. Användaren kan avsluta dialogen på två olika sätt. Antingen för att visa ärendet genom att klicka på knappen Öppna ärende eller att avsluta helt genom att klicka på knappen Stäng. 14. Om användaren har valt att öppna ärendet så visas dialogen för ärendekort med tillhörande boxar. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 16(70)

17 2.2.2 Registrera med koppling till befintligt ärende 1. För koppling till ett befintligt ärende följer användaren punkterna 1-5 enligt avsnitt Registrera med koppling till nytt ärende och därefter väljer användaren diarium, beteckning (söker upp ärendebeteckning), kategori, datum registrerad, datum inkommen/upprättad, bockar i eller ur handling som ska registreras, handlingsdatum och lägger till eventuell avsändare för att därefter klicka på knappen Registrera. 2. Dialogen Registrerade handlingar öppnas och handlingsnummer är nu uppdaterat. 3. Användaren avslutar dialogen genom att klicka på knappen Stäng. 4. Nu är handlingarna inlagda på befintligt ärendekort, se rad tre och fyra i boxen handlingar. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 17(70)

18 Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 18(70)

19 2.2.3 Registrera som fristående handling 1. För fristående handling följer användaren punkterna 1-8 enligt avsnitt Registrera med koppling till nytt ärende och avslutar därefter dialogen Registrerade handlingar genom att klicka på knappen Stäng. 2. Nu är handlingarna inlagda på separata fristående handlingskort, se den ena handlingen på rad ett i boxen versioner. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 19(70)

20 2.3 Registrera internexpedierad handling Här beskrivs hur en handling i Lex2, som är internexpedierad från ett diarium till ett annat registreras, som en inkommen handling till det mottagande diariet. Internexpedierade handlingar är befintliga handlingar i Lex2 som skickas via expediering från ett diarium till ett annat. De internexpedierade handlingarna visas, för mottagande diarium, i programmet Registrering från inkorg. Vid registrering av internexpedierade handlingar fylls flera fält i med automatik baserat på information från den ursprungliga handlingen och det ursprungliga ärendet såsom handlingsbeskrivning, avsändare och ursprunglig beteckning på den nya handlingen. På det nya ärendet skapas deltagaren automatiskt och det skapas även en koppling till det ursprungliga ärendet. Det avsändande diariet blir avsändare och deltagare på den nya handlingen och det nya ärendet. Ingående funktionalitet: Registrering av internexpedierad handling med skapande av nytt ärende Registrering av internexpedierad handling med koppling till befintligt ärende Registrering av fristående internexpedierad handling Registrera med koppling till nytt ärende 1. Börja med att välja Registrering i menyn Handling. 2. Dialogen Registrering öppnas. 3. Hämta från Diarium (exempelvis KS) genom att klicka på Rubriken Kommunstyrelsen. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 20(70)

21 4. Välj handling som ska registreras genom att markera en eller flera rader (flera rader kan markeras genom att antingen använda shift- eller Ctrl-knappen i samband med klickning på aktuella rader) och därefter klicka på knappen Registrera. 5. Dialogen Registrera handlingar öppnas. 6. För koppling till nytt ärende väljer användaren diarium, kategori, datum registrerad, datum inkommen/upprättad, bockar i eller ur handling som ska registreras, handlingsdatum, handlingstyp och lägger till eventuell ytterligare avsändare (förvald avsändare är samma som avsändande diarium). 7. Användaren gör eventuella korrigeringar och avslutar dialogen genom att klicka på knappen Registrera. 8. Dialogen Registrerade handlingar öppnas och handlingsnummer är nu uppdaterat. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 21(70)

22 9. Användaren gör eventuella korrigeringar och avslutar dialogen genom att klicka på knappen Skapa ärende. 10. Dialogen Skapa nytt ärende öppnas. 11. Användaren väljer diarium, ärendetyp och skriver ärendemening för det aktuella ärendet plus eventuella ytterligare nödvändiga uppgifter. Slutligen skapas ärendet genom att användaren klickar på knappen Skapa ärende. 12. Bekräftelse visas genom att dialogen Ärende skapat öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 22(70)

23 13. Användaren kan avsluta dialogen på två olika sätt. Antingen för att visa ärendet genom att klicka på knappen Öppna ärende eller att avsluta helt genom att klicka på knappen Stäng. 14. Om användaren har valt att öppna ärendet så visas dialogen för ärendekort med tillhörande boxar. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 23(70)

24 2.3.2 Registrera med koppling till befintligt ärende 1. För koppling till ett befintligt ärende följer användaren punkterna 1-5 enligt avsnitt Registrera med koppling till nytt ärende och därefter väljer användaren diarium, beteckning (söker upp ärendebeteckning), kategori, datum registrerad, datum inkommen/upprättad, bockar i eller ur handling som ska registreras, handlingsdatum och lägger till eventuell avsändare för att därefter klicka på knappen Registrera. 2. Dialogen Registrerade handlingar öppnas och handlingsnummer är nu uppdaterat. 3. Användaren avslutar dialogen genom att klicka på knappen Stäng. 4. Nu är handlingen inlagd på befintligt ärendekort, se rad två i boxen handlingar. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 24(70)

25 Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 25(70)

26 2.3.3 Registrera som fristående handling 1. För fristående handling följer användaren punkterna 1-8 enligt avsnitt Registrera med koppling till nytt ärende och avslutar därefter dialogen Registrerade handlingar genom att klicka på knappen Stäng. 2. Nu är handlingen inlagd på separat fristående handlingskort, se handlingen på rad ett i boxen versioner. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 26(70)

27 3. Skapa ärende 3.1 Introduktion Ett ärende är kopplat till ett diarium. Ett ärende kan vara kopplat till ett eller flera av dessa begrepp, som visas i boxar på ärendet: ärenden handlingar objekt sammanträden, oftast via handlingar i ärendet personer anteckningar bevakningar beslut parametrar Ett ärende kan ha någon av dessa statusar: pågående avslutat makulerat vilande avskrivet Ett ärende kan sekretessbeläggas. Ett pågående ärende kan ändras, medan ett avslutat ärende inte kan ändras. Ett avslutat ärende kan aktiveras i registervården. Ett avslutat ärende kan gallras. 3.2 Skapa nytt ärende 1. Börja med att välja Skapa ärende i menyn Ärende (alternativt så kan kortkommando Alt + Ctrl + I användas). 2. Dialogen Skapa nytt ärende öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 27(70)

28 3. Välj diarium och ärendetyp från underliggande listor (klicka på nedåtpil). 4. Ange obligatorisk ärendemening (klicka på knappen ABC för stavningskontroll). 5. Om användaren har automatisk flödning påslagen så visas detta som en statusrad i dialogen. 6. Lägg till eventuella användare genom att mata in minst två tecken i sökfältet för att få fram söklista med urval på användare att välja bland klicka därefter på önskat alternativ. 7. Om inga fler uppgifter behöver matas in kan ärendet skapas genom att användaren klickar på Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 28(70)

29 knappen Skapa ärende. 3.3 Skapa nytt ärende med fler val 1. Om utökad dialog för skapa ärende önskas följer användaren punkterna 1-6 enligt avsnitt Skapa nytt ärende och klickar därefter på knappen Fler val. 2. Dialogen Skapa nytt ärende utökas med flera inmatningsfält. För att gå tillbaka till en enklare dialog klickar användaren på knappen Färre val. 3. Användaren har möjlighet att skapa ärendet på föregående eller nästkommande år genom att bocka i något av alternativen i dialogen. 4. Datum för skapat datum är förvalt till dagens datum men om systemet är inställt för ändringsmöjlighet av detta fält så kan användaren lägga in ett annat datum. 5. Koppla ärende innebär att det aktuella ärendet kan kopplas ihop (samband) med redan befintligt ärende. 6. Koppla objekt innebär att det aktuella ärendet kan kopplas till ett objekt. 7. Om sekretess ska läggas på ärendet så bockar användaren i rutan för detta, så ges möjlighet att lägga in sekretessgrund, sekretessdatum och en beskrivning på sekretessen. 8. Deltagare kan läggas in på ärendet genom att klicka på knappen Lägg till deltagare. a. Om användaren klickar på knappen Lägg till deltagare så visas dialogen Lägg till deltagare. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 29(70)

30 b. Sök upp eller registrera ny deltagare och avsluta dialogen genom att klicka på knappen Spara deltagare. c. Dialogen Skapa nytt ärende blir åter aktiv och den nya deltagaren visas i bilden. 9. Slutligen skapas ärendet genom att användaren klickar på knappen Skapa ärende. 10. Bekräftelse visas genom att dialogen Ärende skapat öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 30(70)

31 11. Användaren kan avsluta dialogen på två olika sätt. Antingen för att visa ärendet genom att klicka på knappen Öppna ärende eller att avsluta helt genom att klicka på knappen Stäng. 12. Om användaren har valt att öppna ärendet så visas dialogen för ärendekort med tillhörande boxar. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 31(70)

32 4. Ny handling 4.1 Introduktion Definition av handling Handling är ett av Lex2 centrala begrepp, en av de s.k. informationstyperna. De övriga informationstyperna är Ärende, Sammanträde och Objekt. Informationstyperna förkortas i texten med ÄHSO. En handling kan vara kopplad till ett ärende, ett objekt och/eller till ett eller flera sammanträden. En handling kan vara fristående, dvs ej kopplad till ärende, sammanträde och objekt (ÄSO). En handling tillhör alltid ett diarium. En handling kan vara kopplad till en fil eller inte vara kopplad till en fil. Det vanligaste är att användaren skapar arbetsmaterialet på ett ärende eller ett sammanträde men det går även att skapa ett fristående arbetsmaterial, dvs en handling som inte är kopplad till något ÄSO utan bara är kopplad till ett diarium. De uppgifter som användaren anger är: registreringsdatum, inkommen datum och avsändarens datum, handlingstyp, beskrivning, eventuell avsändare eller mottagare och eventuell handläggare samt uppgifter om eventuell sekretess och PuL. En handling beskrivs i ett handlingskort, som består av en huvudbox där centrala uppgifter om handlingen visas, samt ett antal underliggande boxar med olika uppgifter som handlingen är kopplad till. En handling kan sekretessbeläggas och/eller PuL-säkras. En handling ska vara sökbar. En handling kan publiceras. En handling kan vara: arbetsmaterial registrerad Arbetsmaterial Arbetsmaterial kan ändras medan registrerade handlingar inte kan ändras. Arbetsmaterial kan tas bort. Arbetsmaterial kan ha flera versioner av den fil, som är kopplad till handlingen. När ett arbetsmaterial, som har flera versioner, registreras, är det den högsta versionen som ligger kvar, övriga versioner raderas. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 32(70)

33 En handling kan expedieras, dvs skickas ut från myndigheten. När ett arbetsmaterial expedieras blir det samtidigt registrerat. När ett arbetsmaterial registreras blir det en upprättad allmän handling Registrerad handling En registrerad handling kan vara: inkommen upprättad Registrerade handlingar kan ändras i registervården. Registrerade handlingar kan gallras. Registrerade handlingar kan avställas. Registrerade handlingar har en version. 4.2 Handlingskort Handlingskortet är en huvudbox i systemet. Här ligger den övergripande informationen för en handling. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 33(70)

34 4.3 Handlingskort med underliggande boxar och knappar Underliggande boxar och knappar (minimerade boxar): Deltagare Bevakningar Beslut Sammanträden Versioner Tillhör Åtkomst (knapp) Händelselogg (knapp) Löpande notering (knapp) Det finns möjlighet att ställa in hur boxar och knappar ska visas under Personliga inställningar beskrivs i separat manual för gemensamma funktioner. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 34(70)

35 4.4 Skapa fulltexthandling Från handlingsmall 1. Börja med att välja Ny handling i menyn Handling (alternativt så kan kortkommando Alt + H användas). 2. Dialogen Skapa handling öppnas. 3. Välj diarium, kategori och handlingstyp från underliggande listor (klicka på nedåtpil). 4. Ange obligatorisk beskrivning (klicka på knappen ABC för stavningskontroll). 5. Ange handlingsdatum och inkomdatum genom att först klicka på kalendersymbolen och därefter klicka på önskat datum i kalendern alternativt tryck på enter-tangenten (dagens datum är förvalt). 6. Mata in minst två tecken för att få fram söklista med urval på användare att välja bland klicka därefter på önskat alternativ. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 35(70)

36 7. Om sekretess, PuL eller avsändare/mottagare ska anges klicka på knappen Fler fält. a. Om sekretess eller/och PuL anges, så ges användaren möjlighet att lägga upp en alternativ beskrivning för handlingen (Ordinarie fält för beskrivning visas aldrig när sekretess eller/och PuL är markerat). b. Om användaren klickar på knappen Lägg till så visas dialogen Lägg till avsändare/mottagare. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 36(70)

37 c. Sök upp eller registrera ny avsändare och avsluta dialogen genom att klicka på knappen Spara avsändare/mottagare. d. Dialogen Skapa handling blir åter aktiv och den nya avsändaren/mottagaren visas i bilden. 8. För att skapa fulltext klicka på knappen Skapa fulltext. Om flera mallar finns för den aktuella handlingstypen, kommer en ny dialog upp med en lista som användaren får välja ifrån genom att markera och därefter klicka på knappen Ok. 9. Skriv handlingen i Word-dokument och spara uppgifterna till Lex2 via Tilläggsmenyn i Word. 10. Kontrollera att meddelande Önskad tjänst utförd utan fel visas längst ner på statusraden i Word. 11. Avsluta genom att klicka på knappen Spara. 12. Bekräftelse sker genom att fliken Handling skapad öppnas. Möjlighet finns att direkt öppna handlingen igen genom att klicka på knappen Öppna handling eller att avsluta genom att klicka på knappen Stäng. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 37(70)

38 4.4.2 Import av fil från egen dator eller nätverk 1. Börja med att välja Ny handling i menyn Handling (alternativt så kan kortkommando Alt + H användas). 2. Dialogen Skapa handling öppnas. 3. Välj diarium, kategori och handlingstyp från underliggande listor (klicka på nedåtpil). 4. Ange obligatorisk beskrivning (klicka på knappen ABC för stavningskontroll). 5. Ange handlingsdatum och inkomdatum genom att först klicka på kalendersymbolen och därefter klicka på önskat datum i kalendern alternativt tryck på enter-tangenten (dagens datum är förvalt). 6. Mata in minst två tecken för att få fram söklista med urval på användare att välja bland klicka därefter på önskat alternativ. 7. För att importera handlingen klicka på knappen Importera. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 38(70)

39 8. Dialog med filutforskaren öppnas, peka ut handling som ska importeras och klick på knappen Öppna. 9. Om sekretess, PuL eller avsändare/mottagare ska anges klicka på knappen Fler fält. e. Om sekretess eller/och PuL anges, så ges användaren möjlighet att lägga upp en alternativ beskrivning för handlingen (Ordinarie fält för beskrivning visas aldrig när sekretess eller/och PuL är markerat). f. Om användaren klickar på knappen Lägg till så visas dialogen Lägg till avsändare/mottagare. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 39(70)

40 g. Sök upp eller registrera ny avsändare och avsluta dialogen genom att klicka på knappen Spara avsändare/mottagare. h. Dialogen Skapa handling blir åter aktiv och den nya avsändaren/mottagaren visas i bilden. 10. Avsluta genom att klicka på knappen Spara. 11. Bekräftelse sker genom att fliken Handling skapad öppnas. Möjlighet finns att direkt öppna handlingen igen genom att klicka på knappen Öppna handling eller att avsluta genom att klicka på knappen Stäng. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 40(70)

41 5. Utkorg En handling kan läggas i utkorgen för senare expediering. Handlingar från olika ärenden kan expedieras samtidigt via utkorgen till samma mottagare. När handlingen expedierats från utkorgen så försvinner den därifrån. 5.1 Lägg handling i utkorg För att kunna lägga in handlingar i utkorgen gäller följande: Användaren har skrivrättigheter på handlingen genom flödning eller skrivrättighet på diariet. Handlingen får inte ligga i utkorgen sedan tidigare. 1. Via handlingskortet välj menyalternativ Lägg i utkorg genom att klicka på knappen Fler val. 2. Dialogen Lägg i utkorg öppnas. Användaren klickar på knappen Ok för godkännande. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 41(70)

42 5.2 Expediera handling externt från utkorg 1. Börja med att välja Utkorg i menyn Handling. 2. Dialogen Utkorg öppnas. 3. Välj menyalternativ Expediera externt genom att högerklicka på markerade/utvalda rader (flera rader kan markeras genom att antingen använda shift- eller Ctrl-knappen i samband med klickning på aktuella rader). 4. Dialogen Expediera handling öppnas. 5. Här väljer användaren mottagare genom att klicka på knappen Lägg till mottagare. 6. Dialogen Lägg till avsändare/mottagare öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 42(70)

43 7. Sök upp eller registrera ny mottagare och avsluta dialogen genom att klicka på knappen Spara avsändare/mottagare. 8. Dialogen Expediera handling blir åter aktiv och den nya mottagaren visas i bilden. 9. Innan expediering kan genomföras väljer användaren först transportsätt, expedieringsdatum, bockar i om eventuellt svar väntas inkl tillhörande svarsdatum. Detta görs på respektive mottagare och först därefter kan användaren klicka på knappen Expediera. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 43(70)

44 5.3 Expediera handling internt från utkorg 1. Börja med att välja Utkorg i menyn Handling. 2. Dialogen Utkorg öppnas. 3. Välj menyalternativ Expediera internt genom att högerklicka på markerade/utvalda rader (flera rader kan markeras genom att antingen använda shift- eller Ctrl-knappen i samband med klickning på aktuella rader). 4. Dialogen Expediera handling öppnas. 5. Innan expediering kan genomföras väljer användaren först transportsätt, expedieringsdatum, bockar i om eventuellt svar väntas inkl tillhörande svarsdatum. Detta görs på respektive mottagare och först därefter kan användaren klicka på knappen Expediera. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 44(70)

45 5.4 Ta bort handling från utkorg 1. Börja med att välja Utkorg i menyn Handling. 2. Dialogen Utkorg öppnas. 3. Välj menyalternativ Ta bort genom att högerklicka på markerade/utvalda rader (flera rader kan markeras genom att antingen använda shift- eller Ctrl-knappen i samband med klickning på aktuella rader). 4. Dialogen Ta bort handlingar öppnas. Användaren klickar på knappen Ok för godkännande. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 45(70)

46 6. Sortering 6.1 Inledning Sortering innehåller funktioner för att sortera in fristående registrerade handlingar till ärenden eller objekt. För att kunna sortera in krävs att användaren har skrivrätt på diariet. Ingående funktionalitet Söka osorterade handlingar Sortera in handlingar Rensa 6.2 Söka och sortera in osorterade handlingar 1. Börja med att välja Sortering i menyn Handling. 2. Dialogen Sortering öppnas. 3. Användaren anger eventuella sökvillkor och klickar därefter på knappen Sök. a. Vilket diarium (förvalt är ett av användarens diarier) b. Söktext för handlingsbeskrivning c. Handlingsnummer Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 46(70)

47 d. Datumintervall 4. Dialogen Sortering uppdateras med ett sökresultat av registrerade handlingar som en lista under rubriken Osorterade handlingar utifrån användarens angivna sökvillkor. 5. Kravet för att kunna gå vidare med att sortera in till befintligt ärende/objekt är att minst en rad är markerad i listan. Välj handling som ska sorteras in genom att markera en eller flera rader (flera rader kan markeras genom att antingen använda shift- eller Ctrl-knappen i samband med klickning på aktuella rader). Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 47(70)

48 6. Användaren söker upp önskad tillhörighet (ärende/objekt) genom att mata in minst två tecken i fältet Sök och klickar därefter på den aktuella raden i söklistan. Användaren klickar på knappen Sortera in för att spara handlingarna på den önskade tillhörigheten. 7. Nu är handlingarna inlagda på befintligt ärendekort, se rad två till fyra i boxen handlingar. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 48(70)

49 7. Registrera handlingskort Denna funktion används när inte en fulltexthandling finns tillgänglig vid registreringstillfället. 1. Börja med att välja Registrera handlingskort i menyn Handling. 2. Dialogen Registrera handlingar öppnas. 3. För koppling till nytt ärende eller registrering av fristående handling väljer användaren diarium, kategori, datum registrerad, datum inkommen/upprättad, handlingsdatum, handlingstyp, beskrivning av handling (obligatorisk uppgift) och lägger till eventuell avsändare. Om användaren istället vill koppla handlingen till ett befintligt ärende så söker användaren upp den aktuella ärendebeteckningen i fältet för beteckning. Dialogen avslutas genom att användaren klickar på knappen Registrera. För mer detaljer, hänvisas till kapitlet Registrering som har motsvarande funktionalitet med den skillnaden att det finns fulltexthandling kopplad till registrering. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 49(70)

50 4. När handlingskortet är registrerat så visas dialogen Registrerade handlingar. a. För nytt ärende eller registrering av fristående handling. b. För handlingskort kopplat till befintligt ärende. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 50(70)

51 8. Rapporter 8.1 Inledning Standardrapporter är till sitt utseende förutbestämda. Användaren kan bestämma för vilken tidsperiod och för vilket eller vilka diarier rapporten ska omfatta. Standardrapporter: Postlista Beslut Ärendebalans Handläggningstid Standardrapporter har en egen beställningsbild anpassad för den specifika rapporten samt ett eget utseende jämfört med utskrifter i allmänhet i Lex Rapport postlista I postlistan visas alla inkomna och upprättade, expedierade, handlingar. Listan skapas sekretessäker som standardvärde. Listan kan tas ut för ett eller för Mina diarier om användaren är kopplad till flera diarier. Det går även att ta med även ej upprättade handlingar som inte har expedierats för att på så vis skriva ut alla registrerade handlingar. 1. Användaren börjar med att välja Postlista i menyn Rapporter. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 51(70)

52 2. Dialogen Rapport postlista öppnas. 3. Användaren fyller först i sökvillkor och klickar därefter på knappen Skapa för att visa lista. 4. Nu kan användaren välja att skriva ut via knappen Skriv ut eller att mata in nya sökvillkor och göra ny sökning. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 52(70)

53 8.3 Rapport beslut Rapporten visar fattade beslut inom ett eller flera diarier. Det går att välja en eller alla delegationsbeslutsserier för ett diarium. Intervall av beslutsnummer och beslutsdatum kan också anges. 1. Användaren börjar med att välja Beslut i menyn Rapporter. 2. Dialogen Rapport beslut öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 53(70)

54 3. Användaren fyller först i sökvillkor och klickar därefter på knappen Skapa för att visa lista. 4. Nu kan användaren välja att skriva ut via knappen Skriv ut eller att mata in nya sökvillkor och göra ny sökning. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 54(70)

55 8.4 Rapport ärendebalans Ärendebalans visar pågående ärenden för ett eller flera diarier för en viss tidsperiod. 1. Användaren börjar med att välja Ärendebalans i menyn Rapporter. 2. Dialogen Rapport ärendebalans öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 55(70)

56 3. Användaren fyller först i sökvillkor och klickar därefter på knappen Skapa för att visa lista. 4. Nu kan användaren välja att skriva ut via knappen Skriv ut eller att mata in nya sökvillkor och göra ny sökning. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 56(70)

57 8.5 Rapport handläggningstid Rapporten visar ärenden med datum för när ärendet skapades och, för avslutade ärenden när ärendet avslutades, för pågående ärenden visas dagens datum. I rapporten visas antal dagar som gått mellan dessa datum med borttag av helgdagar. Det går att välja om rapporten ska innehålla alla ärenden eller bara avslutade eller pågående ärenden. 1. Användaren börjar med att välja Handläggningstid i menyn Rapporter. 2. Dialogen Rapport handläggningstid öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 57(70)

58 3. Användaren fyller först i sökvillkor och klickar därefter på knappen Skapa för att visa lista. 4. Nu kan användaren välja att skriva ut via knappen Skriv ut eller att mata in nya sökvillkor och göra ny sökning. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 58(70)

59 9. Registervård 9.1 Inledning När en handling är registrerad eller ett ärende, sammanträde eller objekt är avslutat, så kan användaren inte längre göra ändringar i uppgifterna på vanligt sätt. Användaren måste då gå via modulen Registervård och rätta uppgifterna. Några av operationerna är även tillgängliga för arbetsmaterial och pågående ÄSO, se förutsättningar nedan. Denna modul är endast tillgänglig för de användare som har skrivrätt på sitt diarium. Registervård av ÄHSO nås från respektive ÄHSO. Ingående funktionalitet med förutsättningar för att kunna ändra: Aktivera (ÄSO) o Skrivrätt på diariet o Valt ÄSO är avslutat(grönt) Makulera (ÄHSO) o Skrivrätt på diariet o Vald handling måste vara registrerad Återta beslut (ÄHS) o Skrivrätt på diariet Flytta handlingar (ÄH) o Skrivrätt på diariet Ändra uppgifter (H) o Skrivrätt på diariet o Vald handling måste vara registrerad Ny fulltext (H) o Skrivrätt på diariet o Vald handling måste vara registrerad Byt diarium (H) o Skrivrätt på diariet Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 59(70)

60 9.2 Registervård ärende 1. Användaren kommer till registervården via ärendekortet genom att klicka på knappen Registervård. 2. Aktivera ett avslutat ärende (ändra status till Pågående) genom att klicka på knappen Aktivera. 3. Makulera ärende (ändra status till Makulerat) genom att klicka på knappen Makulera. 4. Flytta handlingar till annat ärende genom att först söka fram ett ärende och därefter klicka på knappen Flytta. 5. Återta beslut genom att användaren först markerar ett eller flera beslut i listan med tagna beslut och därefter klickar på knappen Återta beslut. 6. Dialogen avslutas genom att användaren klickar på knappen Stäng. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 60(70)

61 9.3 Registervård handling 1. Användaren kommer till registervården via handlingskortet genom att klicka på knappen Fler val och därefter menyval Registervård. 2. Makulera handling (ändra status till Makulerat) genom att klicka på knappen Makulera. 3. Ändra tillhörighet för aktuell handling till annat ärende genom att först söka fram ett ärende och därefter klicka på knappen Flytta. 4. Återta beslut genom att användaren först markerar ett eller flera beslut i listan med tagna beslut och därefter klickar på knappen Återta beslut. 5. Ändra uppgifter på aktuell registrerad handling görs genom att användaren klickar på knappen Ändra uppgifter. Ny dialog Ändra handling öppnas och användaren ges möjlighet att ändra på kategori, registreringsdatum, beskrivning, handlingstyp och handlingsdatum. 6. Om ny fulltext önskas så klickar användaren först på knappen Bläddra för att söka fram en ny fil och därefter på knappen Spara ny fulltext. Nu skapas en ny version av handlingen med den valda fulltextfilen. 7. Att byta diarium görs genom att användaren först väljer nytt diarium och eventuellt därefter söker fram ärende som handlingen ska kopplas till. För att spara handlingen på det nya diariet klickar användaren på knappen Byt. 8. Dialogen avslutas genom att användaren klickar på knappen Stäng. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 61(70)

62 10. Registervård av deltagare 10.1 Inledning Registervård av deltagare ligger som ett eget menyval. Funktionen hanterar personer i det centrala personregistret. Dessa visas i boxen Deltagare tillsammans med användare. När en person tas bort från det centrala personregistret så tas den enbart bort där, den post (kopia) som ligger på ÄHSO finns kvar på ÄHSO. När en person ändras i det centrala personregistret så ändras den enbart där, den post (kopia) som ligger på ÄHSO ser ut som tidigare. Ingående funktionalitet: Visa Deltagare Ändra Deltagare Ta bort Deltagare 10.2 Visa, ändra och ta bort deltagare 5. Användaren börjar med att välja Registervård av deltagare i menyn Visa. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 62(70)

63 6. Dialogen Registervård av deltagare öppnas. 7. Användaren väljer diarium, anger sökvillkor och klickar därefter på knappen Sök för att få fram deltagare som matchar urvalet. Från sökresultatet markerar användaren den rad som är aktuell för vidare arbete. 8. När en rad är markerad i söklistan så visas detaljinformation för den aktuella raden. Om någonting ska ändras på deltagaren så klickar användaren på knappen Ändra så blir fälten ändringsbara. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 63(70)

64 9. När alla ändringar är genomförda på den aktuella deltagaren så klickar användaren på knappen Spara för att uppdatera uppgifterna. 10. Om en deltagare ska tas bort från det centrala personregistret så markerar användaren den aktuella raden i sökresultatet och högerklickar därefter för att få åtkomst till menyvalet Ta bort. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 64(70)

65 11. Gallring 11.1 Inledning Gallring innebär att information tas bort ur systemet. Gallring kan göras på 3 olika nivåer: Fysisk gallring innebär att den fysiska akten eller handlingen gallras ut arkivet. Gallring av fil då tas fulltextdelen av en handling bort Gallring av uppgift då tas metadata bort, dvs handlingskort/ärendekort mm Gallring av handling En handling kan gallras fysiskt, fil och uppgift. Om användaren väljer gallring av uppgift så gallras även fil Gallring av ärende Ett ärende kan gallras fysiskt och uppgift. Vid val att gallra ett ärende kommer systemet att föreslå att ingående handlingar gallras. Detta kan ändras innan gallringen genomförs. Om gallring av uppgift görs för ett ärende och men handlingar behålls så blir dessa fristående, dvs. kopplingen till ärendet försvinner och handlingarna kommer efter gallringen att höra till diariet. Ärenden och objekt, med eventuella handlingar, kopplade till det gallrade ärendet kommer inte beröras mer än att kopplingen försvinner Gallring av sammanträde Ett sammanträde kan gallras fysiskt och uppgift. Vid val att gallra ett sammanträde kommer systemet att visa handlingar som hör direkt till sammanträdet (exempelvis kallelse och protokoll) och handlingar som hör till punkter om de INTE hör till ett ärende eller objekt. Exempelvis kommer anmälda handlingar som bara hör till diariet och protokollsutdrag som bara hör till sammanträdespunkten att visas. Systemet kommer att föreslå att alla visade handlingar gallras. Detta kan ändras innan gallringen genomförs. Om gallring av uppgift görs för ett sammanträde och handlingar behålls blir dessa fristående, dvs. kopplingen till sammanträdet försvinner och handlingarna kommer efter gallringen att höra till diariet Gallring av objekt Ett objekt kan gallras fysiskt och uppgift. Vid val att gallra ett objekt kommer systemet att föreslå att ingående handlingar gallras. Detta kan ändras innan gallringen genomförs. Om gallring av uppgift görs för ett objekt och handlingar behålls blir dessa fristående, dvs. kopplingen till objektet försvinner och handlingarna kommer efter gallringen att höra till diariet. Ärenden och objekt, med eventuella handlingar, kopplade till det gallrade objektet kommer inte beröras mer än att kopplingen försvinner Gallringsscheman och planerad gallring Gallringsscheman kan kopplas till handlingstyp, ärendetyp, objekttyp och sammanträdestyp. Gallringsscheman skapas av kommunen på exempelvis 2 år, 5 år och 10 år, eller vad det finns behov av. I Lex2 införs 4 nya globala inställningar som styr när planerat gallringsdatum (som styrs av gallringsschemat) sätts för ett ÄHSO: Planerat gallringsdatum ärende skapat/avslutat Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 65(70)

66 Planerat gallringsdatum handling skapad/registrerad Planerat gallringsdatum sammanträde skapat/avslutat Planerat gallringsdatum objekt skapat/avslutat Om gallringsschemat är 2 år för en ärendetyp så kommer datum för planerad gallring att sättas till 2 år från datum för ärendets skapande/avslutande (beroende på vad som valts i inställningarna). Observera att detta gäller nya ÄHSO, för befintliga data ändras inte planerad gallring. Det ändras inte heller för befintliga data vid senare ändring av inställningarna Sökning på planerad gallring Vid gallring av Ä/S/O sker sökning på planerad gallring på ärendets/sammanträdets/objektets datum för planerad gallring. Vid gallringen kan även ingående handlingar gallras och då tas ingen hänsyn till handlingarnas planerade gallringsdatum. Vid gallring av handlingar sker sökning på planerad gallring på handlingens datum för planerad gallring. Exempel på sökning Den 10 januari 2013 görs en sökning efter ärenden vars datum för planerad gallring har passerat. Sökning görs på ärenden och datum för planerad gallring fram till Sökresultatet innehåller ärenden vars datum för planerad gallring infaller innan och deras handlingar (oavsett handlingars eventuella datum för planerad gallring) Gallring i Lex2 1. Användaren börjar med att välja Gallring i menyn Visa. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 66(70)

67 2. Dialogen Gallring öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 67(70)

68 12. Skapa objekt 12.1 Skapa nytt objekt Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 68(70)

69 13. Objektkort 13.1 Visa och ändra objektkort Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 69(70)

70 14. Revisionshistorik Datum Version Beskrivning Författare Första versionen Följande kapitel ska kompletteras i nästa version: Robert Wigstrand Gallring Skapa objekt Objektkort Solarplexus IT-strategi, 2013 Sid 70(70)